Notulensi RTM GKM-ProdiS1-ITK.Des 2018

(1)

LAPORAN RINGKAS

EVALUASI MUTU AKADEMIK BERBASIS PENERAPAN ISO 9001:2015

PERIODE : TAHUN 2018

SEMESTER GENAP TA. 2017/2018 SEMESTER GANJIL TA. 2018/2019

searching and serving THE BEST

DEPARTEMEN ITK, FPIK-IPB

(2)

IMPLEMENTASI SMM AKADEMIK BERBASIS ISO 9001:2015

(3)

Pros es Bisnis Utama

Calon M

A H A S I S W

A

P E N D U K U N G

K E P E M I M P I N A N

PENETAPAN KELULUSAN

DEKAN

PERSIAPAN MATERI EVALUASI KEPALA DIVISI PERSIAPAN BAHAN AJAR

KEPALA DIVISI PERANCANGAN /

PENGEMBANGAN KURIKULUM

DEKAN

KOMISI KEMAHASiSWAAN

MASA PERKENALAN MAHASISWA BARU

KETUA DEPARTEMEN

PERWALIAN MAHASISWA

PERSIAPAN PELAKSANAAN

AKADEMIK KETUA PS//KOMISI

PENDIDIKAN

PENGISIAN FRS DARING & PARIPURNA

KETUA PS/KOMISI PENDIDIKAN

TUGAS AKHIR (SKRIPSI)

KETUA DEPARTEMEN SEMINAR

KETUA DEPARTEMEN

KULIAH PRAKTIKUM PROGRAM AKADEMIK PENERIMAAN DATA

MAHASISWA BARU SEMESTER 3 WADEK AKADEMIK &

KEMAHASISWAAN

UJIAN AKHIR STUDI KETUA PROGRAM STUDI

L U L U S A N

KONTEKS LEMBAGA PERENCANAAN

(4)

Tim Manajemen di tingkat Fakultas dan Departemen

DEKAN/Ketua Departemen:

TOP Manajemen (GPM)

Dr. Ir. I Wayan Nurjaya, MS

Wakil Dekan Bidang AK/

Sekretaris Departemen:

Wakil Manajemen 1

(GKM^* tingkat Fakultas/Departemen)

Dr. Ir. Agus S. Atmadipoera, DESS

Wakil Dekan Bidang SKP/

Sekretaris Program Studi:

Wakil Manajemen 2 (GKM tingkat Fakultas)

Adriani Sunuddin

Koordinator Pengendali Dokumen:

KTU FPIK Warsono, S.IP

•GPM= Gugus Penjaminan Mutu; •GKM= Gugus Kendali Mutu

(5)

SASARAN MUTU 2017-2022

1. Tersedianya mekanisme penjaminan mutu penyelesaian tugas akhir mahasiswa

2. Terselenggaranya proses belajar mengajar untuk setiap mata kuliah yang tertib dan akuntabel

3. Pelayanan Administrasi Akademik baik di

Fakultas maupun Departemen secara tepat

waktu sesuai dengan prosedur yang berlaku

(6)

Sasaran Mutu #01

NO

SASARAN MUTU

PERIODE PENGU-

KURAN

UKURAN KEBERHASILAN

PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU

PENANGGUNG JAWAB

1. Tersedianya mekanisme penjaminan mutu

penyelesaian tugas akhir mahasiswa

Setiap tahun

1. Proses evaluasi dokumen tugas

akhir oleh tim GKM dalam 5 hari kerja, 80%

2. Tenggang waktu antara pelaksanaan seminar dan ujian tugas akhir

selambatnya 3 bulan, 80%

1. Laporan Tahunan Sistem Penjami- nan Mutu Internal (data masa studi) 2. Sosialisasi dan

penerapan POB- FPIK-05

3. Pemeriksaan dokumen tugas akhir (skripsi) oleh tim GKM

Di FPIK:

Dekan

Di Depar- temen:

Ketua

Depart-

emen

(7)

Sasaran Mutu #02

NO

SASARAN MUTU

PERIODE PENGU-

KURAN

UKURAN KEBERHASILAN

PENANGGUNG JAWAB

2. Terselenggara- nya proses

belajar mengajar untuk setiap

mata kuliah yang tertib dan

akuntabel

Setiap semester

1. Tertibnya

dokumentasi berita acara perkuliahan

& praktikum, melalui sistem daring dan luring, 100%

2. Nilai rerata EPBM untuk Mata Kuliah Program Studi ≥ 3.00

1. Sosialisasi dan penerapan POB- FPIK-03

2. Pengisian EPBM daring oleh

mahasiswa 3. Evaluasi nilai

EPBM oleh Komisi

Pendidikan atau Kepala Divisi

Di FPIK:

Wakil Dekan AK

Di Depar- temen:

Ketua Program Studi/

Komisi

Pendi-

dikan

Sarjana

(8)

Sasaran Mutu #03

NO

SASARAN MUTU

PERIO-DE PENGU-

KURAN

UKURAN KEBER- HASILAN

PENANGGUNG JAWAB

3. Pelayanan Administrasi

Akademik baik di Fakultas maupun Departemen tepat waktu sesuai dengan prosedur yang

berlaku

Setiap semester

Pelayanan administras i akademik tepat waktu 80%

1. Menerima berkas pengajuan pelayanan administrasi akademik 2. Mencatat dalam

log book

pemantauan/kartu kendali 3. Melakukan analisis

ketepatan pelayanan

Dekan, Wakil Dekan, KTU, Tenaga

Kependidikan Bagian

Administrasi

Pendidikan

(9)

NO TURUNAN SASARAN MUTU KE-3 UKURAN KEBERHASILAN PENANGGUNG JAWAB

3.1.

Pengurusan Surat Izin dan Keterangan tidak mengikuti Kuliah/Praktikum/Responsi

•

2 hari kerja di Departemen

•

2 hari kerja di Fakultas

Wakil Dekan, Ketua dan Sekretaris Departemen, Ketua Program Studi/

Komisi Pendidikan, Kepala Tata Usaha, Tenaga Kependidikan Bagian

Administrasi Pendidikan

3.2.

Pelayanan Surat Cuti Akademik

^•

•

3.3.

Pelayanan Surat Aktif Kembali

^•

•

2 hari kerja di Fakultas

(10)

NO TURUNAN SASARAN MUTU KE-3 UKURAN KEBERHASILAN PENANGGUNG JAWAB 3.4.

Pengurusan Permohonan

Penelitian

•

2 hari kerja di Fakultas

Administrasi Pendidikan 3.5.

Pelayanan Surat Keterangan

^•

•

Pelayanan Undangan Sidang

Ujian Akhir (S1)

(mahasiswa mendaftar paling lambat 5 hari kerja sebelum pelaksanaan ujian skripsi)

Wakil Dekan, Kepala Tata

Usaha Fakultas, Tenaga

Kependidikan Bagian

(11)

NO TURUNAN SASARAN MUTU KE-3 UKURAN KEBERHASILAN PENANGGUNG JAWAB 3.7.

Pelayanan Surat Keterangan

Lulus (SKL)

Wakil Dekan, Kepala Tata Usaha

Fakultas, Tenaga Kependidikan Bagian Administrasi Pendidikan

3.8.

Pelayanan Legalisir 2 hari kerja di Fakultas

Dekan, Wakil Dekan, Kepala Tata Usaha Fakultas, Tenaga Kependidikan Bagian Administrasi Pendidikan

3.9.

Pengajuan dan Rekomendasi Beasiswa

• 2 hari kerja di Departemen

• 2 hari kerja di Fakultas

Pelayanan Undangan Sidang

Komisi Program Pascasarjana

Dekan, Wakil Dekan, Kepala Tata Usaha Fakultas, Tenaga Kependidikan Bagian Administrasi Pendidikan

(12)

AUDIT INTERNAL 2017

• TIM AUDITOR:

1. Prof. Dr. T*** N***ti 2. Dr. AM. S***sir

3. Wid***, SPi, M.Si

• 41 temuan

1. 24 temuan:

Top Manajemen, Divisi

2. 3 temuan

Prodi S1, Laboratorium Fisik, Sarana & Prasarana

3. 14 temuan

Kepegawaian & Admin Umum,

Keuangan

(13)

• CLEAR CLOSINGS:

1.

#1= 33 = 36= 39

2.

#5= 34= 37

3.

#8= 14= 20

4.

#10

5.

#15

6.

#16= 22

7.

#25

8.

#26

9.

#27

10.

#28, terkait #7, 11, 39 UFP

REKAPITULASI TEMUAN berdasarkan SIFATNYA (1)

USULAN!!!

• CLEAR CLOSINGS:

1.

#29

2.

#30, , terkait #2=31, 39 UFP

(14)

• URGENT FOLLOW UP:

1.

#2= 31= 39

2.

#6= 12= 18

3.

#7= 11 = 39

4.

#4= 39

5.

#13 [OSE]

6.

#17

7.

#32, 40 = 41

8.

38

USULAN!!!

(15)

• SOSIALISASI, SISTEMASI atau FASE BERIKUTNYA:

1.

3

2.

9

3.

21

4.

#32= 35, keuangan [high potency clear closing!]

USULAN!!!

(16)

CATATAN RAPAT

1. Terminologi dan bahasa yang digunakan oleh auditor harus jelas agar yang diaudit bisa mengerti pertanyaan yang diajukan

2. GBPP ditaruh di paling depan

3. Divisi telah melaksanakan sosialisasi mengenai GLP dan K3 (contoh ada di daskustik) 4. Menyiapkan file kebijakan mutu = bang Tar***

5. Tiap divisi dan mba rifa memberikan bukti berupa foto beserta keterangannya 6. Dasar dilakukan rapat hari ini : memperbaiki tinjauan dan solusi

7. Perencanaan kepala divisi mempersiapkan bahan ajar

8. Divisi kalau mau buat sasaran mutu harus melihat sasaran mutu fakultas terlebih dahulu

9. Dokumen pemantauan sasaran yang telah disusun akan disosialisasikan secara berkala yaitu dalam rabuan.

10.Segala sesuatu harus ada bukti seperti rekaman mutu, dokumen, foto.

(17)

CATATAN RAPAT

1. Seluruh mata kuliah apakah sudah pakai format baru atau belum?

2. Membuat 1 lembar ringkasan daftar form audit LTPP

3. Membuat pernyataan bahwa ada perubahan GBPP yang direncanakan sama yang telah dikatakan.

4. Membuat SOP Praktikum lapang (PPT pengantar fieldtrip, PPT pengantar praktikum, SOP Laboratorium) 5. Mencetak RPSS dan AI setiap matakuliah tiap divisi

6. Surat pernyataan sudah mendapatkan penjelasan SOP Lab yang di-ttd mahasiswa

7. Pengembangan divisi : melampirkan bukti rapat divisi seperti notulensi, foto, daftar hadir, roadmap divisi.

(18)

PENUTUP

REKOMENDASI AKSI BERIKUTNYA:

• Penggunaan format RPS yang seragam:

1. Pernyataan Koordinator MK dalam menetapKan basis kompetensi/learning hour, aktivitas, dan rubrik penilaian yang digunakan mengevaluasi capaian

pembelajaran mahasiswa.

2. Penggunaan kerangka/alur pembelajaran, misalnya Analisis Instruksional.