PANDUAN KERJA SAMA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO
By Dr. Eng. Gunawan Dwi Haryadi
Koordinator Unit Pengelola Kerja Sama FT UNDIP
1
PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr wb.
Sampailah akhirnya pada hari, di mana wewenang, tugas, dan tanggung jawab sebagai Koordinator Unit Pengelola Kerja Sama, Fakultas Teknik Universitas Diponegoro diamanahkan kepada saya. Mohon arahan, bimbingan, dan petunjuk kepada segenap jajaran pimpinan, rekan sejawat, dan staf di lingkungan Fakultas Teknik UNDIP, untuk saya dapat mengemban tugas dan tanggung jawab ini dengan baik dan benar, demi turut mendukung dan bersinergi untuk kemajuan Fakultas Teknik khususnya dan Universitas Diponegoro pada umumnya.
Sebagai awal kinerja dan salah satu bentuk pertanggungjawaban dalam jabatan yang saya emban, saya dan tim UPKS FT mempersembahkan Buku Panduan Kerja Sama Fakultas Teknik UNDIP Tahun 2020 yang sederhana ini dan masih jauh dari sempurna. Panduan Kerja Sama ini disusun untuk memberikan arahan bagi satuan kerja di internal Fakultas Teknik UNDIP dalam melaksanakan kerja sama dengan mitra kerja, baik tingkat lokal, nasional dan internasional. Tujuannya adalah memberikan pedoman operasional dalam satu arah peningkatan kerja sama di Fakultas Teknik UNDIP untuk mewujudkan World Class University, khususnya di bidang entrepreneurial dan sebagai sarana untuk memudahkan pelayanan dan pemrosesan data-data kerja sama. Untuk itu kritik dan saran sangat kami perlukan demi keberlangsungan kinerja kami, agar tercapai sesuai visi dan misi Fakultas Teknik UNDIP.
Buku Panduan ini tersusun berkat kerja sama dan bantuan berbagai pihak. Semoga Buku Panduan Kerja Sama ini dapat dimanfaatkan oleh satuan kerja di lingkungan Fakultas Teknik UNDIP maupun mitra Fakultas Teknik UNDIP. Kami sampaikan terima kasih dan penghargaan kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku panduan ini.
Wassalamu’alaikum wr. Wb
2
Koordinator UPKS FT UNDIP Dr.Eng. Gunawan Dwi Haryadi
Tim UPKS FT UNDIP
DAFTAR ISI
Cover 0
Pengantar 1
Daftar Isi 2
I. Pendahuluan
A. Tata Kelola Kerja Sama 4
B. Tujuan Kerja Sama 5
C. Ruang Lingkup Kerja Sama 5
II. Manual Prosedur
A. Tahapan Kerja Sama Dalam Negeri 8
B. Tahapan Kerja Sama Luar Negeri 8
C. Tahapan Workshop, Pelatihan, dan Conference 9 D. Tahapan Pengajuan Virtual Account 9
III. PENUTUP 11
IV. LAMPIRAN 12
3
I. PENDAHULUAN
Universitas Diponegoro (UNDIP) memiliki peran besar utuk peningkatan pembangunan bangsa, pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan masyarakat berdasar Pancasila dalam era globalisasi saat ini. Peningkatan tersebut memerlukan adanya kerja sama antara UNDIP dengan pihak lain, baik nasional maupun internasional sehingga dapat menciptakan percepatan dan sinergi.
A. Tata Kelola Kerja sama
Program pengembangan kerja sama yang telah dilakukan selama ini baik dengan sesama institusi pendidikan tinggi, industri, lembaga masyarakat maupun mitra kerja lain, baik yang berskala nasional maupun internasional, dipandang sangat krusial dan penting untuk dibenahi dan dievaluasi sebagai acuan bagi unit-unit di lingkungan UNDIP dalam menjalin kerja sama.
Dalam menjalankan kerja sama, dasar hukum yang dipakai adalah:
1. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 14 tahun 2014 tentang Kerja sama Perguruan Tinggi,
2. Peraturan Rektor Universitas Diponegoro nomor 13 tahun 2015 tentang Kerja Sama Universitas Diponegoro, dan
4
3. Renstra UNDIP 2010 – 2014 yang sudah diperbaharui dengan Revisi Renstra UNDIP 2015-2019.
B. Tujuan Kerja Sama
Berdasarkan pasal 2 Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI nomor 14 tahun 2014, menyatakan bahwa “Kerja sama perguruan tinggi bertujuan meningkatkan efektivitas, efisiensi, produktivitas, kreativitas, inovasi, mutu, dan relevansi pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi untuk meningkatkan daya saing bangsa”. Mengacu dari pernyataan tersebut, maka secara spesifik, kerja sama di lingkungan Fakultas Teknik UNDIP dilaksanakan dengan tujuan:
1. Meningkatkan kinerja dan mutu Fakultas Teknik Universitas Diponegoro pada umumnya, dan Departemen/ Unit yang bernaung di bawah Fakultas Teknik Universitas Diponegoro pada khususnya.
2. Menjalin hubungan dengan pihak luar, baik di tingkat nasional maupun internasional, berdasarkan prinsip kesetaraan, saling menghormati, dan saling menguntungkan.
3. Mengacu pada prinsip Good University Governance (GUG) yang mencakup transparansi, akuntabilitas, tanggungjawab, independensi, dan keadilan. Adanya pencitraan kelembagaan/organisasi yang sehat dengan didasarkan pada rencana strategis dan statuta Universitas Diponegoro.
C. Ruang Lingkup dan Bentuk Kerja Sama
Kerja sama yang dilakukan oleh Fakultas Teknik diawali dengan Kesepakatan Bersama atau Memorandum of Understanding (MoU) antara Rektor UNDIP dengan mitra kerja sama. Kemudian ditindaklanjuti dengan Kontrak/Perjanjian Kerja sama atau Memorandum of Agreement (MoA) antara Dekan Fakultas Teknik dengan pimpinan/ pejabat yang berwenang yang ditunjuk oleh mitra kerja sama tersebut.
5
Ruang lingkup Kerja sama di Fakultas Teknik meliputi kegiatan yang berkaitan dengan Tridharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta bidang- bidang lainnya yang disepakati, seperti: penyelenggaraan konferensi/ seminar/ pelatihan/ lokakarya, magang/ kerja praktek/
program sertifikasi, pengelolaan laboratorium, hilirisasi riset, komersialisasi hasil riset, dan kegiatan lainnya yang menguntungkan dan bermanfaat bagi pengembangan Fakultas Teknik UNDIP.
Kerja sama di Fakultas Teknik dibagi menjadi 2 (dua) bentuk yaitu Kerja sama Pendidikan dan Kerja sama Non Pendidikan (Project) dengan mitra kerja yang berdasarkan pada Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Kerja sama Akademik yang dilakukan oleh Fakultas Teknik UNDIP dengan mitra yang berasal dari institusi lain, dunia usaha/ industri maupun lembaga masyarakat dengan lingkup nasional maupun internasional dalam bentuk: penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat; penjaminan mutu internal;
visiting scholar; visiting professor; twining program; joint degree;
double degree; credit transfer program; program datasering; staf and student exchange; resource sharing; joint publication;
internship; joint seminar; joint conference; bentuk kegiatan lain yang dianggap perlu dan sesuai kesepakatan.
Untuk kerja sama Non Pendidikan (project) dengan mitra kerja sama dunia usaha/ industri atau pihak lain, dibiayai berdasarkan 2 (dua) sumber dana yaitu Dana APBN (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara) dan Dana Non-APBN (selain APBN), dan dilakukan dalam bentuk: penelitian dan atau pengabdian kepada masyarakat;
pemanfaatan bersama berbagai sumber daya (resource sharing);
pengembangan sumber daya manusia; layanan keahlian praktis oleh dosen tamu di luar dunia usaha; pemberian beasiswa atau bantuan biaya pendidikan; magang industri; dan bentuk kerja sama lainnya yang dianggap perlu dan disepakati bersama.
6
II. PELAKSANAAN KERJA SAMA
A. Tahapan Kerja Sama Dalam Negeri
Pelaksanaan kerja sama dalam negeri dilakukan melalui Unit Pengelola Kerja Sama Fakultas Teknik UNDIP, dengan prosedur sebagai berikut:
1. Inisiasi kerja sama dan analisis calon mitra kerja sama (lampiran 1)
2. Pengkajian kerja sama (lampiran 2) 3. Draf nota kesepahaman (lampiran 3)
4. Pelaksanaan Kerja Sama Draf Perjanjian Kerja Sama (lampiran 4) 5. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerja Sama
6. Pemutusan, perubahan, dan Perpanjangan MoU
B. Tahapan Kerja Sama Luar Negeri
Pelaksanaan kerja sama luar negeri dilakukan melalui Unit International Office Fakultas Teknik UNDIP, dengan prosedur sebagai berikut:
1. Inisiasi kerja sama dan analisis calon mitra kerja sama (lampiran 5)
2. Pengkajian kerja sama (lampiran 6) 3. Draft nota kesepahaman (lampiran 7)
4. Pelaksanaan Kerja Sama Draf Memorandum of Agreement (lampiran 8)
5. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerja Sama (Form Monitoring KS)
6. Pemutusan, perubahan, dan Perpanjangan MoU
C. Tahapan Workshop, Pelatihan, dan Conference
Pelaksanaan Workshop, Pelatihan, dan Conference dilakukan melalui Unit Kerja Sama Fakultas Teknik UNDIP, dengan tahapan sebagai berikut:
7
1. Mengajukan Surat Permohonan Pelaksanaan Kegiatan kepada Dekan FT UNDIP melalui UPKS
2. Mengajukan Permohonan Draf SK Rektor (lampiran 9)
3. Mengajukan Virtual Account (untuk kontribusi peserta dan sponsor) kepada Dekan melalui UPKS
D. Tahapan Pengajuan Virtual Account
Virtual Account diajukan untuk keperluan penyetoran dana dari kontribusi peserta dalam Pelaksanaan Workshop, Pelatihan, dan Conference serta Pelayanan Laoratorium di lingkungan FT UNDIP.
Kegiatan ini dilakukan melalui Unit Kerja Sama Fakultas Teknik UNDIP, dengan tahapan sebagai berikut:
1. Mengajukan Surat Permohonan Pelaksanaan Kegiatan kepada Dekan FT UNDIP melalui UPKS
2. Melampirkan Rencana Jumlah Peserta dan Perkiraan Dana yang akan disetor (untuk kegiatan Workshop, Pelatihan, dan Conference, dsb)
3. Melampirkan Rencana Jumlah Perkiraan Dana yang akan disetor dalam kurun waktu 1 tahun (untuk kegiatan layanan laboratorium)
4. Menyetor Dana ke nomor Virtual Account
5. Mengajukan Permohonan Pencairan Dana yang yang masuk ke Virtual Account kepada Dekan melalui UPKS dengan melampirkan bukti transfer dan rekap total dana yang masuk.
6. Membuat dan mengirimkan bukti Laporan Penggunaan Dana/
Laporan Pertanggungjawaban Keuangan atas dana yang sudah diterima kepada Dekan melalui UPKS.
8
III.PENUTUP
Demikian Buku Panduan Kerja Sama yang dapat disampaikan, semoga bermanfaat dan kritik serta saran silakan disampaikan demi Fakultas Teknik yang lebih jaya dan maju di masa yang akan datang.
Semarang, 02 – 02 – 2020 Koordinator UPKS FT UNDIP
Dr. Eng. Gunawan Dwi Haryadi, S.T., M.T.
9
10
Lampiran:
1. Form Inisiasi Kerja Sama Dalam Negeri 2. Form Kajian Kerja Sama Dalam Negeri 3. Draf MoU Dalam Negeri
4. Draf MoA/ PKS Dalam Negeri
5. Form Inisiasi Kerja Sama Luar Negeri 6. Form Kajian Kerja Sama Luar Negeri 7. Draf MoU Luar Negeri
8. Draf MoA/ PKS Luar Negeri 9. Draf Surat Keputusan Rektor
10. Form Laporan Pertanggungjawaban Keuangan
