PANDUAN
PELAYANAN PENDAFTARAN
UPTD PUSKESMAS SADANANYA
TAHUN 2023
BAB I PENDAHULUAN DEFINISI
1. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendaftaran dan pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan;
2. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannnya untuk memperoleh pelayanan Kesehatan yang di perlukan baik secara langsung msupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas Kesehatan lainnya;
3. Indentifikasi Pasien
Indentifikasi Pasien adalah proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan serta bukti dalam penentuan status pasien;
4. Pasien Baru
Adalah Pasien dating berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya, pasien baru dengan nomor regester lama adalah kunjungan pasien untuk yang pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke penyedia layanan;
5. Pasien Lama
Pasien dating untuk kunjungan berikutnya, dan sudah teercatat dengan nomer register sebagai kunjungan lama;
6. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan Kesehatan dari badan atau lainnya telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan;
7. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jaminan Kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Akses, Jamkesda, Pemegang Kartu KIS);
8. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, Tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap pasien;
9. Kartu Pengenal Pasien
Adalah kartu identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data pasien, nomor induk regester yang dimiliki dalam satu keluarga, daftar nama-nama anggota keluarga tertanggung;
10. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien dengan nomor register sendiri;
11. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan;
12. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara elekronik ataupun non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui dan memahaminya;
13. Penyampaian Informasi
Penyampaian Informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tata cara pendaftaran pasien kepada pasien oleh petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan Kesehatan;
14. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu;
15. Hak Pasien
Hak Pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien;
16. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang pasien;
17. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus di perbuat atau harus dilakukan oleh seseorang Pasien;
18. Alur Pendaftaran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal melakukan pendaftaran;
19. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal melakukan pendaftaran;
20. SOP (Standar Operasiona Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai kesegaraman dalam menjalankan suatu pekerjaan.
BAB II
RUANG LINGKUP PELAYANAN
Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di UPTD. Puskesmas Sadananya , meliputi :
1. Identifikasi Pasien 2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru 4. Pencarian Kartu Rekam Medis Lama 5. Distribusi Kartu Rekam Medis Poli
6. Penyampaian Infomasi Hak Dan Kewajiban Pasien 7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatatan Dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis
BAB III
TATA LAKSANA PELAYANAN A. Proses pendaftaran pasien
1. Pasien mengambil nomor antrian pada mesin nomor antrian
2. Jika pasien baru , maka petugas loket di Front Office melakukan pendataan pasien baru dan memberikan nomor antrian;
3. Jika Pasien lama, maka Petugas Loket di Front Office memberikan nomor antrian pendaftaran,;
4. Petugas Loket di Front Office mempersilahkan pasien untuk meletakkan nomer antrian pada keranjang sesuai dengan warna kartu
5. Petugas Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang tunggu;
6. Petugas Loket Pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk pasien baru Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi
- Nama Pasien - Nama KK
- Alamat Tempat Tinggal - No. Register Kunjungan
7. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru yang berisi : - Nama Unit Pelayanan
- Nama Kepala Keluarga - Tanggal Lahir / Umum KK - Nomer Register Kunjungan
- Nama Pasien dalam daftar nama anggota keluarga
8. Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari dan mengambil kartu Rekam Medis milik pasien sesuai dengan nomer register yang dimiliki pasien, Adapun prosesnya adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan Alamat, Nama KK, No. Urut - Buka aplikasi Office Exel data rekam medis Pasien
- Buka desa / alamat pasien yang tercatat pertama kali - Searcing rak rekam medis terdeteksi
- Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan nama Pasien
9. Petugas Loket Pendaftaran mencatat Kartu Rekam Medis yang didistribusikan ke poli yang dituju pada buku catatan akses Rekam Medis;
10. Petugas Loket Pendaftaran membutuhkan tanggal kunjungan dan nomer panggilan untuk poli yang dituju;
11. Petugas Loket Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien / Kartu Kepesertaan Jaminan Kesehatan (JKN)bberobat milik pasien;
12. Petugas Loket Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk menunggu panggilan dari poli yang dituju;
13. Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Kertu Rekam medis kepada poli yang dituju;
B. Proses penyampaian informasi Hak dan Kewajiban Pasien 1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien;
2. Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan;
3. Petugas Loket membagikan leaflet tentag hak dan kewajiban kepada pasien;
4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet;
5. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya apabila ada yang kurang jelas atau kurang di mengerti;
6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan kewajiban sebagai pasien;
7. Petugas Loket menutup kegiatan;
8. Hak-Hak Pasien
- Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang berlaku di Puskesmas Cireunghas.
- Pasien berhak atas pelayanan yang manusiawi, adil, dan jujur.
- Pasien berhak meperoleh pelayanan medis yang bermutu sesuai dengan standar profesi kedokteran / kedokteran gigi / dan tanpa diskriminas.
- Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan standar profesi keperawatan
- Pasien tidak diperkenankan memilih dokter dan paramedis sesuai dengan keinginannya karena keterbatasan tenaga medis yang ada di FKTP/KLINIK.
- Pasien berhak atas “privacy” dan kerahasiaan penyakit yang di derita termasuk data-data medisnya.
- Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi :
Penyakit yang diderita Tindakan medik apa yang hendak dilakukan
Kemungkinan penyakit sebagai akibat Tindakan tsb dan Tindakan untuk mengatasinya
Alternatif terapi lainnya
Prognosanva
Perkiraan biaya pengobatan
- Pasien berhak menyetujui / memberikan izin atas Tindakan yang akan dilakukan oleh dokter sehubungan dengan penyakit yang dideritanya
- Pasien berhak menolak Tindakan yang hendak dilakukan terhadap dirinya dan mengakhiri pengobatan serta perawatan atas tanggung jawab sendiri setelah memperoleh informasi yang jelas tentang penyakitnya
- Pasien berhak atas keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam perawatan pengobatan di Puskesmas.
- Pasien berhak mengajukan usul, saran, perbaikan dan keluhan atas perlakuan pihak puskesmas terhadap dirinya.
9. Kewajiban Pasien
- Pasien berkewajiban membawaKTP, Kartu Pengenal Pasien, Kartu Kepesertaan JKN, serta menyerahkan Foto Copy KSK bagi pasien yang melakukan pendaftaran untuk pertama kalinya.
- Pasien dan keluarga pasien berkewajiban untuk menaati segala peraturan dan tata tertib yang ada di Puskesmas.
- Pasien berkewajiban mengikuti alur pendaftaran serta alur pelayanan yang berlaku di Puskesmas.
- Pasien berkewajiban untuk mematuhi segala intruksi dokter perawat dan bidan dalam menjalani pengobatan.
- Pasien berkewajiban memberikan informasi dengan jujur dan selengkapnya tentang penyakit yang di derita kepada dokter yang merawat.
- Pasien atau penanggungnya berkewajiban untuk melunasi semua biaya Tindakan yang diterimanydengan peraturan yang berlaku, kecuali peserta JKN yang terdaftar di UPTD.
Puskesmas Cireunghas.
C. Proses Penyampaian Informasi lainnya
Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut : 1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas.
3. Petugas Loket mananyakan / mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengna apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan Bahasa sederhana mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.
D. Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan
Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah sebagai berikut : a. Petugas dari Unit Layanan Klinis mengembalikan Kartu Rekam Medis
b. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari Kartu Rekam Medis c. Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Kartu Rekam Medis yang keluar
harus sama Kartu Rekam Medis yang Kembali
d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan kunjungan pasien berdasarkan jenis kunjungan dan jenis pasien pada buku regester kunjungan pada hari yang sama
E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis
Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :
a. Petugas Loket Pendaftaran mengelompokan menurut Alamat desa / Kelurahan Paien yang tercatat pertama kali, Nama Inisial KK, dan nomer urut ( sesuai kode )
b. Petugas Loket Pendaftaran menata Kembali Kartu Rekam Medis (Individu Folder) pada Family Folder sesuai dengan kode yang tertera
BAB IV DOKUMENTASI 1. Nomer Urut Antrian
- Warna putih untuk poli BP/Umum - Warna Merah untuk poli Gigi - Warna Hijau untuk pasien khusus 2. Kartu Rekam Medis
3. Kartu Pengenal Pasien
4. Buku Pencatatan Keluhan/Komplin Pasien
5. Buku Tindak Lanjut Komplen/Keluhan Pasien/Pencatatan Penyampaian Informasi 6. Buku Pencatatan Akses Keluar Keluar Kartu Rekam Medis
7. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis 8. Buku Pencatatan Waktu Pengembalian Rekam Medis
9. Register Kunjungan 10. Format Laporan
