PANDUAN
PENGELOLAAN PERALATAN KESEHATAN INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA
RUMAH SAKIT
RUMAH SAKIT OETOMO HOSPITAL
2023
Jl. Raya Bojongsoang.156 Kab.Bandung, Jawa Barat 40287 Telepon: (022) 87538888 Emergency: (022) 87532222 Email : support@oetomohospital.id Website : www.oetomohospital.id
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ……….. i
BAB I DEFINISI ……….……… 1
BAB II RUANG LINGKUP ……….……… 2
BAB III TATALAKSANA ……….……… 3
BAB IV DOKUMENTASI ……….……… 12
PANDUAN PENGELOLAAN PERALATAN KESEHATAN RUMAH SAKIT OETOMO HOSPITAL BANDUNG
BAB I DEFINISI
Peralatan kesehatan merupakan salah satu faktor penting dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan, baik di rumah sakit maupun di fasilitas pelayanan kesehatan lainnya. Guna mencapai kondisi maupun fungsi peralatan kesehatan yang baik serta dapat mendukung pelayanan kesehatan maka perlu adanya pengelolaan peralatan kesehatan yang terpadu. Agar peralatan kesehatan dapat dikelola dengan baik diperlukan adanya kebijakan pemerintah dalam pengelolaan peralatan kesehatan di rumah sakit dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.
Siklus peralatan kesehatan dibedakan sebelum masuk ke fasilitas pelayanan Kesehatan (pre- market) dan setelah masuk ke fasilitas pelayanan kesehatan (post- market). Pengelolaan peralatan kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan (post- market), diawali sejak perencanaan (didahului dengan penilaian teknologi dan evaluasi peralatan Kesehatan yang ada), pengadaan, penerimaan, pengoperasian, pemeliharaan dan penghapusan. Termasuk di dalamnya adalah ada proses inventarisasi, dekontaminasi, surveilens dan vigilance serta recall. Semua pihak yang terkait dengan pengelolaan peralatan kesehatan diharapkan dapat memahami dan melaksanakannya sesuai dengan bidang tugas masing-masing. Pedoman ini diharapkan dapat memberikan arahan dalam pengelolaan peralatan Kesehatan sehingga dapat melaksanakan pelayanan kesehatan secara efektif dan efisien yang sesuai dengan kebutuhan layanan kesehatan kepada masyarakat serta memenuhi kaidah dan standar sebagai pedoman peralatan kesehatan yang baik dan benar.
a) Pengelolaan Peralatan Kesehatan adalah Kegiatan atau proses yang memberikan pengawasan, perawatan/ perbaikan pada Peralatan Kesehatan agar tercapai tujuan.
b) Alat Medis adalah peralatan, apparatus, mesin, peralatan yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
c) Manual Book adalah buku yang berisi petunjuk mengenai pengoperasian alat sesuai dengan prosedur yang benar. Service manual adalah buku yang berisi petunjuk cara pemeliharaan alat sesuai dengan prosedur yang benar.
d) Kalibrasi adalah kegiatan peneraan untuk menentukan kebenaran nilai penunjukan alat ukur dan/ bahan ukur Laik pakai adalah suatu kondisi alat kesehatan yang telah memenuhi persyaratan, fisik baik, norma keselamatan kerja, keandalan keluaran dan memiliki ijin operasional yang dikeluarkan oleh instantasi berwenang. Ijin operasional adalah persetujuan untuk mengoperasikan suatu alat, dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.
e) Uji Fungsi adalah pengujian alat secara keseluruhan, melalui uji bagian-bagian alat dengan kemampuan maksimum (secara teknis saat ini) tanpa beban sebenarnya, sehingga dapat diketahui apakah secara keseluruhan suatu alat dapat dioperasikan dengan baik sesuai fungsinya.
BAB II RUANG LINGKUP
Ruang lingkup buku pedoman ini diperuntukkan bagi semua peralatan kesehatan di Rumah Sakit Oetomo Hospital Bandung, meliputi:
1. Pengadaan dan Penerimaan 2. Inventarisasi
3. Pemeliharaan
4. Identifikasi Risiko Peralatan Kesehatan 5. Corective Maintenance
6. Kalibrasi
7. Penarikan ( Recall) 8. Monitoring dan Evaluasi
BAB III TATALAKSANA
1. PENGADAAN & PENERIMAAN
a) Hal yang perlu diperhatikan sebelum Pengadaan adalah :
ketersediaan suku cadang, biaya operasional (listrik, bahan habis pakai), kebutuhan pre-instalasi (pekerjaan sipil, listrik khusus, perpipaan dan komponen pengaman/ keselamatan), kebutuhan sarana (bangunan/ ruangan), kebutuhan prasarana (listrik, air, gas). Dokumentasi yang dibutuhkan :
1. Surat kebutuhan alat dari unit kerja/ user pengguna/ dokumen kebutuhan lain sesuai kebutuhan rumah sakit
2. Surat penawaran dari unit/ vendor, surat penawaran minimal 2 vendor dan merk alat medis untuk pembanding (bila ada).
b) Penerimaan peralatan kesehatan/ comisioning adalah proses penerimaan secara fisik dan administratif, uji coba dan fungsi untuk memastikan bahwa peralatan kesehatan itu sesuai dengan spesifikasi dan kontrak pembelian, serta berfungsi dengan baik sebelum digunakan.
c) Instalasi
Instalasi adalah proses pemasangan peralatan kesehatan ke tempatnya dan meliputi ; 1. Pembukaan peti (unpacking),
2. Penempatan alat pada tempat yang sudah ditentukan
3. Perakitan alat dan atau peletakan alat pada pondasi atau pada ceiling
4. Penyambungan alat dengan kelengkapan dan atau material pra-instalasi yang telah dipersiapkan
5. Pengaturan, pengukuran keluaran, kalibrasi Internal dan atau pengujian keselamatan kerja.
Instalasi ini mengacu pada petunjuk instalasi pabrik pembuat/ distributor. Instalasi tidak menggangu kegiatan pelayanan di rumah sakit, instalasi dilakukan oleh tenaga yang profesional dan ahli di bidangnya, bila terjadi kerusakan pada gedung, kelengkapan dan atau material pra- instalasi yang diakibatkan oleh instalasi alat harus diperbaiki oleh pemasok/ penyedia sehingga kembali ke keadaan semula, dalam pelaksanaan instalasi, teknisi pemasok/ penyedia harus mengikutsertakan teknisi rumah sakit dan user pengguna.
d) Pemeriksaan fisik/ inspeksi dilakukan oleh unit kerja dan teknisi saat pembelian : komponen, aksesoris, dan kelengkapan lainnya. Harus sesuai dengan surat pemesanan. Mengecek kesesuaian : merk, tipe/ model, jumlah , bagian-bagian alat, aksesori yang dipesan, kelengkapan dokumen teknis : Certificate of Origin, Test Certificate, Manual (operation, service, installation, wiring/schematic diagram). Proses penerimaan ini berlaku juga pada program uji coba alat (trial) dengan periode tertentu.
e) Uji fungsi dilakukan untuk mengetahui kinerja alat sesuai dengan yang diharapkan atau sesuai dengan standard keamanan dan standard dari pabrikan. Meliputi : pemeriksaan fungsi komponen/ bagian alat (tombol, saklar, indikator, putaran motor, pengereman, dll), kinerja output : pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap hasil keluaran dari alat (misalnya: x-ray, temperature, putaran, energy, daya hisap, sistem perekaman, dll). Pada pengujian keluaran ini, penyedia harus melakukan pengukuran, dengan menggunakan alat ukur yang sesuai dengan
keluaran yang dihasilkan setiap jenis alat, pengujian aspek keselamatan, meliputi: arus bocor, impedansi kabel pembumian, 0. Nilai tahanan hubungan pembumia, Radiasi bocor dan paparan radiasi, anaesthesia gas scavenging sistem, kesetimbangan/balancing, sistem pengamanan tertentu. Dalam pelaksanaan uji fungsi pihak penyedia haruslah menyediakan : bahan operasional yang diperlukan untuk uji fungsi, alat ukur yang diperlukan dan tenaga ahli yang mampu untuk melakukan uji fungsi dan peragaan alat.
f) Pelatihan operator/ tenaga teknis : prosedur penggunaan alat yang benar dan aman, pengoperasian peralatan secara optimal, pemeliharaan harian, penyimpanan alat dan penggantian bahan habis pakai, penyusunan standard operating procedur (SOP). Pelatihan teknisi : penjelasan fungsi masing-masing bagian alat, mempelajari schematic diagram, trouble shooting / mendeteksi kerusakan, pengukuran dan kalibrasi, pemeliharaan preventif, penggantian suku cadang.
g) Uji coba adalah kegiatan pengujian peralatan dengan melakukan penggunaan langsung pada pasien yang dilaksanakan setelah melalui proses uji fungsi dengan baik. Uji coba dilaksanakan oleh operator yang telah dilatih untuk membiasakan penggunaan alat sesuai prosedur kerjanya dalam waktu tertentu atau berdasarkan jumlah pemakaian.
h) Setelah uji fungsi alat mulai tahap masa pemeliharaan. Masa garansi adalah jangka waktu tertentu sesuai ketentuan di dalam kontrak, dimana pihak penyedia masih bertanggung jawab terhadap perbaikan dan penyediaan suku cadang peralatan yang mengalami kerusakan akibat kegagalan peralatan yang bukan diakibatkan oleh kesalahan operator dan atau kesalahan pendukung lainnya seperti listrik rumah sakit. Masa garansi dihitung sejak selesai dilakukan uji fungsi atau sejak ditandatangani Berita Acara Penerimaan peralatan.
i) Setelah Penerimaan Peralatan : pencatatan peralatan kesehatan, pelabelan dan pendokumentasian yang sesuai, memperingatkan kepada pengguna bahwa peralatan kesehatan tidak boleh digunakan sampai adanya pelatihan bagi pengguna dan tenaga teknis. Catatan penerimaan harus didokumentasikan secara terpusat dan ada informasi siapa yang harus dihubungi apabila terjadi kerusakan atau insiden.
j) Perencanaan pemeliharaan preventif : semua pengguna dan tenaga teknis diberitahu tentang prosedur pemeliharaan yang tepat, termasuk waktu harus dilakukan pengujian, kalibrasi dan perawatan peralatan kesehatan.
k) Cara Penanganan peralatan kesehatan : informasi untuk pengguna dan tenaga teknis untuk penanganan dan penyimpanan peralatan kesehatan, pentingnya memastikan semua aksesori lengkap dan tersedia dan bimbingan tentang bagaimana baterai internal harus diisi ulang. Berita acara kesiapan alat untuk digunakan ke pelayanan (ditandatangani teknisi vendor, teknisi Rumah Sakit dan user ruangan yang mengunakan alat tersebut)
2. INVENTARISASI
Seluruh dokumen peralatan dan Peralatan dicatatkan dalam bentuk inventaris. Inventarisasi peralatan berisi data yang berkaitan dengan aspek teknis setiap alat seperti:
a) Nama alat b) Merk c) Type
d) Nomor AKL/ AKD (bila ada) e) Lokasi atau ruangan pemilik f) Tahun Pengadaan
g) Harga Perolehan h) Data vendor
i) Tanggal Uji Fungsi j) Tanggal kalibrasi k) Jenis Grade Risiko
Total peralatan yang tertuang atau terdata dalam lembar inventarisasi akan menjadi beban kerja pemeliharaan. Hasil data inventarisasi akan menjadi dasar kebutuhan pada aspek pemeliharaan secara keseluruhan sehingga pemeliharaan peralatan dapat dilaksanakan dengan baik. Proses inventarisasi ini menggunakan Sistem Aplikasi Teknologi Informasi bermasis Computerized Maintenance Management System (CMMS) dan Computerized Asset Management System (CAMS), sebagai bentuk migrasi dari hardcopy ke bentuk digital soft copy. Sistem ini untuk memudahkan rumah sakit dalam menginput data alat medis baru (inventarisasi aset), rekap pelaksanaan pemeliharannya, perbaikan atas kerusakan sampai data kondisi terakhir dan peralatan kesehatan yang ada (hilang, sudah diganti baru, tidak bisa diperbaiki, dijual,dIl) sekaligus dapat juga di gunakan oleh management untuk membuat suatu keputusan dalam pengelolaan alat medis dalam anggaran.
3. PEMELIHARAAN ALAT MEDIS
Pemeliharaan alat medis adalah kegiatan yang dilakukan secara periodik terhadap komponen penting yaitu, elektrikal, mekanikal dan fisik alat sehingga dapat mendukung penggunaan alat medis tersebut. Jenis pemeliharaannya adalah :
1. Promotive Maintenance
Ini berupa pelatihan dan SOP yang ditempel/ digantungkan diperalatan atau disosialisasikan pada user pengguna.Cara pengoperasian peralatan kesehatan harus benar-benar dipahami dan dipelajari, sehingga alat dapat digunakan secara benar dan mengurangi kejadian fatal dan kerusakan alat. Kesalahan dalam pengoperasian dapat mengakibatkan juga hasil pemeriksaan tidak akurat, inefisiensi dan ketidakpuasan pelanggan.
a) Pengoperasian alat harus sesuai SPO; Langkah-langkahnya diikuti secara berurutan mulai dari awal pengoperasian pada saat mulai terpasang atau dipegunakan ke pasien sampai alat dilepas dari pasien dan alat dikembalikan ke tempat semula.
b) Persiapan pengoperasian alat; pemeriksaan kelengkapan peralatan, pemeriksaan fasilitas penunjang, penyiapan bahan operasional, mengatur posisi pengoperasian.
c) Setelah peralatan kesehatan selesai digunakan peralatan harus dikemas kembali : mematikan peralatan sesuai prosedur, melepaskan kabel peralatan dari catu daya, membersihkan peralatan medis dan aksesorisnya, meletakkan kembali peralatan medis ditempatnya, mencatat beban kerja peralatan medis.
d) Semua peralatan kesehatan yang digunakan harus menjalani dekontaminasi; proses dekontaminasi tergantung pada jenis peralatan kesehatan dan standar produsen. Pengguna diharuskan mendapat pelatihan sebelum melakukan proses pemeliharaan ini.
2. Inspection Preventive Maintenance
Kegiatan yang dilakukan secara periodik terhadap material atau jenis alat medis pada komponen penting seperti;
a) Elektrikal, mekanik dan fisik alat; apakah masih sesuai dengan standar operasional alat medis tersebut.
b) Pemeliharaan alat dilakukan secara harian dan berkala.
a. Pemeliharaan harian : Dilakukan oleh user dengan cara menggunakan peralatan dengan cara benar dan aman, memelihara peralatan yang digunakan pada saat penggunaan, melakukan pembersihan, perapihan dan penyimpanan alat setelah selesai penggunaan.
Monitoring suhu ruangan, Kontrol mutu harian (kalibrasi) berdasarkan fitur alat.
b. Pemeliharaan berkala : Dilakukan oleh bagian pemeliharaan dengan cara yang telah tercatat pada standar prosedur dan oprasional (SPO) dan sesuai time line pemeliharaan.
3. Plan Preventive Maintenance
Faktor penentu jadwal pemeliharaan alat medis adalah : frekuensi pemakaian alat kesehatan, resiko fisik, dan faktor keselamatan. Pemeliharaan berkala : Dilakukan oleh Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) berdasarkan nilai Management Equipment. Terdiri dari : inspeksi, kalibrasi, pelumasan, penggantian secara proaktif, dan keausan komponen.
Rentang waktu inspeksi dan pemeliharaan preventive didasarkan pada kriteria yang direkomendasikan pabrikan seperti tingkat risiko dan pengalaman dari rumah sakit.
Pemeliharaan ini terdiri dari :
a) Pemeliharaan fisik : pembersihan alat, pelumasan, pengecasan baterai, dll.
b) Uji fungsi : untuk memastikan fungsi yang terdapat dalam alat Kesehatan
c) Penempatan : Pemeriksaan kesesuaian penempatan alat dengan petujuk dan vendor alat tersebut.
d) Adjusment : kegiatan menstandarkan ulang output setting agar dapat mengembalikan unjuk kerja dari alat medis sesuai standar pabrikannya.
e) Overhaul : penggantian komponen penting alat medis yang telah terukur usia pakainya (usia pakai komponen alat telah habis)
Masing-masing peralatan kesehatan mempunyai bobot pada kategori fungsi, risiko fisik, dan kebutuhan pemeliharaan.
Kelompok berdasarkan Fungsi (fungsi)
KATEGORI NILAI JENIS DEFINISI CONTOH
Life Support 10 Penunjang Kehidupan Peralatan yang digunakan untuk menunjang kehidupan pasien
Defibrillator, ventilator,infus pump, syringe pump Peralatan
bedah dan anastesi
9 Peralatan atau intrumen bedah yg digunakan untuk membedah organ tubuh
Peralatan yang digunakan untuk menujang pembedahan suatu jaringan tubuh secara steril
Anastesi mesin,elektrosurgical unit,auto clave, saction pump
Peralatan terapi
8 Terapi fisik dan pengobatan Peralatan yang digunakan untuk mengobati atau pencegahan penyakit pada pasien
Traction Unit, electrostimulator ,SWD,MWD,UST Peralatan
Radiologi 7 Untuk mendiagnose suatu penyakit dengan menggunakan radiasi
Suatu alat yang digunakan untuk mendiagnose suatu keadan pasien /penyakit dengan bantuan radiasi
Digital Radiology,CT- Scan,MRI,C-arm
Peralatan
diagnostik 6 Sebagai alat untuk mendiagnose
suatu keadan pasien Peralatan yang berfungsi atau membantu dokter atau perawat dalam mendiagnose suatu penyakit pada
pasiensebelumdilakukan perawatan atau tindakan lain nya
Thermometer, ECG,USG,Blood presure,
Peratalan Laboratorium
klinis
5 Untuk menganalisa cairan atau jaringan tubuh
Peralatan yang digunakan di laboratorium klinik untuk mendiagnosa suatu cairan atau jaringan
Centrifuge,microscope,spectroph otometer,hematology
4 Aksesori alat Laboratorium Peralatan yang digunakan untuk mempersiapkan analisa specimen
Shaker, centrifuge
3 Komputer dan peralatan yang
terhubung Peralatan yang digunakan untuk menyimpan, mencetak,
mengambil atau mendistribusikan data
Komputer
Lain-lain 2 Yang berhubungan dengan
pasien Peralatan yang berhubungan
dengan perawatan, tetapi tidak secara langsung
X-ray view box, sterilizer
1 Tidak berhubungan dengan
pasien; peralatan pengujian Peralatan yang tidak
berhubungan dengan pasien ECG simulator, office equipment
Kelompok berdasarkan Risiko Fisik dan Penggunaan Klinis (resiko)
KATEGORI NILAI DEFINISI CONTOH
Menyebabkan kematian pasien 5 Kegagalan peralatan kesehatan ini dapat menyebabkan kematian pasien
Defibrillator, ventilator, anaesthesia
Menyebabkan pasien atau operator peralatan terluka
4 Kegagalan peralatan kesehatan menyebabkan luka
Hypo/hyperthermia unit, electrosurgical unit Menyebabkan terapi yang tidak
tepat dan kesalahan diagnosa
3 Kegagalan peralatan kesehatan menyebabkan kesalahan diagnosa atau penanganan yang tidak tepat
ECG Machine, centrifuge
Menyebabkan resiko minimal 2 Kegagalan peralatan yang menyebabkan penanganan buruk kepada pasien dan mempengaruhi keamanan pasien dan operator
suction pump
Tidak menyebabkan resiko yang signifikan
1 Kegagalan yang tidak mempengaruhi keamanan/penanganan pasien dan operator
Exam light, komputer
4. PROSES IDENTIFIKASI RESIKO PADA PERALATAN KESEHATAN
Program identifikasi resiko ini dibuat sesuai dengan hasil pengamatan, diskusi. dan evaluasi penggunaan alat medis oleh user dan Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) selaku pengelola alat medis di RS Oetomo Hospital Bandung. Identifikasi resiko peralatan kesehatan berdasarkan atas beberapa evaluasi :
1. Faktor penyebab timbulnya bahaya resiko pada alat medis
a) penyimpangan setting dan pembacaan atau display parameter dan komponen (mesin) b) pengguna alat medis yang tidak memahami tentang prosedur penggunaan alat medis 2. Jenis resiko bahaya yang ada didalam penggunaan alat medis
a) Luka bakar pada alat misalkan ESU
b) Dosis radiasi sinar x melebihi ambang batas yg diijinkan pada alat radiologi c) Tersengat listrik karena bocornya sistem pembatasan arus bocor
d) Pemberian terapi pernapasan yang kurang tepat pada mesin anestesi e) Terjatuhnya pasien saat menggunakan alat seperti: tempat tidur
f) Terpotongnya bagian tubuh yang tidak diinginkan saat melakukan tindakan operasi misalkan patah alat ESU dan Bor
g) Tidak baiknya proses sterilisasi pada alat autoclave sehingga tidak terpenuhinya proses sterilisasi alat atau instrument bedah.
h) Salah diagnosa karena faktor pemeliharaan alat medis yang kurang baik/ tidak dilakukan kalibrasi secara teratur, misalkan timbangan, ECG, tensimeter,pasien monitor i) Tidak Ada kesesuaian antara seting dengan output dan suatu alat medis
j) Dukungan sistem keamanan internal alat medis tidak berfungsi dikarenakan adanya kegagalan sistem pada alat tersebut saat penggunaan
k) Faktor pendukung keselamatan yang tidak ditaati atau dijalankan oleh pekerja atau pengguna alat medis
Kelompok berdasarkan Persyaratan Pemeliharaan (pemeliharaan)
KATEGORI NILAI DEFINISI CONTOH
Pemeliharaan perlu perhatian khusus
5 Perangkat yang sebagian besar berupa mekanis, pneumatik, atau fluida
Dialysis machine, ventilator, anasthesia machine, x ray table Pemeliharaan di atas rata-rata 4 Peralatan kesehatan yang sebagian besar
elektronik tetapi mempunyai bagian mekanis, penumatik, atau fluida
Infant incubator, blood warmer, laser, protable x-ray system
Pemeliharaan rata-rata 3 Peralatan kesehatan yang membutuhkan verifikasi kinerja dan pengujian keamanan serta didukung rangkaian elektronik
Defibrillator, infusion pump, electrosurgical unit, traction unit
Pemeliharaan di bawah rata-rata 2 Peralatan kesehatan yang membutuhkan sedikit pengujian kinerja
Mikroskop, alat ukur, peralatan kesehatan umum
Pemeliharaan minimal 1 Peralatan kesehatan yang hanya membutuhkan inspeksi secara visual/pengamatan saja
Lampu penelitian, komputer, kamera video
Kelompok berdasarkan Riwayat Insiden Peralatan Kesehatan (insiden)
KATEGORI NILAI DEFINISI
Signifikan +2 Lebih dari 1x insiden/ 6 bulan
Diatas rata-rata +1 1x insiden/ 6-9 bulan
Rata-rata 0 1x insiden/ 9-18 bulan
Minimal -1 1x insiden/ 18-30 bulan
Tidak bermakna/ signifikan -2 Kurang dari 1x insiden/ 30 bulan
Perhitungan pemeliharaan preventif (Equipment Management) : EM = Fungsi + Resiko + Pemeliharaan + Insiden
Frekuensi Inspeksi : A = Annual 1 thn sekali S = Semi-annual 6 bln sekali T = Three-yearly 4 bln sekali Nilai EM <12 = Sesuai keperluan
Nilai EM 12 - 14 = A Nilai EM 15 - 19 = S Nilai EM > 20 = T
Perencanaan pemeliharaan alat medis 1 tahun ke depan meliputi :
jadwal pemantauan fungsi peralatan kesehatan
jadwal pemeliharaan berkala peralatan kesehatan
penyiapan bahan pemeliharaan untuk setiap alat
penyiapan suku cadang yang diperlukan untuk pemeliharaan korektif terencana
Penyiapan usulan rencana anggaran
5. CORECTIVE MAINTENANCE (PERBAIKAN)
Perbaikan Korektif ini berupa perbaikan. Proses perbaikan ini dapat terjadi pada saat : inspeksi-perbaikan preventif serta saat terdapat laporan dari pengguna peralatan tersebut.
Tingkatan dalam perbaikan korektif ini :
a) Tingkat Komponen : perbaikan pada tingkat komponen tunggal dari peralatan; misalnya mengganti komponen resistor pada peralatan elektronik.
b) Tingkat Modul : perbaikan dengan mengganti sebuah modul tertentu pada peralatan.
c) Tingkat Peralatan/Sistem : bila perbaikan dinilai terlalu rumit atau memakan waktu lama, akan lebih efektif dengan mengganti alat seluruh peralatan tersebut
Suku cadang yang digunakan untuk perbaikan ini bisa didapatkan dari peralatan non- fungsional yang terdapat di rumah sakit ;
1) Pengadaan suku cadang merupakan bagian dari pekerjaan logistik didalam Instalasi Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit, hal ini bertujuan untuk kesesuaiannya spesifikasi dan terpeliharanya layanan yang prima terhadap user.
2) Pengadaan ini berbentuk penggantian suku cadang ataupun consumable part.
3) Dokumentasi yang dibutuhkan adalah daftar suku cadang apa saja yang dibutuhkan pada setiap peralatan yang ada di rumah sakit.
Setelah proses perbaikan selesai, dilanjutkan dengan pengujian/ kalibrasi dari pihak BPFK/penyedia sertifikasi layak pakai resmi.
Pencatatan kegagalan peralatan kesehatan ini meliputi juga faktor lingkungan (misal: listrik, suhu dan kelembaban) dan juga usia peralatan.
Pelabelan Alat Rusak segera dilakukan selama proses perbaikan berlangsung Biaya Pemeliharaan
Perhitungan batas maksimum biaya pemeliharaan (MMEL = Maximum Maintenance Expanditure Limit) :
Pastikan Usia Pakai, Usia Teknis dan harga Pengganti alat kesehatan tersebut.
Usia Pakai dihitung sejak alat kesehatan tersebut digunakan sampai saat perhitungan dilakukan dan Harga Pengganti adalah harga alat kesehatan saat perhitungan dilakukan dengan spesifikasi setara
Tentukan sisa usia manfaat alat keseharan tersebut : Sisa Usia Manfaat=Usia Teknis-Usia Pakai
Hitung Persentasi Manfaat = Sisa Usia Manfaat / Usia Teknis
MEL Faktor = Furniture 80%, Peralatan Listrik Dasar 80%, Peralatan Mekanik Dasar 80%, Peralatan Listrik Mekanik Dasar 80%, dan Peralatan Khusus 90%
Rumus MMEL = MEL Faktor x Peresentasi Usia Manfaat x Harga Pengganti
Contoh : Alat Defibrillator mulai digunakan tahun 2003 dengan usia Teknis 8 tahun /16.064 jam, mengalami kerusakan tahun 2008 dengan usia 5 tahun atau 9.480 jam. Maka Biaya Maksimum Perbaikan Defibrillator adalah :
Sisa Usia = Usia Teknis-Usia pakai = 16.064 – 9.480 = 5.584 Jam
Persentasi Manfaat= sisa usia manfaat/usia teknis = 5.584/16.064 = 34,76%
MMEL=MEL Faktor x Persentasi Usia Manfaat x harga Pengganti MMEL = 90% x 34,76% x Rp. 78.000.000,- = Rp. 24.401.520,-
Bila biaya perbaikan ini nantinya akan lebih besar maka secara ekonomis lebih tepat diganti baru.
6. KALIBRASI
Kegiatan secara periodik untuk menentukan kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang tertelusur (tracable) ke standar Nasional dan /atau Internasional.Kalibrasi dilakukan oleh BPFK atau pihak yang mendapat lisensi dari BAPETEN, dilakukan rutin 1 tahun sekali.Kalibrasi : tera sesuai parameter ukur oleh vendor yang ditunjuk oleh pemerintah. Pelaksanaan pemeliharaan alat medis ini dilakukan oleh unit kerja dan IPSRS sesuai dengan standar yang berlaku.
7. EQUIPMENT DISPOSITION/EQUIPMENT RECALL
Adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan alat kesehatan yang operasionalnya tidak sesuai standar. Terjadi ketika alat kesehatan rusak atau alat tersebut sudah tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Recall tidak selalu harus menghapus alat kesehatan tersebut. Dapat pula diperiksa atau disesuaikan. Sistem penarikan produk alat medis berdasarkan surat permintaan dan atau dasar hukum peraturan yang berlaku. Membutuhkan dokumen Bukti Penarikan Produk/Alat Kesehatan Ada beberapa alasan untuk alat medis perlu adanya penggantian (recall):
1. Perubahan standar perawatan. Prosedur klinis yang baru dapat menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknologi dengan kriteria unjuk kerja atau akurasi yang lebih baik, membuat rumah sakit membeli peralatan dengan teknologi yang Iebih memenuhi kebutuhan.
2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelakaan pasien, staf atau pengunjung.
3. Masalah-masalah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering atau mahal dan waktu nganggur yang berlebihan.
4. Usia pakai dan alat medis telah mencapai 5 sampai 10 tahun (sesuai dengan batas maksimal usia pakai peralat medis).
5. Riwayat penggantian spare part tinggi (history kerusakan tinggi.
6. Tidak tersedianya lagi spare part baik di pasar umum ataupun sampai di pabrikan asal alat medis itu dibuat.
7. Biaya operasional tinggi.
8. Adanya kebijakan atau permintaan dan vendor alat bersangkutan mengenai alat yang disupply akan ditarik (recall) ke pabrik dengan alasan tertentu.
Dalam mengidentifikasi sebuah piranti untuk diganti, unit Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) harus melakukan tidakan-tindakan antara lain : tanggung jawab untuk memesan suku cadang habis pakai dan khusus harus diperhatikan sehingga tidak menambah biaya pengeluaran. Peralatan yang lama ditempatkan pada gudang penyimpanan dan dipakai sebagai unit cadangan. Seleksi kembali pengadaan suku cadang peralatannya, karena alat ini tetap membutuhkan dukungan suku cadang. Kemungkinan lain dapat dipilh pembelian sistem tukar tambah, meng-kanibal suku cadang untuk menunjang peralatan yang sejenis, memindahkan peralatan ke laboratorium penelitian, atau menyumbangnya kepada organisasi lain. Pilihan terakhir adalah membiarkan barang tidak bisa dipakai dan menjualnya sebagai besi tua. Bila vendor akan me-recall produknya yang sudah terjual, maka Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) akan melakukan kajian bersama dengan vendor bersangkutan untuk dapat memberikan laporan tertulis tentang adanya penggantian atau recall ini.
8. MONITORING DAN EVALUASI
Pengelolaan peralatan kesehatan harus berkesinambungan, tak terputus dan dikelola agar pelayanan kesehatan tetap terjaga.
BAB IV DOKUMENTASI
Hasil dari proses Pengelolaan dan Perawatan Peralatan Kesehatan akan didokumentasikan di arsip Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) dan Unit Terkait.
1. Perizinan Alat Medis 2. Dokumen Kalibasi
3. Dokumen Perawatan/ Perbaikan 4. Dokumen lain yang di perlukan
Dokumen-dokumen tersebut di atas merupakan bagian dari kegiatan pelaporan yang tidak dapat dipisahkan dari proses pengelolaan Peralatan Kesehatan.
