INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) KERINCI
PANDUAN
PENYUSUNAN
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
SISTEMATIKA PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
A. Pengertian Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Kerangka Acuan Kerja atau Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) atau Term Of Reference (TOR) adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, dimana, bagaimana dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan. Dengan kata lain, KAK berisis uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan. KAK merupakan gambaran umum dan penjelasan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi Kementrian Negara/Lembaga. Dalam KAK tercakup latar belakang, maksud dan tujuan, indicator keluaran, cara pelaksanaan kegiatan, pelaksana dan penganggung jawab kegiatan, jadwal kegiatan, dan biaya kegiatan.
KAK/TOR menjadi salah satu data pendukung dalam pengalokasian anggaran. Rencana kegiatan yang diajukan harus dilampirkan KAK/TOR sebagai salah satu acuan perencanaan anggaran untuk menguji kelayakan pendanaan bagi kegiatan dimaksud.
Dalam penyusunannya, KAK memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Uraian pekerjaan yang akan dilaksanakan, meliputi : latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi pekerjaan, produk yang dihasilkan serta tenaga dan/atau tenaga ahli yang diperlukan;
2. Waktu pelaksanaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, dengan memperhatikan batas akhir efektif tahun anggaran;
3. Spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan, dengan memperhatikan kebutuhan K/L/D/I dan tidak mengarah pada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang serta memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI);
4. Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan termasuk kewajiban pajak yang harus dibebankan pada kegiatan tersebut; dan
5. Secara umum, Kerangka Acuan Kerja (KAK) juga mengacu pada format Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPK) yang disesuaikan dengan karakteristik
kegiatan seperti pertemuan, penyaluran bantuan, publikasi dan lain sebagainya.
B. Ketentuan Penulisan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Ketentuan penulisan KAK adalah sebagai berikut :1. Cover depan (hardcover) berwarna kuning;
2. Dijilid buku (binding) dan bukan jilid lakban;
3. Ukuran kertas A4;
4. Margin atas-kiri 4 cm, bawah-kanan 3 cm;
5. Ditulis dengan font Cambria dengan ukuran font 14 untuk judul. 12 untuk sub judul, dan 11 untuk batang tubuh; dan
6. 1,5 spasi untuk batang tubuh dan 2 spasi untuk judul.
C. Susunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Susunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan informasi yang tersusun secara sistematis yang berisikan informasi dan narasi yang disesuaikan dengan standar dan peraturan yang ada. Adapun susunan KAK minimal terdiri dari : 1. Halaman Sampul Luar (Hard cover)
2. Halaman Sampul Dalam (Soft cover) 3. Halaman Ringkasan Eksekutif 4. Halaman Lembar Pengesahan 5. Batang Tubuh
a. Pengantar b. Nama Kegiatan c. Landasan Hukum
d. Maksud Kegiatan (Outcome) e. Tujuan Kegiatan
f. Keluaran (Output) g. Capaian Mutu Akademik h. Capaian Rencana Strategis i. Sasaran Kegiatan
j. Peserta Kegiatan
k. Waktu dan Tempat Kegiatan l. Panitia/Organisasi Kerja
m. Metode Pelaksanaan Kegiatan
n. Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Sumber Pendanaan o. Penutup
6. Lampiran
a. Jadwal/Rundown Pelaksanaan b. Profil Narasumber dan Moderator c. Rencana Anggaran Belanja
d. Struktur Kepanitiaan
e. Timeline Pelaksanaan Kegiatan f. Dokumen lainnya yang relevan
D. Penjelasan Isi Kerangka Acuan Kerja (KAK)
1. Ringkasan Eksekutif (RE)Ringkasan Eksekutif merupakan gambaran singkat tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. Ringkasan Eksekutif hendaknya diisi secara rinci sesuai dengan POK yang sudah diajukan. Adapun format RE dan petunjuk pengisiannya adalah sebagai berikut :
a. Koding Kegiatan
Kolom diisi dengan kode kegiatan yang sudah ditetapkan dalam rekapitulasi Pelaksanaan Kegiatan dan Anggaran.
b. Unit Pelaksana
Kolom unit pelaksana menjelaskan dan menggambarkan nama unit pengusul kegiatan baik dari fakultas/Lembaga/pusat/unit/bagian yang menyelenggarakan kegiatan.
c. Penanggung Jawab
Kolom Penanggung jawab menjelaskan dan menggambarkan nama pimpinan atau orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab kegiatan baik dari fakultas/Lembaga/pusat/unit/bagian yang menyelenggarakan kegiatan.
d. Nama Kegiatan
Kolom nama kegiatan menjelaskan dan menggambarkan nama dari kegiatan yang akan diselenggarakan oleh unit pelaksana yang bersifat spesifik.
e. Nominal Anggaran
Kolom nominal anggaran menjelaskan dan menggambarkan besaran anggaran yang sesuai dengan RKA-KL dalam bentuk rupiah.
f. Sumber Dana
Kolom sumber dana menjelaskan dan menggambarkan asal atau sumber dana seperti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), Rupiah Murni (RM), Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri (BOPTN) atau Surat Berharga Syariah Negara (SBSN).
g. Maksud (outcome)
Kolom maksud kegiatan menjelaskan dan menggambarkan secara singkat maksud dilaksanakannya kegiatan yang bersifat umum serta apa outcome yang diharapkan dari kegiatan ini.
h. Tujuan
Kolom Tujuan menjelaskan dan menggambarkan secara singkat apa tujuan atau output yang diharapkan dari penyelenggaraan kegiatan ini dan tulis secara berurutan atau point by point.
i. Keluaran (output)
Kolom keluaran (output) menjelaskan dan menggambarkan hasil dari pelaksanaan kegiatan yang bersifat fisik seperti buku, rekomendasi, MOU dan sebagainya.
j. Sasaran
Kolom sasaran menjelaskan dan menggambarkan siapa yang akan mengadakan kegiatan tersebut, apakah pimpinan, dosen, mahasiswa, masyarakat, dan seterusnya.
k. Gambaran Peserta
Kolom gambaran peserta menjelaskan dan menggambarkan siapa dan asal peserta dalam kegiatan tersebut.
l. Jumlah Peserta
Kolom jumlah peserta menjelaskan dan menggambarkan rincian jumlah seluruh peserta yang mengikuti kegiatan.
m. Waktu Pelaksanaan
Kolom tempat menjelaskan dan menggambarkan waktu kapan pelaksanaan kegiatan tersebut.
n. Tempat Pelaksanaan
Kolom tempat menjelaskan dan menggambarkan tempat dimana dilaksanakan kegiatan tersebut.
o. Capaian Mutu Akademik
Kolom capaian mutu akademik menjelaskan dan menggambarkan secara singkat capaian kualitas di bidang akademik melalui standar-standar yang ada dalam akreditas Program Studi dan Institusi yang dapat diisi satu atau lebih standar.
p. Capaian Rencana Strategis
Kolom capain rencana strategis (RENSTRA) menjelaskan dan menggambarkan secara singkat capaian dari perencanaan strategis yang tertuang dalam Renstra IAIN Kerinci.
2. Batang Tubuh KAK a. Pengantar
Menjelaskan dan menggambarkan tentang latar belakang dilaksanakannya kegiatan serta menjelaskan urgensi pelaksanaan kegiatan. Dalam pengantar juga dijelaskan bagaimana keterkaitan kegiatan tersebut dengan Renstra Kementrian Agama, Renstra Direktorat Jenderal Pendidikan Islam dan Renstra IAIN Kerinci termasuk
upaya dalam rangka mencapai tujuan mutu akademik dna mutu tata Kelola Lembaga.
b. Nama Kegiatan
Menjelaskan dan menginformasikan nama kegiatan yang akan dilaksanakan secara detail dan jelas seperti seminar, workshop, penulisan buku, penerbitan jurnal, kegiatan pengabdian dan lain sebagainya.
c. Landasan Hukum
Menjelaskan dan menggambarkan dasar hukum yang terkait dengan aturan penyusunan KAK berupa Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Peraturan Menteri Terkait, Surat Keputusan, Surat Edaran dan lain sebagainya yang terkait dengan kebijakan dan aturan yang merupakan dasar pelaksanaan kegiatan/aktifitas berkenaan berupa peraturan perundangan yang berlaku.
d. Maksud Kegiatan (Outcome)
Menjelaskan dan menggambarkan maksud atau outcome yang akan dihasilkan dari penyelenggaraan kegiatan tersebut serta dibuat secara umum dan naratif.
e. Tujuan Kegiatan
Menjelaskan dan menggambarkan tujuan dari penyelenggaraan kegiatan dan ditulis secara berurutan atau point by point termasuk menjelaskan apa output yang akan dihasilkan.
f. Keluaran (Output)
Menjelaskan keluaran (output) dari pelaksanaan kegiatan yang bersifat terukut, fisik, visual yang dapat dihitung secara kuantitatif seperti jumlah, volume, satuan dan lain sebagainya.
g. Capaian Mutu Akademik
Menjelaskan dan menggambarkan capaian mutu akademik yang akan didapatkan dengan parameter ukuran standar dalam akreditas program
studi dan akreditas Lembaga. Penjelasan capaian mutu akademik ini dapat ditulis lebih dari satu standar.
h. Capaian Rencana Strategis
Menjelaskan dan menggambarkan capaian strategis yang akan didapatkan dengan parameter ukuran Renstra Lembaga. Kegiatan yang dilaksanakan harus sejalan dan seiring dengan upaya pencapaian Rencana Strategi Lembaga.
i. Sasaran Kegiatan
Menjelaskan dan menggambarkan sasaran atau siapa yang akan memetic manfaat dari kegiatan tersebut. Sasaran juga menjelaskan siapa yang akan dijadikan target atas keluaran manfaat kegiatan tersebut, bisa pimpinan, dosen, karyawan, mahasiswa, masyarakat dan lain sebagainya.
j. Peserta Kegiatan
Menjelaskan dan menggambarkan peserta kegiatan, asal Lembaga peserta dan jumlah peserta termasuk jumlah total peserta.
k. Waktu dan Tempat Kegiatan
Menjelaskan dan menggambarkan waktu pelaksanaan kegiatan secara detail dan rinci termasuk tempat yang akan digunakan penyelenggaraan kegiatan. Informasi tempat juga bersifat detail termasuk alamat, lokasi dan nomor telepon.
l. Panitia/Organisasi Kerja
Menjelaskan dan menggambarkan organisasi kerja atau kepanitiaan termasuk struktur panitia. Secara rinci gambaran struktur panitia dapat disampaikan dalam lampiran KAK.
m. Metode Pelaksanaan Kegiatan
Menjelaskan dan menggambarkan metode pelaksanaan kegiatan mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pelaporan. Metode Pelaksanaan Kegiatan juga menjelaskan apa saja rangkaian kegiatan, acara, tindakan
contoh kegiatan rapat persiapan, rapat koordinasi, audiensi, pengiriman proposal, gladi bersih, pelaksanaan kegiatan, evaluasi, penyusunan laporan, penyerahan laporan dan seterusnya.
n. Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Sumber Pendanaan
Menjelaskan dan menggambarkan Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) terutama yang telah tertera dalam RKA-KL termasuk menjelaskan sumber dana apakah dari Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), Rupiah Murni (RM), Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri (BOPTN) atau Surat Berharga Syariah Negara (SBSN).
o. Penutup
Menjelaskan dan menggambarkan kesimpulan dari naskah dalam KAK termasuk harapan dan ucapan terimakasih kepada pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam mensukseskan kegiatan tersebut.
Lampiran I
KERANGKA ACUAN KERJA
JUDUL
………..
Unit Pengusul : ………..
Pagu Anggaran : ………..
Sumber Dana : ………..
Tahun Anggaran : ………..
Penanggung Jawab : ………..
FAKULTAS ………
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) KERINCI TAHUN ANGGARAN 2022
Lampiran II
LEMBAR PENGESAHAN KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
Bahwa sesungguhnya dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) telah disusun, diketahui, diteliti dan disahkan pihak-pihak sebagai berikut :
Pengusul Ketua Panitia
……….
NIP………..
Penanggung Jawab
……….
NIP………..
Mengetahui Wakil Dekan I
Fakultas …………..
……….
NIP………..
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas ………
……….
NIP………..
Mengesahkan Dekan
Fakultas ……….
……….
NIP………..
Wakil Rektor II Fakultas ………..
……….
NIP………..
Lampiran III
LEMBAR PENGESAHAN KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
Bahwa sesungguhnya dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) telah disusun, diketahui, diteliti dan disahkan pihak-pihak sebagai berikut :
Pengusul Ketua Panitia
……….
NIP………..
Penanggung Jawab
……….
NIP………..
Mengetahui Ketua Lembaga
……….
NIP………..
Kepala Bagian Tata Usaha Lembaga
……….
NIP………..
Mengesahkan Wakil Rektor I
IAIN Kerinci
……….
NIP………..
Wakil Rektor II IAIN Kerinci
……….
NIP………..
Lampiran IV
LEMBAR PENGESAHAN KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
Bahwa sesungguhnya dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) telah disusun, diketahui, diteliti dan disahkan pihak-pihak sebagai berikut :
Pengusul Ketua UKM
……….
NIP………..
Sekretaris UKM
……….
NIP………..
Mengetahui Pembina UKM
……….
NIP………..
Kepala Bagian Akademik Kemahasiswaan IAIN Kerinci
……….
NIP………..
Mengesahkan Wakil Rektor III
IAIN Kerinci
……….
NIP………..
Wakil Rektor II IAIN Kerinci
……….
NIP………..
Lampiran V
RINGKASAN EKSEKUTIF KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
DESKRIPSI KETERANGAN
Koding Kegiatan Unit Pelaksana Penanggung Jawab Nama Kegiatan Nominal Anggaran Sumber Dana Maksud (outcome) Tujuan Kegiatan Keluaran (output) Sasaran Kegiatan Gambaran Narasumber Gambaran Peserta Jumlah Peserta Waktu Pelaksanaan Tempat Pelaksanaan Capaian Mutu Akademik Capaian Rencana Strategis
Sungai Penuh, ……….
Ketua Pelaksana
……….
NIP/NIM……….
Lampiran VI
“JUDUL”
A. PENGANTAR
Salah satu indikator perkembangan dunia adalah peningkatan taraf hidup masyarakat …… dst
B. NAMA KEGIATAN Judul …
C. LANDASAN HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2013 Tentang Pendidikan Tinggi;
2. … dst
D. MAKSUD KEGIATAN (OUTCOME) Kegiatan ini dimaksudkan untuk …….
E. TUJUAN KEGIATAN
Kegiatan ini bertujuan untuk : 1. …….. dst
F. KELUARAN (OUTPUT)
Kegiatan ini diharapkan melahirkan output berupa : 1. …….. dst
G. CAPAIAN MUTU AKADEMIK
Kegiatan ini menunjang capaian mutu akademik standar 1 yakni pencapaian visi dan misi Lembaga serta standar 4 yakni kurikulum …. Dst
H. CAPAIAN RENCANA STRATEGIS
Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka pencapaian Rencana Strategis IAIN Kerinci yakni ………….
I. SASARAN
Kegiatan ini memiliki sasaran yaitu : 1. …….. dst
J. NARASUMBER DAN MODERATOR
Adapun narasumber dan moderator pada kegiatan ini adalah sebagai berikut : 1. ……… dst
K. PROFIL PESERTA
Kegiatan ini akan diikuti oleh peserta berjumlah … peserta yang terdiri dari : 1. ……….. dst
L. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
Kegiatan ini akan dilaksanakan pada waktu dan tempat sebagai berikut : 1. Waktu : ……….
2. Tempat : ……….
M. PANITIA/ORGANISASI KERJA
Kegiatan ini akan dilaksanakan oleh kepanitian yang terdiri dari ketua, sekretaris, anggota dan bidang-bidang terkait dan disahkan melalui Surat Keputusan Rektor.
N. METODE PELAKSANAAN
Kegiatan ini dilaksanakan dengan metode dan rangkaian kegiatan sebagai berikut :
1. Rapat Persiapan 2. ………… dst
O. ANGGARAN DAN SUMBER PENDANAAN
Kegiatan ini dilaksanakan dengan anggaran sebesar …….. yang berasal dari ….
P. PENUTUP
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini kami sampaikan yang selanjutnya kami jadikan referensi kerja selama kegiatan berlangsung dan atas perhatian dan persetujuan KAK ini, kami sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Sungai Penuh, ………..
Ketua Pelaksana
………..
NIP/NIM………..
