KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) Pekerjaan
BELANJA JASA KONSULTANSI PERENCANAAN PENYUSUNAN RENDUK TIK
I. LATAR BELAKANG
Era reformasi saat ini menuntut terbentuknya pemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif dimana masyarakat menuntut pelayanan publik yang memenuhi kepentingan masyarakat luas, dapat diandalkan dan terper- caya, serta mudah dijangkau secara interaktif.
Keberadaan teknologi informasi yang dimanfaatkan secara tepat akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam melaksanakan fungsinya, dalam bentuk pengelolaan informasi. Penggunaan media telematika akan meningkatkan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan dan mendistribusikan informasi secara internal maupun untuk kepentingan eksternal, termasuk dalam hal ini untuk masyarakat umum.
Pemerintah Kabupaten Kendal mau tidak mau harus memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik. Oleh karena itu Pemerintah Kabupaten Kendal sedang melaksanakan proses transformasi menuju e-Government.
Melalui proses tersebut, diharapkan dapat mengoptimasikan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mengeliminasi sekat-sekat organisasi dan birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan instansi- instansi Pemerintah Kabupaten Kendal bekerja secara terpadu untuk menyederhanakan akses ke semua informasi dan layanan publik yang harus disediakan.
Penerapan Teknologi Informasi yang baik pada gilirannya akan mendukung proses penentuan arah dan kebijakan organisasi. Dukungan teknologi informasi bagi Pemerintah Daerah diperlukan untuk menunjang kelancaran setiap kegiatan organisasi dalam menjalankan berbagai fungsi organisasi. Pemerintah Kabupaten Kendal dalam hal ini perlu berfungsi sebagai fasilitator, mediator serta koordinator dari fungsi-fungsi pemerintahan di Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota di wilayah cakupannya. Fungsi-fungsi ini sangat erat keterkaitannya dengan aspek-aspek informasi yang sifatnya lintas wilayah dan lintas sektoral.
Pemerintah pusat mengharapkan pembangunan teknologi informasi dan komunikasi di daerah menjadi lebih terarah dan terintegrasi. Oleh karenanya Pemerintah Kabupaten Kendal berencana menyusun Renduk TIK (Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi) yang bertujuan agar kebijakan pengembangan e-Government dapat dilaksanakan secara sistematik dan terpadu.
Dokumen Rencana Induk ini dibuat untuk memberikan gambaran dan arahan bagi pengelola sumber daya Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) di pemerintahan dalam rangka menunjang implementasi e-Government. Kondisi sumber daya SI dan TI yang ada saat ini perlu ditelaah untuk kemudian dibandingkan dengan hasil analisis kebutuhan masa datang.
Kesenjangan yang dihasilkan perlu diisi secara bertahap sesuai dengan anggaran dan kurun waktu yang ditentukan. Adanya dokumen Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi (Renduk TIK) akan mengurangi resiko kegagalan proyek akibat pencapaian sasaran yang kurang terarah, memberikan kendali pengembangan sistem informasi sehingga solusi parsial yang tidak sinergis dapat dihindari, menghindari terciptanya.
“Pulau - Pulau” Sistem Informasi yang tidak terhubung sehingga duplikasi kerja, duplikasi data, dan ketidaktepatan data dapat dihindari. Investasi SI dan TI dapat direncanakan lebih matang sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan di dalam dokumen Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi. Selain itu, dokumen ini juga merupakan panduan bagi penentuan prioritas pengembangan sistem informasi dimasa yang akan datang
II. MAKSUD DAN TUJUAN
Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini merupakan petunjuk bagi Konsultan Perencanaan yang memuat masukan, azas, kriteria, proses dan keluaran yang harus dipenuhi dan diperhatikan serta diinterpretasikan ke dalam pelaksanaan tugas perencanaan penyusunan Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kabupaten Kendal. Dengan penugasan ini diharapkan Konsultan dapat melaksanakan tanggung Jawab dengan baik untuk menghasilkan keluaran yang memenuhi sesuai KAK ini
III. SUMBER DANA
Sumber Dana Pengadaan Jasa Konsultansi untuk Kegiatan Penyusunan Rencana Induk TIK Pemerintah Kabupaten Kendal diperlukan dana Rp. 85.000.000,- (Delapan Puluh Lima Juta Rupiah) termasuk PPN dibiayai APBD Kabupaten Kendal Tahun Anggaran 2015.
IV. NAMA DAN ORGANISASI PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN Nama Pejabat Pembuat Komitmen : UTOMO, S.Sos.
Pengguna Jasa : Dinas Komunikasi dan informatika Kabupaten Kendal.
Alamat : Jl. Soekarno-Hatta 193,Telp/Fax. (0294) 384353 Kendal
V. RUANG LINGKUP KEGIATAN
Ruang Lingkup Kegiatan Penyusunan Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi Pemerintah Kabupaten Kendal meliputi :
1. Survei implementasi TIK di Kabupaten Kendal (Existing).
◦ infrastruktur jaringan
◦ hardware dan software
◦ aplikasi SIM
◦ brainware/ sumber daya manusia
2. Identifikasi Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur.
Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur harus merupakan penjabaran dan tupoksi yang masing-masing lembaga. Dari tahap kegiatan pada tahapan sebelumnya tentunya dapat diturunkan kebutuhan ideal aplikasi sistem informasi dan infrastruktur teknologi informasi di masing-masing elemen organisasi. Agar kebutuhan yang dihasilkan lebih bersifat holistik, maka perlu diidentifikasi keterkaitan kebutuhan informasi antara satu elemen organisasi dengan elemen organisasi lainnya. Informasi yang bersifat cross-functional idealnya diletakkan path satu
“wadah” yang sama dan biasanya sumber daya teknologi informasi yang digunakan bisa dibagi bersama (resource sharing ). Jika ini dilakukan, diharapkan tidak akan terjadi “pulau - pulau” sistem informasi yang hanya memberikan solusi global di lingkup elemen tetapi sebenarnya memberikan solusi parsial di lingkungan organisasi secara keseluruhan
3. Strategi Implementasi
Sesuai dengan hasil identifikasi kebutuhan yang dilakukan pada tahap sebelumnya dan dituangkan dalam bentuk daftar kebutuhan aplikasi, maka tahap selanjutnya adalah menyusun prioritas implementasi dengan mempertimbangkan prioritas kebutuhan, biaya, waktu, dan sumber daya manusia yang tersedia. Dari susunan prioritas tersebut perlu dituangkan dalam mapping rencana pengembangan implementasi tiap tahunnya yang harus dicapai,
4. Merencanakan mapping jaringan fiber optic per titik backbone bertahap selama 5 (lima) tahun di Kabupaten Kendal,,
5. Melaksanakan kajian dan analisis sumber daya manusia di Bidang TIK yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan data di masing – masing SKPD se-Kabupaten Kendal, 6. Melaksanakan Analisis Potensi/strategi TIK bagi Organisasi dan Analisis Pemanfaatan
TIK baik bagi Organisasi/SKPD maupun untuk pemanfaatan Diseminasi Informasi di Kabupaten Kendal serta
7. Menyusun Roadmap Pengembangan dan Tata kelola TIK yang ideal yang sesuai dengan Sumber daya yang ada di Kabupaten Kendal.
8. Melaksanakan Analisa Penanganan Tower Seluler, Kegiatan apa saja yang harus dilakukan oleh Pemerintah Kabupaten Kendal.
9. Rekomendasi
Merupakan usulan atas langkah-langkah yang harus segera dilakukan pemerintah daerah dalam pelaksanaan e-Government, dilihat dalam berbagai aspek seperti bidang kebijakan, organisasi, dan sumber daya manusia.
10. Selama kegiatan penyusunan Rencana Induk TIK, tersebut perlu dilakukan kunjungan dan presentasi di Kabupaten Kendal yang meliputi:
(a) Sosialisasi Penyusunan Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi.
(b) Presentasi Awal Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi.
(c) Presentasi Akhir Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi.
VI. LOKASI KEGIATAN
Lokasi Kegiatan Penyusunan Master Plan TIK Pemerintah Kabupaten Kendal mencakup seluruh SKPD se-Kabupaten Kendal termasuk 20 Kecamatan dan 286 Desa/Kelurahan Online.
VII. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN
Jangka waktu pelaksanaan Kegiatan Penyusunan Master Plan TIK Pemerintah Kabupaten Kendal, ini diberikan batas waktu selama 120 (Seratus dua puluh) hari kalender, terhitung sejak diterbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).
VIII. TANGGUNG JAWAB KONSULTAN
a) Konsultan Perencanaan bertanggung jawab secara professional atas jasa perencanaan yang dilakukan sesuai ketentuan dan kode etik profesi yang berlaku.
b) Secara umum tanggung jawab konsultan adalah minimal sebagai berikut:
1. Kesesuaian pelaksanaan perencanaan dengan dokumen pelelangan / pelaksanaan yang dijadikan pedoman, serta peraturan, standar dan pedoman teknis yang berlaku.
2. Kinerja konsultan telah memenuhi standar hasil kerja perencanaan yang berlaku.
3. Hasil evaluasi perencanaan dan dampak yang ditimbulkan.
c) Penganggung jawab profesional perencanaan adalah tidak hanya konsultan sebagai suatu per- usahaan tetapi juga bagi para tenaga ahli profesional perencanaan yang terlibat.
IX. KELUARAN
Keluaran yang dihasilkan oleh Konsultan Perencanaan berdasarkan Kerangka Acuan Kerja ini adalah sebagai berikut, yang minimal meliputi :
a. Menyusun Laporan Pendahuluan :
Laporan Pendahuluan memuat diskripsi, latar belakang, maksud dan tujuan, metodelogi, perencanaan personil, jadwal rencana yang terinci, alat analisis yang
digunakan, studi kepustakaan / literatur dan survei lapangan yang akan dilaksanakan dan dipresentasikan,
Waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dan pentahapannya dilakukan 30 (tiga puluh) hari setelah ditandatangani Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK),
Laporan diserahkan sebanyak 5 (lima) buku.
b. Menyusun Laporan Antara :
Laporan Antara memuat output analisis, pembahasan hasil analisis, draft data potensi TIK yang sudah ada, dan rekomendasi arahan pengembangan dan pemanfaatannya,
Waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dan pentahapannya dilakukan 60 (enam puluh) hari setelah ditandatangani Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK),
Laporan diserahkan sebanyak 5 (lima) buku.
c. Laporan Akhir Perencanaan, berupa : 1) Konsep Laporan Akhir
Konsep Laporan Akhir Memuat Profil Organisasi, Posisi Strategis IT bagi Organisasi, Kondisi keluaran IT, Arsitektur IT Pemerintah Kabupaten Kendal, Gap Analisis, Roadmap Pengembangan dan Tata Kelola TIK yang ideal di Kabupaten Kendal.
Waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dan pentahapannya dilakukan 100 (seratus) hari setelah ditandatangani Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)Konsep
Laporan Akhir dibuat sebanyak 3 (Tiga) buku.
2) Laporan Akhir
Laporan Akhir memuat perbaikan Konsep Laporan Akhir. Setelah dilakukan perbaikan berdasarkan hasil pembahasan konsep laporan akhir atas masukan, saran, koreksi dari Tim Teknis.
Waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dan pentahapannya dilakukan 120 (seratus dua puluh) hari kalender setelah ditandatangani Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
Laporan Akhir dibuat sebanyak 10 (sepuluh) buku.
3) CD Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi, dan Dokumen teknis.
CD Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi, dan Dokumen teknis diserahkan setelah 120 (seratus dua puluh) hari kalender setelah ditandatangani Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK),
CD Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) CD.
X. KRITERIA
Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh Konsultan Perencanaan pada Kerangka Acuan Kerja ini harus memperhatikan persyaratan-persyaratan sebagai berikut :
A. PERSYARATAN UMUM PEKERJAAN
Setiap bagian dari pekerjaan perencanaan harus dilaksanakan secara benar dan tuntas sampai dengan memberi hasil yang telah ditetapkan dan diterima dengan baik oleh Pejabat Pembuat Komitmen.
B. PERSYARATAN OBJEKTIF
Pelaksana pekerjaan perencanaan yang objektif untuk kelancaran pelaksanaan, baik yang menyangkut macam, kualitas, dan kuantitas dari setiap bagian pekerjaan sesuai standar hasil kerja pengawasan yang berlaku.
C. PERSYARATAN FUNGSIONAL
Pekerjaan Perencanaan Penyusunan Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi harus dilaksanakan dengan profesionalisme yang tinggi sebagai konsultan Perencanaan, sehingga dapat mendorong peningkatan kinerja proyek.
D. PERSYARATAN PROSEDURAL
Penyelesaian administrative sehubungan dengan pekerjaan di lapangan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.
E. PERSYARATAN TEKNIS LAINNYA
Selain kriteria umum di atas, untuk pekerjaan pengawasan berlaku pula ketentuan- ketentuan seperti standar, pedoman, dan peraturan yang berlaku.
XI. PROSES PEKERJAAN PERENCANAAN A. UMUM
Konsultan Perencanaan dalam menjalankan tugasnya diperlukan pula oleh Pengelola Kegiatan agar fungsi dan tanggung jawab konsultan perencanaan dapat terlaksana dengan baik, dan menghasilkan keluaran sebagaimana yang diharapkan.
B. URAIAN TUGAS OPERASIONAL KONSULTAN PERENCANAAN
Konsultan Perencanaan harus membuat uraian kegiatan secara terinci yang sesuai dengan setiap bagian pekerjaan perencanaan yang dihadapi, yang secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Pekerjaan Persiapan
a. Menyusun rencana kerja, kebutuhan tenaga ahli dan konsepsi pekerjaan perencanaan.
b. Membuat Time Schedule dan Network Planning yang dapat dijadikan acuan proses pelaksanaan perencanaan.
2. Pekerjaan Teknis Perencanaan
a. Menganalisa atau mengkaji kondisi, situasi, keadaan, peristiwa dan pengaruh- pengaruh internal dan eksternal yang mempunyai dampak terhadap Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kabupaten Kendal, seperti system manajemen, sumber daya manusia, prasarana, perangkat keras, perangkat lunak, dan peraturan/kebijakan yang mendukung Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi.
b. Menentukan target dan strategi pengembangan, serta tahapan- tahapan yang akan ditempuh pada pelaksanaan perencanaan selama 5 tahun.
c. Merancang kebutuhan infrastruktur teknologi informasi berupa, perangkat komputer dan sistem operasi yang diperlukan, jaringan, pusat data (Data Center), serta keamanan jaringan/komputer yang ideal, optimal dan handal.
d. Merancang kebutuhan aplikasi mendukung optimalisasi kinerja aparatur Pemerintah.
e. Merancang kebutuhan sumber daya manusia, melalui rekrutmen dan peningkatan SDM yang tersedia.
f. Menetapkan Model dan Sistem yang sesuai dengan kondisi Kabupaten Kendal.
g. Menyusun Rancang Sistem Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kabupaten Kendal.
h. Menyusun Rancang landasan hukum bidang TIK dan dukungan dari seluruh stakeholder di jajaran Pemerintah Kabupaten Kendal.
i. Merencanakan kegiatan penyelarasan setelah penyelesaian pembuatan Rencana Induk TIK agar dapat dimanfaatkan secara tepat dan optimal.
3. Konsultasi
Memberikan konsultasi kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan Pengelola Kegiatan, atas segala permasalahan yang timbul pada tahapan-tahapan pelaksanaan perencanaan.
4. Laporan
Memberikan Saran atau Usulan atas langkah-langkah yang harus segera dilakukan dalam pelaksanaan e-Government melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi, dalam berbagai aspek seperti kebijakan, sumber daya manusia, dan lain-lain.
5. Dokumen
a. Menerima dan menyiapkan Berita Acara sehubungan dengan penyelesaian pekerjaan, serta untuk keperluan pembayaran pekerjaan.
b. Mempersiapkan formulir, dan laporan yang diperlukan untuk kebutuhan dokumen.
XII. MASUKAN
A. INFORMASI
1. Untuk melaksanakan tugasnya, konsultan perencanaan harus mencari sendiri informasi yang dibutuhkan selain dari informasi yang diberikan oleh Pejabat Pembuat Komitmen termasuk melalui Kerangka Acuan Kerja ini.
2. Konsultan Perencanaan harus memeriksa kebenaran informasi yang digunakan dalam pelaksanaan tugasnya, baik yang berasal dari Pejabat Pembuat Komitmen maupun yang dicari sendiri. Kesalahan Perencanaan / kelalaian pekerjaan sebagai akibat dari kesa- lahan informasi menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari Konsultan Perencanaan.
3. Informasi perencanaan antara lain:
a. Dokumen pelaksanaan yaitu :
I. Rencana kerja dan syarat-syarat,
II. Berita Acara Aanwijzing sampai dengan penunjukan Penyedia.
III. Dokumen Kontrak Pelaksana / Penyedia.
b. Network Planning dari pekerjaan yang dibuat oleh konsultan (setelah disetujui).
c. Kerangka Acuan Kerja (KAK) perencanaan.
d. Peraturan-peraturan, standar dan pedoman yang berlaku untuk pekerjaan perencanaan penyusunan Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi, termasuk petunjuk teknis perencanaan, dan lain-lain.
e. Informasi lainnya
B. TENAGA
Untuk melaksanakan tugasnya, konsultan perencanaan harus menyediakan tenaga ahli yang memenuhi kebutuhan proyek perencanaan, baik ditinjau dari lingkup (besar) proyek maupun tingkat kekompakan pekerjaan. Tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan perencanaan ini minimal terdiri dari : (kualifikasi masing-masing tenaga ahli disesuaikan berdasarkan kebutuhan / kompeksitas proyek).
POSISI KUALIFIKASI JUMLAH
ORANG TENAGA AHLI
System Analist Pendidikan S1
Informatika/Komputer/Elektronika dengan pengalaman 1 tahun. Memiliki sertifikasi ITIL
1
Ahli System Informasi Pendidikan S1 Informatika/Komputer dengan pengalaman 1 tahun. Memiliki Sertifikasi ITIL
1
Ahli Database Pendidikan S1 Informatika/Komputer dengan pengalaman 1 tahun. Memiliki sertifikasi di bidang Database dengan level Proffesional.
1
Ahli Jaringan Pendidikan S1
Informatika/Komputer/Elektronika dengan pengalaman 1 tahun. Memiliki sertifikasi di bidang Jaringan dengan level Proffesional.
1
Ahli Perangkat Lunak Pendidikan S1 Informatika/Komputer dengan pengalaman 1 tahun. Memiliki sertifikasi di bidang Developer dengan level Proffesional.
1
TENAGA PENDUKUNG
Office Manager Dengan pengalaman 2 tahun 1
XIII. PROGRAM KERJA
A. Sebelum melaksanaan tugasnya, konsultan perencanaan harus segera menyusun:
1. Rencana kerja, termasuk jadwal kegiatan secara detail 2. Alokasi tenaga ahli yang lengkap (disiplin dan jumlahnya)
3. Tenaga-tenaga yang diusulkan oleh konsultan perencanaan harus mendapatkan persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen.
4. Konsep penanganan pekerjaan perencanaan proyek.
B. Program kerja secara keseluruhan harus mendapatkan persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen setelah sebelumnya dipresentasikan oleh konsultan perencanaan dan mendapatkan pendapat teknis dari Pengelola Kegiatan.
C. Tabel Rencana Tahapan Pelaksanaan Pekerjaan.
No Aktivitas Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4
1. Pekerjaan Persiapan 2. Pekerjaan Teknis
Perencanaan
3. Memberikan Konsultasi kepada PPK dan Pengelola Kegiatan atas segala permasalahan yang timbul 4. Penyerahan Laporan
Pendahuluan
5. Diskusi Konfirmasi Hasil Identifikasi Kondisi Exiting 6. Penyerahan Laporan Antara 7. Diskusi Konfirmasi Hasil
Penyelesaian Masalah
8. Penyerahan Konsep Laporan Akhir
9. Diskusi Konfirmasi Hasil Penyelesaian Masalah dan Pengembangan
10. Penyerahan Laporan Akhir, CD dan Dokumen Teknis XIV. PENUTUP
A. Setelah Kerangka Acuan Kerja ini diterima, konsultan hendaknya memeriksa semua bahan masukan yang diterima dan mencari bahan masukan lain yang dibutuhkan.
B. Berdasarkan bahan-bahan tersebut, maka selanjutnya konsultan agar segera meny- usun program kerja dan Kerangka Acuan Kerja ini untuk dapat dipahami oleh konsultan sebagai salah satu dasar untuk membuat penawaran.
Mengetahui,
Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Kendal
ABD SALAM, SE.
Pembina Tingkat I NIP. 19621119 199402 1 001
Kendal, April 2015
Pejabat Pembuat Komitmen Pada Dinas Komunikasi dan Informatika
Kabupaten Kendal
UTOMO, S.Sos NIP. 19660114 198903 1 008
