Panduan Praktis Micr (664 KB) - Repository Nusamandiri

(1)

(2)

Daftar Isi

Dedikasi

...ⁱⁱⁱ

Prakata

...v

Daftar Isi

...vii

Bab 1. Pengenalan Microsoft Access 2003

...¹

1.1. Pengenalan Microsoft Access 2003 ... 1

1.2. Mengaktifkan Microsoft Access 2003 ... 2

1.3. Database ... 2

1.4. Object Oriented Programming ... 4

1.5. Membuka Database ... 5

1.6. Arsitektur Database ... 6

1.7. Membuat Database ... 7

1.8. Jenis Data ... 13

1.9. Mengenal Field Properties ... 14

1.10. Latihan ... 19

(3)

Bab 2. Modifikasi Tabel dan Pengolahan Record

...23

2.1. Modifikasi Struktur Table ... 23

2.2. Penyuntingan Data Record ... 32

2.3. Pengaturan Tampilan Datasheet ... 38

Bab 3. Pengurutan dan Penyeleksian Data ...45

3.1. Pengurutan Data ( Data Sort ) ... 45

3.2. Penyaringan Data ( Data Filter ) ... 47

3.3. Operator Filter ... 56

3.4. Latihan ... 63

Bab 4. Relasi Antar Table ( Relationships )

...65

4.1. Relasi Antar Table ( Relationships ) ... 65

4.2. Membuat Relationship ... 66

4.3. Referential Integrity ... 68

4.4. Join ... 74

Bab 5. Pengolahan Record dengan Query

...77

5.1. Query ... 77

5.2. Pembuatan Query ... 78

5.3. Menjalankan Query ... 81

5.4. Kreteria Pada Query ... 83

5.5. Query dengan Banyak Tabel ... 84

5.6. Query dengan Ekspresi Perhitungan ... 86

5.7. Query dengan Ekspresi Kondisi ... 88

5.8. Crosstab Query ... 90

5.9. Latihan... 92

Bab 6. Pengolahan Data Melalui Form

...95

6.1. Pembuatan Form ... 95

6.2. Visual Basic For Application (VBA) ... 109

6.3. Pembuatan SubForm ... 138

6.4. Latihan... 147

(4)

Bab 7. Membuat Laporan dengan Report

...161

7.1. Pembuatan Report ... 161

7.2. Latihan ... 170

Bab 8. Macro dan Switchboard

...183

8.1. Macro ... 183

8.2. Switchboard ... 187

Daftar Pustaka

...207

(5)

Macro dan Switchboard

8.1. Makro

Makro digunakan untuk menghemat urutan-urutan operasi yang sering dilakukan menjadi sebuah operasi untuk mempermudah proses tanpa harus melakukan penulisan kode program. Terutama untuk perintah yang sifatnya sama dan sering digunakan.

8.1.1. Pembuatan Makro

Sebelum anda membuat suatu makro, pastikan database sudah aktif. Jika belum aktif, aktifkan terlebih dulu, misalkan TUNAIKREDIT.MDB.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memulai pembuatan Makro :

(6)

1. Klik Macros dari Object Database.

Gambar 8.1. Memilih Object Macro

2. Setelah anda aktifkan Object Macros, selanjutnya klik tombol New [ ] .Selanjutnya tampil jendela Macro

3. Selanjutnya dari daftar pilihan Action, pilih dan klik Action yang anda inginkan. Contoh : OpenForm, digunakan untuk membuka form.

Gambar 8.2. Jendela Macro

(7)

4. Berikutnya tentukan Action Arguments, sebagai berikut : isikan Form

 Form Name = Form Barang

 View = Form

 Windows Mode = Normal

Gambar 8.3. Menentukan Action Arguments

5. Simpanlah macro yang anda buat, dengan nama AKTIF FORM BARANG.

8.1.2. Menjalankan Makro

Sebelum anda membuat suatu macros, pastikan database sudah aktif. Jika belum aktif, maka aktifkan terlebih dulu, misalkan TUNAIKREDIT.MDB. Untuk menjalankan macro ada banyak cara yang bisa anda gunakan, diantaranya :

1. Aktifkan dulu Object Macros.

2. Klik ganda nama macro yang anda ingin jalankan, atau

(8)

3. Klik nama macro yang anda ingin jalankan, kemudian klik menu Run, klik Run.

Gambar 8.4. Run Macro

4. Selanjutnya tampil sesuai dengan macro yang anda inginkan.

8.1.3. Latihan

Buatlah beberapa macro, seperti yang diinstruksikan dibawah ini :

a. Buatlah Macro dengan nama : AKTIF FORM PENJUALAN, dan ketentuannya sebagai berikut :

 Action : OpenForm

 Form Name : FORM PENJUALAN

 View : Form

 Window Mode : Normal

b. Buatlah Macro dengan nama : AKTIF FORM PEMBAYARAN, dan ketentuannya sebagai berikut :

 Form Name : FORM PEMBAYARAN

 View : Form

c. Buatlah Macro dengan nama : AKTIF FORM CETAK FAKTUR, dan ketentuannya sebagai berikut :

(9)

 Form Name : CETAKFAKTUR

 View : Form

d. Buatlah Macro dengan nama : AKTIF LAPORAN BARANG, dan ketentuannya sebagai berikut :

 Action : OpenReport

 Form Name : LAPORAN BARANG

 View : Print Preview

e. Buatlah Macro dengan nama : AKTIF LAPORAN PENJUALAN PERTANGGAL FAKTUR, dan ketentuannya sebagai berikut :

 Form Name : LAPORAN PENJUALAN

PERTANGGAL FAKTUR

f. Buatlah Macro dengan nama : AKTIF LAPORAN PEMBAYARAN PER NOMOR FAKTUR, dan ketentuannya sebagai berikut :

 Form Name : LAPORAN PEMBAYARAN PER

NOMOR FAKTUR

8.2. Switchboard

Switchboard merupakan suatu fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Access 2003 yang dapat digunakan untuk menu navigasi.

Sebagai latihan anda akan membuat suatu menu naviagasi dengan struktur sebagai berikut :

(10)

Gambar 8.5. Struktur Menu Penjualan

Selesai

Menu Data Menu Data

 Pengolahan Data Barang

 Ke Menu Utama

Menu Transaksi Menu Transaksi

 Transaksi Penjualan

 Transaksi Pembayaran

Menu Laporan Menu Laporan

 Daftar Barang

 Laporan Penjualan

 Laporan Pembayaran

 Cetak Faktur

Menu Utama

(11)

8.2.1. Pembuatan Switchboard

Sebelum anda membuat suatu Switchboard, pastikan database sudah aktif.

Jika belum aktif, aktifkan terlebih dulu, misalkan TUNAIKREDIT.MDB.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memulai pembuatan switchboard :

1. Sebelumnya aktifkan terlebih dahulu Object Form, selanjutnya Klik menu Tools, Pilih Database Utilities, Pilih dan Klik Switchboard Manager.

2. Berikutnya tampil kotak dialog konfirmasi Switchboard Manager, klik tombol Yes untuk menyetujui pembuatan switchboard baru dan tampil jendela Switchboard Manager.

Gambar 8.6. Jendela Switchboard Manager

3. Selanjutnya anda bisa mendesign dan mendefiniskan semua yang akan dibutuhkan dan anda akan membuat sesuai dengan struktur Menu Penjualan, anda bisa mengikuti langkah berikut ini :

(12)

a. Pada Switchboard Pages tertera “Main Switchboard (Default)”, ganti dengan “MENU UTAMA (Default)”, dengancara :

 Klik tombol Edit

 Kemudian tampil Jendela Switchboard Page dan pada kotak isian Switchboard Names, ganti dengan Menu Utama, klik tombol Close untuk ke jendela Switchboard Manager.

Gambar 8.7. Jendela Edit Switchboard Page

b. Selanjutnya anda membuat halaman Switchboard yang baru, dengan cara klik tombol New.

Gambar 8.8. Jendela Create New Switchboard Page

(13)

Isikan pada kotak isian Switchboard Page Name, dengan Menu Data, klik OK. Lanjutkan pembuatan halaman Switchboard yang selanjutnya sesuai dengan struktur Menu Penjualan.

 Menu Transaksi

 Menu Laporan

Gambar 8.9. Membuat Switchboard

8.2.2. Pembuatan Switchboard Item

Langkah selanjutnya anda mendesign switchboard item dari setiap halaman switchboard.

a. Pembuatan Switchboard Item Menu Utama

Untuk membuat Switchboard Item Menu Utama, anda dapat mengikuti langh-langkah dibawah ini :

(14)

1. Pada Switchboad Manager, klik MENU UTAMA (Default).

2. Klik tombol Edit, kemudian tampil Jendela Edit Switchboard Page Menu Utama ( lihat pada gambar 8.7 ). disini anda memulai untuk mendesign menu pilihan yang akan ditampilkan.

3. Klik tombol New, untuk menambahkan Switchboard Item.

4. Dari jendela Edit Switchboard Item, tuliskan ketentuan-ketentuan berikut :

 Text :Menu &Data

 Command :Go to Switchboard

 Switchboard :Menu Data

Gambar 8.10. Jendela Edit Switchboard Item

Berikutnya lakukan langkah yang sama untuk mendesign menu pilihan yang lainnya.

Text Command Switchboard

MENU &TRANSAKSI Go to Switchboard MENU TRANSAKSI MENU &LAPORAN Go to Switchboard MENU LAPORAN

&KELUAR Exit Application

(15)

Gambar 8.11. Menambahkan Item pada Switchboard MENU UTAMA

b. Pembuatan Switchboard Item Menu Data

Untuk membuat Switchboard Item Menu Data anda dapat mengikuti langh-langkah dibawah ini :

1. Pada Switchboad Manager, klik MENU DATA

2. Klik tombol Edit, kemudian tampil Jendela Edit Switchboard Page Menu Data. Disini anda memulai untuk mendesign menu pilihan yang akan ditampilkan.

 Text :Pengolahan Data Barang

 Command : Run Macro

 Switchboard : AKTIF FORM BARANG

(16)

Gambar 8.12. Jendela Edit Switchboard Item. Membuat Switchboard Item Pengolahan Data Barang

5. Berikutnya lakukan langkah yang sama untuk mendesign menu pilihan yang lainnya.

Text Command Switchboard

KE MENU UTAMA Go to Switchboard MENU UTAMA 6. Jika sudah selesai, klik tombol CLOSE.

Gambar 8.13. Menambahkan Item pada Switchboard MENU

DATA

(17)

b. Pembuatan Switchboard Item Menu Transaksi

Untuk membuat Switchboard Item Menu Transaksi, anda dapat mengikuti langh-langkah dibawah ini :

1. Pada Switchboad Manager, klik MENU TRANSAKSI

2. Klik tombol Edit, kemudian tampil Jendela Edit Switchboard Page Menu Transaksi. Disini anda memulai untuk mendesign menu pilihan yang akan ditampilkan.

 Text :TRANSAKSI PENJUALAN

 Command :Run Macro

 Switchboard :AKTIF FORM PENJUALAN 5. Klik tombol OK

Gambar 8.14. Jendela Edit Switchboard Item. Membuat Switchboard Item Transaksi Penjualan

(18)

Text Command Switchboard TRANSAKSI

PEMBAYARAN Run Macro AKTIF FOEM

PEMBAYARAN KE MENU UTAMA Go to Switchboard MENU UTAMA 7. Jika sudah selesai, klik tombol CLOSE.

Gambar 8.15. Menambahkan Item pada Switchboard MENU TRANSAKSI

c. Pembuatan Switchboard Item Menu Transaksi

Untuk membuat Switchboard Item Menu Transaksi, anda dapat mengikuti langh-langkah dibawah ini :

1. Pada Switchboad Manager, klik MENU LAPORAN

2. Klik tombol Edit, kemudian tampil Jendela Edit Switchboard Page Menu Laporan. Disini anda memulai untuk mendesign menu pilihan yang akan ditampilkan.

(19)

 Text :TRANSAKSI PENJUALAN

 Command : Run Macro

 Switchboard : AKTIF FORM PENJUALAN 5. Klik tombol OK

Gambar 8.16. Jendela Edit Switchboard Item. Membuat Switchboard Item Transaksi Penjualan

Text Command Macro / Swtchboard

LAPORAN

PENJUALAN Run Macro

AKTIF LAPORAN PENJUALAN

PERTANGGAL FAKTUR LAPORAN

PEMBAYARAN

Run Macro AKTIF LAPORAN

PEMBAYARAN PER NOMOR FAKTUR CETAK FAKTUR Open Form in Add

Mode

CETAKFAKTUR KEMENU UTAMA Go to Switchboard Menu Utama

(20)

7. Jika sudah selesai, klik tombol CLOSE.

Gambar 8.17. Menambahkan Item pada Switchboard MENU LAPORAN

Jika anda sudah meyelesaikan semua mendesign menu hingga submenu, langkah selanjutnya klik tombol CLOSE untuk menutup jendela Switchboard Manager.

8.2.3. Menjalankan Switchboard

Sebelum anda membuat suatu Swtchboard, pastikan database sudah aktif.

Jika belum aktif, aktifkan terlebih dulu, misalkan TUNAIKREDIT.MDB.

(21)

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memulai menjalankan switchboard :

1. Aktifkan Database Object Form.

Gambar 8.18. Database Manager Tunai Kredit

2. Pilih dan klik Switchboard, kemudian klik tombol Open, atau bisa anda klik dua kali (double click)., maka anda melihat hasil dari switchboard yang anda buat.

(22)

Gambar 8.19. Switchboard Menu Utama

3. Untuk menampilkan masing-masing Switchboard, anda bisa langsung klik tombol dimasing-masing Switchboard.

Gambar 8.20. Switchboard Menu Data

(23)

Gambar 8.21. Switchboard Menu Transaksi

Gambar 8.22. Switchboard Menu Laporan

(24)

8.2.3. Modifikasi Switchboard

Sebelum anda memodifikasi suatu Swtchboard, pastikan database sudah aktif. Jika belum aktif, aktifkan terlebih dulu, misalkan TUNAIKREDIT.MDB.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut dibawah ini : 1. Aktifkan Switchboard dalam mode Design View

Gambar 8.23. Design View Switchboard

2. Sekarang modifikasilah beberapa bagian dari Switchboard.

(25)

a. Mengubah Caption Judul

Untuk mengubah Caption judul anda dapat mengikuti langkah- langkah berikut ini :

 Klik label Judul “TUNAI KREDIT”

Gambar 8.24. Label Judul

 Kemudian klik kanan mouse, pilih Properties

 Ubahlah Caption Propertiesnya menjadi ;

SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI / KREDIT

 Bila anda perhatikan, maka terdapat dua label, maka label yang dibelakangnya juga diubah caption propertiesnya, sama seperti diatas.

b. Menyisipkan Gambar.

Untuk menyusipkan gambar anda dapat mengikuti langkah- langkah berikut ini :

 Switchboard masih dalam keadaan design view.

 Klik pada area kosong, sebelah kiri yang berwarna hijau.

 Kemudian klik kanan, pilih properties.

 Tentukan gambar yang akan disisipkan pada properties picture dengan klik tombol browse [ ]. Perhatikan pada gambar 8.25, dibawah ini.

(26)

Gambar 8.25. Properties Control Image

3. Jika sudah anda modifikasi yang perlu dimodifikas, maka hasilnya tampah seperti gambar 8.26, dibawah ini

Gambar 8.26. Hasil Modifikasi Switchboard

(27)

8.2.3. Membuat StartUp

Membuat startup ditujukan untuk mengatur agar menu navigasi switchboard yang berupa form menjadi otomatis terbuka pada Microsoft Access 2003 diaktifkan.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuat startup:

1. Klik menu Tools, pilih dan klik Start Up 2. Selanjutnya tampil jendela Startup

Gambar 8.27. Jendela Startup

3. Isikan pada kotak isian Application Title, ketikan “Sistem Informasi Penjualan Tunai / Kredit”.

4. Jika anda mempunyai Icon, bisa anda, ketikan lokasi dimana file icon anda disimpan, untuk menggantikan icon yang sekarang ada.

(28)

5. Klik OK, maka switchboard anda sekarang menjadi startup.

6. Tutup file database anda dan aplikasi Microsoft Access 2003, kemudian aktifkan kembali, maka dengan cara ini menu navigasi switchboard yang berupa form akan aktif dan tampil secara otomatis pada saat database dibuka.