Manual Mutu ini menjelaskan penjelasan hubungan antara struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu internal Departemen Administrasi Publik Universitas Brawijaya. Departemen Administrasi Publik Universitas Brawijaya melaksanakan penjaminan mutu pendidikan sebagai bentuk tanggung jawab terhadap pemangku kepentingan untuk mengembangkan mutu pendidikan Departemen secara berkelanjutan. Dokumen mutu adalah Pedoman Mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas, Baku Mutu, Pedoman Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Formulir.
Sejalan dengan perkembangan di Fakultas Ilmu Administrasi, Jurusan Administrasi Publik/Negara telah mengalami delapan periode kepengurusan. Selain upaya pengembangan departemen melalui pembukaan program studi baru, Departemen Administrasi Publik di bawah kepemimpinan Dr.
Kelompok Dosen
Staff Administrasi
Unit Jaminan Mutu (UJM)
Proses Bisnis Jurusan Administrasi Publik 1. Lingkup Proses Utama dan Pelanggan
Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di bidang Administrasi Publik. Mahasiswa, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa atau lembaga pengirim peserta pelatihan, atasan langsung pimpinan unit kerja Proses Penelitian Karya ilmiah yang tidak. Dalam proses bisnis di Departemen Administrasi Negara, Departemen Administrasi Negara ditinjau dari fungsi pengembangan ilmu pengetahuannya telah mengembangkan 4 program studi yaitu program studi Administrasi Publik, program studi Perencanaan Pembangunan, program studi Administrasi Negara dan program studi Ilmu Perpustakaan.
Kriteria Input
Kriteria Output setiap proses
Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik
Sistem manajemen mutu pada Departemen Administrasi Publik bertujuan untuk mencapai visi, misi dan tujuan Departemen Administrasi Publik. Administrasi publik adalah kebijakan mutu yang ditetapkan oleh ketua Departemen Ilmu Administrasi Senat (Lampiran 1). Visi, misi dan tujuan Jurusan Administrasi Publik sejalan dengan visi dan misi Fakultas Ilmu Administrasi dan Universitas Brawijaya.
Program Kerja dan Sasaran Mutu
Sistem Dokumen dan Audit
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
- Fokus Pelayanan Terhadap Pelanggan
- Pelaksanaan Kebijakan Mutu
- Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
- Sasaran Mutu
- Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
- Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi .1 Tanggung Jawab dan Wewenang
- Wakil Manajemen
- Tinjauan manajemen .1 Umum
- Masukan Tinjauan Manajemen
Departemen Administrasi Publik FIA-UB beserta unit kerjanya telah mengakui dan menunjukkan komitmennya terhadap peningkatan berkelanjutan dalam layanan pendidikan dan sistem manajemen mutu. Kebijakan mutu di Departemen Administrasi Publik FIA-UB dilandasi oleh komitmen untuk menghasilkan produk dengan hasil terbaik. Ketua Jurusan Administrasi Publik FIA-UB merencanakan sistem manajemen mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan sistem manajemen mutu.
Dalam merencanakan sistem manajemen mutu, Ketua Jurusan Administrasi Publik FIA-UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu yang dilaksanakan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk sasaran mutu. Efektivitas perencanaan sistem manajemen mutu terhadap pencapaian target mutu Departemen merupakan tanggung jawab Kepala Departemen. MR mempunyai kewenangan untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara penerapan sistem manajemen mutu di tingkat fakultas, departemen, dan program pascasarjana.
MR mempunyai kewenangan untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara penerapan sistem manajemen mutu di tingkat departemen. MR di setiap tingkat departemen harus melapor kepada ketua departemen dan berkomunikasi dengan mahasiswa dan pelanggan lainnya tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM), standar mutu UB dan audit, baik secara internal maupun eksternal. Unit bisnis harus melakukan tinjauan berkala terhadap sistem manajemen mutu, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai efektivitas sistem manajemen mutu dalam memenuhi sasaran mutu dan kepuasan pelanggan.
Hasil tinjauan manajemen merupakan data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu.
PENGELOLAAN SUMBER DAYA
- Penyediaan Sumber Daya
- Sumber Daya Manusia 1 Umum
- Kompetensi, pelatihan dan kepedulian
- Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
- Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Sumber daya manusia yang tersedia pada Departemen Administrasi Publik dapat dilihat pada tabel berikut. Pengembangan sumber daya manusia bagi dosen Departemen Administrasi Publik antara lain melalui studi lanjut di dalam dan luar negeri. Dimana para dosen difasilitasi untuk mengikuti program bahasa yang akan melaksanakan studi lanjut di luar negeri (mendapatkan bantuan biaya kursus bahasa asing sesuai tujuan negaranya), rencana pengembangan SDM juga dilakukan melalui evaluasi kinerja yang dilakukan. setiap 6 (enam) bulan setiap periode melalui pertemuan dengan jurusan Administrasi Publik.
Bentuk evaluasi yang sudah diisi berdasarkan siswa dan berdasarkan penilaian resmi sesuai peraturan yang berlaku. Selain itu, pelatihan dan pendidikan juga dilakukan bagi para dosen untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi yang berkaitan dengan bidangnya. Selain itu, lembaga ini telah membekali guru dan tenaga kependidikan yang berkompeten, mempunyai kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan kewenangannya.
Departemen telah melakukan tindakan sistematis untuk membandingkan kebutuhan kompetensi guru dan tenaga kependidikan menurut persyaratan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan yang ditentukan. Sumber daya lain yang diperlukan oleh jurusan administrasi publik antara lain sarana prasarana seperti laboratorium bahasa, ruang kuliah yang memadai, laboratorium SIM serta prasarana lainnya seperti ruang rapat, musala dan perlengkapan lainnya untuk menunjang perkuliahan. Departemen telah mengidentifikasi infrastruktur, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Departemen Administrasi Publik dalam menciptakan suasana akademik meliputi efektivitas program bimbingan, konseling, bantuan konsultatif yang memadai bagi mahasiswa, komunikasi dua arah, partisipasi aktif mahasiswa dalam akademiknya.
REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN
Perencanaan Realisasi Produk
Dalam hal ini diadakan pertemuan antara mahasiswa dengan tenaga profesional untuk konsultasi studi (bimbingan konseling) yang dilaksanakan sebelum awal semester dan bila diperlukan mahasiswa yang bersangkutan dapat sewaktu-waktu bertemu dengan dosen.
Pendidikan/Pengajaran
Sarana, prasarana, dan barang milik negara yang rusak dan tidak dapat dimanfaatkan telah dikelola sesuai ketentuan yang berlaku. Adapun prasyarat terselenggaranya proses kegiatan belajar mengajar, mahasiswa wajib menerima SKS melalui KRS sesuai dengan KHS yang diterima (Lampiran 8). Jurusan/Program Studi telah merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk keseluruhan proses (Lihat 6.1) Proses penyelenggaraan pendidikan telah meningkatkan kompetensi peserta didik sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan dalam kegiatan pendidikan.
Proses Belajar Mengajar (TLP) yang terkendali meliputi penilaian kebutuhan; desain, pengembangan dan komunikasi prosedur dan instruksi;. Metode pengendalian adalah bagian dari tinjauan manajemen (lihat 5.6) untuk memastikan kepatuhan terhadap spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian sesuai dengan praktik mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian untuk proses-proses utama ini didokumentasikan dan prosedur atau instruksi dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.
Penilaian kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran dievaluasi setiap akhir semester melalui penyebaran angket, evaluasi dosen dan mahasiswa, serta dapat disampaikan secara tertulis (online) dengan membuka website universitas di www.ub.ac .id , khususnya di e-complaint.ub.ac .id memberikan komentar kepuasan, keluhan atau hal-hal lain yang berkaitan dengan pelayanan, pembelajaran dan fasilitas. Mekanisme evaluasi proses belajar mengajar (PBM) menjelaskan bahwa melalui EDOM mahasiswa dapat mengevaluasi kehadiran dosen, ketepatan waktu, ketepatan penyampaian nilai dan lain-lain sebagaimana tercantum dalam manual prosedur evaluasi PBM. Biasanya penilaian PBM dituangkan dalam pedoman akademik (BAB II dan III) terkait sistem pendidikan dan administrasi pendidikan yang saat ini masih dalam tahap pengembangan.
Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
- Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya)
- Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT) Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan FIA-UB
- Tinjauan Persyaratan Terkait Produk
- Komunikasi dengan Pelanggan
- Desain dan Pengembangan Kurikulum 1. Desain dan Pengembangan
- Masukan Desain dan Pengembangan
- Luaran Desain dan Pengembangan
- Tinjauan Desain dan Pengembangan
- Verifikasi Desain dan Pengembangan
- Validasi Desain dan Pengembangan
- Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan
- Pembelian/Pengadaan Sumberdaya
- Ketentuan Layanan Pendidikan 1. Pengendalian Penyediaan Layanan
- Validasi Proses Penyediaan Layanan
- Identifikasi dan Mampu Telusur
- Properti Pelanggan
- Preservasi Produk
- Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
Penetapan persyaratan terkait layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT) Penetapan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari persyaratan FIA-UB. Penetapan kebutuhan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan FIA-UB khususnya Jurusan Administrasi Publik/Program Studi untuk memenuhi harapan akademisi, profesional, dan masyarakat umum. Untuk meningkatkan dukungan terhadap layanan Tri Dharma PT UB khususnya Kementerian Administrasi Negara menggunakan komunikasi interaktif resmi yaitu telepon, fax, email dan website www.ub.ac.id, www.fia.ub.ac.id / hadirin. Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian sosial hendaknya meninjau kembali rancangan dan pengembangan yang mengarah pada pencapaian tujuan rencana strategis FIA-UB, khususnya yang dilaksanakan oleh Departemen Ilmu Administrasi Negara.
Validasi pada jurusan administrasi publik misalnya meliputi validasi soal ujian yang dilakukan oleh tim pengajar. Dengan pedoman tersebut, universitas menyerahkan ijazah kepada lulusan pada acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai rencana dan Departemen Administrasi Publik melakukan dan mengkoordinasikannya. Fakultas dan satuan kerja terkait termasuk Departemen Ilmu Administrasi Negara mengendalikan, mencatat dan melacak hasil identifikasi status dan pelayanan PT-tri dharma (sesuai ketentuan 4.2.4).
Hal ini antara lain dilakukan dengan melakukan monitoring dan evaluasi internal atas permintaan fakultas melalui penilaian mutu internal (AIM) FIA-UB pada Jurusan Administrasi Publik berdasarkan evaluasi kinerja masing-masing satuan kerja yang ada. dilaporkan. secara berkala kepada atasan langsung. Departemen administrasi publik atau satuan kerja pendidikan menyimpan dokumen akademik dan produk layanan, seperti riwayat satuan kerja/profil satuan kerja, kurikulum, dan materi cetak atau elektronik (misalnya soal tes seleksi, laporan, peraturan, nota kesepahaman, database data , program komputer). Fakultas atau unit kerja telah menetapkan instrumen evaluasi yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian tujuan kinerja, yang dilaksanakan oleh Departemen Administrasi Publik dengan baik.
Bagian atau satuan kerja administrasi publik menetapkan instrumen dan prosedur jaminan untuk menjamin bahwa angket evaluasi kinerja atau soal ujian siswa diselenggarakan secara konsisten, aman dan tidak bocor, serta hasilnya valid.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
- Panduan Umum
- Pemantauan dan Pengukuran .1 Kepuasan Pelanggan
- Audit Internal
- Pemantauan dan Pengukuran Proses
- Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan
- Pengendalian Kualitas Produk Layanan
- Analisis Data
- Perbaikan
- Perbaikan Berkesinambungan
- Tindakan Korektif
- Tindakan Pencegahan
Departemen telah melakukan audit internal menggunakan EDOM dan studi penelusuran untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM (proses belajar mengajar). Tata cara pelaksanaan audit internal yang telah dilaksanakan Departemen mengacu pada Manual Prosedur Audit Internal (IA) Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. Hasil audit internal (AIM) dan tindakan perbaikan atas hasil analisis data dilanjutkan dengan mengadakan rapat departemen untuk memutuskan solusi atas permasalahan yang terdapat dalam laporan audit.
Departemen Administrasi Publik telah melakukan identifikasi berkala terhadap produk layanan yang ditawarkan. Mekanisme identifikasi yang diterapkan adalah dengan menggunakan penilaian setiap semester dimana penilaian dilakukan melalui angket yang dibagikan kepada mahasiswa, masuknya kritik melalui e-aduan, serta serta koordinasi. pertemuan dengan seluruh organisasi kemahasiswaan yang berlangsung setiap bulan, kemudian seluruh data yang teridentifikasi dibahas dalam pertemuan departemen dan ditentukan solusi perbaikannya. Departemen Administrasi Publik menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dan menggunakannya sebagai data dasar dalam proses pengambilan keputusan. Selain itu, Departemen juga menggunakan data dari berbagai sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan guna mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Departemen Ilmu Administrasi Publik FIA-UB terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu dan proses pendidikan dengan mendorong personel staf untuk mengidentifikasi dan melaksanakan upaya perbaikan sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan/layanannya. Departemen Administrasi Publik FIA-UB telah menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melakukan tindakan perbaikan yang diidentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang perbaikan. Tindakan korektif diambil untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi selama pelaksanaan sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan.
Jurusan Administrasi Publik FIA-UB menyusun manual prosedur (prosedur terdokumentasi) pada setiap kegiatan dan dianalisis hasil pemantauannya yang digunakan untuk pencegahan sebagai hasil analisis potensi ketidaksesuaian dan peluang peningkatan mutu dan pelayanan. sistem manajemen bagi pelanggan (pelajar dan pihak terkait).
