PDF Manual Proses Pengabdian Kepada Masyarakat - Unud

PENGANTAR

Dalam rangka menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Perguruan Tinggi diperlukan beberapa dokumen pendukung, diantaranya adalah Manual Prosedur Pengabdian Pada Masyarakat. Secara garis besar, manual ini menyajikan bagaimana sistematika penulisan proposal, proses pengajuan dan sistematika laporan kegiatan pengabdian.

Manual yang masing-masing mencakup prosedur pengajuan, sistematika penulisan proposal dan laporan, serta proses pembiayaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini disusun sedemikian rupa untuk dapat diterapkan oleh civitas akademika di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. Demikian manual prosedur ini agar dapat dimanfaatkan dengan optimal dan disempurnakan secara berkelanjutan.

Denpasar, Oktober 2015 Dekan

DAFTAR ISI

PENGANTAR ………... i

DAFTAR ISI ……….. ii

BAB I

PENDAHULUAN ……….. 1

BAB II

KETENTUAN ……….. 3

BAB III

TAHAPAN PELAKSANAAN ………. 4

BAB IV

SISTEMATIKA PENULISAN ………. 7

BAB V

PENUTUP ……… 13

BAB I

PENDAHULUAN

Pengabdian kepada masyarakat oleh perguruan tinggi diartikan sebagai kegiatan berupa pengamalan ipteks yang dilakukan oleh perguruan tinggi secara melembaga melalui metode ilmiah langsung kepada masyarakat yang membutuhkannya, dalam upaya mensukseskan pembangunan dan membangun manusia pembangunan.

Satu hal yang membedakan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi dengan pengabdian yang dilakukan oleh masyarakat luas adalah metode ilmiah dan melembaga. Jika kemudian sekelompok dosen turun kedesa membagi-bagikan sembako, hal tersebut bukanlah pengabdian kepada masyarakat yang selayaknya dilakukan oleh perguruan tinggi.

Pengamalan ipteks kepada masyarakat tentunya harus diawali dengan kajian ilmiah dan pengembangan terhadap ipteks itu sendiri, sehingga nantinya betul-betul membantu memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat. Di samping komitmen untuk melaksanakan pengabdian masyarakat, perlu juga diketahui prosedur administrasi yang harus dilalui.

Pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen Fakultas Kedokteran Universitas Udayana masih belum optimal dari segi kualitas dan kuantitasnya. Tahun 2014 dari sekitar 400 dosen tetap di Fakultas Kedokteran Unud yang ikut dalam kegiatan pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh fakultas maupun oleh universitas hanyalah 120 orang (25,3%). Jumlah proposal yang masuk hanya 26 buah dari 32 jumlah dana yang tersedia.

Untuk mengantisipasi kemungkinan rendahnya minat akibat kurangnya informasi yang jelas mengenai pengabdian masyarakat, maka disusunlah Manual Prosedur Pengabdian pada Masyarakat ini. Diharapkan melalui manual ini, jumlah dan mutu pengabdian kepada masyarakat oleh dosen di Fakultas Kedokteran dapat terus meningkat. Manual prosedur pengabdian ini diharapkan akan mengalami pengembangan seiring dengan peningkatan mutu pengabdian.

Penyusunan buku manual prosedur bertujuan untuk menyeragamkan sistematika penulisan dan pengajuan usulan pengabdian di lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. Selain itu, buku manual ini diharapkan dapat mempermudah para dosen yang ingin mengajukan usulan. Penyempurnaan buku manual ini telah dilakukan secara berkesinambungan. Penyusunan buku manual ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengelolaan program-program yang diadakan oleh Fakultas Kedokteran Universitas Udayana di bidang pengabdian masyarakat. Dengan adanya kekurangan yang terdapat pada manual prosedur edisi sebelumnya, revisi dilakukan tanpa mengurangi kualitas pengelolaan program pengabdian. Buku manual ini diharapkan dapat lebih memacu semangat para pengabdi untuk

mengembangkan kreatifitas tanpa mengurangi kualitas isi dari usulan dan laporan yang diajukan.

BAB II KETENTUAN

Ketentuan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat adalah sebagai berikut:

 Ketua pelaksana adalah staf pengajar tetap di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana dengan golongan minimal III B dan tidak dalam masa tugas belajar.

 Seorang dosen hanya boleh menjadi ketua pelaksana pada satu kegiatan pengabdian, tetapi boleh menjadi anggota pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang lain.

 Kegiatan pengabdian diutamakan berupa penerapan hasil-hasil penelitian atau kegiatan lain yang memberi manfaat langsung kepada masyarakat.

 Dana yang diajukan maksimal sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan Fakultas yang berlaku.

 Jumlah kegiatan pengabdian yang disetujui untuk didanai adalah sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan Fakultas yang berlaku.

 Penilaian proposal berdasarkan pada faktor kesesuaian dengan kepentingan masyarakat (latar belakang pemilihan kegiatan), tujuan dan manfaat, ketersediaan dana serta ketepatan waktu pengajuan proposal.

 Untuk proposal yang akan diajukan ke universitas, pengabdi wajib menyerahkan satu buah proposal ke unit P2M FK Unud untuk pendataan kegiatan pengabdian sebelum meminta persetujuan dekan.

 Proposal yang diajukan ke tingkat universitas harus mengacu pada ketentuan dalam Manual Prosedur pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi di Universitas Udayana.

BAB III

TAHAPAN PELAKSANAAN

Tahap persiapan

Tahap awal yang disarankan untuk membuat proposal adalah pengkajian permasalahan berdasarkan pengamatan di lapangan atau wawancara dengan masyarakat. Ide ini sebaiknya didiskusikan dengan rekan sejawat di bagian untuk kemudian dituangkan dalam bentuk draft proposal. Kegiatan pengabdian yang baik adalah bila mampu menjadi solusi terhadap masalah yang dihadapi masyarakat melalui penerapan iptek. Tujuan adanya pertemuan dengan rekan- rekan sejawat adalah untuk mendapatkan masukan dan sekaligus menetapkan susunan personalia. Anggota tim dapat berasal dari unit kerja/bagian/Program Studi lain. Setelah mendapatkan masukan dan menetapkan personalia maka proposal dapat dibuat dan diajukan sesuai prosedur

Tahap pengajuan

 Proposal diajukan kepada Dekan melalui ketua Unit Pengabdian Pada Masyarakat (P2M) fakultas untuk diseleksi.

 Proposal yang lolos seleksi akan disahkan dan selanjutnya diajukan ke Bagian Keuangan fakultas.

 Kegiatan yang memerlukan honor pelaksana, harus ditetapkan dengan SK Rektor.

 Setelah penyelesaian administrasi dan dana panjar diterima sebesar 70% (potong pajak) dari Bagian Keuangan maka kegiatan dapat segera dilaksanakan.

Tahap pelaksanaan dan evaluasi

 Kegiatan pengabdian dilaksanakan setelah dilaporkan sebelumnya kepada ketua Unit Pengabdian kepada Masyarakat.

 Unit Pengabdian Pada Masyarakat dapat mengirim tim ke lokasi kegiatan untuk melakukan monitoring.

 Ketua pelaksana menyusun laporan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan format yang telah ditentukan, segera setelah kegiatan selesai dilaksanakan.

 Laporan kegiatan (dua eksemplar) diserahkan kepada ketua unit Pengabdian Pada Masyarakat.

 Laporan kegiatan (satu eksemplar) diserahkan ke Bagian Keuangan fakultas sebagai salah satu kelengkapan administrasi, setelah disetujui sebelumnya oleh ketua Unit Pengabdian Pada Masyarakat

 Setelah penyelesaian administrasi maka sisa dana (30%) dapat diterima.

8

ALUR PROSES PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

PENGUSUL

Proposal yang telah disusunoleh tim pengabdian diajukan ke Unit P2M fakultas untuk diseleksi oleh tim seleksi. Proposal yang tidak lolos akan dikembalikan kepada tim pengabdian sedangkan proposal yang lolos dilanjutkan dengan menyelesaikan administrasi serta diajukan ke sub bagian keuangan fakultas. Dana yang diajukan dalam proposal akan dicairkan sebanyak 70% untuk pelaksanaan kegiatan. Pelaksanaan kegiatan akan dimonitoring oleh anggota tim P2M fakultas. Setelah kegiatan selesai, pelaksana kegiatan membuat laporan kegiatan sebanyak tiga eksemplar (satu eksemplar untuk sub bagian keuangan untuk pencairan sisa dana dan dua eksemplar untuk Unit P2M). Selanjutnya Unit P2M akan meneruskan 1 eksemplar laporan kegiatan ke Unit Monev Fakultas.

BAB IV

SISTEMATIKA PENULISAN

SISTEMATIKA PROPOSAL KEGIATAN

 Sampul depan (kertas buffalo A4, hijau tua)

Tidak lolos Lolos

Pelaksanaan kegiatan

Laporan kegiatan

Seleksi oleh TIM SELEKSI

P2M

(Monitoring)

SUB BAG KEUANGAN P2M

MONEV

SUB BAG KEUANGAN P2M

Proposal Pengabdian Pada Masyarakat

JUDUL

Oleh:

Nama/NIP

UNIT PENGABDIAN PADA MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS UDAYANA TAHUN...

 Lembar pengesahan

1. Judul :

2. Ketua Pelaksana :

Nama :

NIP :

Pangkat/golongan : 3. Jumlah personalia :

4. Bentuk Kegiatan : 5. Jangka waktu kegiatan:

6. Tempat :

7. Biaya :

Denpasar,…………..

Menyetujui,

Ketua Unit Pengabdian Ketua Pelaksana

kepada Masyarakat

(………..) (………)

NIP: NIP:

Mengetahui, Dekan

(………) NIP:

 Isi Judul

Singkat dan spesifik, namun jelas menggambarkan kegiatan pengabdian kepada

masyarakat yang akan dilakukan. Judul dapat berkaitan dengan hasil penelitian sendiri atau pihak lain.

A. Analisis situasi/latar belakang

Jelaskan latar belakang pemilihan kegiatan. Gambarkan pula situasi khalayak sasaran yang akan dilibatkan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat baik kondisi wilayahnya, maupun kondisi kegiatannya (fisik, sosial, ekonomi) yang relevan dengan judul.

B. Rumusan masalah

Rumuskan masalahnya secara konkrit dan spesifik serta mudah diukur.

C. Pemecahan masalah

Jelaskan berbagai alternatif pemecahan masalah yang mungkin dilakukan untuk menangani masalah yang dirumuskan. Jelaskan proses pemilihan alternatif dan bentuk kegiatan yang sesuai untuk memecahkan masalah

D. Tujuan kegiatan

Uraikan tujuannya secara spesifik yang merupakan kondisi baru yang diharapkan setelah kegiatan pengabdian kepada masyarakat selesai. Oleh karena itu rumusan tujuan harus jelas dan dapat diukur

E. Manfaat kegiatan

Gambarkan manfaat bagi khalayak sasaran apabila terjadi perubahan kondisi setelah kegiatan pengabdian kepada masyarakat selesai.

F. Khalayak sasaran strategis

Jelaskan Siapa atau anggota khalayak mana yang dianggap strategis untuk dilibatkan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat, dalam arti mampu, mau dan dapat dilibatkan serta bisa menyebarluaskan hasil kegiatan kepada anggota khalayak lainnya.

G. Metode kegiatan

Metode yang cocok digunakan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar lebih efektif dalam mencapai tujuan.

H. Rencana kegiatan dan Jadwal

Jelaskan waktu, tempat, tahap-tahap kegiatan dan jadwalnya

I. Rencana anggaran biaya

Buatlah rencana pengalokasian dana secara rinci sesuai dengan format Standard Biaya Umum yang ditetapkan oleh universitas. Biaya dapat digunakan untuk honor, barang habis pakai (ATK, konsumsi, obat, dan barang habis pakai lainnya), transportasi, dokumentasi dan pelaporan.

J. Rencana evaluasi

Jelaskan cara dan waktu evaluasi, kriteria indikator serta tolok ukur keberhasilan.

Evaluasi dapat meliputi evaluasi proses (kehadiran khalayak, kesesuaian proses dengan rencana), dan evaluasi hasil (peningkatan pengetahuan, jumlah masyarakat yang terlayani)

K. Personalia Ketua pelaksana

Nama lengkap dan gelar :

NIP :

Pangkat/golongan : Unit kerja : Pengalaman pengabdian :

Anggota pelaksana

Nama lengkap dan gelar :

NIP :

Pangkat/golongan :

Unit kerja :

Pengalaman pengabdian :

Tenaga pembantu/administrasi/lapangan: sama dengan di atas

SISTEMATIKA LAPORAN KEGIATAN I. Sampul depan (kertas buffalo A4, hijau tua)

Laporan Kegiatan Pengabdian Pada Masyarakat

JUDUL

Oleh:

Nama/NIP

UNIT PENGABDIAN PADA MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS UDAYANA TAHUN...

II. Ringkasan kegiatan

a. Judul :

b. Jumlah SDM yang terlibat :

c. Besar dana :

d. Hasil/cakupan khalayak : III. Isi:

a. Judul

b. Analisis situasi/latar belakang c. Rumusan masalah

d. Pemecahan masalah e. Tujuan kegiatan f. Manfaat kegiatan

g. Khalayak sasaran strategis h. Metode kegiatan

i. Jadwal kegiatan (waktu dan tempat setiap kegiatan) j. Evaluasi (kesesuaian dengan rencana)

k. Personalia

l. Biaya (pengalokasian dana secara rinci) m. Hasil dan pembahasan

IV. Lampiran

a. Laporan pengukuran indikator kinerja kegiatan b. Dokumentasi (foto, slide, dll)

BAB V PENUTUP

Setelah dosen menyelesaikan kegiatan pengabdiannya maka sudah menjadi tugas dari pelaksana dan institusi untuk melakukan evaluasi mengenai mutu dari kegiatan. Sejauh mana pelaksanaan dapat sesuai dengan rencana dan tujuan. Dibutuhkan kejujuran untuk menilai apakah standard telah tercapai. Jika telah mencapai kondisi yang ditargetkan maka sedapat mungkin ke depannya menentukan target yang lebih tinggi dalam rangka perbaikan mutu.

Manual prosedur ini diharapkan menjadi salah satu unsur peningkatan pelayanan Unit Pengabdian Pada Masyarakat kepada dosen sehingga mampu meningkatkan motivasi dalam melakukan pengabdian.

Selanjutnya bagi para dosen yang telah melakukan kegiatan pengabdian diharapkan dapat terus mencari ide-ide baru dan melanjutkan kegiatan pengabdian dalam bentuk publikasi dalam artikel ilmiah.

TIM PENYUSUN

1. Dr.dr I Made Sudarmaja, M.Kes

2. Dr. Ni Made Swasti Wulanyani, S.Psi.Psi 3. dr. I Kadek Swastika, M.Kes

4. drg. I Gusti A Dyah Ambarawati

5. Ns. Putu Ayu Sani Utami, S.Kep, M.Kep, SpKom