STANDAR OPERASIONAL PRODESUR PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

(1)

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS CITRA BANGSA STANDAR OPERASIONAL PRODESUR

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

(2)

(3)

DAFTAR SOP

No. Kode Dokumen Nama Dokumen

1 FR-SOP/STD.B/01/R1 SOP Hasil Pengabdian kepada Masyarakat 2 FR-SOP/ STD.B/02/R1 SOP Isi Pengabdian kepada Masyarakat 3 FR-SOP/STD.B/03/R1 SOP Proses Pengabdian kepada Masyarakat 4 FR-SOP/STD.B/04/R1 SOP Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat 5 FR-SOP/STD.B/05/R1 SOP Sarana Prasarana Pengabdian kepada Masyarakat 6 FR-SOP/STD.B/06/R1 SOP Pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat 7 FR-SOP/STD.B/07/R1 SOP Pengelolaan Pengabdian kepada Masyarakat

8 FR-SOP/STD.B/08/R1 SOP Monitoring dan Evaluasi Pengabdian kepada Masyarakat 9 FR-SOP/STD.B/09/R1 SOP Penajminan Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Dosen

(4)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HASIL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/01/R1

Revisi: 1 Halaman: 1

HASIL

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Tanggal Revisi 22 Agustus 2020

Tanggal Diberlakukan : 01 September 2020

Disahkan oleh:

Tujuan Untuk mengatur Hasil kegiatan pengabdian kepada masyarakat

Ruang Lingkup 1Standard Operating Procedure ini sebagai acuan dalam memanajemen hasil PKM.

Definisi Kegiatan civitas akademika yang memanfaatkan (menerapkan, mengamalkan, dan membudayakan) ilmu pengetahuan dan teknologi untuk memajukan kesejahteraan masyarakat dan mencerdaskan kehidupan bangsa. (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi pasal 1 dan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2014 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi pasal 1 (12)).

Referensi 1. Panduan Pengabdian Kepada Masyarakat 2. Norma Tolok Ukur UCB

3. Kebijakan Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat

4. Standar dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat Distribusi Seluruh Unit Kerja UCB

Prosedur 1. Jika peneliti telah selesai melaksanakan pengabdian kepada masyarakat maka harus dilaporkan kepada LP3M

2. Peneliti diberikan waktu selama 2 bulan untuk untuk menyusun laporan hasil pengabdian kepada masyarakat

3. Dalam laporan peneliti wajib mencantumkan rekomendasi untuk kegiatan PKM dan Pengabdian kepada Masyarakat kedepannya

4. Laporan hasil pengabdian kepada masyarakat dimasukan ke bagian LP3M dan akan direview oleh tim reviewer

5. Setelah selesai direview maka hasil pengabdian kepada masyarakat dijilid rangkap 3 (untuk program studi, perpustakaan dan dosen yang

bersangkutan)

6. Hasil pengabdian kepada masyarakat wajib dipublikasikan baik melalui media cetak maupun elektronik.

(5)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ISI PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/02/R1

ISI

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Standard Operating Procedure ini mengatur tentang isi Pengabdian kepada masyarakat di lingkup UCB

Ruang Lingkup Standard Operating Procedure ini sebagai acuan dalam melakukan Pengabdian kepada masyarakat.

Definisi SOP hasil Pengabdian kepada masyarakat adalah salah satu cara untuk memanajemen kegiatan Pengabdian kepada masyarakat di UCB demi upaya pengembangan dari Tridharma Perguruan Tinggi.

Prosedur 1. Ruang lingkup Pengabdian kepada masyarakat di UCB yaitu untuk mengatasi masalah kesehatan, Pendidikan dan Ilmu Keguruan dan Teknik.

2. Pengabdian masyarakat yang dilakukan diutamakan yang berbasis bukti/Pengabdian kepada Masyarakat

3. Topik Pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan road map yang telah dibuat baik dari LP3M maupun dari fakultas dan atau program studi. Lebih diutamakan yang sedang meningkat atau menjadi tren.

4. Proposal Pengabdian kepada masyarakat yang dibuat harus sekurang- kuragnya memuat tentang pendahuluan, rumusan masalah, tujuan, manfaat, waktu dan tempat pelaksanaan, rincian kegiatan dan rincian biaya

(6)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PROSES PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/03/R1

Revisi: 1 Halaman: 1-2

PROSES PENGABDIAN

KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Untuk memastikan bahwa pelaksanaan Proses Pengabdian Kepada Masyarakat UCB dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan bidang ilmu dan Pengabdian kepada Masyarakat Stikes.

Ruang Lingkup Mencakup perencanaan, penyeleksian proposal, pengumuman proposal yang didanai, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, dan pelaporan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat yang dilaksanakan oleh staff dosen UCB.

8. Standar dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat Distribusi Seluruh Unit Kerja UCB.

Prosedur 1. Ketua LP3M mengumumkan pengajuan proposal kepada semua staff dosen disetiap Prodi yang ada di Stikes

2. Ketua LP3M membentuk panitia seleksi proposal pengabdian kepada masyarakat.

3. Dilakukan proses seleksi proposal dengan kriteria yang sudah ditentukan yaitu: format penulisan proposal, tema pengabdian yang sesuai dengan Pengabdian kepada Masyarakat, dan tempat pelaksanaan pengabdian.

4. Ketua LP3M mengumumkan proposal pengabdian kepada masyarakat yang lolos seleksi.

5. Proposal yang lolos seleksi, berkewajiban melaksanakan pengabdian kepada masyarakat.

6. Tim Unit Penjamin Mutu Prodi melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pengabdian kepada masyarakat yang kegiatannya sudah dilaksanakan

7. Setelah selesai monitoring dan evaluasi oleh tim Penjamin Mutu Prodi selanjutnya dilakukan pengumpulan laporan kegiatan.

Lampiran 1. Diagram Alir Proses Pengabdian kpd Masyarakat

2. Format sistematika penulisan proposal Pengabdian kepada Masyarakat 3. Format Halaman Sampul Proposal Pengabdian kepada Masyarakat 4. Format Halaman Pengesahan Proposal Pengabdian kepada Masyarakat 5. Format Penulisan Pernyataan Pengabdian kepada Masyarakat

6. Format Borang Evaluasi dan Monitoring Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat 7. Format sistematika penulisan Lapran Akhir Pengabdian kepada Masyarakat

8. Format Halaman Sampul Hasil Pengabdian kepada Masyarakat Pengabdian kepada

(7)

ALUR PELAKSANAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Masyarakat

9. Format Surat Perjanjian Kontrak Pengabdian kepada Masyarakat 10. Format Surat Perjanjian Kerja pengabdian kepada masyarakat

11. Format daftar hadir seminar proposal/hasil kegiatan pengabdian kepada masyarakat 12. Format Berita acara Monitoring evaluasi kegiatan pengabdian kepada masyarakat

DOSEN

USULAN PROPOSAL

MELAKSANAK AN PENGABDIAN

PRODI

PENGKAJIAN PROPOSAL

PROPOSAL LAYAK DIDANAI

PROPOSAL DISAHKAN KETUA PRODI

LP3M

MENERIMA USULAN PROPOSAL

PROPOSAL DIKOREKSI

PROPOSAL YANG LAYAK DIDANAI

LAPORAN HASIL PENGABDIAN

PENCAIRAN DANA

PENANDATANGA NAN KONTRAK

MONITORING DAN EVALUASI

REKTOR

PERSETUJU AN REKTOR

(8)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAKSANAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

No. Dok :

FR-SOP/STD.C/04/R1

PELAKSANAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Untuk mengatur prosedur pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat guna menjamin proses kegiatan yang berkualitas, efektif dan akuntabel.

Ruang Lingkup 1. Prosedur pelaksanaan kegiatan PKM.

2. Berbagai pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan PKM.

4. Standar dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat Distribusi Seluruh Unit Kerja Universitas Citra Bangsa.

Prosedur 1. Dosen yang proposal Pengabdian Kepada Masyarakatnya telah disetujui menandatangani kontrak kegiatan PKM.

2. Kontrak kegiatan PKM sekurang-kurangnya berisi tentang lama waktu pelaksanaan kegiatan PKM dan besarnya bantuan dana yang diberikan oleh UCB

3. Dosen sudah harus mengurus surat ijin sebelum melaksanakan kegiatan PKM 4. Dosen harus melakukan kegiatan PKM sesuai waktu yang telah disepakati bersama.

5. Selama kegiatan PKM, Dosen wajib menyampaikan informasi perkembangan kegiatan dan kendala-kendala yang ditemui kepada pihak LP3M.

6. LP3M membantu mencari jalan keluar jika Dosen menemui kendala dalam melaksanakan kegiatan PKM

(9)

SARANA DAN PRASARANA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/05/R1

SARANA DAN PRASARANA PENGABDIAN

KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana Pengabdian Kepada Masyarakat UCB dapat tersedia dan digunakan untuk mendukung kelancaran kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat.

Ruang Lingkup Mencakup perencanaan, penyeleksian proposal, pengumuman proposal yang didanai, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, dan pelaporan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat yang dilaksanakan oleh staff dosen UCB.

Referensi Norma dan Tolok Ukur UCB Distribusi Seluruh Unit Kerja UCB.

Prosedur 1. Peneliti membuat dan mengajukan draft proposal pengabdian kepada masyarakat yang berisi sarana dan prasarana ke LP3M UCB.

2. LP3M membantu menfasilitasi penyediaan sarana dan prasarana dalam mendukung pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat.

3. Jika ada sarana dan prasarana yang belum tersedia dan dirasa sangat penting untuk membantu pengabdian kepada masyarakat maka LP3M menyampaikan ke Rektor melalui Warek II untuk pengadaan sarana tersebut.

4. Peneliti wajib menjaga sarana dan prasarana yang diberikan untuk membantu kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Peneliti bertanggungjawab penuh jika sarana dan prasarana yang diberikan mengalami kerusakan

5. Ketua Peneliti wajib memberikan Laporan pertanggungjawaban kepada LP3M terkait penggunaan sarana dan prasarana yang ada.

6. Evaluasi dilakukan setiap enam bulan sekali dengan mengundang semua dosen peneliti dan rektor serta mencatat setiap masukan yang ada

(10)

PENGELOLAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/06/R1

PENGELOLAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Standard Operating Procedure ini mengatur tentang mekanisme pengelolaan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat di lingkup UCB.

Ruang Lingkup Standard Operating Procedure ini sebagai acuan dalam melaksanakan pengelolaaan Pengabdian kepada masyarakat.

Definisi SOP pengelolaan pengabdian kepada masyarakat adalah salah satu Proses untuk memanajemen pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat di UCB demi upaya pengembangan dari Tridharma Perguruan Tinggi.

12. Standar dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat

Distribusi Seluruh Unit Kerja Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Citra Husada Mandiri Kupang.

Prosedur 1. LP3M membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dan laporan kinerja setiap tahun dan disampaikan kepada Rektor

2. Setiap tahun Pimpinan UCB melakukan penilaiani kinerja dari LP3M 3. LP3M membantu memfasilitasi agar hasil-hasil pengabdian kepada

masyarakat dosen dapat dipublikasikan baik secara lokal, nasional maupun internasional

4. Mengikut sertakan pengurus Unit Pengabdian kepada Masyarakat dan Pengabdian kepada Masyarakat pada kegiatan-kegiatan Pelatihan mengelola Pengabdian kepada Masyarakat dan pengabdian kepada masyarakat yang ada

5. Kepala LP3M meninjau struktur kepengurusan Unit Lembaga

Pengabdian kepada masyarakat dan Pengabdian kepada Masyarakat dan dilakukan secara berkala setiap 2 tahun sekali.

(11)

PEMBIAYAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/07/R1

PEMBIAYAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Standard Operating Procedure ini mengatur tentang prosedur pembiayaaan pengabdian kepada masyarakat di lingkup UCB

Ruang Lingkup Standard Operating Procedure ini sebagai acuan dalam pembiayaan Pengabdian kepada masyarakat.

Definisi SOP pembiayaan pengabdian kepada masyarakat adalah salah satu cara untuk memanajemen pembiayaan pengabdian kepada masyarakat di UCB demi upaya pengembangan dari Tridharma Perguruan Tinggi.

16. Standar dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat

Distribusi Seluruh Unit Kerja Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Citra Husada Mandiri Kupang.

Prosedur 1. Peneliti membuat proposal yang juga berisi tentang pendanaan agar mengetahui besar biaya yang dibutuhkan untuk pengabdian kepada masyarakat

2. Pembiayaan hanya diberikan kepada peneliti yang proposal pengabdian kepada masyarakatnya disetujui oleh tim reviewer

3. Pembiayaan dilakukan bertahap (2 kali) pada awal pengabdian kepada masyarakat dan akhir pengabdian kepada masyarakat

4. Jika ada peneliti yang mendapat hibah pengabdian kepada masyarakat dari luar maka peneliti juga perlu menyampaikan kepada Rektor dan LP3M 5. Setelah kegiatan PKM, peneliti wajib membuat laporan

pertanggungjawaban penggunaan dana pengabdian kepada masyarakat

(12)

SO STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/08/R1

MONITORING DAN EVALUASI PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Untuk mengatur prosedur monitoring dan evaluasi (monev) pengabdian kepada masyarakat guna menjamin proses kegiatan yang berkualitas, efektif dan akuntabel.

Ruang Lingkup 1. Prosedur pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan PKM.

2. Berbagai pihak yang terlibat dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan PKM.

Prosedur 1. LP3M memberitahukan informasi tentang jadwal monev internal kegiatan PKM kepada dosen pelaksana.

2. LP3M melakukan persiapan pelaksanaan monev berupa penunjukan reviewer pelaksana dan penyiapan lembar evaluasi untuk penilaian, dan lain sebagainya. Tim reviewer monev melakukan penilaian pelaksanaan kegiatan PKM

3. Tim reviewer monev melakukan verifikasi laporan kegiatan dan laporan keuangan dengan dokumen pendukungnya

4. LP3M membuat laporan hasil kegiatan monev dan melampirkan dokumen pendukungnya.

5. Pengesahan laporan kegiatan dan keuangan oleh Ketua LP3M.

6. Pengiriman laporan kegiatan monev PKM ke penyandang dana dan mengarsip bukti tanda terima laporan.

Lampiran 1. Bagan aliran Kegiatan SOP Monev LP3M UCB

2. Format Borang Evaluasi dan Monitoring Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat 3. Format Berta acara Monitoring evaluasi kegiatan pengabdian kepada amsyarakat 4. Format daftar hadir Monev Kegiatan pengabdian kepada masyarakat

(13)

Bagan Aliran Kegiatan SOP MONEV LP3M UCB

Keterangan :

1. Setelah melaksanakan Pengabdian Masyarakat, kemudian monitoring dan evaluasi awal dengan mengumpulkan laporan kemajuan ke LPPM (Bagian Program)

2. LPPM melakukan persiapan yang dikoordinasikan ketua LPPM untuk pelaksanaan monev (tempat, jadwal acara dll)

3. Bagian umum membuat surat undangan untuk pelaksanaan monev

4. Pada pelaksanaan Monev pemantau (pemonev) memberikan nilai (progress Pengabdian Masyarakat) yang kemudian disampaikan ke ketua LPPM

5. Pengesahan oleh ketua LPPM terhadap hasil monev

6. Menyusun laporan hasil monev ke Dikti yang telah disahkan oleh ketua LPPM TIM UNIT PENJAMINAN MUTU (UPM) PT

PERSIAPAN MONEV PELAKSANAAN PKM

MENYUSUN LAPORAN HASIL MONEV PENILAIAN LAPANGAN

REKOMENDASI DAN PENILAIAN KOORDINASI DENGAN LPPM DAN PRODI

(14)

PENJAMINAN MUTU PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT No. Dok :

FR-SOP/STD.C/09/R1

PENJAMINAN MUTU PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Tanggal disusun:

01 Juli 2017

Disahkan oleh:

Tujuan Standar Operating Procedure ini adalah mengatur tentang Mekanisme Penjaminan Mutu Pengabdian dalam rangka pengembangan konsentrasi ilmu Dosen di semua bidang, baik dari sisi pengembangan Teknologi, Sains dan Seni yang telah modern Antara lain meliputi Perencanaan, Pelaksanaan, Pengendalian dan Tingkat Penyempurnaan.

Ruang Lingkup Standar Operating Procedure ini sebagai acuan bagi semua Dosen di UCB dalam rangka kajian mutu pengabdian

Definisi Makanisme Penjaminan Mutu Pengabdian adalah salah satu bentuk pengembangan Tridharma Perguruan Tinggi, pengembangan kemampuan keilmuan serta teoritis, Konseptual, Emprik, Metodologik atau Model yang berhubungan langsung dengan Dosen dan Mahasiswa, guna memperkaya Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan/atau Seni.

Prosedur 1. Umum.

LP3M melakukan proses penyusunaan Perencanaan, Pelaksanaan, Pengadilan dan Penyempurnaan Mutu Tri Dharma PT sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Perencanaan.

a. LP3M, merancang program dalam bentuk Format Makanisme Penjaminan Mutu Pengabdian, sesuai yang telah di tentukan.

b. LP3M terlebih dulu melakukan koordinasi dan konsultasi dengan pihak pihak terkait, di lanjutkan dengan diskusi khusus dalam persiapan presentasi dalam bentuk seminar sesuai dengan konsentrasi keilmuaan

c. LP3M melakukan perbaikan perbaikan Format Penjaminan Mutu Pengabdian sesuai saran dan masukan dari hasil rapat internal.

d. LP3M mengajukan Pengesahan Format Penjaminan Mutu Pengabdian Kepada Rektor, Setelah dilakukan perbaikan- perbaikan.

e. LP3M setelah mendapat Pengesahan Rektor, di tindak lanjuti dengan sosialisasi di lingkungan kampus.

3. Pelaksanaan.

(15)

a. Dosen atau Mahasiswa pengusul, melaksanakan kegiatan kerjasama sesuai KONTRAK PENGABDIAN yang telah di setujui Rektor

b. Dosen atau Mahasiswa pengusul, membuat laporan kemajuan Kegiatan Kerjasama secara bertahap sesuai format yang telah di tentukan;

c. Dosen membuat (mengisi) draf laporan awal;

d. Dosen membuat (mengisi) laporan akhir;

e. Dosen mempresentasikan hasil Kegiatan Kerjasama di Konsentrasi Keilmuaan;

f. Dosen mempublikasikan hasil Kegiatan Kerjasma.

4. Pengendalian.

LP3M Menyerahkan Berkas Format Maksimum Penjaminan Mutu Pengabdian, Laporan Kemajuan, Laporan Akhir Kegiatan

Pengabdian kepada Masyarakat dan hasil Publikasi Ilmiah kepada Rektor

5. Pengendalian.

6. Penyempurnaan

a. LP3M mengevaluasi Berkas Format Makanisme Penjamianan Mutu Pengabdian yang telah disetuji Rektor;

b. LP3M mengadakan riset/Pengabdian kepada Masyarakat ulang atas Berkas Format Makanisme Penjaminan Mutu Pengabdiann yang tidak di setujui Rektor;

c. LP3M bersama Ketua LP3M UCB, melakukan perbaikan perbaikan dengan pengembangan penjamin Mutu Pengabdian berikutnya.

DOCKUMEN/FORMULIR/

CATATAN

1. Berkas Format Makanisme Pinjaman Mutu Pengabdian;

2. Presentasi Format Makanisme Pinjaman Mutu Pengabdian;

3. Formulir Laporan Kemajuaan Pinjaman Mutu Pengabdian;

4. Presentasi Hasil Kegiatan Pinjaman Mutu Pengabdian;

5. Daftar Hadir Peserta Seminar Pinjaman Mutu Pengabdian:

6. Publikasi Hasil Kegiatan Pinjaman Mutu Pengabdian.