Panduan ini telah disusun berdasarkan panduan sistem manajemen tahun sebelumnya dengan berbagai penambahan dan revisi untuk menciptakan standar dalam penyusunan program kerja, penyusunan KSK, jadwal kegiatan, Proposal kegiatan & LPJ, LPJ akhir tahun organisasi LMFK dan korespondensi pedoman dalam pengelolaan BEM FK UNUD tahun 2017 tanpa membatasi kreativitas sesama mahasiswa khususnya panitia suatu kegiatan. Wakil Sekretaris Himpunan Mahasiswa dan LMFK di lingkungan FK UNUD yang banyak memberikan masukan. Besar harapan kami penyusunan panduan ini dapat memberikan manfaat bagi kegiatan mahasiswa di lingkungan Fakultas Kedokteran UNUD.
Setelah melaksanakan kegiatan, panitia tetap memiliki kewajiban untuk membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) kepada pihak yang berwenang, dalam hal ini Dekan diwakili oleh DPA Bidang Kemahasiswaan dan Informasi dan DPA Bidang Umum dan Keuangan serta ketua BEM FK UNUD. Oleh karena itu, BEM FK UNUD Tahun 2017 membentuk “Pedoman Tata Laksana dan Tata Kerja BEM FK UNUD Tahun 2017” yang diharapkan dapat menjadi acuan dan pedoman kegiatan kemahasiswaan di lingkungan FK UNUD Tahun 2017. HM/HM yang baru terpilih akan dibahas dalam Koordinasi Rapat Panitia Kerja FK UNUD kemudian diajukan ke dekan untuk persetujuan pendanaan.
Draf ini berisi kegiatan yang akan dilakukan lembaga terkait selama 1 tahun kepengurusan, atau sampai dengan terpilihnya presiden baru lembaga tersebut (Windasari, 2011). KERTAS UNIT KERJA ..(tebal, tengah) NAMA KEGIATAN..(tebal, tengah). Tebal, tengah) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA. Khusus untuk proposal kegiatan “Seminar” harus memuat lembar verifikasi sesuai dengan tingkatan kegiatan seminar (regional, nasional, internasional), surat permohonan dari SKP dan CV pembicara.
Jika terlalu banyak, maka dapat dituliskan secara umum, misalnya: mahasiswa FK UNUD (BKFK, Porsehipp), pelajar SMA, pelajar SMA dan mahasiswa se-Bali (Hippocrates Cup).
Format Proposal Kegiatan
Pencantuman sub judul kesekretariatan terjadi jika kegiatan tersebut merupakan acara besar seperti BKFK, HMC, HIPPOCUP, KERSOSHIPP, dll. Lampiran diurutkan sesuai urutan bagian pokok proposal, mulai dari agenda (Lampiran 1), komposisi panitia (Lampiran 2) dan anggaran (Lampiran 3).
LATAR BELAKANG
TEMA
TUJUAN V. MANFAAT
BENTUK KEGIATAN
TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN VIII. TUK (TOLOK UKUR KEBERHASILAN)
PANITIA PELAKSANA XI. SUSUNAN ACARA
- Ketentuan Khusus Lembar Pengesahan
- Format Lembar Pengesahan LMFK
- Format Lembar Pengesahan BSO
- Format Lembar Pengesahan HM
- Aturan Khusus Anggaran Dana
- Format Anggaran Dana PEMASUKAN
- LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) 1 Gambaran Umum
- Ketentuan Umum
- Bagian – Bagian LPJ 1. Cover LPJ
- Format LPJ
- Tujuan Kegiatan II. PERENCANAAN
- Tata Urutan Kerja 2.2 Kerjasama
- Pembagian Kerja Ketua
- Hambatan dan Solusi
- Rekomendasi
Nama para pihak pada lembar konfirmasi ditulis lengkap dengan alamat yang dicetak tebal dan digarisbawahi. NIP/NIM nasabah pada lembar konfirmasi harus dicetak tebal dan disejajarkan ke kiri. Untuk LMFK, pihak yang tercantum adalah sekretaris komisi, ketua komisi, dan yang mengetahuinya adalah ketua LMFK dan WD bidang kemahasiswaan dan informasi FK UNUD.
Untuk HM, pihak-pihak yang dimaksud adalah sekretaris panitia, ketua panitia dan yang mengetahuinya adalah ketua HM, ketua BEM FK UNUD, ketua bidang pendidikan dan WD Kemahasiswaan dan Informasi FK UNUD modal) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA..(tengah, tebal, modal). Yang menandatangani adalah bendahara BEM karena pengurusan dialihkan kepada BEM dan Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan lengkap dengan NIM/NIP.
Beberapa contohnya seperti duta kesehatan, BSO latdas series, keikutsertaan dalam kejuaraan, suntik majalah dll yang dananya akan digunakan untuk kegiatan tersebut. Yang bertanda tangan adalah bendahara BEM, karena pengelolaannya dipercayakan kepada BEM dan wakil dekan bidang umum dan keuangan bersama NIM/NIP d. Dana tersebut berasal dari masing-masing program studi. Penandatangan adalah bendahara HM masing-masing program studi, karena pengelolaan diserahkan kepada HM dan ketua program studi, karena dananya diambil langsung dari program studi yang bersangkutan.
Penandatangan adalah Bendahara BEM dan Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan lengkap dengan NIM/NIP. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah laporan yang memuat laporan kegiatan dan keuangan, serta lampiran arsip kegiatan yang disusun dan dilengkapi setelah berakhirnya suatu kegiatan. Apabila kegiatan tersebut juga mendapat sumber daya dari rektorat, LPJ juga harus disetorkan ke rektorat melalui dekan dengan melampirkan asli nota yang jumlahnya sesuai dengan sumber daya yang disediakan oleh rektorat.
Sebelum meminta kepada ketua BEM FK UNUD yang sedang bekerja untuk menyetujui LPJ, hardcopy LPJ harus diserahkan terlebih dahulu kepada sekretaris BEM yang sedang bekerja (hardcopy LPJ bisa diisikan pada kolom di BEM” oleh panitia).Formulir pengiriman email dengan subjek “LPJ_nama lembaga_penyelenggara kegiatan” Jika sudah mengirimkan salinan elektronik ke email [email protected] Setelah memasukkan data LPJ di email BEM, LPJ baru dapat dikonfirmasi oleh ketua BEM FK Unud.
Juga untuk kegiatan yang berupa pertandingan olah raga, harus dituliskan pemenangnya, dan hasil lengkapnya dapat dilampirkan pada lampiran. Merupakan real account dari sumber daya yang diperoleh selama kegiatan dan biaya aktual yang dicatat dari persiapan hingga pembuatan LPJ kegiatan.
LAPORAN HARI H 3.1 Susunan Acara
Rekomendasi
LAPORAN KEUANGAN PEMASUKAN
LAMPIRAN – LAMPIRAN
- Aturan Khusus Lembar Pengesahan LPJ
- Contoh Lembar Pengesahan LPJ
- Format LPJ Ringkas
- PANDUAN PEMBUATAN SURAT 1 Gambaran umum
- Aturan umum
- Bagian bagian surat 1. Kop Surat
- Contoh format surat
- Aturan Khusus Surat Peminjaman Ruangan di Seluruh Gedung FK .1 Alur Pemesanan Tanggal Peminjaman Ruangan/Kegiatan
- Surat Permohonan SKP dan Penentuan Poin SKP
- Surat peminjaman Alat Inventaris BEM
- Surat Pernyataan dan surat keterangan kehilangan Piagam
- KALENDER KEGIATAN/TIME TABLE BEM 1 Gambaran Umum
- KETENTUAN LAIN 1 Piagam
Bendahara Kegiatan, Pengelola Kegiatan, Bendahara BEM, Ketua BEM, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan. Bendahara Kegiatan, Pengelola Kegiatan, Bendahara BEM, Pengelola BPM/Koordinator BP, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Sosialisasi, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan. Bendahara Kegiatan, Pengelola Kegiatan, Bendahara BSO, Ketua BSO, Bendahara BEM, Ketua BEM, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan.
Bendahara Kegiatan, Ketua Kegiatan, Bendahara BSO, Ketua BSO, Ketua BEM, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi. Bendahara Kegiatan, Ketua Kegiatan, Bendahara HM, Ketua HM, Ketua BEM, Kaprodi, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi. Bendahara Kegiatan, Ketua Kegiatan, Bendahara HM, Ketua HM, Ketua BEM, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi.
Surat organisasi mahasiswa FK UNUD dibuat dengan Font Verdana 10 pt dengan spasi 1,5 dan diharapkan pada kertas A4. Sekretaris kegiatan, ketua kegiatan, ketua BSO, ketua BEM FK UNUD Wakil dekan bidang kemahasiswaan dan informasi FK Unud. Sekretaris kegiatan, ketua kegiatan, ketua HM, ketua BEM FK UNUD, ketua program studi, wakil dekan bidang kemahasiswaan dan informasi FK Unud.
Nomor urut surat kepada panitia/internal atau eksternal/nama kegiatan/organisasi kemahasiswaan, FK Universitas Udayana/bulan pembuatan surat/tahun pembuatan surat. Surat internal adalah surat kepada lembaga/orang dalam lingkungan FK UNUD (Mis: wakil dekan, jurusan, SMF dll), sedangkan surat eksternal adalah surat kepada lembaga/orang di luar FK UNUD (Mis: Rektor, sponsor , dosen dari luar dll). Setelah mendapatkan akreditasi dari BEM, panitia selanjutnya mengajukan permintaan kamar kepada Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan, dilanjutkan dengan baterai untuk Kasubbag Perlengkapan Umum.
Jumlah SKP mahasiswa dikumpulkan beberapa bulan sebelum lulus untuk diverifikasi terlebih dahulu oleh sekretaris dan ketua BEM FK UNUD sebelum dikirim ke dekan untuk menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah memenuhi persyaratan SKP. Semua barang/benda yang ada di ruangan BEM FK UNUD dan dicatat dalam buku inventarisasi BEM FK UNUD adalah milik BEM FK UNUD dan akan diwariskan secara turun temurun. Tujuan dibuatnya kalender ini adalah untuk mencegah bentrok antar kegiatan, khususnya kegiatan mahasiswa yang menggunakan ruangan di area kampus FK UNUD.
Nomor piagam, sebelum piagam kegiatan dicetak, diharapkan dilakukan konsultasi dengan Sekretaris BEM guna pendataan jumlah sertifikat yang akan diterbitkan, satuan Credit Point yang harus diisi untuk setiap piagam, dan to to mengesahkan sertifikat yang dikeluarkan oleh kegiatan kemahasiswaan di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. Untuk HM : Ketua Panitia, Ketua HM, Ketua BEM, Ketua Program Studi, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi.
