Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Prosedur Operasional Standar Administrasi Negara dan Contoh Prosedur Operasional Standar (SOP) Pelayanan. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Manajemen (Proses Bisnis); Menetapkan : PERATURAN MENTERI TENTANG PENGGUNAAN PERALATAN NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN PENETAPAN STANDAR.
Tujuan dan Sasaran
Berdasarkan praktik penyusunan SOP AP yang dilakukan beberapa kementerian/lembaga dan pemerintah daerah, teridentifikasi adanya perbedaan pemahaman dan variasi format dokumen SOP yang disusun. Sehubungan dengan hal tersebut, perlu dilakukan penyempurnaan terhadap pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur Penyelenggaraan Negara (SOP AP) sebagai pengganti PermenPAN nomor PER/21/M.PAN/11/2008 yang akan menjadi acuan bagi instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah dalam menyusun SOP AP.
Pengertian
Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dilaksanakan oleh organisasi pemerintah; SOP Administratif merupakan prosedur operasional standar yang bersifat umum dan tidak terinci untuk kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu perangkat atau operator dengan lebih dari satu peran atau jabatan; SOP Teknis adalah prosedur operasi standar yang sangat rinci untuk kegiatan yang dilakukan oleh satu peralatan atau operator dengan satu peran atau posisi.
Manfaat
Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam pengembangan standar pelayanan sehingga sekaligus dapat memberikan informasi kinerja pelayanan.
Prinsip
Prinsip Penyusunan SOP AP
Hasil prosedur yang dibakukan memuat baku mutu atau standar tertentu yang kinerjanya dapat diukur; Prosedur yang terstandar harus segera disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan mutu pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan ketatanegaraan; Prosedur yang terstandarisasi harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna untuk menjamin kepuasan pengguna;
Prinsip Pelaksanaan SOP AP
Prosedur yang terstandar harus ditetapkan oleh manajemen sebagai suatu produk hukum yang dihormati, ditegakkan dan menjadi instrumen untuk melindungi petugas atau penegak hukum dari potensi tuntutan hukum. SOP PA harus memaksa pelaksana untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan; Seluruh prosedur yang telah dibakukan hendaknya terdokumentasi dengan baik agar dapat selalu dijadikan acuan bagi pihak manapun yang memerlukannya.
Ruang Lingkup
Jika pejabat tertentu tidak menjalankan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang pada akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan;
Jenis
- SOP berdasarkan Sifat Kegiatan
- SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
- SOP…
- SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
- SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
Contoh : SOP Pengelolaan Surat yang merupakan SOP makro yaitu SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian balasan surat masuk, dan SOP pengiriman surat. SOP pemberian bimbingan teknis merupakan SOP makro yang terdiri dari SOP penyusunan bimbingan teknis, SOP pelaksanaan bimbingan teknis, dan SOP pelaporan bimbingan teknis. SOP penyusunan bimbingan teknis, SOP pelaksanaan bimbingan teknis, dan SOP pelaporan bimbingan teknis merupakan SOP mikro untuk SOP pemberian bimbingan teknis.
Format
- Format Umum SOP
- Unsur Dokumentasi
- Unsur Prosedur
- Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
Format SOP yang diperlukan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi mempunyai format standar yang berbeda dengan format SOP pada umumnya. Format yang digunakan dalam SOP AP adalah format grafik cabang dan tidak menggunakan format lain. Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar diagram alur (Basic Flowcharts Symbol) dan 1 (satu) simbol untuk berpindah halaman (Off-Page Links).
Karena Dokumen AP SOP merupakan pedoman bagi setiap pegawai (baik struktural, fungsional maupun ditunjuk untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab tertentu), maka dokumen ini harus mempunyai kekuatan hukum. Pada halaman berikutnya setelah halaman judul, disampaikan keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah mengenai penetapan dokumen SOP AP ini. Catatan: Secara umum, karena prosedur dalam SOP akan mencakup prosedur seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen AP SOP akan sangat tebal.
Sebagai dokumen manual, dokumen AP SOP harus memuat penjelasan cara membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Berdasarkan bentuk dasar ini akan diketahui apakah proses tersebut telah memenuhi standar mutu yang ditentukan dalam SOP AP). Kelompok Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah menyampaikan rancangan dokumen AP SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah kepada Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah untuk diterima;
Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah menetapkan Dokumen SOP AP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dengan Peraturan Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah; Pimpinan Satuan Kerja Independen menetapkan SOP AP yang berlaku di lingkungan masing-masing berdasarkan Dokumen SOP AP kementerian/lembaga/pemerintah daerah terkait sesuai tugas dan fungsinya. Penyusunan SOP AP yang berhasil memerlukan pemimpin yang memiliki komitmen kuat terhadap organisasi, mau, tegas, serta menerima dan melakukan perubahan.
Persiapan Penyusunan SOP AP
Membentuk tim dan kelengkapannya a. Pembentukan Tim
Tim harus mempunyai kewenangan yang cukup dalam menjalankan tugasnya sehingga dapat melakukan inovasi prosedur sesuai dengan prinsip penyusunan SOP AP. Tim ini dibentuk dan bertanggung jawab kepada pimpinan Tim Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dalam hal ini Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah. Tim Penyusun AP SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah mempunyai tugas menyusun pedoman, menyusun program kerja dan sosialisasi kebijakan, melakukan kegiatan pendampingan dan fasilitasi, serta mengoordinasikan penyusunan SOP AP bagi seluruh satuan organisasi/satuan Kementerian/Lembaga/ .
Tim Penyusunan SOP Satuan Kerja Independen baik pusat maupun daerah bertanggung jawab. Tim Penyusunan SOP Satuan Kerja Independen bertugas melakukan penyelarasan kebijakan, melakukan kegiatan pendampingan dan fasilitasi, mengkoordinasikan penyusunan SOP PV unit/unit organisasi.
Kelengkapan Tim
Penilaian Kebutuhan SOP AP
- Tujuan penilaian kebutuhan SOP AP
- Langkah-langkah penilaian kebutuhan
- Instansional/organisasional
- Level pemerintahan
Misalnya, kebijakan petunjuk teknis akan sangat menambah warna dalam perumusan SOP AP suatu organisasi pemerintah. Jika suatu organisasi telah memiliki SOP AP dan ingin menyempurnakan SOP AP yang ada, maka proses penilaian kebutuhan dapat dimulai dengan evaluasi terhadap SOP AP yang ada. Pada tingkat kelembagaan, SOP AP dapat dibagi menjadi dua kelompok jenis tugas, yaitu kelompok lini dan kelompok pendukung.
Identifikasi SOP AP pada setiap level unit kerja dan jenis tugas.Tingkat Unit Kerja.Jenis Tugas. Skema pengurangan SOP PA hingga tingkat organisasi paling bawah dan hubungannya dengan unit pendukung dapat digambarkan pada Gambar 8. Dalam klasifikasi ini, SOP PA dapat dibagi menjadi tingkat pemerintahan nasional dan daerah (provinsi dan kabupaten/kota). .
Dari tahap b di atas dapat disusun daftar SOP AP mana yang akan disempurnakan atau dibuat SOP baru. Setiap SOP AP yang masuk dalam daftar disertai dengan pertimbangan dampak yang akan terjadi baik secara internal maupun eksternal jika SOP AP ini disusun dan dilaksanakan. Informasi tersebut akan memudahkan pengambil keputusan dalam menentukan kebutuhan SOP AP yang akan diterapkan dalam organisasi.
Sebagai tahap akhir penilaian kebutuhan AP SOP, tim harus membuat laporan atau dokumen yang menilai kebutuhan AP SOP.
Pengembangan SOP AP
- Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif SOP AP
- Analisis dan Pemilihan Alternatif (dibuat dalam bentuk pointers) Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab
- Penulisan SOP AP
- Pengujian dan reviu SOP AP
- Pengesahan SOP AP
Namun urutan proses kegiatan ini dapat bervariasi tergantung pada metode organisasi dan kebutuhan dalam mengembangkan SOP AP-nya. Berdasarkan penilaian kebutuhan, berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP AP dapat ditentukan. Teknik brainstorming biasanya dilakukan dalam situasi dimana tim tidak memiliki cukup informasi yang diperlukan untuk mengembangkan SOP AP.
Oleh karena itu, teknik ini akan membantu tim memahami persyaratan SOP AP yang diharapkan. Dalam pelaksanaannya, berbagai teknik di atas dapat digunakan secara bersamaan sehingga diperoleh hasil pengembangan SOP AP yang baik. Unit Kerja Masukkan nama unit kerja tempat diperolehnya informasi dan SOP AP yang akan dikembangkan.
Sebagai alternatif cara mengidentifikasi kebutuhan AP SOP, dapat menggunakan metode identifikasi judul AP SOP dengan menganalisis tugas dan fungsi organisasi sesuai dengan peraturan pendirian organisasi yang bersangkutan. Bahwa judul SOP AP dirumuskan berdasarkan hasil akhir yang didahului dengan aspek kegiatan (aspek prosedural) secara keseluruhan (makro) atau sebagian (mikro), yaitu: pada awal (pra), pada saat (dalam) dan ke (surat); . Identifikasi seluruh SOP AP yang dihasilkan, baik judul SOP makro maupun mikro, kelompokkan berdasarkan tingkat struktur organisasi.
Dalam menentukan SOP AP yang akan dibuat, terlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas dan fungsi sebagaimana dijelaskan pada bagian penilaian kebutuhan.
Penerapan SOP AP
- Perencanaan Penerapan SOP AP
- Pemberitahuan (Notification)
- Distribusi dan Aksesibilitas
- Pelatihan Pemahaman SOP AP
- Supervisi
AP yang sudah dibuat, namun bukan oleh pelaksana sebenarnya, melainkan oleh tim penyusun SOP AP untuk melihat apakah prosedur yang disusun sudah memenuhi prinsip penyusunan SOP AP, dan; Namun para manajer puncak yang umumnya memiliki jadwal padat terkadang tidak mempunyai banyak waktu untuk mengkaji secara cermat satu per satu prosedur yang telah dirumuskan tim. Oleh karena itu, jika tim menyusun ringkasan yang secara umum isi telah diuraikan di atas, akan sangat membantu manajemen puncak untuk memahami hasil rumusan sebelum disahkan.
Terdapat mekanisme untuk memantau/memantau kinerja kerja, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul, dan memberikan dukungan dalam proses penerapan SOP AP. Keberhasilan implementasi tergantung pada keberhasilan proses simulasi dan pengujian pada tahap pengembangan SOP AP. Rencana pelaksanaan akan memberikan kesempatan bagi setiap anggota organisasi yang berkepentingan untuk mempelajari dan memahami seluruh tugas, arahan dan jadwal serta kebutuhan sumber daya terkait.
Langkah selanjutnya dalam proses implementasi setelah menyusun rencana implementasi adalah proses pelaporan/penyebaran informasi perubahan. Salinan berbagai SOP AP yang dikembangkan harus tersedia bagi semua pelaksana yang terlibat dalam SOP AP. Apabila pelaksana tidak memiliki akses terhadap SOP AP yang baru dikembangkan, maka SOP AP tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
Penerapan SOP PA juga memerlukan pengawasan hingga SOP PA dimiliki sepenuhnya oleh pelaksana.
Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP AP
Evaluasi
SOP AP akan secara signifikan membantu organisasi mencapai komitmen jangka panjang untuk membangun organisasi yang lebih efektif dan kohesif. Suatu SOP AP tidak selalu dapat diterapkan secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu mempengaruhi SOP AP yang ada. Untuk itu SOP AP harus terus dievaluasi agar prosedur dalam organisasi selalu mengacu pada akuntabilitas dan kinerja yang baik.
Evaluasi terhadap SOP AP dilakukan secara berkala dalam jangka waktu 1 (satu) tahun dan dapat dilakukan sewaktu-waktu tergantung kebutuhan organisasi tertentu. Tahap evaluasi dalam siklus penyusunan SOP AP merupakan analisis sistematis terhadap serangkaian proses operasional dan kegiatan yang dibakukan suatu organisasi dalam bentuk SOP AP untuk mengetahui efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. Tujuannya untuk menilai tingkat keakuratan dan kesesuaian SOP AP yang disusun dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berfungsi secara efisien dan efektif.
Setiap AP SOP selalu mendapat nomor kode, nomor ini memudahkan dalam menampilkan AP SOP. Setiap SOP AP yang dievaluasi tercantum nomornya pada kolom di atas nomor kolom yang sesuai. Pada setiap sel sesuai kriteria penilaian, SOP AP dinilai dengan memberi tanda “X” apabila hasil pelaksanaannya ditemukan tidak sesuai dengan pernyataan, dan tanda “-” jika sesuai dengan pernyataan. .
Oleh karena itu, evaluasi terhadap SOP AP tetap dilakukan oleh tim yang menyusun SOP AP.
PENUTUP
