Panduan Perpustakaan Umiba

PEDOMAN UPT PERPUSTAKAAN

Tahun 2023

Umiba

BUKU PEDOMAN PERPUSTAKAAN, Tahun 2023

Penerbit:

Umiba

LEMBAR PENGESAHAN

BUKU PEDOMAN PERPUSTAKAAN TAHUN 2023

Buku pedoman Perpustakaan disusun untuk dasar acuan dan rujukan dalam menyelenggarakan dan pengelolaan perpustakaan untuk mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi Umiba Tahun 2023

Mengetaui,

Wakil Ketua I Bidang Akademik dan Keuangan

Kepala UPT Perpustakaan

Menyetujui, Rektor Umiba

PRAKATA

“Pedoman Perpustakaan : Umiba” ditulis dengan maksud dan tujuan agar menjadi dokumen resmi yang menjadi pedoman, acuan dan rujukan dalam menyelenggarakan layanan pustaka dan informasi di Perpustakaan Umiba.

Penyusunan buku ini dilakukan pada bulan Maret 2023, merupakan saat yang tepat untuk merancang dan mengembangkan sistem layanan terpadu di Perpustakaan Umiba. Hal ini disebabkan bahwa pada saat yang sama dengan dukungan program revitalisasi dari Rektor Umiba dan UMIBA, Perpustakaan UMIBA JAKARTA tengah menjalankan kegiatan revitalisasi, salah satu kegiatannya adalah Penambahan luas ruangan serta pengembangan perpustakaan berbasis teknologi dengan menerapkan aplikasi SLiMS (Senayan Library Management System). Dengan menerapkan sistem ini dan dilengkapi fasilitas pendukung, Perpustakaan Umiba pada awal tahun 2024 diharapkan juga memiliki sistem layanan pustaka dan informasi yang terpadu berbasis teknologi informasi dan komunikasi, serta mampu memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika Umiba pada khususnya, dan masyarakat luas pada umumnya.

Sumber rujukan penyusunan buku pedoman ini diambil dari peraturan hukum yang berkaitan dengan penyelenggaraan perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi; dokumen standar; dan buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi. Dengan rujukan tersebut, diharapkan pedoman ini sesuai dengan peraturan hukum yang ada, standar yang berlaku, pedoman penyelenggaraan perpustakaan yang berlaku. Hal ini dilakukan dalam rangka usaha Perpustakaan Umiba mencapai status perpustakaan perguruan tinggi yang sesuai dengan standar, baik Standard Nasional seperti Standar Nasional Indonesia (SNI) ataupun Standar Nasional Perpustakaan (SNP).

Sudah barang tentu, pedoman ini belum dapat dikatakan sempurna. Pedoman ini memiliki berbagai kekurangan, apalagi kalau dikaitkan dengan perkembangan ilmu pengetahuan bidang ilmu perpustakaan dan informasi serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Selain itu, sebuah pedoman tidak selalu memecahkan setiap masalah yang dihadapi oleh setiap perpustakaan. Walaupun demikian, pedoman ini diharapkan dapat menjadi dokumen resmi sebagai panduan, acuan, dan rujukan dalam menyelenggarakan layanan pustaka dan informasi di Perpustakaan Umiba.

JAKARTA, Maret 2023 Penyusun

BAB I

VISI, MISI, TUGAS POKOK DAN FUNGSI PERPUSTAKAAN UMIBA JAKARTA

1. VISI PERPUSTAKAAN

"Menjadi pusat informasi ilmiah yang unggul, profesional dalam bidang sosial ekonomi dan teknik berbasis teknologi serta berdaya saing secara nasional maupun internasional"

2. MISI PERPUSTAKAAN

a. Menyediakan bahan pustaka yang dipublikasikan secara nasional maupun internasional.

b. Meningkatkan literasi dalam bidang sosial ekonomi khususnya akuntansi dan manajemen, dan teknik

c. Menjadikan sumber informasi yang menunjang kegiatan pembelajaran.

d. Menyediakan layanan perpustakaan yang berbasis teknologi.

e. Menyediakan berbagai jurnal sosial ekonomi terakreditasi baik nasional maupun internasional.

f. Menyediakan sumber buku dan jurnal sosial ekonomi yang bisa diakses secara online.

g. Melaksanakan pengelolaan manajemen perpustakaan yang professional.

h. Menjalin kerjasama dengan berbagai institusi.

3. TUJUAN

Untuk melaksanakan visi dan mewujudkan misi Perpustakaan UMIBA JAKARTA, maka perlu dirumuskan tujuan dan sasaran strategis tahun 2023- 2028 yang lebih jelas menggambarkan ukuran-ukuran terlaksananya misi dan tercapainya visi.

Tujuan yang ingin dicapai adalah :

a. Tercapainya bahan Pustaka nasional dan internasional.

b. Tercapainya peningkatan literasi

c. Tersedianya sumber informasi yang menunjang kegiatan pembelajaran.

d. Tersedianya layanan perpustakaan yang berbasis teknologi.

e. Tersedianya jurnal terakreditasi baik nasional maupun internasional.

f. Tersedianya sumber buku dan jurnal yang bisa diakses secara online.

g. Tercapainya standar aplikasi teknologi informasi di perpustakaan h. Terselenggaranya tata kelola manajemen perpustakaan sesuai standar

nasional.

i. Terwujudnya kerjasama dengan berbagai institusi.

4. TUGAS POKOK PERPUSTAKAAN Adapun tugas pokok UPT Perpustakaan adalah

a. Menghimpun, mengembangkan pustaka dan akses informasi baik format cetak maupun digital yang mendukung pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi di lingkungan UMIBA JAKARTA.

b. Mengolah dan merawat koleksi perpustakaan.

c. Menyediakan dan memberikan layanan kepustakaan dan informasi.

d. Melaksanakan administrasi perpustakaan.

5. FUNGSI PERPUSTAKAAN

Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, Perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

1. Fungsi Edukasi

a. Mendukung pencapaian tujuan pembelajaran b. Menunjang pengembangan akademik

c. Menunjang pelaksanaan program pendidikan dan program pengabdian masyarakat, serta penelitian

d. Membantu dan menunjang proses belajar dan mengajar 2. Fungsi Informasi

a. Menjadi sumber informasi yang mudah diakses oleh sivitas akademika UMIBA JAKARTA

b. Menunjang sistem jaringan informasi pada perguruan tinggi di tingkat nasional

c. Mengumpulkan, mengorganisasi dan menyebarluaskan publikasi ilmiah

3. Fungsi Riset

a. Menunjang kegiatan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan b. Memberikan layanan asistensi bibliograf untuk kegiatan penelitian 4. Fungsi Rekreasi

Menjadi fasilitas rekreatif dengan menyediakan koleksi inspiratif dan rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi bagi sivitas akademika UMIBA JAKARTA

5. Fungsi Publikasi

Menunjang kegiatan publikasi karya ilmiah yang dihasilkan sivitas akademika UMIBA JAKARTA

6. Fungsi Deposit

a. Menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan sivitas akademika UMIBA JAKARTA,yaitu diantaranya tugas akhir mahasiswa.

b. Menjadi tempat pelestarian ilmu pengetahuan 7. Fungsi Interpretasi

a. Melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber- sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu sivitas

akademika dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi

BAB II

LANDASAN HUKUM

Penyelenggaraan layanan di Perpustakaan didasari dengan landasan hukum sebagai berikut:

1. Undang-Undang no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 2. Undang-Undang no. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik

3. Undang-Undang no. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan

4. Undang-Undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 5. Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan

Karya Rekam

6. Peraturan Pemerintah RI no. 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 7. Peraturan Pemerintah RI no. 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Serah

Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam

8. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara RI No.

132/KEP/M.PAN/2002 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya

9. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI no. 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi

10.Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI No. 01/D/O/2009 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Ilmu Keperawatan PPNI Jawa Barat

11.Keputusan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 21 tahun 2003, dan No. 23 tahun 2003.

12.Standard Nasional Indonesia (SNI) nomor SNI 7330:2009 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi

BAB III

STRUKTUR ORGANISASI DAN HUBUNGAN KERJA

3.1. Perpustakaan dalam Struktur Organisasi Umiba

Berdasarkan UU RI No. 43 tahun 2007 pasal 24, setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan serta mengalokasikan dana untuk pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang- undangan guna memenuhi standar nasional pendidikan dan standar nasional perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi diamanatkan untuk:

1. Memiliki koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya, yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

2. Mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Sebagai unsur penting penunjang kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, Perpustakaan adalah unit kerja yang berada di luar lingkup program studi dan bertanggungjawab langsung kepada Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Keuangan. Hubungan organisasi antara perpustakaan dan unsur lainnya di lingkungan Umiba diperlihatkan pada Gambar 1. Pada gambar terlihat bahwa Rektor mendelegasikan wewenangnya kepada wakil rektor yang terkait. Dalam kegiatan sehari-hari, Kepala Perpustakaan berhubungan dengan Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Keuangan.

Gambar 1. Struktur Organisasi Umiba (terlampir)

3.2. Organisasi Perpustakaan

Organisasi perpustakaan perguruan tinggi dapat disusun berdasarkan 2 hal, yaitu fungsi dan subjek. Organisasi perpustakaan yang disusun berdasarkan subjek, maka perpustakaan secara terkoordinasi dibagi dalam beberapa koleksi bidang ilmu, lengkap dengan bagian pelayanan masing-masing. Sedangkan organisasi perpustakaan yang disusun berdasarkan fungsi, maka perpustakaan secara terkoordinasi dibagi dalam 2 (dua) bagian besar pelayanan, yaitu layanan pengguna dan layanan teknis. UPT Perpustakaan mengadopsi susunan organisasi berdasarkan fungsi.

3.2.1. Struktur Organisasi Kepemimpinan Perpustakaan

Struktur organisasi kepemimpinan Bagian Perpustakaan adalah sebagai berikut:

Gambar 2. Struktur Organisasi Kepemimpinan Perpustakaan

Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala. Berdasarkan SNI no. 7330-2009 poin 8.1, Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggungjawab kepada pimpinan perguruan tinggi. Kualifkasi kepala perpustakaan adalah tenaga berpendidikan sekurang-kurangnya magister di bidang ilmu perpustakaan dan informasi atau sarjana di bidang lain ditambah dengan pendidikan kesarjanaan ilmu perpustakaan dan informasi.

Dalam menjalankan tugasnya memimpin kegiatan penyelenggaraan layanan perpustakaan, Kepala Perpustakaan sudah memiliki staf dalam bidang, yaitu Bidang Layanan Pemustaka, Layanan Teknis, dan Layanan TI dan Tata Usaha.

Kepala UPT

Bidang Layanan Pemustaka

Bidang Layanan Teknis

Bidang Layanan TI dan Tata Usaha

Adapun tugas dan tanggung jawab dari unsur kepemimpinan UPT Perpustakaan, adalah sebagai berikut:

1. Kepala UPT

a. Menyusun rencana, program kerja, dan anggaran perpustakaan;

b. Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan dikaitkan dengan kehadiran teknologi informasi dan komunikasi;

c. Menyusun konsep kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan;

d. Menyusun skala prioritas kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi;

e. Menjalin kerjasama dengan institusi yang relevan untuk pengembangan perpustakaan;

f. Memonitor pelaksanaan pengadaan koleksi perpustakaan;

g. Memonitor permintaan-permintaan informasi dari luar yang dikirim melalui email ke bagian dan unit layanan yang terkait;

h. Memonitor pelaksanaan kerjasama silang layan antar perpustakaan;

i. Menjadi penanggung jawab dalam pemberian informasi teknis perpustakaan;

j. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan Perpustakaan;

k. Memonitor dan evaluasi pelaksanaan tugas Bidang Administrasi Umum dan Bidang Layanan;

l. Menugaskan Kepala Bidang untuk menyiapkan laporan tahunan;

m. Menugaskan Kepala Bidang untuk membuat program, rencana kerja serta target capaian;

n. Memonitor dan mengevaluasi rencana implementasi RAB tahun berjalan;

o. Menyusun penempatan staf pada struktur organisai internal perpustakaan sesuai dengan kompetensinya;

p. Menilai prestasi kinerja bawahan;

q. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan tahunan.

2. Bidang Layanan Pemustaka

a. Menyusun rencana dan program kerja Bidang Administrasi Umum dan layanan;

b. Memberi masukan kepada pimpinan dalam hal kebutuhan anggaran untuk ATK sebagai bahan pertimbangan dalam RKA Tahunan;

c. Menyusun pedoman kerja untuk semua kegiatan Bidang Administrasi Umum dan layanan;

d. Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan administrasi persuratan, kepegawaian, perlengkapan/barang (sarana & prasarana), keuangan perpustakaan, serta bersama Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi melaksanakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan koleksi (penjilidan &

fumigasi);

e. Melaksanakan proses administrasi bagi pegawai yang bertugas di perpustakaan;

f. Mengalokasikan keuangan menurut rencana implementasi RKA, sesuai dengan arahan dari Pimpinan Perpustakaan;

g. Mengecek pencatatan dan penyimpanan arsip bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran uang dalam pembukuan;

h. Membantu melaksanakan pembuatan laporan keuangan;

i. Melaksanakan penerimaan dan pencatatan buku dan jurnal yang diperoleh dari sumber pembelian baik dana dari lembaga maupun Sumbangan alumni;

j. Menghimpun data statistik kegiatan unit-unit untuk laporan tahunan;

k. Melaksanakan koordinasi dengan bidang lain di lingkungan perpustakaan;

l. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam keamanan perpustakaan;

m. Melakukan evaluasi dan pelaporan;

n. Mengkoordinasi kegiatan di Bagian Pengembangan Koleksi (baik koleksi tercetak maupun koleksi digital dan multimedia), Bagian Layanan Sirkulasi, Pemustaka, Layanan Jurnal, serta Bagian Layanan Koleksi Umum;

o. Mengkoordinasi kegiatan digitalisasi dan pengunggahan (uploading) karya sivitas akademika UMIBA JAKARTA;

p. Merespon masukan dan permintaan informasi dari pengguna baik layanan perpustakaan tradisional maupun layanan Perpustakaan UMIBA JAKARTA;

q. Menyusun rencana dan program kerja di Bagian Pengembangan Koleksi, baik koleksi cetak maupun koleksi digital dan multimedia, untuk pengembangan konten sistem otomasi perpustakaan berbasis web dan perpustakaan digital;

r. Menyusun rencana dan program kerja di semua Bagian Layanan;

s. Menyusun konsep pedoman pengolahan pustaka;

t. Menyusun konsep pedoman layanan perpustakaan baik sistem pelayanannya maupun sistem peminjamannnya;

u. Menyusun identifkasi dan analisis pengadministrasian layanan perpustakaan;

v. Menyusun identifkasi dan analisis layanan sirkulasi bahan pustaka dan seluruh layanan;

w. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan/statistik dari seluruh bagian layanan;

x. Mengecek data mahasiswa yang meminta bebas pinjam (bulanan dan tahunan) yang dibuat oleh staf di bawah koordinasinya;

y. Mengecek kelancaran kegiatan yang ada hubungannya dengan teknologi informasi dan jaringan (internet) di perpustakaan;

z. Berkoordinasi dengan tim teknologi informasi yang membantu perpustakaan, apabila ada masalah yang berhubungan dengan sistem otomasi dan sistem perpustakaan UMIBA JAKARTA;

Bidang Layanan terbagi menjadi 2 Sub Bidang, yaitu Sub Bidang Layanan Pengguna dan Sub Bidang Layanan Teknis.

Sub Bidang Layanan Pengguna adalah sub bidang yang mengelola kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna. Sub Bidang Layanan Pengguna

dipimpin oleh seorang koordinator Layanan Pengguna yang mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan pengguna.

2. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan pengguna

3. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL 4. Memberikan materi pelatihan

5. Membuat rekapitulasi statistik pelaporan Bidang layanan pengguna

6. Membuat rekapitulasi usulan rencana kerja dan barang kebutuhan di lingkungan Bidang Layanan Pengguna.

Sub Bidang Layanan Pengguna terdiri dari 5 bagian, yaitu:

1. Bagian Layanan Sirkulasi

Bagian Layanan Sirkulasi terbagi dalam 2 grup. Masing-masing grup dipimpin oleh seorang Koordinator Grup Layanan Sirkulasi. Koordinator Grup layanan Sirkulasi bertugas untuk:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan sirkulasi dan akses terhadap koleksi Mingguan, koleksi Cadangan, Koleksi TPB b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi

sistem layanan sirkulasi c. Menyediakan konten promosi

d. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL e. Memberikan asistensi pelatihan

f. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Sub Bagian Layanan Sirkulasi

g. Menyiapkan data untuk usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Bagian Layanan Sirkulasi

Bagian Layanan Sirkulasi bertugas untuk mengelola kegiatan : a. Layanan Peminjaman

b. Layanan Pengembalian

c. Layanan Perpanjangan pinjaman d. Layanan Bebas Pinjam

2. Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat dipimpin oleh seorang Koordinator. Koordinator Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan pemanduan, pemustaka, dan hubungan masyarakat serta akses terhadap koleksi Referensi, American Corner, Koleksi Khusus.

b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan pemanduan, pemustaka, dan hubungan masyarakat.

c. Membuat jadwal petugas jaga layanan pemanduan dan layanan penitipan tas.

d. Menyediakan materi promosi dan membuat materi promosi

e. Menyediakan, mempersiapkan materi informasi bagi pimpinan dalam rangka menjalin komunikasi dengan pihak eksternal, atau berdasarkan penunjukan mewakili pimpinan untuk menjalin komunikasi dengan pihak eksternal.

f. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL g. Memberikan materi pelatihan

h. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan Masyarakat

i. Menyiapkan data usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Humas

Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat bertugas untuk mengelola kegiatan:

a. Layanan penelusuran dan permintaan informasi b. Layanan bantuan / izin fotokopi

c. Layanan promosi koleksi dan program kegiatan ilmiah / sosialisasi / pameran

d. Layanan bimbingan pengguna / literasi informasi

e. Layanan penerimaan rombongan tamu kunjungan resmi f. Layanan penerimaan saran dan keluhan

g. Layanan Keanggotaan dan pengunjung

h. Pemeliharaan informasi berita dan agenda pada media offline dan online

i. Layanan penitipan tas

3. Bagian Layanan Jurnal

Bagian Layanan Jurnal dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Layanan Jurnal mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan jurnal dan akses terhadap koleksi jurnal dan majalah tercetak.

b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan jurnal

c. Membuat daftar petugas pengarsipan artikel e-journal dan e-books d. Menyediakan konten promosi

e. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL f. Memberikan materi pelatihan

g. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Bagian Layanan Jurnal h. Menyiapkan data untuk usulan rencana kerja dan barang kebutuhan

Bidang Layanan Jurnal

Bagian Layanan Jurnal bertugas untuk mengelola kegiatan:

a. Layanan penelusuran jurnal dan artikel jurnal b. Layanan pengarsipan artikel e-journal dan e-book c. Layanan baca jurnal cetak

d. Layanan Kliping cetak dan elektronik 4. Bagian Layanan Koleksi Umum

Bagian Layanan Koleksi Umum dipimpin langsung oleh Koordinator Layanan Koleksi Umum. Koordinator Layanan Koleksi Umum mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan Koleksi Umum dan akses terhadap koleksi Umum.

b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan koleksi umum

c. Menyediakan konten promosi

d. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL

e. Memberikan asistensi pelatihan

f. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Bagian Layanan Koleksi Umum

g. Menyiapkan data untuk usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Bagian Layanan Koleksi Umum

Bagian Layanan Koleksi Umum bertugas untuk : a. Layanan peminjaman koleksi umum.

b. Layanan pengembalian koleksi umum.

c. Layanan perpanjangan pinjaman koleksi umum.

d. Layanan pesan pinjam koleksi umum

Sub Bidang Layanan Teknis adalah sub bidang yang mengelola kegiatan yang sebagian besar tidak berkaitan langsung dengan pemustaka. Sub Bidang Layanan Teknis dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Layanan Teknis mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Layanan Teknis.

2. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan teknis.

3. Menyediakan konten promosi

4. Mengkoordinasikan kegiatan pengerakan (shelving) 5. Membuat jadwal petugas shelving

6. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL 7. Memberikan materi training

8. Membuat rekapitulasi usulan rencana kerja dan barang kebutuhan di lingkungan Sub Bidang Layanan Teknis

9. Membuat rekapitulasi statistik Layanan Teknis Sub Bidang Layanan Teknis terdiri dari 3 Bagian, yaitu:

1. Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog

Sub Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Pengembangan Koleksi Cetak/Analog mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Pengembangan Koleksi Cetak/Analog

b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem pengembangan koleksi cetak/analog.

c. Menyediakan konten promosi

d. Mengkoordinasi pustakawan dalam kegiatan katalogisasi (input data) dan klasifkasi

e. Membuat jadwal katalogisasi dan klasifkasi untuk pustakawan fungsional dan berkoordinasi dengan Tim Penilai Pustakawan Fungsional.

f. Mengkoordinasikan kegiatan cacah ulang (stock opname) g. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL h. Memberikan materi pelatihan

i. Menyiapkan data statistik kegiatan Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog

j. Menyiapkan data usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog.

Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Pembuatan daftar standing order buku dan jurnal cetak

b. Pembuatan daftar pesanan buku dan jurnal cetak berdasarkan

kurikulum dan usulan Kelompok Keahlian / Program Studi / Fakultas / Sekolah dengan memperhatikan Kebijakan Pengembangan Koleksi, Standar Akreditasi Program Studi BAN-PT, dan SNI.

c. Penerimaan koleksi cetak baik melalui metode hadiah/hibah, pertukaran, maupun pembelian.

d. Administrasi koleksi buku dan jurnal cetak

 Pemberian cap

 Pemberian nomor induk

e. Katalogisasi (input data) dan klasifkasi buku dan jurnal cetak f. Rekatalogisasi buku dan jurnal cetak

g. Pengolahan buku dan jurnal cetak

 Pencetakan label

 Penempelan label

 Penempelan barcode

h. Pembuatan Daftar Penambahan Koleksi Baru (Accession List) i. Perbaikan koleksi cetak dalam kondisi rusak ringan

j. Melakukan proses cacah ulang (stock opname) sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) tahun; sesuai kriteria dan Kebijakan

Pengembangan Koleksi.

2. Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi

Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi dipimpin oleh seorang

Koordinator. Koordinator Preservasi dan Konservasi Koleksi mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Preservasi dan Konservasi Koleksi b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan sistem preservasi dan

konservasi koleksi

c. Mengkoordinasikan kegiatan penyiangan (weeding) bersama Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog

d. Menyediakan konten promosi

e. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKL f. Memberikan materi pelatihan

g. Menyiapkan data usulan rencana kegiatan dan barang kebutuhan Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi

h. Menyiapkan data statistik kegiatan Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi

Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi melaksanakan tugas / kegiatan sebagai berikut:

a. Memonitor dan mendata koleksi rusak berat di rak

b. Melakukan kegiatan pencegahan kerusakan koleksi, berkoordinasi dengan Bagian Sarana dan Prasarana

 Menghindarkan koleksi dari sinar matahari langsung

 Mengatur peredaran udara, kelembaban, dan suhu udara ruangan

 Memberikan bimbingan tentang cara menggunakan koleksi secara baik

 Membersihkan ruang dari debu dan kotoran secara teratur

 Melarang orang merokok dan makan di dalam ruangan perpustakaan

 Menyuntik lantai dengan obat anti rayap

 Melakukan sterilisasi koleksi dari hama secara berkala

 Menyediakan sarana pemadam api

 Membuat rambu-rambu peringatan atau peraturan tertulis yang mudah dipahami maksudnya

c. Melakukan kegiatan pelestarian koleksi

 Memperbaiki koleksi agar dapat digunakan kembali

 Melakukan penjilidan ulang koleksi dalam kondisi rusak berat sesuai kriteria, skala prioritas dan Kebijakan Pengembangan Koleksi.

 Melaminasi koleksi

 Menyampul koleksi

 Melakukan koordinasi dengan Sub Bidang Pengolahan Koleksi Digital/Multimedia dalam kegiatan alih media koleksi

Perpustakaan selain hasil karya ilmiah sivitas akademika UMIBA JAKARTA

d. Melakukan penyiangan koleksi (weeding) melalui koordinasi dengan Bidang Pengembangan Koleksi Cetak/Analog dengan

mempertimbangkan kriteria penyiangan, skala prioritas, dan kebijakan pengembangan koleksi.

e. Membuat peralatan / kelengkapan yang dibutuhkan untuk mendukung proses layanan

BAB IV

ANGGARAN / DANA

Untuk menjalankan aktivitasnya, setiap organisasi memerlukan anggaran dana.

Demikian pula dengan perpustakaan, sebagai suatu organisasi perpustakaan perlu didukung oleh anggaran dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu dengan baik menunjang kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tingginya. UU no. 43/2007 pasal 39 mengamanatkan bahwa pendanaan perpustakaan menjadi tanggung jawab penyelenggara perpustakaan.

Penyelenggara perpustakaan perguruan tinggi adalah institusi perguruan tinggi (UU No. 43/2007 pasal 24). Pendanaan perpustakaan didasarkan pada prinsip kecukupan dan berkelanjutan (UU No. 43/2007 pasal 40 ayat 1).

Berdasarkan SNI 7330-2009 point 12, anggaran perpustakaan sekurang- kurangnya 5% dari total anggaran perguruan tinggi diluar belanja pegawai.

Tugas perpustakaan terkait dana ialah menyusun rencana kerja dan anggaran setiap tahun, yang merinci keperluan dana selama tahun anggaran bersangkutan. Di samping untuk keperluan yang lazim bagi sebuah lembaga, yaitu kelangsungan operasional, seperti gaji pegawai, bahan habis pakai, perlengkapan kantor, dan pemeliharaan gedung, dana perpustakaan juga harus dianggarkan untuk program pengembangan, seperti untuk mengembangkan koleksi, membeli perlengkapan perpustakaan misalnya perlengkapan pandang- dengar, komputer, atau rak buku, serta peningkatan sistem informasi dan manajemen perpustakaan.

Menurut UU no. 43/2007 pengelolaan dana perpustakaan dilakukan secara efsien, berkeadilan, terbuka, terukur, dan bertanggung jawab. Salah satu langkah pengelolaan dana perpustakaan secara efsien adalah melakukan penghematan dana. Langkah penghematan dana dapat dijalankan dengan berbagai cara, seperti:

1. Membangun 1 (satu) perpustakaan dalam 1 (satu) kampus, sehingga duplikasi koleksi dapat dihindari dan titik layanan dapat dikurangi. Hal ini berarti efsiensi terhadap sumber daya manusia dan sumber daya lainnya 2. Menempatkan terminal komputer yang terhubung dalam jaringan lokasl

(intranet) dan /atau global (internet) di program studi dan unit lain untuk mempermudah sivitas akademika mengakses informasi dan memanfaatkan layanan yang disediakan oleh perpustakaan.

3. Melakukan kerja sama antar perpustakaan dalam bidang pengembangan koleksi dan layanan, yang akan mengurangi duplikasi pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan yang menjadi anggota jaringan kerja sama.

Selain itu, kerjasama perpustakaan dapat dilakukan dalam pengolahan bahan perpustakaan, seperti misalnya pembuatan katalog oleh penyalur buku atau pihak lain di luar perpustakaan. Kerjasama antar-perpustakaan ini secara nyata sudah dijalankan dengan perpustakaan program studi, misalnya kerjasama dalam usulan pengadaan koleksi, pelaksanaan kegiatan ilmiah seperti seminar, sosialisasi dan sebagainya.

Menurut UU tentang Perpustakaan no. 43/2007 pasal 40 ayat 2, Pendanaan perpustakaan bersumber dari :

1. Anggaran pendapatan dan belanja negara dan / atau anggara pendapatan dan belanja daerah,

2. Sebagian anggaran pendidikan,

3. Sumbangan masyarakat yang tidak mengikat, 4. Kerja sama yang saling menguntungkan, 5. Bantuan luar negeri yang tidak mengikat, 6. Hasil usaha jasa perpustakaan, dan/atau

7. Sumber lain yang sah berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Dalam proses perencanaan anggaran, perpustakaan biasanya membagi anggaran ke dalam 2 bagian, yaitu anggaran rutin/kelangsungan operasi dan anggaran pembangunan/pengembangan.

Anggaran rutin/kelangsungan operasi biasanya bersumber dari anggaran pemerintah, seperti dana DIPA. Anggaran rutin umumnya digunakan untuk membiayai keperluan kantor (alat tulis kantor, dan lain-lain).

Sedangkan anggaran pembangunan/pengembangan biasanya bersumber dari dana masyarakat. Anggaran pembangunan tidak tetap besarnya, bergantung kepada usulan yang diajukan oleh perguruan tinggi masing-masing melalui Daftar Usulan Proyek (DUP). Dalam hubungan ini perpustakaan harus selalu merencanakan kegiatan yang mendukung kegiatan perguruan tingginya, dan kegiatan lain dalam rangka pengembangan perpustakaan. Sumber dana lainnya yang berasal dari dana masyarakat, berupa Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), yang besarnya berbeda untuk setiap perguruan tinggi. Dapat dicatat pula bahwa pemerintah daerah, lembaga di dalam dan luar negeri, perorangan, dan pihak-pihak lain pemerhati perpustakaan juga merupakan sumber dana.

Perpustakaan perlu memperhatikan berawal dan berakhirnya tahun anggaran.

Anggaran berawal pada tanggal 1 Januari dan berakhir pada tanggal 31 Desember. Dana yang sifatnya tambahan (suplemen) bergantung kepada tahun anggaran pemberi dana. Dana yang berasal dari berbagai sumber itu, hendaknya dimanfaatkan dengan bijaksana, agar jangan terjadi pembelanjaan yang tumpang tindih. Jika perlu, perpustakaan memetakan setiap kegiatan dengan sumber dana yang membiayainya. Sebagai contoh dapat dilihat dalam tabel di bawah ini (Wijayanti : 2004).

Tabel 1 Pendanaan kegiatan perpustakaan dan sumber dana

No Kegiatan

Sumber Dana Rutin SPP/

DSP Pembangunan Suplemen Dana lain 1. Pengadaan koleksi :

Bahan tercetak √ √ √ √

Bahan non-cetak

(multimedia) √ √ √ √

Bahan elektronik √ √ √ √

2. Pengolahan koleksi :

Buku Induk Registrasi √ √ √

Kartu Katalog

(manual/komputer) √ √ √

Kartu buku √ √ √

Kantong buku √ √ √

Label buku √ √ √

Kartu Majalah (cardex) √ √ √

Lembar tanggal kembali √ √ √

Penerbitan (katalog,

tambahan koleksi) √ √ √

RFID dan perangkat

terkait √ √ √

Alat tulis kantor lainnya √ √ √

3. Preservasi koleksi :

Sampul buku plastik √ √ √

Penjilidan (buku, berkala) √ √ √

Pemberantasan hama √ √ √

dan lain-lain √ √ √

4. Pelayanan kepada pengguna :

Kartu anggota √ √ √

Kartu peminjaman √ √ √

Kartu tagihan √ √ √

Kartu lepas keanggotaan √ √ √

Borang statistik √ √ √

Biaya fotokopi √ √ √

Penerbitan (statistik,

informasi mutakhir) √ √ √

Promosi (pameran,

penerbitan brosur) √ √ √

dan lain-lain √ √ √

5. Kerja sama perpustakaan :

aneka borang silang layan V V V

Media penyimpan data

komputer V V V

Peralatan pencetakan V V V

Biaya pos/telepon/fax V V V

Alat tulis kantor V V V

dan lain-lain V V V

6. Administrasi perpustakaan : Upah (lembur,

honorarium, insentif, rapat, dll.)

V V V

Rumah tangga

(kebutuhan harian) V V

ATK

kesekretariatan/kepegaw aian/perlengkapan/keuan gan)

V V V

Pengadaan perlengkapan perpustakaan (perabot dan peralatan)

V V V V V

Pemeliharaan gedung,

lingkungan, perlengkapan V

dan lain-lain. V

7. Pengembangan profesi :

Pendidikan dan pelatihan V V V V

Pertemuan-pertemuan V V

Kegiatan ilmiah

(lokakarya/seminar/kongr es, dll)

V V V V

Studi banding V V V

Penulisan V V V

dan lain-lain V V V

DAFTAR PUSTAKA

INDONESIA. Badan Standardisasi Nasional. 2009. Standar Nasional Indonesia (SNI) nomor 7330 tahun 2009 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi.

Jakarta : Badan Standardisasi Nasional.

INDONESIA. Menteri Pendidikan Nasional. 2000. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. Jakarta: Kementerian Pendidikan Nasional INDONESIA. Perpustakaan Nasional. 2003. Jabatan Fungsional Pustakawan dan

Angka Kreditnya. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

INDONESIA. Presiden. 2008. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 2008. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta : Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 1999. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 1991. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan UU No. 4 tahun 1990 tentang Wajib Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 1990. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 4 tahun 1990 tentang Wajib Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Jakarta Sekretariat Negara RI.

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG. 2010. Struktur Organisasi Institut Teknologi Bandung. http://www.itb.ac.id [diakses pada tanggal 10 Mei 2012].

Bandung: Institut Teknologi Bandung.

ROWLEY, Jennifer and FARROW, John. 2000. Organizing knowledge : an introduction to managing access to information, 3^rd ed. Aldershot, Hamphsire, England: Gower.

WIJAYANTI, Luki (ed.). 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman.

Jakarta : Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional RI.

BAGIAN

LAMPIRAN

STRUKTUR ORGANISASI UMIBA

~

20

~

Lampiran ? Contoh Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Latar Belakang

Pada waktu ini sangat dirasakan pentingnya perpustakaan memiliki kebijakan tertulis mengenai pengembangan koleksi sebagai pedoman dalam memilih bahan perpustakaan. Kebijakan ini makin dirasakan perlunya mengingat bahan perpustakaan makin banyak dan beragam, dan biaya untuk pembelian dan pengolahannya meningkat. Kebijakan ini perlu ditinjau kembali secara teratur, dan sebaiknya setiap tahun agar kebutuhan akan informasi dalam situasi yang selalu berubah dapat dipenuhi.

Tujuan Perpustakaan

Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (PP No. 60, tahun 1999, pasal 34). Sebagai unsur penunjang visi dan misi perguruan tinggi, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut:

1. Mengadakan dan merawat buku, jurnal, dan bahan perpustakaan lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.

2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat bahan perpustakaan yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi lokal, dan yang dihasilkan oleh sivitas akademika, untuk dimanfaatkan kembali sebagai sumber pembelajaran (learning resources).

3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan perpustakaan

4. Menyediakan tenaga profesional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan perpustakaan.

5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.

Tanggung-jawab Pemilihan dan Keputusan Pengadaan

Pemilihan bahan perpustakaan merupakan usaha bersama antara staf pengajar dan staf perpustakaan. Usaha ini bisa dituangkan dalam bentuk kepanitiaan.

Walaupun setiap staf pengajar berhak memilih dan mengajukan permintaan bahan perpustakaan, hal tersebut perlu mendapat persetujuan dari ketua jurusan atau yang mewakilinya untuk urusan perpustakaan. Staf perpustakaan dapat pula mengajukan usul pengadaan bahan perpustakaan tertentu kepada kepala perpustakaan, terutama bahan perpustakaan yang kurang atau belum mendapat perhatian dari staf pengajar. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh koleksi yang memuat informasi yang seimbang. Kepala perpustakaan mempunyai wewenang

terakhir untuk memutuskan diadakan atau tidaknya bahan perpustakaan tertentu.

Keputusan ini dibuat setelah mempertimbangkan berbagai macam aspek seperti biaya dan kriteria pemilihan.

Kriteria Pemilihan

Terdapat beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan perpustakaan sebagai berikut:

1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.

2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi 3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya

buku yang memuat masalah yang kontroversial 4. Kualitas isi bahan perpustakaan

5. Kepantasan harga 6. Bahasa

7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu.

8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofs, jangan dirangkapi dengan bentuk buku, kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima

9. Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat, kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.

10.Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya.

11.Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna, jika lembaga induk juga menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh (distance learning), maka jumlah bahan perpustakaan dalam media elektronik/digital perlu diperhatikan.

Bahan Perpustakaan Rujukan

Pustakawan perujukan bertanggung jawab atas kelengkapan koleksi rujukan perpustakaannya. Judul dapat diusulkan oleh jurusan atau fakultas yang mungkin lebih mengetahui buku rujukan yang baik dalam bidangnya. Perpustakaan perlu mengusahakan koleksi rujukan yang seimbang, yaitu meliputi berbagai disiplin, khususnya bidang studi yang diampu oleh jurusan.

Berbagai buku rujukan yang dipandang sesuai bisa meliputi buku panduan, bibliograf, indeks, abstrak, ensiklopedi, buku pegangan, kamus umum dan khusus, laporan tahunan, direktori, karya sejarah, karya biograf, bermacam- macam atlas, terbitan berseri, dan sejenisnya.

Bahan perpustakaan rujukan diadakan dengan mempertimbangkan:

1. Susunan

2. Macam entri yang digunakan 3. Ada tidaknya indeks

4. Kelengkapan dan ketelitian rujukan 5. Kualitas terbitan

6. Kepakaran penulis, dll.

Terbitan Berkala

Terbitan berkala seperti jufnal perlu dipilih dengan cermat. Hal itu berhubungan dengan kewajiban perpustakaan untuk melanggannya secara berkesinambungan.

Perpustakaan tidak selalu mampu melanggan semua judul yang diminta untuk memilih judul yang diprioritaskan. Pengadaan rentakan silam (back issues) dipertimbangkan untuk dibeli kalau dana memungkinkan.

Dalam mengadakan terbitan berkala, perpustakaan hendaknya mengikuti petunjuk yang garis besarnya sebagai berikut:

1. Melanggan terbitan berkala (majalah, jurnal) yang penting bagi semuja bidang studi

2. Secara efektif melanggan terbitan berkala umum yang bernilai penelitian atau yang dibutuhkan oleh sivitas akademika.

Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan tersedianya terbitan berkala elektronik/digital. Media yang digunakan adalah CD ROM dan/atau akses maya. Pilihan untuk berlangganan terbitan berkala elektronik/digital sebaiknya dipertimbangkan karena:

1. Menghemat ruangan untuk penyimpanan

2. Tidak memerlukan perawatan seperti yang perlu dilakukan untuk terbitan berkala tercetak (penjilidan, penataan kembali di rak/reshelving, dll.)

3. Tidak mengalami masalah seperti yang sering terjadi dengan terbitan berkala tercetak seperti keterlambatan dan terbitan yang tidak lengkap

4. Dapat digunakan oleh lebih dari satu pengguna secara bersamaan (concurrent users)

5. Tersedia fasilitas penelusuran yang jauh lebih cepat dan akurat dibandingkan penelusuran terbitan berkala tercetak.

6. Pencatatan statistk penggunaan tidak perlu dilakukan sendiri. Statistik dapat diminta secara berkala dari pemasok (vendor) dimana perpustakaan berlangganan terbitan berkala elektronik/digital.

Disamping kelebihan-kelebihan seperti tersebut di atas, perlu pula diperhatikan kelemahan yang ada pada media yang sifatnya elektronik/digital, yaitu:

1. Perlu disediakan perangkat keras (komputer), perangkat lunak, dan sambungan internet untuk akses maya

2. Reliabilitas dan kecepatan sambungan internet (bandwidth) yang relatif masih lambat di Indonesia

3. Ketertinggalan teknologi (technological obsolence) dari perangkat keras, perangkat lunak, maupun media penyimpanan elektronik/digital.

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan di atas perpustakaan perlu mengadakan peningkatan (upgrading) perangkat keras dan lunak yang digunakan untuk mengakses informasi dari terbitan berkala dalam media CD ROM. Jika pemasok (vendor) terbitan berkala elektronik/digital melakukan migrasi ke jenis media atau teknologi baru untuk menghindari terjadinya ketertinggalan teknologi, maka perpustakaan harus melakukan hal yang sama.

Perpustakaan yang berlangganan terbitan berkala secara online melalui internet, dianjurkan untuk mengupayakan back up CD ROM atau akses kekal (perpetual access) untuk periode terbitan berkala yang pernah dilanggan. Dengan adanya back up CD ROM atau jaminan akses kekal ini perpustakaan dapat tetap memiliki akses ke informasi yang terdapat di dalam terbitan berkala selama periode yang dilanggan.

Perawatan

Bahan perpustakaan yang tersimpan di perpustakaan perlu dirawat dengan teratur. Yang dimaksud dengan perawatan di sini adalah perawatan fsik bahan perpustakaan, perawatan koleksi, dan perawatan teknologi dan media.

Tim Pengembangan Koleksi

Dalam pengembangan koleksi, perlu dibentuk sebuah tim yang terdiri atas unsur perpustakaan, sivitas akademika, dan pihak lain yang dipandang mempunyai kepentingan dengan pengembangan koleksi.

Penutup

Kebijakan pengembangan koleksi dievaluasi secara berkala dan diubah sesuai dengan perkembangan kebutuhan.