41 BAB III
IMPLEMENTASI WHISTLEBLOWING SYSTEM DI PT. PEMBANGKITAN JAWA-BALI SEBAGAI INDIKATOR GOOD CORPORATE GOVERNANCE
A. Whistleblowing System di PT. Pembangkitan Jawa-Bali
PT. Pembangkitan Jawa-Bali merupakan salah satu perusahaan yang menerapakan whistleblowing system pada perusahaan, karena PT.
Pembangkitan Jawa-Bali menganggap sistem ini merupakan salah satu cara yang sangat baik dan efektif dalam mengurangi tindakan-tindakan kecurangan yang mungkin terjadi di perusahaan.
Selain karena dianggap efektif dalam mengurangi fraud, PT.
Pembangkitan Jawa-Bali menerapkan whistleblowing system agar dapat mendukung terselenggaranya Good Corporate Governance karena seperti yang telah disebutkan sebelumnya whistleblowing system merupakan salah satu indikator atau parameter penilaian dan evaluasi atas penerapan tata kelola perusahaan yang baik atau good corporate governanvce.
PT. Pembangkitan Jawa-Bali memperkenalkan whistleblowing system ini kepada karyawan pada saat karyawan masuk dan bergabung menjadi karyawan PT. Pembangkitan Jawa-Bali, selain itu juga karyawan ataupun masyarakat dapat mengetahui mengenai whistleblowing system di PT.
Pembangkitan Jawa-Bali dengan mengakses website PT. Pembangkitan Jawa-
bali, melalui website itu kita dapat mengetahui hal-hal terkait dengan whistleblowing system contohnya seperti siapa saja yang berhak melaporkan, siapa saja yang dapat dilaporkan, mekanisme, dan hal-hal lainnya. Selain itu karyawan PT. Pembangkitan Jawa-Bali dapat melihat poster-poster menarik terkait whistleblowing system, penyebaran flyer dan pemasangan poster-poster ini diharapkan karyawan dapat lebih peduli terhadap perusahaan dengan melaporkan adanya fraud atau kecurangan yang diketahui nya.
Whistleblowing system di PT. Pembangkitan Jawa-Bali dikelola oleh Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran dan penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran khususnya yang dilakukan oleh Karyawan dilakukan oleh Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan (TP2DK).
B. Struktur dan Sistem Whistleblowing System di PT. Pembangkitan Jawa Bali
Whistleblowing system atau Sistem pelaporan pelanggaran di PT.
Pembangkitan Jawa-Bali dikelola oleh Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran dan untuk penanganan lebih lanjut atas pelaporan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan dilakukan oleh Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan (TP2DK).
1. Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran
Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran di PT. Pembangkitan Jawa-Bali ini dibentuk atas keputusan Direksi PT. Pembangkitan
Jawa-Bali yang beranggotakan perwakilan-perwakilan dari berbagai divisi, yaitu :
a. Pengawasan internal b. Sumber Daya Manusia c. Hukum
d. Keuangan
e. Dan divisi lainnya yang diperlukan sesuai denhan kompetensi dan juga keahliannya.
Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran memiliki tugas untuk mengelola pelaporan atau pengaduan pelanggaran, antara lain:
a. Menerima laporan pelanggaran
b. Menganalisa kecukupan bukti pendukung
c. Menganalisa dan menyeleksi laporan pelanggaran untuk di proses lebih lanjut
d. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan, terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor. Untuk keperluan ini anggota Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran mendapatkan akses terhadap bantuan hukum, keuangan dan operasional bila diperlukan.
Selain memiliki tugas tersebut, anggota Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran memiliki akses pelaporan langsung kepada Direktur Utama dan Juga Komisaris Utama. Dalam menganalisa dan menyeleksi laporan pelanggaran untuk di proses lebih lanjut, Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran harus memperhatikan hal-hal berikut :
a. Apabila yang dilaporkan melakukan pelanggaran adalah anggota Direksi, maka Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran menyerahkan laporan pelanggaran tersebut kepada Dewan Komisaris. Penanganan lebih lanjut dilakukan oleh Dewan Komisaris dan atau Eksternal Investigator.
b. Apabila yang dilaporkan melakukan pelanggaran adalah anggota Dewan Komisaris atau anggota organ pendukung Dewan Komisaris maka Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran menyerahkan laporan pelanggaran tersebut kepada Direksi. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Eksternal Investigator.
c. Apabila yang dilaporkan melakukan pelanggaran adalah Karyawan PT. Pembangkitan Jawa-Bali maka Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran menyerahkan laporan pelanggaran tersebut kepada Pejabat Yang Berwenang
Memberikan Sanksi/PYBMS (Direksi atau General Manajer di Unit), dan selanjutnya Direksi/General Manager (GM) menugaskan Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan (TP2DK) untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut.
Apabila berdasarkan pertimbangan jenis pelanggaran bersifat kompleks, rumit dan memerlukan analisa bukti-bukti yang lebih mendalam maka Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran dapat meminta kepada Direksi untuk dilakukan audit khusus terlebih dahulu (yang dilakukan oleh Auditor lnternal maupun eksternal), sebelum dilakukan pemeriksaan lebih lanjut oleh TP2DK sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Apabila yang dilaporkan melakukan pelanggaran adalah Anggota Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran maka yang bersangkutan harus dinon-aktifkan untuk sementara sampai menunggu hasil verifikasi dan Investigasi. Apabila tidak terbukti, maka yang bersangkutan akan diaktifkan kembali, namun apabila terbukti maka Direksi dapat melakukan pergantian keanggotaan Komite.
2. Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan (TP2DK)
Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan di PT.
Pembangkitan Jawa-Bali memiliki fungsi untuk menindak lanjuti
atas pelaporan yang bertugas untuk melakukan investigasi lebih lanjut atas substansi pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan PT.
Pembangkitan Jawa-Bali. Dalam menjalankan tugasnya Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan berpedoman pada ketentuan yang mengatur tentang pengaturan disiplin karyawan perusahaan.
Apabila dalam melakukan investigasi Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan menemukan adanya bukti sebuah pelanggaran maka Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan berhak memberikan rekomendasi sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan untuk selanjutnya diputuskan oleh pihak yang berwenang yaitu Pejabat Yang Berwenang Memberikan Sanksi (PYBMS).
Apabila dalam proses investigasi tidak ditemukan adanya bukti atas suatu pelanggaran maka proses investigasi dihentikan dan laporan pelanggaran tidak dilanjutkan
C. Mekanisme Pelaksanaan Whistleblowing System di PT. Pembangkitan Jawa-Bali.
Yang dikatakan sebagai seorang pelapor dalam whistleblowing system PT. Pembangkitan Jawa-Bali yaitu personil atau badan hukum baik yang berasal dari lingkungan internal mauoun eksternal perusahaan yang menyampaikan informasi mengenai kejadian atau indikasi tindakan
pelanggaran melalui saluran yang disediakan oleh perusahaan38 dan laporan yang disampaikan yang akan diproses lebih lanjut hanya laporan terkait dengan peristiwa atau kejadian atau bukti dalam kurun waktu 4 tahun sebelum laporan disampaikan.
Pelapor dapat melakukan pelaporan atas kecurangan yang terjadi melalui banyak cara.
a. Pengaduan pelanggaran secara tertulis dengan disertai identitas pelapor seperti mecantumkan KTP. Akan tetapi pelapor secara tertulispun dapat dilakukan secara anonim, namun dalam hal ini perusahaan tidak berkerwajiban untuk menanggapinya karena akan terjadi kesulitan untuk berkomunikasi antara pihak perusahaan dengan pihak pelapor untuk menindaklanjuti mengenai pelaporannya. Pelaporan dapat diajukan kepada perusahaan tidak hanya secara individu, tetapi dapat dilakukan juga oleh badan hukum dengan cara menyerahkan dokumen identitas badan hukum sebagai bukti bahwa pelapor merupakan badan hukum, selain itu juga harus menyerahkan bukti bahwa pelapor berwenang mewakilkan badan hukum tersebut.
Pelaporan tertulis ini dapat dilakukan melalui surat atau email yang ditujukan langsung ke pihak perusahaan.
38 SKB Direksi dan Dewan Komisaris PT. Pembangkitan Jawa-Bali Nomor: 095.K/010/DIR/2012 Nomor:
007.K/DK/PJB/2012
b. Melalui sistem pelaporan pelanggaran atau whistleblowing system yang dikelola secara langsung oleh pihak Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran, yang dapat secara langsung diakses oleh pelapor melalui website PT. Pembangkitan Jawa-Bali di bagian whistleblowing system.
Setelah pelapor menyampaikan laporannya ke pihak perusahaan secara tertulis, pelapor akan menerima bukti tanda terima dari perusahaan atas pengaduan pelanggaran yang diajukan oleh pelapor yang disertakan dengan identitas.
Pengaduan pelanggaran yang di laporkan melalui whistleblowing system selanjutnya akan dikelola oleh pihak Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran dan khususnya atas pelaporan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan akan ditindak lanjuti oleh Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan (TP2DK). Komite Pengelola Pengaduan akan melakukan verifikasi atas laporan pengaduan yang masuk dan akan memutuskan apakah laporan yang masuk akan diinvestigasi lebih lanjut atau tidak dalam jangka waktu 30 hari dan dapat diperpanjang selam 30 hari.
Apabila hasil verifikasi yang dilakukan oleh Komite Pengelola Pengaduan menunjukan bahwa laporan tidak benar dan tidak mempunyai bukti awal yang cukup maka tidak akan diproses lebih lanjut, tetapi apabila hasil verifikasi menunjukan bahwa adanya indikasi pelanggaran yang dilakukan dan juga memiliki bukti yang cukup untuk dibuktikan maka laporan ini dapat dilanjutkan ke tahap investigasi.
Perusahaan akan memberikan informasi melalui Komite Pengelola Pengaduan kepada pelapor yang meminta penjelasan atas status atau proses pelaporan atau pengaduan yang diajukannya. Status pelaporan yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu:
a. Masih Terbuka, belum dilakukan analisa terhadap laporan tersebut b. Diteruskan ke Unit Kerja/Fungsi Terkait
c. Memerlukan bukti tambahan d. Tidak dapat ditindaklanjuti e. Dalam proses investigasi
f. Sudah didapat hasil investigasi Disposisi tindaklanjut dari Pejabat yang berwenang
g. Dalam proses pelaksanaan tindak lanjut h. Selesai/Close.
Apabila hasil audit khusus dan juga hasil investigasi lebih lanjut yang dilakukan oleh Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan (TP2DK) menemukan bukti baru yang menyebabkan terjadinya tambahan pelapor dari berbagai pihak misalnya seperti dari pihak Direksi atau Dewan Komisaris dan atau organ pendukung Dewan Komisaris maka invesitigasi lebih lanjut dilakukan oleh eksternal investigator untuk menjaga independensi investigasi.apabila hasil investigasi menunjukan adanya pelanggaran yang terjadi dan juga memerlukan keputusan lebih lanjut maka Direksi atau Dewan Komisaris menyampaikan hal-hal tersebut kepada pemegang saham.
Proses Penerimaan Pelaporan Pelanggaran
Proses penerimaan pelaporan seperti yang tercantum pada tabel diatas pelapor dapat memilih media pelaporan
a. Pengaduan pelanggaran secara tertulis dengan disertai identitas pelapor seperti mecantumkan KTP. Akan tetapi pelapor secara tertulispun dapat dilakukan secara anonim, namun dalam hal ini perusahaan tidak berkerwajiban untuk menanggapinya karena akan terjadi kesulitan untuk berkomunikasi antara pihak perusahaan dengan pihak pelapor untuk menindaklanjuti mengenai pelaporannya. Pelaporan dapat diajukan kepada perusahaan tidak hanya secara individu, tetapi dapat dilakukan juga oleh badan hukum dengan cara menyerahkan dokumen identitas badan hukum sebagai bukti bahwa pelapor merupakan badan hukum, selain itu juga harus menyerahkan bukti bahwa pelapor berwenang mewakilkan badan hukum tersebut.
Pelaporan tertulis ini dapat dilakukan melalui surat yang ditujukan kepada PT.
Pembangkitan Jawa Bali di alamat Jalan Ketintang Baru No. 11 Surabaya atau email yang ditujukan langsung ke pihak perusahaan di [email protected] b. Melalui sistem pelaporan pelanggaran atau whistleblowing system yang
dikelola secara langsung oleh pihak Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran, yang dapat secara langsung diakses oleh pelapor melalui website PT.
Pembangkitan Jawa-Bali di bagian whistleblowing system.
Setelah Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran menerima laporan, selanjutnya akan dikelompokan berdasarkan klasifikasi pelanggaran yang dilaporkan yang selanjutnya dilakukan analisa persyaratan pelapor yang meliputi identitas pelapor dan juga adanya bukti awal yang mendukung adanya pelanggaran, selanjutnya pelapor akan diberikan tanda terima apabila mengirimkan laporan secara tertulis dengan disertai identitas, tetapi apabila laporan tidak memenuhi syarat untuk dilakukan investigasi di tahap selanjutnya maka proses selesai dan laporan di tutup.
Proses Tindak Lanjut Penerimaan Pelaporan
Tahap selanjutnya yaitu adalah tahap proses tindak lanjut penerimaan pelaporan pelanggaran. Berdasarkan analisa persyaratan pelaporan dan bukti pendukung, lakukan analisa pihak terlapor :
a. Jika terlapor adalah Dewan Komisaris atau Anggota Organ Pendukung Dewan Komisaris maka laporan diteruskan kepada Direktur Utama untuk dilakukan investigasi lebih lanjut oleh pihak eksternal, apabila setelah dilakukan investigasi lebih lanjut terbukti adanya suatu tindak kecurangan maka diberitahukan kepada pemegang saham dan dilanjutkan.
b. Jika terlapor adalah Anggota Direksi maka laporan diteruskan kepada Komisaris Utama untuk dilakukan investigasi lebih lanjut oleh Dewan Komisaris atau Pihak eksternal, apabila setelah dilakukan investigasi lebih lanjut terbukti adanya suatu tindak kecurangan maka diberitahukan kepada pemegang saham dan dilanjutkan.
c. Jika terlapor adalah karyawan maka laporan diteruskan kepada Pejabat Yang Berwenang Mmeberikan Sanksi (PYBMS) untuk untuk investigasi lebih lanjut oleh Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan.
Apabila berdasarkan pertimbangan jenis pelanggaran bersifat kompleks dan memerlukan bukti-bukti yang lebih mendalam maka apabila dianggap perlu Komite Pengelola Pengaduan Pelanggaran dapat meminta kepada Direksi untuk dilakukan audit khusus terlebih dahulu sebelum Pejabat Yang Berwenang Mmeberikan Sanksi menugaskan Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut sesuai ketentuan yang berlaku.
Setelah dilakukan analisa jenis terlapor, Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan melakukan Pemeriksaan / investigasi lebih lanjut. Tata cara pemeriksaan berdasarkan Peraturan Disiplin Karyawan yang berlaku di perusahaan, dan pada tahap ini terjadi perubahan status pelaporan. Apabila dalam hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran, maka Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan memberikan rekomendasi sanksi kepada Pejabat Yang Berwenang Memberikan Sanksi atas hasil investigasi. Setelah menerima hasil investigasi Pejabat Yang
Berwenang Memberikan Sanksi akan memberikan keputusan dan atau sanksi atas rekomendasi Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan. Setelah semua tahap ini selesai, pelapor dapat mengakses status tindak lanjut laporan yang dibuatnya dan memonitor pelaksanaan hasil investigasi, dan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran membuat kompilasi laporan investigasi pelaporan pelanggaran.
Proses Perlindungan Terlapor
Apabila pelapor merasa keselamatan dirinya terancam maka pelapor dapat menyampaikan atau melaporkan hal tersebut kepada Perusahaan, meskipun pelapor tidak merasa terancam Komite Pengelola Pelaporan Pelanggaran tetap akan memberikan perlindungan sesuai standar.
Seteleh pelapor menyampaikan permintaan perlindungan, selanjutnya dilakukan analisa, apabila hasilnya diperlukan perlindungan lebih maka Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan akan bekerjasama dengan pihak eksternal seperti Kepolisian dan Lembaga Perlindungan Saksi dan korban, atas persetujuan Direksi.
Proses Pemberian Insentif Kepada Pelapor
Analisa Pemberian Insentif kepada Pelapor yang telah berjasa menyelamatkan aset perusahaan dilakukan oleh Komite Pengelola Pelaporan Pelanggaran dan Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan, dan dianalisa berdasarkan:
a. Kebijakan Direksi terkait pemberian insentif atau penghargaan;
b. Analisa Pelaporan;
c. Hasil Investigasi.
Usulan pemberian insentif atau penghargaan kepada Pelapor, diajukan kepada Direksi untuk mendapat persetujuan. Apabila usulan pemberian insentif atau penghargaan bagi Pelapor disetujui oleh Direksi, maka dikukan koordinasi dengan fungsi atau unit kerja lain untuk pelaksanaan pemberiannya kepada yang bersangkutan. Untuk menjaga kerahasiaan pelapor, maka pemberian intensif atau penghargaan sebaiknya hanya diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan saja.
Proses Akuntabilitas pengelolaan Informasi Pelaporan
Penyusunan kompilasi laporan manajemen terkait Sistem Pelaporan Pelanggaran berdasarkan:
a. Kompilasi Penerimaan Laporan dan Analisa Laporan Pelanggaran dilakukan oleh Komite Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
b. Kompilasi Laporan hasil investigasi dan tindak lanjutnya dilakukan oleh Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan
c. Laporan perlindungan saksi
d. Laporan Pemberian Insentif / penghargaan dilakukan oleh Komite Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
Selanjutnya, Komite Pengelola Pelaporan Pelanggaran dan Tim Pemeriksa Pelanggaran Disiplin Karyawan memberikan laporan secara berkala atau laporan periodik kepada Direksi terkait dengan pelaksanaan sistem pelaporan pelanggaran.
Laporan ini ditujukan kepada Direksi sebagai bentuk dari akuntabilitas sistem pelaporan pelanggaran ini. Adapun isi dari laporan tersebut minimal berisi sebagai berikut:
a. Laporan Penerimaan Laporan Pelanggaran
Jumlah laporan Yang diterima;
Jenis-jenis pelanggaran yang dilaporkan;
b. Laporan Analisa dan Kompilasi Pelaporan Pelanggaran
Hasil analisa terhadap jenis pelanggaran yang dilaporkan;
Pihak-pihak yang dilaporkan melakukan pelanggaran;
Pihak-pihak yang melaporkan pelanggaran;
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan;
c. Laporan Tindak Lanjut Pelaporan Pelanggaran
Hasil investigasi atas pelaporan pelanggaran;
Rekomendasi yang diberikan atas hasil investigasi;
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan investigasi.
