DISAMPAIKAN PADA
BIMTEK PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JRA 5 APRIL 2023
PEMUSNAHAN ARSIP BERDASARKAN JRA
Nama Lengkap Mas Yanto Samadikun Tempat / Tgl. Lahir Jakarta, 24 Juli 1977
Alamat Rumah Jl. Pitara Gg. Dukuh No. 9B Rt 006 Rw 014 Pancoran Mas, Kota Depok (Jawa Barat)
Agama Islam
Status Menikah (Beristri 2 anak) HP & Whatsapp 081382566032
Pendidikan D3 Kearsipan UI lulus Tahun 1999 S1 Administrasi Negara lulus Tahun 2007
Saat ini sedang menlanjutkan studi S2 Ilmu Pemerintahan Pangkat/Golongan Penata / III c
Riwayat Pekerjaan Konsultan Kearsipan (1999-2003) PNS di ANRI 2003-Sekarang Dipekerjakan di KPK (2007-2017)
Kasatgas Unit Filing Recording KPK (Setingkat Eselon III) 2010-2017
Eselon IV di ANRI (2019-2022) Arsiparis 2007-2019, 2022-sekarang Keterlibatan dalam
Tim Kerja
Tim Penyusun Instrumen Kearsipan di KPK Tim Akuisisi Arsip Tindak Pidana Korupsi Tim Pengembang Aplikasi SIKD di KPK
Negosiasi Hibah Gedung Rampasan Koruptor untuk ANRI (Warung Buncit-Jakarta)
KoordinatorInpassingArsiparis Nasional 2017-2019 Terlibat dalam penyusunan Renstra ANRI 2020-2024 Arsiparis Pembina Kearsipan di Sulawesi Tenggara 2022, Sulawesi Barat 2023
Ketua Tim Nasional Penyusunan Instrumen Kearsipan Daerah 2022 (Konseptor Permendagri 83 Tahun 2022) Membuat Renaksi TLHP Kearsipan ASKE (Eksternal) dan ASKI (Internal) 2022 untuk Pemerintah Daerah
Sekilas tentang Saya
Sekilas Tentang
Saya
Pengalaman Organisasi
Ketua Himpunanan Mahasiswa Kearsipan Universitas Indonesia 1998-1999
Keahlian Manajemen Arsip Dinamis
Menulis Buku Biografi Keluarga Berbasis Arsip Peta Tematik
Antropologi budaya Indonesia Sejarah Islam Indonesia
Hobby Kliping koran cetak dan elektronik Menulis non fiksi
Koleksi buku dan barang antik Filateli
Menanam tumbuhan herbal
Motto Hidup “Membantu orang lain yang membutuhkan artinya membahagiakan orang lain.
Membahagiakan orang lain sama halnya membahagiakan diri kita sendiri”
Sebagian Besar Dimusnahkan Arsip Kertas
INSTRUMEN PAD
INSTRUMEN PAD
(Pasal 47 – 55) pada Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
(Pasal 52 – 89) pada Peraturan Pemerintah
No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No.43 tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016 tentang Penyusutan Arsip.
Dasar Hukum Penyusutan
ACUAN PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan Arsip
• Pemindahan arsip inaktif
• Pemusnahan arsip
• Penyerahan arsip Statis ke Lembaga Kearsipan
JADWAL
RETENSI ARSIP
Instrumen
Pengelolaan Arsip Dinamis
Tata Naskah Dinas Tata Naskah
Dinas
Klasifikasi Arsip Klasifikasi
Arsip Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
▪ DiTETAPKAN oleh masing-masing Pencipta Arsip
▪ Disusun berdasarkan Pedoman yang diTETAPKAN oleh Kepala ANRI.
▪ Khusus untuk JRA terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI
Kewajiban Pencipta Arsip
Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 48 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009
CONTOH JRA KEPEGAWAIAN
PEMUSNAHAN ARSIP
Konsep Dasar
Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip mengurangi
jumlah arsip dengan tujuan
efisiensi dan penghematan
bagi pemiliknya
• Rekaman informasi dari setiap kegiatan organisasi arsip akan terus berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi
• Arsip terkumpul secara alami (accumulating naturally)
• Menuntut penanganan yang serius
• Upaya pengurangan arsip yang tercipta di
organisasi
PEMUSNAHAN ARSIP
• Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip : – Tidak memiliki nilai guna
– Telah habis retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan JRA
– Tidak ada aturan yang melarang
– Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
• Pemusnahan wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar
• Pemusnahan merupakan tanggungjawab pimpinan
pencipta arsip
KETENTUAN
• Pemusnahan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat
dari bidang hukum/ perundang-undangan
dan atau bidang pengawasan dari Instansi
yang bersangkutan, pemusnahan arsip harus
didokumentasikan dengan pembuatan
Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip
yang dimusnahkan;
ARSIP YANG DIMUSNAHKAN
DILAKSANAKAN SESUAI
PROSEDUR
SAKSI
PEMUSNAHAN ARSIP
DOKUMENTASI PEMUSNAHAN
ARSIP
PEMUSNAHAN ARSIP
*Tidak memiliki nilai gunabagi pencipta arsip dan pihak lain, Nasional
*Telah habis retensinya dan berketerangan musnah
berdasarkan JRA
*Tidak ada aturan yang melarang
*Tidak berkaitan dengan
penyelesaian proses suatu perkara
•Pemusnahan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/
perundang- undangan dan atau bidang
pengawasan dari Instansi yang
bersangkutan
▪ Tim penilai
▪ Rekomendasi
penilaian
▪ Usulan Arsip musnah
▪ Persetujuan pemusnahan
▪ Berita acara
▪ Daftar arsip yang
dimusnahkan
▪ Pembentukan Tim penilai
▪ Rekomendasi penilaian
▪ Usulan Arsip musnah
▪ Persetujuan pemusnahan
▪ Berita acara
▪ Daftar arsip yang
dimusnahkan
Harus dilakukan dengan menjamin
kerahasiaan informasi yang di
kandung
SEMUA ARSIP, BAIK ORIGINAL,
COPY, BACK UP HARUS MUSNAH
PEMUSNAHAN TOTAL SEHINGGA
BAIK FISIK ATAU INFORMASI TIDAK
DAPAT DIKENALI
PRINSIP PEMUSNAHAN
Pemusnahan arsip yang tidak
diperbolehkan
PEMUSNAHAN ARSIP
Prosedur Pemusnahan
• Pembentukan Panitia Penilai Arsip;
• Penyeleksian Arsip;
• Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;
• Penilaian Arsip;
• Permintaan Persetujuan Pemusnahan;
• Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan;
dan
• Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
Pembentukan Panitia penilai arsip
• Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
• Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.
• Panitia penilai arsip berjumlah ganjil.
• Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
– pimpinan Unit Kearsipan (Siapa?) sebagai ketua merangkap anggota;
– pimpinan Unit Pengolah (Siapa?) yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
– Arsiparis sebagai anggota.
Pembentukan Panitia
• Panitia penilai arsip pemerintah daerah
yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:
– Pimpinan Unit Kearsipan pada tiap perangkat daerah sebagai ketua
merangkap anggota;
– Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya
akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
– Arsiparis sebagai anggota.
Lanjutan …..
• Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:
➢pimpinan Lembaga Kearsipan daerah sebagai ketua merangkap anggota;
➢pimpinan perangkat daerah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
➢Arsiparis sebagai anggota.
Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip.
Penyeleksian Arsip
• Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah.
• Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul musnah.
• Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam
melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti tahapan
prosedur pemusnahan arsip dan setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI.
Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi Arsip
• Prosedur penyusutan arsip juga dilakukan pada instansi yang belum memiliki JRA dan tidak
mempunyai penyusutan arsip secara periodik serta kondisi arsip instansi tersebut tidak
teratur (kacau) prosedur dan teknik dengan kegiatan sebagai berikut :
1. Perencanaan
2. Penataan Arsip
1.Perencanaan Penyusutan
• Merupakan kegiatan penyusunan rencana kerja atau menentukan pilihan pioritas kegiatan yang dilaksanakan kemudian hari;
• Rencana kerja harus disusun berdasarkan data-data yang tepat dan akurat sehingga perlu dilakukan kegiatan Survey terhadap struktur, tugas dan fungsi organisasi, sistem kearsipan serta arsipnya;
• Dari hasil survey diperoleh kondisi, jumlah atau volume seluruh arsip tahun tertua dan termuda serta data lainya yang akan dituangkan dalam rencana kerja atau proposal penataan arsip.
2. Penataan Arsip
• Identifikasi Arsip kegiatan untuk mengetahui
konteks arsip dan sistem penataan melalui
pemahaan tugas fungsi organisasi terdiri dari
fungsi fasilitasi dan substansi dan dapat
memahami tugas fungsi organisasi dan sejarah
perkembangannya untuk penerapan prinsip
Provenance (asal usul) dalam penataan arsip,
perlu juga memahami penataan arsip harus
sesuai dengan sistem penataan yang diperlakukan
pada tahun arsip di ciptakan prinsip original order
(aturan asli)
TAHAPAN PENATAAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR
ENTRI DATA KE DAFTAR ARSIP INAKTIF SEMENTARA (PER ORANG)
MANUVER FISIK DESKRIPSI
ARSIP
OLAH DATA ATAU MAN UVER DATA
REBOKSING DAN LABELING
PENATAAN BOKS PADA TEMPAT PENYIMPANAN PENYIMPANAN
SEMENTARA
DAN
DAFTAR ARSIP INAKTIF SURVEI
ARSIP
SKEMA PENGATU
RAN ARSIP
REKONSTRUKSI
Cat: Skema Pengaturan Arsip dan Rekonstruksi Arsip kunci keberhasilan
Semua arsip berisi informasi, tetapi tidak semua informasi sebagai arsip.
Arsip berisi informasi yang secara langsung berhubungan dengan : misi, fungsi, operasi atau aktifitas, transaksi dari organisasi. Dalam konteks manajemen arsip hal itulah yang mendapat status sebagai “arsip” (records),
adapun yang tidak masuk kategori tersebut di depan sebagai “nonarsip”. ( Saffady:7):
ARSIP DAN NONARSIP
Bahan pustaka dan publikasi lain seperti: buku terbitan yang diperoleh dengan tujuan sebagai bahan referensi
Brosur, katalog, pamflet dan dokumen lain yang diterima lewat mail yang mendeskripsikan organisasi/ persusahaan, events, produk, layanan yang tidak memiliki nilai substantif
E-mail, pesan singkat, voice mail yang tidak memiliki nilai substantif
Informasi yang diterima dari layanan internet (internet list service) dan grup
CONTOH NON ARSIP :
Kertas, berkas pribadi yang disimpan di tempat kerja pegawai tetapi yang tidak dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi
Laporan tahunan yang berlebihan, buletin, newsletter,poster, publikasi, bahan lain yang dimaksudkan untuk didistribusi atau dijual
Formulir kosong permintaan pembelian, permohonan penggantian biaya, dan formulir kosong lainnya. Tetapi jika formulir itu telah diisi dipertimbangkan sebagai arsip.
Contoh tersebut bisa diperpanjang misal: draft yang versi finalnya sudah selesai, copy laporan tahunan atau publikasi lain yang tidak didistribusi , dsb.
Non arsip lanjutan….
SESUDAH ARSIP DIPILAH
ARSIP DIPILAH DAN DISATUKAN BERDASAR UNIT PENGOLAH.
MIS: Arsip Keuangan disatukan dengan Arsip Keuangan, Arsip Kepegawaian disatukan dengan Arsip Kepegawaian, dan sebagainya.
Memeriksa ketepatan substansi berdasar pada jenis, masalah atau urusan arsip yang akan
diberkaskan serta memeriksa kelengkapan arsip
Cat: Agar arsip yang sudah dipilah terjamin keutuhan informasinya diberikan tanda pensil pada arsip berupa fungsi atau kegiatan dan diberikan klip agar tidak lepas arsipnya.
Selanjutnya dilakukan Langkah penataan arsip:
Deskripsi, Input Data,
Manuver fisik, Reboksing dan Labeling, Penataan Arsip
Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
Pembuatan Daftar Arsip usul Musnah
• Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah.
• Daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya
berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat
perkembangan, dan keterangan.
CONTOH DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
KODE
KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI TAHUN
TINGKAT PERKEM- BANGAN
JUMLAH RAK BOK FOLDER
800.1.1.1 Berkas usulan permintaan pegawai Provinsi Sulawesi Tenggara
2015 Asli 1 folder 1 1
800.1.1.1 Berkas usulan permintaan pegawai Provinsi Sulawesi Tenggara
2016 Asli 1 folder 1 1
800.1.2.1 Berkas penerimaan pegawai Provinsi Sulawesi Tenggara
2015 Asli 1 folder 1 2
800.1.2.1 Berkas penerimaan pegawai Provinsi Sulawesi Tenggara
2016 Asli 1 folder 1 2
Penilaian Arsip
• Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
• Hasil penilaian dituangkan dalam
pertimbangan tertulis oleh panitia penilai
arsip.
PERMOHONAN PERSETUJUAN/PERTIMBANGAN DARI ANRI
Persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip terdiri dari:
• Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI;
• Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI;
• Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI;
• Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI;
PERMOHONAN PERSETUJUAN/PERTIMBANGAN
Persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip terdiri dari:
• Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI;
• Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari gubernur;
• Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah
kabupaten/kota yang memiliki retensi dibawah 10
(sepuluh) tahun harus mendapat persetujuan tertulis
dari bupati/walikota;
• Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat persetujuan tertulis dari rektor atau sebutan lain yang sejenis;
• Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat pertimbangan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.
• Ketentuan mengenai permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud diatas berlaku juga bagi perusahaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
• Dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA harus mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI tanpa membedakan retensinya.
Catatan Permohonan Persetujuan
• Proses permohonan persetujuan/pertimbangan
pemusnahan arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. menyampaikan surat permohonan
persetujuan/pertimbangan dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI/gubernur/bupati/walikota/rektor sesuai wilayah kewenangannya.
b. menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa salinan cetak dan salinan elektronik; dan
c. menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip.
PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN
• Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan
dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala
ANRI/gubernur/bupati/walikota/rektor sesuai
wilayah kewenangannya dan pertimbangan
tertulis dari panitia penilai arsip.
Ketentuan Pelaksanaan Pemusnahan
• Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;
• Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari
lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
• Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
• Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat
Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua).
• Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan
dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja bidang pengawasan
Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara
a. Pencacahan;
b. Penggunaan bahan kimia; atau
c. Pulping.
Pencacahan
Pulping (Bubur Kertas)
PROSES PEMUSNAHAN PULPING
Arsip bukti pelaksanaan pemusnahan wajib disimpan (Menjadi Arsip Statis)
• Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi:
1. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
2. Notulen rapat penitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;
3. surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
4. Surat persetujuan pemusnahan arsip dari kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun;
5. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
6. Berita acara pemusnahan arsip;
7. Daftar arsip yang dimusnahkan.
Keputusan Bersama Kepala ANRI dengan Ka BKN No 8 thn 2012 dan No 15 thn 2012
