PENYUSUTAN ARSIP DALAM KONTEKS
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
J
(suatu tinjauan konsep baru
UU No. 43 Tahun 2009 dan
PP No : 28 tahun 2012)
PERMASALAHAN ARSIP
1. Penumpukan arsip di unit kerja
2 A i ktif d i i ktif ih j di t
2. Arsip aktif dan arsip inaktif masih menjadi satu 3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya) 4. jarang l melakukan pemindahan arsip ke record
centre
5. penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur
6. tidak ada staf yang ditugaskan mengelola arsip 7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip 8. peralatan yang belum memadai
9. Belum ada perhatian pimpinan 2
Pengelolaan arsip dinamis meliputi
kegiatan
( psl 31, PP 28 / 2012)
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan arsip;
c. pemeliharaan arsip; dan
d.
penyusutan arsip.
Apa yang terjadi, jika tidak ada
PROGRAM
4
ARSIP KACAU
Arsip semraut di Ruang Kerja
SEANDAINYA Program
PENYUSUTAN ARSIP
PENYUSUTAN ARSIP
dapat dilakukan secara
reguler
???
ARSIP DI UNIT KERJA (setelah dipilah, ditata, dinilai)
Mengapa tidak melakukan penyusutan ?
1. Takut menyusutkan, lebih baik disimpandaripada dimusnahkan …. daripada dimusnahkan ….
2. Belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), sehingga tidak akan dilakukan penyusutan, kalau belum memiliki JRA….
3. Pengetahuan tentang prosedur atau cara menyusutkan arsip masih minim (khususnya untuk pegawai atau pejabat baru)
PENYUSUTAN ARSIP
…..
(UU No. 43 /2009, Psl 1 (23)
kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan
cara
pemindahan
arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan,
pemusnahan
arsip yang
tidak
memiliki
nilai
guna,
g
,
dan
penyerahan
arsip
statis
kepada
lembaga kearsipan
Penyusutan Arsip
(PP 28 /n 2012)
kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan
cara
pemindahan
arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan,
pemusnahan arsip
yang
tidak
memiliki
nilai
guna,
g
,
dan
penyerahan
arsip
statis
kepada
lembaga kearsipan
PENYUSUTAN ARSIP…
Dapat dilakukan dengan 2 cara : 1. Penyusutan dengan JRA
2. Penyusutan tanpa menggunakan JRA yaitu menyusutkan dengan melalui suatu proses PENILAIAN (apraisal) ARSIP.
GAMBARAN UMUM
TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
kt i t t i j i i
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,
dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (UU Nomor: 43 Tahun 2009, Pasal 1 (22)
Contoh
Jadwal Retensi Arsip
NO Jenis/seri arsip
Jangka waktu simpan
Keterangan Aktif Inaktif I. 1. 2. HUKUM Produk hukum
a.Peraturan Perundangan yang mengatur instansi
b.Produk hukum internal Dokumentasi hukum 1 tahun Stl tidak berlaku 1 tahun 4 tahun 4 tahun Permanen 22 3. Kontrak/ perjanjian 1 tahun Stl tidak berlaku 1 tahun Stl tidak berlaku 4 tahun 9 tahun Musnah Dinilai kembali
Jenis – jenis JRA (yang sudah standar)
yJRA Keuangan(Perka ANRI No. 07/2007)
( )
yJRA Kepegawaian
(Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No. 41/2007 )
yJRA F ilit tif N K
yJRA Fasilitatif Non Keuangan
dan Non Kepegawaian (Perka ANRI No. 12/2009)
Psl 48, UU No. 43 /2009:
a.Lembaga negara, pemerintahan daerah,
ti i i t BUMN d / t
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD
wajib memiliki JRA
.
b. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh
pimpinan
lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.Pengesahan/penetapan JRA
a. Perguruan Tinggi = Peraturan Rektorb. Pemerintah Provinsi = Peraturan Gubernur c. Pemerintah Kabupaten = Peraturan Bupati d. Pemerintah Kota = Peraturan Walikota e. Kementerian = Peraturan Menteri f. LPSK = Peraturan Ketua
g. Komhan Ham = Peraturan Ketua Komnas HAM
Pasal 47, UU No. 43/ 2009
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh
pencipta
arsip
.b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat bangsa dan negara
masyarakat, bangsa dan negara
Unsur JRA
:
a. Jenis/series arsip
b J k kt i ( t i)
b. Jangka waktu penyimpanan (retensi) 1. retensi aktif
umur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah)
2 retensi inaktif
2. retensi inaktif
umur/usia berkas di ruang arsip (record centre)
Retensi aktif dan inaktif
di Unit kerja di unit kearsipan
d. Keterangan : - Permanen,
berkas/arsip disimpan selamanya karena memiliki nilai kesejarahan
- Musnah
berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna
- Dinilai kembali,
Di il i l t l h b b l
Dinilai ulang setelah beberapa lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen
Bagaimana menentukan umur (retensi)
arsip ?
a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia b. Umur atau usia 1 berkas berbeda dengan
berkas lain, tidak dapat disama-ratakan, c. Umur atau usia berkas, dalam istilah
kearsipan disebut dengan RETENSI atau
JANGKA WAKTU PENYIMPANAAN JANGKA WAKTU PENYIMPANAAN
d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS
JADWAL RETENSI ARSIP
JANGKA SIMPAN
NO JENIS/SERIES ARSIP (RETEnSI) KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
I. UMUM
1. Pengumuman 1 tahun - Musnah
2. Surat Undangan 1 tahun - Musnah
II. PERLENGKAPAN
3. Berkas pengadaan ATK 1 tahun setelah diaudit 1 tahun Musnah
4. BPKB Kendaraan dinas Selama masih berlaku - Dinilai kembali
5. Sertifikat gedung Selama masih berlaku - Permanen
6. Faktur pembelian AC 1 tahun setelah diaudit 1 tahun musnah
III. KEPEGAWAIAN
7. Surat lamaran yang ditolak 1 tahun 2 tahun Musnah
8. Berkas mantan Kepala BPKP 1 tahun setelah SK terbit 4 tahun Permanen
IV. PENGAWASAN
9. Pengaduan masyarakat
1 tahun setelah
ditindaklanjuti 4 tahun Musnah
10.LHP
1 tahun setelah
pemeriksaan 4 tahun Permanen
SELAMAT BERLATIH
MELAKUKAN PENYUSUTAN
PENYUSUTAN TANPA JRA
PENYUSUTAN TANPA JRA
MELALUI SUATU PROSES
PENILAIAN ARSIP
INDIKATOR MENILAI ARSIP
a. Nilaiguna arsip
b. Bobot informasi
c. Frekuensi penggunaan/kurun waktu
d. Peraturan perundangan terkait
e. Dampak hukum
NILAIGUNA : A L F R E I D Administration Legal Legal Financial NILAIGUNA Research PRIMER Evidential Informational NILAIGUNA d documentation SEKUNDERMakin banyak nilaiguna, maka makin penting arsip ybs
Menilai arsip dalam rangka untuk
penyusutan arsip, berdasarkan
bobot informasi/kepentingan
organisasi …
Arsip biasa - disimpan SESAAT
(maks 1 tahun di Unit kerja)
Arsip penting - disimpan BEBERAPA LAMA 2 th (1 th aktif, 1 th inaktif) ( , ) 3 th (1 th aktif, 2 th inaktif) 4 th (2 th aktif, 2 th inaktif)
(1 th aktif, 3 th inaktif)
arsip sangat penting – disimpan selamanya
i b il i j h di i
+ arsip bernilai sejarah – disimpan permanen
• Surat biasa
- Surat yg tidak perlu dijawab - Surat yg hanya bersifat
informasional/ memberitahukan - Surat yg ketika hilang tidak
mengganggu jalannya organisasi
• Surat penting Ciri-ciri:
- Surat yang harus dijawab
- Surat yg berisi kebijakan pimpinan - Surat yg ketika hilang, dapat
menghambat kegiatan kantor
Berkas/Surat sangat penting
• Ciri-ciri :
- surat yg informasinya hanya dapatsurat yg informasinya hanya dapat diketahui oleh pimpinan
- surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan
- Surat yg menyertai barang/benda - Surat yg berisi kebijakan strategis
Berkas/Surat bernilai sejarah
• Ciri-ciri :
- surat berisi program kerja andalansurat berisi program kerja andalan dan program tahunan
- berkas pejabat/mantan pejabat - berkas bencana alam
- berkas bantuanberkas bantuan - opini masyarakat - perintis kemerdekaan - berkas pahlawan nasional
Menilai arsip berdasarkan
FREKUENSI PENGGUNAAN/
Kurun waktu
• Arsip aktif adalah ……..
“ arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus”
tinggi dan/atau terus menerus Arsip Inaktif adalah …….
“ arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun”
- Frekuensi penggunaan > 10 kali /tahun = AKTIF - Frekuensi penggunaan < 10 kali /tahun = INAKTIF - 3 tahun terakhir (2010,2011,2012) = AKTIF - 3 tahun kebelakang (2009,2008) = INAKTIF
ARSIP AKTIF, ciri-ciri ….
• Masih sering diperlukan untuk mendukung k i t h i h i
kegiatan sehari-hari • Disimpan di ruang kerja
• Th. Masih baru (2012,2011, 2010), tetapi tidak selalu
• Menggunakan filing kabinet atau ordner • Menggunakan filing kabinet atau ordner • Jika hilang dapat menghambat perkerjaan
ARSIP INAKTIF, ciri ciri …….
• Sudah jarang digunakan untuk mendukung k i t h i h i
kegiatan sehari-hari • Disimpan di ruang arsip
• Th. Sudah lama (2009, 2008, 2007, dst, tetapi tidak selalu
• Menggunakan boks arsip
• Jika hilang dapat menghambat perkerjaan
TAHAPAN PENYUSUTAN ARSIP
TANPA JRA
a. Dipilah
b. Ditata, hasilnya berupa Daftar Arsip Inaktif c. Dinilai dengan minimal 3 indikator
1. indikator nilaiguna
2. indikator bobot informasi 3. indikator frekuensi penggunaan d. Penilaian dilakukan dengan FORM Daftar
Penilaian Arsip
DAFTAR PENILAIAN ARSIP
NO JENIS BERKAS/SURAT TAHUN BOBOT FREKUENSI KESIMPULAN INFORMASI PENNGGUNAAN
HASIL PENILAIAN
Penilaian arsip, akan menghasilkan : 1. Daftar Arsip Pindah
2. Daftar Arsip Usul musnah 3. Daftar Arsip Serah
4. Daftar Arsip Vital
5. Daftar Arsip masih Aktif
KESIMPULAN PENILAIAN
a. Biasa – aktif = Simpan di R.Kerja b. Biasa-inaktif = Usul musnah c. Penting – aktif = simpan di R.Kerja d. Penting-inaktif = pindah ke RC e. Sangat penting-aktif = simpan di R.Pimpinan f. Sangat pentinf- bersejarah = serah ke lembaga
kearsipan
PENENTUAN JANGKA SIMPAN
• Berdasarkan peraturan perUUan • Berdasarkan nilaiguna• Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya.
• Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai.
• Retensi dapat dinyatakan dengan angkaRetensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya.
• Dan lain-lain
PENENTUAN NASIB AKHIR
• Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA mengisi kolom keterangan dalam JRA. • Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan
Permanen.
• Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali
• Dinilai kembalipada akhirnya akan
Pasal 54 PP 28 Th. 2012
•
Retensi arsip dalam JRA
ditentukan berdasarkan pedoman
retensi arsip.
•
Pedoman retensi arsip disusun
oleh Kepala ANRI bersama
dengan lembaga teknis terkait.
PEMINDAHAN ARSIP
Psl 50, UU 43/ 2009
Pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah
ke
unit
kearsipan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal
49 huruf a diatur oleh pimpinan
pencipta arsip.
p
p
p
Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan
melalui kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif
yang akan dipindahkan; dan
c. penataan arsip inaktif yang
akan dipindahkan.
Pasal 60, PP 28 2012
Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan
d h i i dil k k b i b ik t
daerah provinsi dilakukan sebagai berikut:
• pemindahan arsip inaktif yang memiliki
retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di
lingkungan satuan kerja pemerintah daerah g g j p atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
pemindahan arsip inaktif yang memiliki
retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
h
dil k k
d i
i
i di
tahun dilakukan dari pencipta arsip di
lingkungan satuan kerja pemerintah
daerah atau penyelenggara
pemerintahan daerah provinsi ke
lembaga kearsipan daerah provinsi
lembaga kearsipan daerah provinsi.
Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan
Unit kerja Unit kerja :: Alamat Alamat :: Telepon Telepon :: Nomor
Nomor Jenis ArsipJenis Arsip TahunTahun JumlahJumlah KeteranganKeterangan
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
No. ………
Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ...…
1. Nama : … NIP : … Jabatan: …
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja yang selanjutnya Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama : … NIP :… Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir
Malang, … ……2011 Pihak Kedua Pihak Pertama
ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP
Mengetahui Kepala Unit Pengolah
PEMUSNAHAN ARSIP
PEMUSNAHAN ARSIP
Pasal 49 (c) (d)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
• Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan
pencipta arsip yang bersangkutan.
Pemusnahan arsip (Pasal 49 (a) (b) dilakukan terhadap arsip yang:
1. tidak memiliki nilai guna;
2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4 tidak berkaitan dengan penyelesaian proses 4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses
suatu perkara.
Pasal 52 :
Setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undang-undang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
Pasal 66, PP 28-2012
Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:
b k i i il i i
a. pembentukan panitia penilai arsip; b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan
c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai arsip;
e.permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan g.pelaksanaaan pemusnahan:
• Pemusnahan arsip di lingkungan
pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun
ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi setelah mendapat:
a pertimbangan tertulis dari panitia penilai a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai
arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari gubernur
• Pemusnahan arsip di lingkungan
i t h d h i i iliki
pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat:
• a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai p g p p arsip; dan
• b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah
Unit kerja Unit kerja :: Alamat Alamat :: Telepon Telepon :: Nomor
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
No. ………..
Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Arsip terlampir.
Dengan cara: a. Pembakaran b. Pencacahan
c. Peleburan secara kimia
Saksi-saksi: Pimpinan unit kerja 1. Jabatan ttd
ttd nama terang nama terang NIP NIP 2. Jabatan ttd nama terang NIP
PENYERAHAN ARSIP
Pasal 53, Penyerahan arsip statis:
1 Lembaga negara tingkat pusat wajib 1. Lembaga negara tingkat pusat wajib
menyerahkan arsip statis kepada ANRI.
2. Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.
3 Satuan kerja perangkat daerah dan 3. Satuan kerja perangkat daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.
Pasal 53 (lanjutan)
Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (6) adalah arsip yang: 1. memiliki nilai guna kesejarahan; dan 2. telah habis retensinya dan berketerangan
4. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota statis kepada arsip daerah kabupaten/kota 5. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi
negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya. 6. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis
kepada lembaga kearsipan berdasarkan kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 81 – PP 28-2012
Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan b i b ik t
sebagai berikut:
a.penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh
arsiparis di unit kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan
i t i k d k l l b k i i
pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan
f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala
l b k i d di t i b it
lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.
Daftar Arsip Statis yang Diserahkan
Unit kerja Unit kerja :: Alamat Alamat :: Telepon Telepon :: Nomor
Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
No. ………
Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan penyerahan arsip statis dari unit kerja ...…
1. Nama : … NIP : … Jabatan: …
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama : … NIP :… Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Lembaga Kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis yang diserahkan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir
Malang, … ……2011 Malang, … ……2011 Pihak Kedua Pihak Pertama
ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP
Saksi-saksi : 1. 2.
Menyusutkan arsip dengan melihat JRA : 1. Formasi pegawai tahun 2010
2. Pengumuman penerimaan mahasiswa tahun 2007 3 Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun 2005 3. Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun 2005 4. Sertifikat pelatihan tahun 2008
5. skp tahun 2011
6. Daftar hadir pegawai tahun 2007 7. Cuti bersalin tahun 2013
8. Berkas askes a.n. Susi Semilikiti tahun 2010 9 P n l Fil R kt UnMUL
9. Personal File Rektor UnMUL 10.Polis Asuransi Soimah
11.Lulusan Mahasiswa terbaik2005 12.Statuta UnMUL
