BADAN
STANDARDlSASf NASIONAL
PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL NOMOR 1 TAHUN2021
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI NASIONAL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL,
Menimbang : a. bahwa untuk menghasilkan tata kearsipan yang
teratur, seragam, efektif, dan efisien, perlu
dilakukan Pengelolaan Arsip Dinamis;
b. bahwa untuk memberikan kemudahan dan panduan
bag! unit kerja dalam mengelola Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu ditetapkan pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis di
lingkungan Badan Standardisasi Nasional;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu
menetapkan Peraturan Kepala Badan Standardisasi
Nasional tentang Pedoman Pengelolaan Arsip
Dinamis di Lingkungan Badan Standardisasi Nasional;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang KeArsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 3. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Badan Standardisasi Nasional (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 10);
4. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 7 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Badan Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1830); 5. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 7
Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan
Badan Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 1084);
6. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9
Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2018 Nomor 818);
7. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 10
Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan
Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 1037);
Menetapkan
MEMUTUSKAN:
PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI NASIONAL.
- 3
-BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud
dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bemegara.
2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses
pengendalian Arsip Dinamis secara eflsien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta pen5aisutan Arsip.
4. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penjnisutan dan penyelematan Arsip.
5. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas
instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
keArsipan.
6. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi
7. Arsip Inaktif adalah Arsip Aktif yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
8. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional lembaga yang tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 9. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis.
10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta
Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
11. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta
Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan keArsipan.
12. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam
suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu Berkas karena memiliki
hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
13. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskaih
transaksi.
14. Guide/Sefcat/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok Berkas yang satu dengan Berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
15. Label adalah kertas yang ditempelkan di tab Guide/Sekat atau Folder.
16. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul Berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk
membedakan antara Berkas Arsip yang satu
5
-bantu untuk memudahkan penemuan kembali
Arsip.
17. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang
memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan
Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang atau untuk
menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang
berbeda karena bentuknya yang hams disimpan
terpisah.
18. Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
19. Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks
pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesEimaan jenis
kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
20. I si Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang mempakan informasi dari Berkas
kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan.
21. Duplikasi adalah metode perlindungan Arsip Vital
dengan melakukan penggandaan {back-up) Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli.
22. Pemencaran adalah metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan Pemencaran Arsip hasil
Duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan
Arsip pada lokasi yang berbeda.
Pasal 2
Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis mempakan acuan penyelenggaraan keArsipan bagi Pencipta Arsip dalam melaksanakan PemBerkasan dan penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif.
Pasal 3
Pengelolaan Arsip Dinamis bertujuan untuk: a. menjamin ketersediaan informasi Arsip; dan
b. menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan
keselamatan Arsip.
Pasal 4
Lingkup pengaturan Peraturan Kepala Badan ini
meliputi:
a. penetapan kebijakan;
b. pengelolaan Arsip Aktif;
c. pengelolaan Arsip Inaktif; dan d. pengelolaan Arsip Vital.
BAB II
PENETAPAN KEBIJAKAN
Pasal 5
(1) Kebijakan lebih lanjut Pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Badan Standardisasi Nasional
ditetapkan oleh Kepala Badan Standardisasi
Nasional.
(2) Kebijakan Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit meliputi:
a. pengorganisasian pengelolaan Arsip;
b. pengawasan keArsipan;
(3) Penyusunan kebijakan Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dalam satu kesatuan sistem Pengelolaan Arsip
Dinamis yang terpadu dan komprehensif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 7
-BAB III
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Pasal 6
(1) Pengelolaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah pada tiap Pencipta Arsip. (2) Pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan:
a. Pemberkasan; dan
b. penyimpanan dan pemeliharaan.
sebagaimana tercantum dalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.
(3) Pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menggunakan prasarana dan sarana
keArsipan sesuai dengan standar.
(4) Prasarana dan sarana keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari Folder, Guide/ Sekat/Sekat, Label, Indeks, Tunjuk Silang, boks, Filing Cabinet/rak Arsip.
Pasal 7
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima oleh Unit Pengolah.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan Indeks, penentuan kode, Tunjuk Silang (apabila ada), pelabelan dan penyusunan daftar Arsip Aktif.
(4) Ketentuan mengenai PemBerkasan Arsip Aktif
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Kepala Badan ini.
Pasal 8
(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar
Arsip Aktif.
(2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) terdiri atas daftar Berkas dan daftar Isi Berkas.
(3) Daftar Berkas sebagiamana dimaksud pada ayat (2)
paling sedikit memuat informasi: a. Unit Pengolah;
b. nomor Berkas; c. kode klasiflkasi;
d. uraian informasi Berkas; e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(4) Daftar Isi Berkas sebagiamana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat informasi:
a. nomor Berkas; b. nomor item Arsip; c. kode klasiflkasi;
d. uraian informasi Arsip; e. tanggal;
f. jumlah; dan g. keterangan.
(5) Daftar Arsip Aktif sebagiamana dimaksud pada ayat (1) dapat digunakan sebagai sarana bantu
penemuan kembali Arsip.
(6) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) menyampaikan daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada Unit Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
9
-Pasal 9
(1) Penyimpanan dan pemeliharaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b dilaksanakan oleh Unit Pengoiah.
(2) Penyimpanan Arsip Aktif sebagiamana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.
(3) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengoiah
telah melewati jangka waktu retensi Arsip Aktif dan
memasuki retensi Arsip Inaktif berdasarkan JRA, Unit Pengoiah harus melaksanakan pemindahan
Arsip dari Unit Pengoiah ke Unit Kearsipan.
(4) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
(5) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud pada ayat (4) ditandatangani oleh para
pihak paling rendah setingkat pejabat pimpinan tinggi pratama selaku pihak yang memindahkan Arsip dan Unit Kearsipan selaku penerima Arsip.
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Pasal 10
(1) Pengelolaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab
pimpinan Unit Kearsipan.
(2) Pengelolaan Arsip Inaktif sebagiamana dimaksud
pada ayat (1) meliputi penataan dan penyimpanan
Arsip Inaktif.
(3) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berasal dari Arsip Unit Pengoiah /unit keija yang telah melewati jangka waktu retensi aktif dan
memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA di
lingkungan BSN.
Pasal 11
(1) Unit Kearsipan harus menyediakan pusat Arsip (records center) dalam melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal
10.
(2) Pusat Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
paling sedikit memiliki fungsi penataan,
penyimpanan dan layanan peminjaman Arsip
Inaktif.
Pasal 12
(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2)
dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip dan tidak dicampur dengan Arsip yang
berasal dari Pencipta Arsip lain.
Pasal 13
(1) Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan
dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif. (2) Daftar Arsip Inaktif paling sedikit memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah;
c. nomor Arsip; d. kode klasifikasi;
-11
-e. uraian informasi Arsip; f. kurun waktu;
g. jumlah; dan h. keterangan.
Pasal 14
(1) Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan terhadap
Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif.
(2) Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk
menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip
berdasarkan JRA.
Pasal 15
(1) Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan Unit Kearsipan telah melewati jangka waktu retensi
Arsip Inaktif dan dengan keterangan:
a. permanen berdasarkan JRA, Unit Kearsipan hams melaksanakan penyerahan Arsip kepada
lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip statis dan pembinaan keArsipan; dan
b. musnah berdasarkan JRA, Unit Kearsipan
dapat melaksanaka pemusnahan Arsip
berdasarkan ketentuan peraturan
pemndang-undangan.
(2) Ketentuan mengenai penyerahan dan pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut berdasarkan Peraturan Kepala Badan
yang mengatur megenai penyusutan Arsip.
Pasal 16
Ketentuan teknis mengenai tata cara penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 tercantum dalam Lampiran II yang
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
Peraturan Kepala Badan ini.
BAB V
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Pasal 17
Prosedur program Arsip Vital dilaksanakan elalui kegiatan:
a. pengelolaan;
b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan.
Pasal 18
Prosedur pengelolaan Arsip Vital meliputi:
a. identifikasi yang dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis Arsip Vital yang ada di unit keija
berdasarkan daftar Arsip Vital.
b. penataan Arsip Vital dilakukan dengan tahap kegiatan pemeriksaan, penentuan Indeks Berkas, penggunaan Tunjuk Silang, pelabelan dan penempatan Arsip.
c. menjnasun daftar Arsip Vital yang ada di unit keija sebagaimana ayat (1) memuat paling sedikit informasi tentang: 1. nomor urut; 2. jenis Arsip; 3. tingkat perkembangan; 4. kurun waktu; 5. media; 6. jumlah; 7. jangka simpan; 8. metode perlindungan;
9. lokasi simpan; dan 10. keterangan.
- 13
Pasal 19
(1) Metode pelindungan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b yang dapat dilakukan meliputi Duplikasi, Pemencaran dan dengan peralatan dan sarana khusus {vaulting). (2) Pengamanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 17 huruf b meliputi:
a. pengamanan fisik Arsip Vital; dan
b. pengamanan informasi Arsip.
(3) Pengamanan fisik Arsip Vital sebagaimana dimaksud ayat (2) mencakup sistem keamanan ruang penyimpanan, tingkat ketinggian penempatan, struktur bangunan dan penggunaan
ruang.
(4) Pengamanan informasi Arsip Vital sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) meliputi menjamin penggunaan oleh pihak yang berhak, memberi kode rahasia dan menetapkan spesifikasi hak akses.
Pasal 20
(1) Penyelamatan dan pemulihan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 17 huruf c dapat dilakukan
dengan langkah:
a. penyelamatan; dan b. pemulihan.
(2) Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah penyelamatan Arsip Vital
setelah musibah atau bencana meliputi evakuasi
Arsip Vital, identifikasi jenis Arsip dan pemulihan
kondisi.
(3) Pemulihan sebagaimana dimaksud ayat (1) meliputi stabilisasi dan pelindungan Arsip yang dievakuasi,
penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi
kebutuhan pemulihan, pelaksanaan penyelamatan,
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 21
Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tan^al 25 Mei 2021
KEPALA BADAN'STANDARDISASI NASIONAL,
-
15-LAMPIRAN I
PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL NOMOR 1TAHUN2021
TENTANG
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI NASIONAL
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
1. Pengeldlaan Arsip Aktif dilaloikan melalui kegiatan; A. PemBerkasan Arsip Aktif; dan
B. Penyimpanan Arsip Aktif.
A. PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
PemBerkasan Arsip Aktif dilaksanakan melalui prosedur: 1) Pemeriksaan
Pemeriksaan adalah kegiatan memeriksa kelengkapan Berkas dan
keadaan fisik Arsip sebelum Berkas disimpan. Pemeriksaan juga
dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dan/atau memverilikasi Arsip Vital Unit Pengolah.
2) Penentuan Indeks
Penentuan Indeks ditentukan dengan cara menyimpulkan isi ringkas/kata tangkap dari Arsip yang akan diBerkaskan sebagai identitas pokok.
Indeks (judul Berkas) dapat berupa nama orang,
lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu.
Penulisan Indeks diikuti setelah penulisan kode Klasifikasi Arsip
pada Folder.
/ '
/
199
Contoh Indeks : Angka - Tahun i y ' " "V3) Penentuan kode
Penentuan kode PemBerkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai
dengan kode Klasifikasi Arsip.
Pemberian kode dengan cara sebagai berikut:
a) fungsi/primer ditulis pada bagian depan dengan 2 (dua) digit huruf yang diambil dari subyek utama atau nama fungsi organisasi;
b) kegiatan/sekunder ditulis dengan 2 (dua) digit kode angka
diletakkan setelah kode fungsi/primer;
c) transaksi/tersier apabila diperlukan ditulis dengan 2 (dua)
digit kode angka dan diletakkan di belakang kode angka
kegiatan / sekunder.
Contoh:
KP : KEPEGAWAIAN Fungsi (Primer)
KP.04 : MUTASI Kegiatan (Sekunder)
KP.04.01 : KENAIKAN PANGKAT/ Transaksi (Tersier) GOLONGAN
4) Tunjuk Silang
Tunjuk Silang digunakan apabila:
a) Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi;
b) Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan Berkas lainnya
yang berbeda media seperti: peta, CD, foto, film dan media lain;
c) teijadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga;
dan
d) terdapat Arsip dengan masalah yang sama namun media yang berbeda.
5) Pelabelan
PeLabelan adalah kegiatan pemberian Label (tanda pengenal) menggunakan kertas Label dengan diisi kode klasifikasi dan
Indeks sebagai judul Berkas pada tab Folder.
6) Pensnisunan Daftar Arsip Aktif Daftar Arsip Aktif meliputi: a) daftar Berkas; dan b) daftar Isi Berkas.
-
17-Contoh Format Daftar Berkas
DAFTAR BERKAS Unit Pengolah :
Tahun :
NOMOR KODE URAIAN KURUN JUMLAH IKETERANGAN
BERKAS KLASZFIKASI INFORMASI WAKTU
Petunjuk Pengisian (1} Nomor Berkas (2) Kode Klasifikasi (3} Uraian Informasi
: diisi urutan Folder yang ada di Filing Cabinet
: diisi kode Klasifikasi Arsip
: diisi dengan ringkasan isi informasi dari Berkas Arsip berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip
: diisi dengan masa/kurun waktu Arsip
yang yang akan diBerkaskan di Filing
(4) Kurun Waktu
Cabinet
(5) Jumlah : diisijumlah banyaknya Arsip dalam
satuan yang sesuai dengan jenis Arsip : diisi dengan keterangan spesifik dari jenis
Arsip (6) Keterangan
Contoh Format Daftar Isi Berkas
DAFTAR ISI BERKAS Unit Pengolah :
Tahun :
NOMO NOMO
R TEM BERKA ARSIP
KODE URAIAN TANGGA JUMLA
KLASIFIKA INFORMA L H
SI SI
KETERANG AN
Petunjuk Pengisian (1) Nomor Berkas (2) Nomor Item Arsip (3) Kode Klasifikasi (4) Uraian Informasi
(5) Tanggal (6} Jumlah (7) Keterangan
diisi urutan Folder yang ada di Filing Cabiriet diisi dengan nomor item Arsip
diisi kode Klasifikasi Arsip
diisi dengan uraian informasi Arsip dari setiap
naskah dinas
diisi dengan tanggal Arsip itu tercipta
diisi dengan jumlah Arsip dalam satuan naskah dinas
diisi dengan keterangan spcsifik dari jenis Arsip.
B. PENYIMPANAN ARSIP AKTIF
Menyimpan Arsip yang telah diberi nomor file ke dalam Folder dan meletakkannya pada Filing Cabinet sesuai dengan urutan Berkas.
19
LAMPIRAN II
PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL NOMOR 1TAHUN2021
TENTANG
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI NASIONAL
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
1. Pengelolaan Arsip Inaktif meliputi kegiatan:
A. Penataan Arsip Inaktif; dan B. Penjdmpanan Arsip Inaktif
A. PENATAAN ARSIP INAKTIF
Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui prosedur:
1) Pengaturan fisik Arsip
Kegiatan pengaturan fisik Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan
diawali dengan kegiatan pemeriksaan dan verflkasi Arsip yang dipindahkan. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/unit keija ke Unit Kearsipan disertai Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dan Daftar Arsip dalam bentuk hardcopy dan softcopy masing-masing rangkap 2 (dua).
Contoh :
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pada hari ini .... tanggal ... bulan ... tahun kami yang bertanda
tangan di bawah ini:
1. Nama NIP Jabatan Unit kerja
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pimpinan Unit Keija
yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama NIP
Jabatan
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Unit Kearsipan Badan
Standardisasi (jabatan struktural yang membawahi bagian keArsipan
secara langsung) yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah melaksanakan serah terima pemindahan Arsip Inaktif
dari PIHAK PERTAMA ke PIHAK KEDUA, sebagaimana Daftar Arsip
Inaktif terlampir.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Nama Jabatan Nama Jabatan
ttd ttd
nama nama
NIP. NIP.
Pengaturan fisik Arsip dilakukan dengan kegiatan: a) Penataan Arsip dalam boks yang terdiri atas:
(1) dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana
penyimpanannya; dan
(2) menempatkan Arsip pada boks dengan tetap
mempertahankan penataan Arsip ketika masih aktif (aturan asli) dan asal usul serta menempatkan lembar Tunjuk Silang apabila diperlukan
b) PeLabelan dan penomoran boks yang terdiri atas:
(1) memberi Label/nomor pada boks sesuai dengan urutan
- 21
-(2) mencatat nomor boks dan membuat peta lokasi simpan; contoh penomoran boks ;
► Nomor Ruang
I
Nomor Rak
I Nomor Boks
A1.01.0001
c) Menata dan menyimpan boks pada rak
2} Pengolahan informasi Arsip
Pengolahan informasi Arsip dilakukan untuk menyediakan bahan
layanan informasi publik dan kepentingan internal lembaga
dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan
Arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan Arsip yang
dikelola di Unit Kearsipan.
3) Penyusunan daftar Arsip Inaktif
a) Daftar Arsip Inaktif digunakan sebagai sarana penemuan kembali Arsip dan sarana pengendalian Arsip Inaktif.
b) Unit Kearsipan mengolah daftar Arsip Inaktif dengan menambahkan informasi nomor definitif Folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar Arsip Inaktif
masing-raasing provenance Pencipta Arsip.
c) Pembaharuan daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan Arsip paling
sedikit satu tahun sekali.
Contoh Daftar Arsip Inaktif;
DAFTAR ARSIP INAKTIF
Unit Pengolah :
JeniB Kurun Tingkat Jumlah Ket Arsip Waktu 'erkembangan
No. Lokas Definitif i Folder Simpa dan n Boks Jangka Kat^ori Simpan Arsip dan Nasib Akhir
tempat, tanggal, bulan, tahun
jabatan
tanda tangan pejabat yang mengesahkan
Petunjuk pengisian:
(1) diisi dengan nomor urut Berkas/Arsip;
(2) diisi dengan kode Klasiflkasi Arsip; (3} diisi dengan uraian jenis/series Arsip; (4) diisi dengan kurun waktu;
(5) diisi dengan tingkat perkembang Arsip; (6) diisi dengan jumlah Arsip;
(7) diisi dengan media Arsip, kondisi dan Iain-lain; (8) diisi dengan nomor definitif Folder dan boks;
(9) diisi dengan lokasi simpan yang mencakup ruang^ dan nomor boks; (10) diisi dengan jangka simpan dan nasib akhir;
(11) diisi dengan kategori Arsip merupakan Arsip Vital, Arsip teijaga dan
keterangan klasiflkasi keamanan akses (rahasia, sangat rahasia dan
terbatas.
B. PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan dengan melakukan penataan boks Arsip pada rak secara berturut-turut berdasarkan nomor boks dan disusun berderet ke samping (vertikal) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi menuju ke
kanan.
KEPALA BADAN-SOIANDARDISASI NASIONAL,
>/ —— T , □ < (fi '
a^Cyi<<SyACHMAD
23
LAMPIRAN III
PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL NOMOR 1TAHUN2021
TENTANG
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN
STANDARDISASI NASIONAL
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
A. PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Kegiatan pengelolaan Arsip Vital dilakukan melalui tahapan sebagai
berikut: 1. Identifikasi
a. Pembentukan Tim
Keanggotaan tim kerja terdiri dari Unit Kearsipan, unit hukum, unit pengawasan, unit pengelola aset, dan unit lain yang potensisd menghasilkan Arsip Vital.
b. Analisis Organisasi
Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit kerja yang memiliki potensi menciptakan Arsip Vital. Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis
substansi informasi.
1) memahami struktur, tugas pokok, dan fungsi organisasi; 2) mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif; 3) mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan
fungsi yang menghasilksin Arsip sesuai dengan kriteria Arsip
Vital;
4) mengidentifikasi substansi informasi Arsip yang tercipta pada unit-unit kerja potensial sebagai Pencipta Arsip Vital; dan 5) membuat laporan hasil analisis organisasi
c. Pendataan
Pendataan dilaksanakan dengan cara mengumpulkan data
tentang Arsip Vital di Unit Pengolah. Pendataan ini dilaksanakan dengan format sebagaiman terlampir.
Contoh Formulir Pendataan Arsip Vital:
PENDATAAN ARSIP VITAL BADAN STANDARDISASI NASIONAL
Unit Keija
Jenis/Seri Arsip
Media Simpan
Sarana Temu Kembali
Volume Periode/Kurun Waktu Jangka Simpan Tingkat Keaslian Lokasi Simpan Sarana Simpan Kondisi Arsip Nama Waktu Pendataan Tanda Tsingan d. Penilaian
Hasil pendataan Arsip Vital dari unit-unit kerja dilakukan penilaian oleh tim yang dimaksudkan agar memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria Arsip Vital yang telah
ditetapkan. Penilaian data tersebut meliputi:
1) Analisis Hukum
- 25
-a) Apakah Arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara; dan
b) Apakah hilangnya Arsip tersebut dapat menimbulkan
tuntutan hukum terhadap individu atau Kementerian.
2) Analisis Risiko
Analisis risiko dilakukan terhadap Arsip-Arsip yang tercipta
pada Unit Keija yang dianggap vital melalui cara penafsiran
kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka
melakukan analisis risiko dapat diajukan beberapa pertanyaan:
a) Jika Arsip ini tidak ditemukan (hilang/musnah) berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang dibutuhkan oleh BSN;
b) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya
Arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh BSN; dan
c) Berapa besar kerugian yang dialami oleh BSN dengan tidak adanya Arsip yang dibutuhkan.
e. Penentuan Jenis Arsip Vital
Berdasarkan analisis organisasi, analisis hukum, dan analisis risiko, tim dapat menentukan jenis Arsip Vital di BSN.
2. Penataan Arsip Vital
Penataan Arsip Vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:
a. Pemeriksaan
Melakukan pemeriksaan kelengkapan Berkas Arsip Vital yang akan ditata, Berkas Arsip yang lengkap harus menggambarkan proses
kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik Berkas b. Menentukan Indeks Berkas
Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subyek.
Contoh Indeks : BPKB Kendaraan Mobil Dinas
c. Menggunakan Tunjuk Silang apabila ada Berkas yang memiliki keterkaitan dengan Berkas yang memiliki jenis media yang berbeda
d. PeLabelan
1)Arsip yang disimpan pada pocket file, Label dicantumkan pada bagian depan pocket file.
2) Arsip peta/rancang bangun
3) Arsip yang menggunakan media magnetic Label dicantumkan pada frame atau bagian luar dan lapisan transparan
e. Penempatan Arsip
Kegiatan penempatan Arsip pada sarana penyimpanan sesuai
dengan jenis media Arsip.
3. Penyusunan Daftar Arsip Vital
a. Penyusunan daftar Arsip Vital berisi informasi tentang Arsip Vital
unit keija ke dalam bentuk formulir dilaksanakan Arsiparis dan
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan.
Contoh Daftar Arsip Vital:
DAFTAR ARSIP VITAL
BADAN STANDARDISASI NASIONAL
Nomor Jenis Tingkat Kurun Media Jumlah Jangka Metode Lokasi Keteran Arsip Perkem Waktu Simpan Perlindung Simpan gan
ban
Petunjuk Pengisian (1) Nomor
(2) Jenis Arsip
: diisi dengan nomor urut Arsip Vital
: diisi dengan jenis Arsip Vital yang telah
didata
(3) Tingkat perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan Arsip
Vital (4) Kurun waktu
(5) Media (6} Jumlah
dnsi dengan tahun Arsip Vital tercipta diisi dengan jenis media rekam Arsip Vital
diisi dengan banyaknya Arsip Vital misal 1 (satu)
(7) Jangka Simpan (8) Lokasi Simpan
disimpan
: dusi dengan bacas waktu sebagai Arsip Vital;
27
(9) Metode Pelindungan : diisi dengan jenis metode pelindungan sesuai dengan kebutuhan media rekam yang digunakan; dan
(10) Keterangan : diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak ada dalam kolom yang tersedia
B. PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL
1. Metode Pelindungan Arsip Vital yang dapat dilakukan meliputi:
a. Duplikasi
Duplikasi dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap Arsip asset dan produk hukum. Metode Duplikasi yang
dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria Arsip Vital yang perlu dilakukan digitalisasi
ditentukan oleh Unit Kearsipan. b. Pemencaran
Pemencaran Arsip Vital dilakukan dengan menyimpan Arsip hasil Duplikasi ke Unit Kearsipan sedangkan Arsip Vital yang asli
disimpan di unit kerja Pencipta Arsip Vital.
c. Dengan Peralatan Khusus {Vaulting)
Pelindungan bagi Arsip Vital dari musibah atau bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus seperti: almari besi, filling cabinet tahan api. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah
terbakar (sedapat) mungkin memiliki daya tahan
sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis Arsip berbasis magnetik/elektronik.
2. Pengamanan
a. Pengamanan fisik Arsip Vital dilaksanakan dengan maksud untuk
melindungi Arsip dari ancaman faktor pemusnah/perusak Arsip.
Contoh pengamanan flsik Arsip Vital adalah:
(1) Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan Arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan dan penggunaan sistem alarm yang dapat digunakan untuk
mengamankan Arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan Iain-lain;
(2) Menepatkan Arsip Vital pada tingkat ketinggian yang bebas
dari banjir;
(3) Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan
gempa, angina topan dan badai; dan
(4) Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan
peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan Iain-lain.
b. Pengamanan informasi Arsip dilakukan dengan melakukan
pengaturan sebagai berikut:
(1) Menjamin Arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;
(2) Memberi kode rahasia pada Arsip Vital; dan
(3) Membuat spesifikasi pada orang-orang yang memiliki hak
akses.
C.PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN
Penyelamatan dan pemulihan [recovery) Arsip pasca bencana atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah:
1. Penyelamatan/evakuasi
Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah
diperlukan langkah-langkah penyelamatan Arsip Vital pasca
musibah atau bencana sebagai berikut:
a. Mengevakuasi Arsip Vital yang terkena bencana dan
memindahkan ke tempat yang lebih aman;
b. Mengidentifikasi jenis Arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar Arsip Vital; dan
c. Memulihkan kondisi baik untuk fisik Arsip Vitalnya maupun
tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk
rehabilitasi fisik arsi atau rekonstruksi bangunan. 2. Pemulihan (recovery)
a. Stabilisasi dan pelindungan Arsip yang dievakuasi
Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembabsin dapat
dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angina. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka Arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat
aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 (empat puluh delapan) jam Arsip
29
yang terkena air akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan
segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah
kebakaran, kerusakan Arsip yang terkena asap, racun api, suhu udara yang sangat tinggi hams dinetralisir sesegera mungkin
dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
Penilaian tingkat kemsakan dan spesifikasi kebutuhan
pemulihan
Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kemsakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kemsakan, media
atau peralatan apa yang terpengamh dan ikut msak, peralatan, dan Iain-Iain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli
dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan, Pelaksanaan penyelamatan
1) Penyelamatan Arsip dalam bencana besar
Penyelamatan Arsip Vital yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan Arsip ke tempat yang aman, melakukan penilaian tingkat kemsakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, penggantian shift, rotasi pekerjaan dan mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak
terkait.
2) Penyelamatan Arsip dalam bencana yang berskala kecil
Penyelamatan Arsip Vital yang disebabkan oleh bencana yang
berskala kecil cukup dilakukan oleh unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu
kantor maka pelaksanaan penyelematan dilakukan oleh Unit
Kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik Arsip. 3) Prosedur pelaksanaan
Pelaksanaan penyelamatan Arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara;
a) Pengepakan yaitu kegiatan membungkus dan mengikat Arsip yang dilaksanakan sebelum melakukan pemindahan Arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman agar tidak tercecer;
b) Pembersihan yaitu kegiatan memilah dan membersihkan Arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada
Arsip. Kotoran yang menempel pada Arsip disiram dengan menggunakan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran
yang menempel dapat terlepas dan Arsipnya tidak lengket; c) Pembekuan yaitu kegiatan mendinginkan Arsip sampai ke
tingkat suhu minus 40 (empat puluh) derajat celcius sehingga Arsip mengalami pembekuan.
d) Pengeringan yaitu kegiatan mengeringkan Arsip dengan
menggunakan vacum pengering atau kipas angin. Pengeringan Arsip dalam media kertas tidak perbolehkan dengan cara menjemur secara langsung dalam panas
matahari.
e) Penggantian Arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain.
f) Pembuatan back up seluruh Arsip yang sudah diselamatkan; dan
g) Memusnahkan Arsip yang sudah rusak dengan membuat
Berita Acara.
Sedangkan penyelamatan Arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap Arsip yang secara flsik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersihan Arsip dari asap atau abu yang dilakukan dengan cara manual.
d. Prosedur penyimpanan Arsip kembali
Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ke tempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah:
1) jika tempat penyimpanan Arsip Vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu;
2) penempatan kembali peralatan penyimpanan Arsip Vital; 3) penempatan kembali Arsip; dan
4) Arsip Vital dalam media lain seperti cartridge, cakram digital
(CD) dan Iain-lain disimpan di tempat tersendiri kemudian dilakukan format ulang dan dibuat Duplikasinya.
e. Laporan dan Evaluasi
1) menyusun laporan penyelamatan Arsip Vital yang
-31
-2) menyusun evaluasi pelaksanaan penyelamatan Arsip Vital yang digunakan untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan Arsip Vital. Kegiatan evaluasi juga digunakan untuk mempersiapkan kemungkinan adanya
bencana di kemudian hari.
KEPALA BAQALLSTANDARDISASl NASIONAL,
