Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana
(Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh
Reza Nawafella Alya Parangu
NIM: 1112025100016
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
i ABSTRAK
Reza Nawafella Alya Parangu (NIM: 1112025100016). Pengelolaan Arsip Dinamis Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2016.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana dan peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip tersebut, serta mengidentifikasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka, dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara pidana menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu menurut subjek dan kronologi, selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah azas sentralisasi. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel masih tergolong sederhana,yaitu terdiri atas lemari baja, rak besi, filing cabinet, beberapa peralatan atk, map, dan plastik pembungkus map, dan untuk menjaga suhu agar tetap lembab menggunakan kipas angin, namun demikian peralatan tersebut terbilang masih layak untuk digunakan. Dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ada beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi, yaitu: beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif belum dilakukan secara sistematis, khususnya dalam aspek penyusutan dan pemusnahan, belum adanya jadwal retensi arsip (JRA), ruangan yang tidak terlalu luas, dan terbatasnya fasilitas penunjang seperti komputer, AC dan sistem pengamanan.
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah
SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta
Selatan)”. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjunganku
Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya.
Semoga segala kasih sayangnya dapat terus kita rasakan hingga akhir perjalanan
hidup kita. Aamiin YRA.
Bantuan dan partisapasi telah diberikan oleh berbagai pihak dalam
peneyelesaian skripsi ini mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi
ini siap dijilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih
kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu perpustakaan dan
Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu perpustakaan
dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk
memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan
iii
5. Bapak Nuryudi, M.LIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang
memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
6. Ibu Nurul Hayati, M.Hum, selaku Dosen Penguji I dan Bapak M. Azwar,
M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan saran yang
bermanfaat dan meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu
menyelesaikan skripsi ini.
7. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu perpustakaan yang telah memberikan ilmu
pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial, dan keagamaan.
8. Koordinator Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan yang sudah
mengijinkan penulis melakukan penelitian di lembaga yang bersangkutan.
9. Bapak Jul Rizal, SH.MH dan Bapak Dadang, sebagai narasumber yang telah
banyak membantu selama penulis melaksanakan penelitian di Arsip Pidana
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
10.Kedua Orangtua ku, Bapak Ali Maksum dan Ibu Sulistyowati tercinta,
terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta untaian do’a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian,
dan memberikan semangat yang mendorong penulis untuk menyelesaikan
skripsi ini.
11.Kakak ku Kaukabilla Alya Parangu, dan Adik ku Nabil Bintang Ananda yang
telah memberikan dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar
penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
12.Sahabatku Endorse Sosialita: Pupu Ressy Lusita, Maria Tunggal, Nurfitriani
iv
Izzati. Terimakasih telah memberikan semangat, saran serta selalu memberikan
keceriaan disela-sela kepenatan.
13.Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi angkatan 2012
khususnya IPI A: Alfi, Mae, Cesilia, Berliani, Lulu, Lala, Ratu, Stephanie,
Almas, Mardiah, Diva, Dewi, Astrid, Luthfia, Reni, Ifah, Panggih, Roni, Ihsan,
Ari, Djalinus, Braja, Sufaili, Adit, Farhan, Joese, yang sama-sama berjuang
untuk menyelesaikan skripsinya, semoga kita semua menjadi orang-orang yang
bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain. Aamiin YRA.
14.Teman-teman BMC: Eli Karlina, Eni Haryanti, Pupu Reslus, Nur Kumala,
Wulan Purnamasari, Febrilia Syifa, Yayah Asiyah dan semuanya yang tidak
dapat disebutkan satu persatu, yang telah tinggal bersama selama beberapa
tahun terakhir, terimakasih sudah mau berbagi suka, duka, canda, tawa dan
bahagia. Dan terimakasih karena telah sama-sama mengingatkan untuk
menyelesaikan skripsi secepatnya.
15.Teman-teman KKN LENTERA 2015 yang memberikan banyak pengalaman
selama pelaksanaan KKN di Desa Leuwisadeng, Bogor.
16.Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan
terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas
segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu
menyelesaikan skripsi ini, Aamiin.
Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‘tiada gading yang tak retak’,
demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah
v
berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat
mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apapun,
penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, 3 Oktober 2016
vi
B.Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 7
C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 8
D.Definisi Istilah ... 9
B.Peralatan Arsip Dinamis ... 19
C.Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ... 20
1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip ... 24
2. Penyimpanan Arsip ... 25
3. Pemeliharaan Arsip ... 30
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ... 33
D.Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis ... 36
vii
F.Penelitian Terdahulu ... 39
BAB III METODE PENELITIAN A.Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 42
B.Pemilihan Informan ... 42
C.Teknik Pengumpulan Data ... 43
1. Data Primer ... 43
2. Data Sekunder ... 46
D.Teknik Analisis Data ... 47
1. Reduksi Data ... 47
2. Penyajian Data ... 47
3. Penarikan Kesimpulan ... 48
E.Teknik Penguji Keabsahan Data ... 48
1. Perpanjangan pengamatan ... 49
2. Trianggulasi ... 49
F.Tempat dan Waktu Penelitian ... 49
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A.Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ... 51
1. Struktur Organisasi ... 53
2. Wilayah Yuridiksi ... 55
3. Waktu Kerja ... 56
4. Letak Geografis ... 56
B.Profil Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ... 56
C.Hasil Penelitian dan Pembahasan ... 59
viii
2. Peralatan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan ... 69
3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Pidana Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan ... 70
BAB V KESIMPULAN
A.Kesimpulan ... 72
DAFTAR PUSTAKA ... 75 LAMPIRAN-LAMPIRAN
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan ... 42
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ... 49
Tabel 4.3 Struktur Organisasi ... 54
Tabel 4.4 SDM ... 57
Tabel 4.5 Peralatan Arsip Pidana ... 57
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Jenis Arsip Secara Fungsional ... 15
Gambar 2.2 Arsip Dinamis ... 20
Gambar 2.3 Daur Hidup Arsip ... 23
Gambar 4.4 Struktur Organisasi ... 54
Gambar 4.5 Wilayah Yuridiksi PN Jaksel ... 55
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, di era globalisasi terlihat bahwa pentingnya suatu informasi
semakin meningkat yang menjadikan kebutuhan informasi menjadi sangat
penting di rumah, di masyarakat luas dan terutama di instansi/organisasi,
khususnya dalam instansi/organisasi arsip berperan untuk mendukung proses
administrasi serta pelaksanaan fungsi manajemennya. Arsip adalah salah satu
sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi di sebuah
instansi/organisasi, setiap kegiatan administrasi yang terjadi akan selalu
menghasilkan arsip.
Dalam surat Al-Qalam (68: 1)
Artinya: “Nùn. Demi pena dan apa yang mereka tuliskan.”1
Dalam tafsir Al Qurthubi, Al Walid bin Muslim meriwayatkan, dia
berkata: Malik bin Anas menceritakan kepada kami dari Sumay budak Abu
Bakar, dari Abu Shalih As-Saman, dari Abu Hurairah, dia berkata: Aku pernah
mendengar Rasulullah SAW bersabda, yang artinya:2
“Hal pertama yang Allah ciptakan adalah qalam (pena), lalu dia
menciptakan Nun yaitu wadah tinta. Itulah firman Allah Ta’ala: ‘Nun, demi Qalam.’ (Al-Qalam [68]:1). Setelah itu Allah berfirman kepada Qalam
(pena): ‘Tulislah!’ Qalam (pena) berkata ‘Apa yang akan saya tulis?’ Allah berfirman, ‘Apa yang telah dan akan terjadi sampai hari kiamat, baik itu
1 Pustaka ALFATIH, Al-Qur’an & Terjemahannya, Al-Qalam (68: 1).
2 Syaikh Imam Al Qurthubi, Tafsir Al Qurthubi. Penerjemah Ahmad Khatib, dkk (Jakarta:
amal perbuatan, ajal, rezeki, atau pun jejak.’ Maka Qalam (pena) pun
menulis apa yang akan terjadi sampai hari kiamat. Setelah itu mulut Qalam (pena) ditutup, sehingga ia tidak dapat berbicara, dan ia tidak akan berbicara sampai hari kiamat.”
Setelah itu Allah berfirman,
ُ مَ قْلا َ
“Demi Qalam,” yakni Aku bersumpahdengan Qalam, sebab ia dapat memerikan penjelasan seperti lidah. Sumpah itu
mengenai semua Qalam yang digunakan menulis oleh makhluk yang ada di
langit dan makhluk yang ada di bumi. Termasuk ke dalam pengertian itulah
ucapan seorang penyair Abu Al Fath Al Busti:3
ُْمِ ِفْيَسِبُ ًم ْ َيُ َطْبأاَُمَسْقأاَ ِإ
terhadap musuhnya yang mendatangkan kemuliaan dan penghormatan, maka (sesungguhnya) pena kitab dapat memberikan kemuliaan dan keluhuran di sepanjang masa, karena Allah telah bersumpah dengan
pena.”
Para penyair memilki banyak bait yang lebih mengistimewakan pena
daripada pedang. Seorang penyair arab masa Abbasiyah, Ibnu al-Muqaffa
berkata:
“Ungkapan lidah itu terasa hanya pada sesuatu yang dekat dan hadir,
sedangkap ungkapan tulisan itu berguna bagi yang menyaksikan dan yang tidak menyaksikan, bagi orang yang dulu dan yang akan datang. Ia seperti
orang yang berdiri sepanjang waktu.”
Tulisan merupakan bukti yang dapat diterima, penulisan untuk urusan
kecil maupun besar tidak boleh diremehkan sehingga tidak hilang. Hal ini akan
menjadi adil, karena kesaksian yang tertulis lebih adil dan lebih dapat
membantu menjelaskan kebenaran. Memang tidak ada yang abadi di dunia ini,
tapi ada yang tetap ada setelah manusia itu tiada, inilah yang disebut dengan
menulis untuk keabadian.4
Arsip adalah salah satu bentuk tulisan yang abadi, disimpan untuk bukti di
masa yang akan datang, disebutkan bahwa arsip adalah sebuah rekaman baik
itu berupa tulisan, foto, film, mikro film, rekaman suara, dan lain sebagainya
dalam segala macam bentuk dan sifatnya.
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi karena arsip
menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna, jika arsip yang
dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan
mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang
bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, arsip
akan terus tumbuh dan berkembang sejalan dengan semakin kompleksnya
fungsi dari organisasi, dampaknya arsip semakin menumpuk secara tidak
terkontrol.5 Oleh sebab itu diperlukan adanya pengelolaan arsip, dengan
melaksanakan dan menyelenggarakan pengelolaan arsip yang konsisten dan
sistematis dari mulai terciptanya arsip, pendistribusian arsip, penggunaan arsip,
penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, hingga pemusnahan
arsip, tahap-tahap ini disebut dengan lingkar hidup suatu arsip .
4Bahron Ansori, Menulis untuk ‘Keabadian’. Mi’raj Islamic News Agency (MINA) 26
March 2016. Diakses pada 25 November 2016 dari www.mirajnews.com
5Mustari Irawan, “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan”Suara Badar
Adalah mustahil bila suatu instansi/organisasi dapat memberikan data dan
informasi yang baik, lengkap dan akurat, apabila instansi/organisasi tersebut
tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan
ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Berdasarkan UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta
sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh
negara. Oleh sebab itu, instansi/organisasi perlu untuk meningkatkan dan
menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi
dengan baik, dan dapat berguna dalam mencapai tujuan.
Agar kegiatan administrasi di sebuah instansi/organisasi menjadi lancar
diperlukan pengelolaan arsip yang baik, namun hal ini sering kali diabaikan,
sering kali didapati bahwa bidang kerasipan belum mendapat perhatian yang
baik dengan berbagai alasan seperti terbatasnya peralatan dan kurangnya SDM,
hal ini terjadi hampir di sebagian instansi/organisasi baik itu pemerintah
maupun swasta. Demi lancarnya sebuah pengelolaan arsip, maka perlu
ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan seperti pegawai arsip yang cakap dan
profesional serta peralatan yang memadai, dengan demikian maka pengelolaan
arsip terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan cepat
dan tepat.
Suatu sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik apabila arsip yang
pengelolaan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip
tidak lepas dari kegiatan pengelolaan arsip dan penemuan kembali.
Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah
arsip dinamis baik itu bersifat aktif maupun inaktif. Dikatakan penting karena
arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi,
masih digunakan dalam kegiatan administrasi instansi/organisasi. Dengan
mengelola arsip dinamis aktif secara konsisten dan sistematis maka akan
memudahkan dalam tindak kerja administrasi.
Selain itu, arsip dinamis inaktif adalah mulanya arsip dinamis aktif di mana
arsip tersebut frekuensi penggunaanya telah menurun namun keberadaanya
harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau
untuk memenuhi persyaratan retensi arsip sesuai dengan ketentuan
undang-undang.6
Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai
kegunaanya. Retensi arsip harus dijadwalkan agar pengelolaan arsip dapat
berjalan dengan baik. Jadwal retensi arsip disusun untuk menentukan jangka
waktu pengelolaan dan pemusnahan arsip, serta penyerahan arsip statis kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), hal ini penting dalam pelaksanaan
tugas suatu instansi/organisasi. Pentingnya jadwal retensi arsip (JRA) berkaitan
dengan amanat Pasal 17 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang
berbunyi “Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
6 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan mengelola
Jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.”
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan (yang kemudian di singkat PN Jakarta
Selatan) merupakan sebuah lembaga peradilan di lingkungan Peradilan Umum
yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pengadilan Tingkat Pertama,
PN Jakarta Selatan berfungsi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan
perkara pidana dan perdata bagi rakyat pencari keadilan di wilayah Jakarta
Selatan. Pengadilan dilarang menolak untuk memeriksa, mengadili, dan
memutus suatu perkara yang diajukan dengan dalih bahwa hukum tidak ada atau
kurang jelas melainkan wajib untuk memeriksa dan mengadilinya.7
Sehubungan dengan tugas tersebut maka Pengadilan Negeri Jakarta Selatan
memegang peranan penting dalam rangka menegakkan keadilan. Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan mengelola beberapa jenis arsip, salah satunya adalah
arsip perkara. Ada dua jenis arsip perkara yaitu arsip perkara pidana dan arsip
perkara perdata.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia no. 25 tahun
2012 Pasal 1 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, serta
penyusutan dan pemusnahan arsip.
7Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan” Diakses 2
Namun, observasi awal menunjukkan bahwa pengelolaan arsip perkara
pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan belum mengikuti ketentuan tentang
kearsipan, hal itu dikarenakan belum adanya kebijakan tertulis mengenai jadwal
retensi arsip sehingga salah satu kegiatan dari pengelolaan arsip yaitu
penyusutan dan pemusnahan arsip belum berjalan sebagaimana mestinya, hal
ini mengakibatkan volume penumpukan arsip dari tahun ke tahun semakin
bertambah. Selain itu, peralatan pun tampaknya masih terbatas dalam
pengelolaan arsip. Namun, arsip Pengadilan Negeri Jakarta Selatan khususnya
arsip perkara pidana telah sistematis dalam penyimpanan arsipnya, disimpan
dalam rak-rak baja dan lemari arsip sesuai dengan subjek dan kronologi.
Sejalan dengan hal tersebut, maka peneliti memutuskan untuk meninjau dan
mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif.
Penelitian ini diberi judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara
Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, serta untuk memperjelas
arah penelitian, maka peneliti perlu memberikan batasan masalah dalam
penelitian ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan pada kegiatan pengelolaan arsip
dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, dan
hambatan dalam pegelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka
rumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?
b. Apa saja peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis
inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?
c. Apa saja hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara
pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan dari penelitian ini, yaitu :
a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
b. Untuk mengetahui peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
c. Untuk mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif
perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain:
a. Manfaat Akademis
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mengembangkan kajian
keilmuan di bidang kearsipan, digunakan sebagai bahan pertimbangan
penelitian yang sejenis dan pengembangan studi kearsipan, selain itu
dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika peneliti terjun
b. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dan memberikan
kontribusi yang berguna bagi unit kearsipan pidana di Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis
inaktif perkara pidana.
D. Definisi Istilah
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Arsip
dinamis yang di maksud di sini adalah arsip pidana.
2. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun, namun sesekali masih dipergunakan sebagai referensi dalam
penyelenggaraan administrasi pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
3. Pengelolaan Arsip adalah proses kegiatan yang dilakukan dimulai dari
penciptaan dan penerimaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan,
penyusutan, dan pemusnahan arsip.
4. Arsip pidana adalah arsip dinamis inaktif yang bernilai hukum pidana yang
tercipta di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
E. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi latar
belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori mengenai definisi arsip,
jenis arsip, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis, pengelolaan arsip dinamis, hambatan dalam pengelolaan
arsip dinamis, arsip perkara pidana dan penelitian terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas tentang jenis dan pendekatan penelitian,
pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data,
keabsahan data dan jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan
pembahasan tentang pengelolaan arsip dinamis perkara pidana studi
kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan dari
keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-temuan hasil dari
11 BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Arsip
Konsep arsip menurut pengertian Indonesia yang menyatukan records
dan archives menjadi satu nama, yaitu arsip, hanya saja records merupakan
arsip dinamis sedangkan archives dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip
statis.8 Jika mendengar kata arsip, secara langsung muncul pikiran tentang
tumpukan/kumpulan kertas kotor yang disimpan di ruangan yang penuh
debu, pada kenyataanya, pegertian arsip bukan hanya berarti kertas saja,
tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta segala macam
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau di terima oleh sesuatu
organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur
pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Pasal 1 Nomor 25 Tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemeritah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.9 Dengan kata lain arsip adalah sebuah rekaman dari suatu
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang berfungsi
sebagai sumber informasi.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip bahwa arsip
dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.10 Sedangkan
menurut Basir Bartos Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang secara langsung
digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, dan penyelenggaraan administrasi negara.11
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang
berbeda dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju
ke arah pengabadian sesuai dengan fungsi, usia, dan nilainya. Dengan kata
lain, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil
keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai
rujukan ataupun membantu tuntutan hukum.12
9 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
10 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang
Pedoman Pemusnahan Arsip
11
Bartos, Manajemen Kearsipan, h.109.
2. Nilai Arsip
Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie
mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yang disingkat dengan
ALFRED, yaitu:13
a. Nilai administrasi (administrative value)
b. Nilai hukum (legal value)
c. Nilai keuangan (fiscal value)
d. Niali penelitian (research value)
e. Nilai pendidikan (education value), dan
f. Nilai dokumentasi (documentary value)
Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d 100 dihitung berdasarkan jumlah
persentase dari ke enam komponennya. Sehingga ada 4 (empat)
penggolongan arsip, yaitu sebagai berikut:14
a. Arsip vital (persentase nilai 90-100)
Arsip sangat peting dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang
bersangkutan. Contoh: akte pendirian perusahaan.
b. Arsip penting (persentase nilai 50-89)
Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya
tinggi dan lama. Arsip ini simpan di file aktif selama lima tahun dan di
file inaktif selama 25 tahun. Contoh: arsip bukti-bukti keuangan.
13
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Ed.4 (Yogyakrta: Liberty,2000), h.117.
14
c. Arsip berguna (persentase nilai 10-49)
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.
Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 10 tahun.
Contoh: surat pesanan
d. Arsip tidak berguna (persentase nilai 0-9)
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama
arsip ini disimpan 3 bulan di file inaktif. Contoh: surat undangan dan
memo
3. Jenis Arsip
a. Jenis-jenis arsip menurut UU No.43 Th 2009 tentang Kearsipan adalah
sebagai berikut :
1) Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara terus
menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan dari suatu organisasi /kantor. Jenis arsip ini disebut pula
dengan active record(s) yang frekuensi penggunaannya paling
sedikit 10 kali setahun.
2) Arsip Inaktif
Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan mengalami
penurunan kegunaan, karena nilai informasi yang terkandung telah
selesai digunakan sehingga arsip tidak digunakan secara terus
menerus tetapi hanya digunakan sesekali sebagai referensi atau
alasan non operasional lainnya, arsip inilah yang kemudian disebut
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun, yang tidak secara
langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat
Arsip. Arsip inaktif dikenal juga dengan nama non-current record(s)
atau inactive record(s) di mana frekuensi penggunaanya kurang dari
10 kali dalam setahun.
3) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
4) Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
5) Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang
6) Arsip Umum
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori
arsip terjaga.
b. Jenis arsip secara fungsional menurut Boedi Martono15
1) Arsip dinamis atau records adalah arsip yang masih berada pada
setiap organisasi yang dipelihara karena secara fungsional berlaku
untuk menyelesaikan berbagai urusan.
Arsip dinamis (records) bila ditinjau dari tingkat dan lingkup
kepentingan dan kegunaanya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis
aktif dan arsip dinamis inaktif.
a) Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya
untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi, masih sering
digunakan sebagai berkas kerja.
b) Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak lagi digunakan
secara terus-menerus sebagai berkas kerja karena urusanya telah
selesai. Tetapi masih digunakan sekali waktu sebagai bahan
referensi atau alasan non-operasional lainnya.
15 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis: Penyusustan dan Pemeliharaan Arsip
(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.22
2) Bagi arsip yang tidak memiliki informasi penting baik sebagai bahan
pertanggungjawaban kegiatan organisasi maupun kepentingan
lainnya, arsip tersebut dimusnahkan. Namun, bagi arsip yang
memiliki nilai informasi yang cukup penting, dipertahankan
kelangsungan hidupnya dan disimpan permanen, jenis arsip inilah
yang disebut arsip statis (archives).
Arsip statis (archives) adalah arsip yang sudah tidak digunakan
lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi,
masih memiliki nilai berkelanjutan (setelah nilai kegunaanya bagi
manajemen telah selesai) maka arsip tersebut masih tetap disimpan
dan dipelihara
c. Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan16
1) Arsip otentik
Arsip otentik adalah arsip yang terdapat tanda tangan asli
dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip tersebut (bukan
fotokopi/film)
2) Arsip tidak otentik
Arsip yang berupa fotokopi, salinan dan sebagainya di mana di
atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
16
d. Menurut Penn dalam Enemute Basil Iwhiwhu membagi record dalam 3
bentuk, yaitu: 17
1) Aktif (active or current)
Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan sehari-hari dalam pelaksanaan fungsi administrasi dan
untuk membantu dalam mengambil keputusan, record dapat
diklasifikasikan sebagai rahasia atau tidak rahasia tergantung
dengan jenis informasi yang dikandungnya. Arsip aktif ini perlu
dikelola secara efektif untuk penggunaan yang efisien.
2) Semi aktif (semi-active or semi-current)
Arsip inaktif adalah termasuk jenis arsip yang tidak sering
digunakan namun, sesekali masih digunakan menjadi referensi.
Arsip semi akif ini harus dipindahkan atau disimpan di record centre.
3) Inaktif (inactive or non-current)
Arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak diperlukan dalam
kegiatan sehari-hari, namun memiliki nilai abadi yang berharga di
mana berisi informasi mengenai kegiatan dan fungsi dari suatu
lembaga/organisasi yaitu nilai sejarah/ nilai penelitian.
Pemusnahan/penghancuran arsip inaktif ini harus dilakukan dengan
hati-hati.
17
B. Peralatan Arsip Dinamis
Peralatan kearsipan adalah salah satu faktor pendukung keberhasilan
dalam pengelolaan suatu arsip. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan
harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat
menyimpan dan menemukan kembali arsip secara cepat dan tepat. Berikut
beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan
arsip:18
1. Anggaran yang tersedia.
2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan
3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan
sebagainya).
4. Frekuensi penggunaan arsip.
5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
Beberapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain:19
1. Ordner
Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung
banyak arsip, di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah
diperforator atau dilubangi pinggirnya.
2. Rak Buku (Lemari Terbuka)
Rak buku seperti di perpustakaan yang terbuat dari kayu atau besi
baja, digunakan untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
18 Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung:
Mandar Maju, 2003), h. 43.
19
3. Boks Arsip
Menurut Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.
11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip, boks arsip adalah sarana
tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas
yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas
medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan
pelapisnya. Boks arsip disarankan berwarna coklat, coklat muda, biru
muda, dan warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap.
Kertas bergelombang adalah karton yang dibuat dari satu atau
beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer
sebagai penyekat. Kertas medium adalah kertas yang dipakai
sebagai lapisan bergelombang pada karton gelombang. Kertas lainer
adalah kertas yang dipakai sebagai penyekat dan pelapis pada karton
gelombang.
Beberapa jenis fasilitas lain yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif antara lain:20
1. Lemari tahan api
2. Sistem sembur air
3. Alarm pencuri dan api
4. Jasa fotokopi, facsimile, dll.
C. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima
dan pemakainya. Pengelolaan arsip dinamis dalam bahasa asing dikenal
20
dengan record(s) management. Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri
dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan masih tinggi
dan arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan sudah
menurun. 21
Gambar 2.2 Arsip Dinamis
Manajemen arsip aktif adalah suatu pengelolaan arsip yang diciptakan
dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan
teknis/substantive dan administrasi/fasilitatif. Manajemen arsip dinamis
inaktif adalah suatu pengelolaan dan penyimpanan arsip yang sudah tidak
sering dipergunakan dalam kegiatan operasional organisasi, tetapi masih
disimpan sebagai bahan refrensi, untuk memenuhi ketentuan refrensi,
bernilai guna hukum atau alasan lainnya.
Manajemen arsip bertujuan untuk mempermudah pengguna arsip
menemukan kembali informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak
terlalu lama. Selain itu, pengelolaan arsip juga memungkinkan upaya
pemeliharaan penyimpanan arsip dalam format yang dapat digunakan
selama masih diperlukan.
Menurut Lundgren and Lundgrendalam Mustari Irawan
“Manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup
arsip (life cycle of record), pegelolaan arsip dinamis bertujuan untuk
21 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.22
Arsip Dinamis
Aktif
mengontrol secara sistematis terhadap arsip dinamis sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan, dipelihara, disusutkan dan dimusnahkan.”22
Dapat disimpulkan bahwa kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu
siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang
tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting akan disimpan
selama-lamanya di lembaga yang bersangkutan sebagai arsip abadi.
Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di suatu lembaga
tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya,
harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.
Manajemen kearsipan meliputi suatu siklus arsip sejak lahir sampai
mati, hal tersebut juga diungkapkan oleh Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo
dalam bukunya Managing Records: A Handbook of Principles and Practice “The records lifecycle is a concept in common use. It indicates that
records are not static, but have a life similar to that of biological organisms: they are born, live through youth and old age and then
die.”23
Hal senada juga diungkapkan oleh Rhoads dalam Enemute Basil Iwhiwhu “The Life-cycle concept of records is based on the fact that records have simiar to a biological organism – it is born (creation), it lives
(use and maintenance) and it dies (disposition).”24
Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa siklus hidup arsip
mirip dengan organisme biologis, mereka lahir, hidup (digunakan dan
dipelihara), dan kemudian mati (disusutkan dan dimusnahkan).
22
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 12.
23 Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles
and Practice, (London: Facet Publishing, 2003), h.5.
24 Enemute Basil Iwhiwhu, “Management of Records in Nigerian Universities: Problems
Menurut Sedarmayanti lingkaran hidup kearsipan (life span of records)
atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi
menjadi tujuh yaitu: 25
1. Tahap penciptaan arsip, tahap awal dari proses kehidupan arsip. Arsip
dapat tercipta karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan
misal; peraturan-peraturan, pemberian ijin, pemberian informasi ke
pihak lain dan sebagainya atau arsip tercipta karena organisasi
menerima dari pihak lain misal; surat permohonan, saran-saran,
informasi, dan sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat
masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.
Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna
pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan
dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem
tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, di mana arsip yang sudah
menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau
sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah.
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
Namun, daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan menjadi
tiga fase yaitu fase penciptaan dan penerimaan arsip, penggunaan,
pemeliharaan dan penyimpanan arsip, dan fase penyusutan dan pemusnahan
arsip sebagai masa istirahat arsip.26
1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip
Arsip dinamis dimulai dengan penciptaan dokumen yang menjadi
awal dari siklus arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip akan
menentukan "perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah
sesungguhnya cikal bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak.
Oleh karenanya pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase
penciptaan ini.
Dewasa ini, penciptaan arsip semakin berkembang dengan adanya
mesin produksi yang lebih modern sehingga dengan mudah
menciptakan arsip tanpa pembatasan. Semakin tinggi kegiatan dalam
26
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.13.
suatu organisasi maka semakin cepat pertambahan jumlah arsip
sehingga diperlukan adanya kegiatan pemeliharaan, penyusutan, dan
pemusnahan arsip untuk menanggulangi pertambahan volume arsip
yang telah tercipta.
2. Penyimpanan Arsip
Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip - arsip yang
sudah dikelompokkan. Kegiatan penataan berkas ini merupakan
kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis
arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat
ditemukan kembali dengan cepat, tepat, dan akurat.
Arsip dinamis aktif dan inaktif disimpan secara terpisah, arsip
dinamis aktif disimpan pada unit pencipta rekod (central file),
sedangkan arsip dinamis inaktif disimpan pada pusat rekod (record
center). Arsip dinamis dapat disimpan menggunakan 3 azas
penyimpanan, yaitu:27
a. Azas Sentralisasi
Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi
untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara
terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan.28
Azas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi
seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat
penyimpanan arsip.29
Penyimpanan arsip secara sentral lebih afisien dan efektif bila
diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya
pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar dan
lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap. Dengan
menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem penyimpanan yang
digunakan akan menjadi standar, dan akan lebih mudah dalam
pengendalian dan penelusurannya karena keseragaman sistem dan
prosedur.30
b. Azas Desentralisasi
Arsip dinamis akan disimpan di bagian unit yang bersangkutan,
sehingga menghemat waktu ketika akan mencari informasi yang
relevan.31
Azas desentralisasi adalah azas yang digunakan suatu organisasi
dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja
masing-masing.32 Azas desentralisasi lebih efektif dan efisien jika diterapkan
pada organisasi yang relatif besar, dalam azas ini semua unit kerja
diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya
masing-masing. Azas ini dapat diterapkan jika organisasi
mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan
lingkup kerjanya tidak berada dalam satu gedung atau satu atap
melainkan berpencar dan berjauhan, mempunyai kantor cabang atau
kantor perwakilan di beberapa tempat.33
30
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14.
c. Gabungan
Azas gabungan adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas
desentralisigasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur,
sistem, peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam
pelaksanaannya. Prinsip azas ini adalah bahwa setiap unit kerja
diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan
arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh
suatu unit khusus di dalam organisasi.34
Dalam menyimpan arsip dinamis dapat menggunakan beberapa
sistem penyimpanan, yaitu:35
a. Alphabetic filing system
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut
sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang
dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu
kantor/lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama
orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah atau nama
pokok soal yang disimpan menurut tata urutan susunan abjad.
Dengan demikian kode yang dipergunakan dalam penyimpanan
arsip adalah abjad.36
b. Subject filing system
Dalam filing sistem subjek yang dimaksud dengan subjek ialah
judul pokok masalah atau judul pokok soal, atau istilah yang lebih
34 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14. 35
E.Martono, Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1997), h. 78.
populer, atau subject hiding, yang terdapat dalam suatu surat.37
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok
soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.38
Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang
terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat
masalah narkotika dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam
berkas tersediri, arsip yang memuat masalah pembunuhan dihimpun
dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri kemudian
arsip-arsip tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang
dipergunakan adalah huruf pertama dari masing-masing pokok
masalah.39
c. Numerical filing system
Sistem nomor atau angka adalah sistem penyimpanan arsip
dinamis dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai
pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut
sistem seri (serial numeric) atau menurut sistem persepuluh atau
decimal numeric, misal; 00, 10, sampai dengan 90 atau 000, 100,
200, dan seterusnya sampai dengan 900. Jadi, nomor yang
dipergunakan bukanlah nomor yang tercantum pada surat.40
Dalam filing sistem nomor, setiap surat diberi nomor yang sudah
ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan
berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan tersebut.
37 Wursanto, Kearsipan 2, h. 101.
38 A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan (Jakarta: Rajawali Press,1986), h. 106. 39 Wursanto, Kearsipan 2, h.102.
d. Geographic filing system
Sistem wilayah atau sistem ilmu bumi adalah sistem penyusunan
berdasarkan nama wilayah atau derah dari alamat surat. Arsip-arsip
yang termasuk dalam suatu satuan wilayah atau daerah dihimpun
dalam satu berkas, kemudian arsip tersebut dapat disusun menurut
urutan abjad, abjad yang dipergunakan diambil dari huruf pertama
nama masing-masing wilayah atau daerah.41 Umumnya sistem ini
digunakan oleh kantor-kantor yang mempunyai cabang, atau
perwakilan kantor di wilayah tertentu.42
e. Chronological filing system
Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip
berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat
ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan
tahun.43
Tidak selamanya arsip akan disimpan, oleh sebab itu
instansi/lembaga harus merumuskan jadwal retensi asip. Retensi arsip
adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu
jenis arsip.44
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat dengan JRA
merupakan alat yang sangat mendukung dalam pengelolaan arsip,
karena dengan adanya JRA dengan mudah akan mengetahui arsip mana
41 Wursanto, Kearsipan 2, h. 184.
42 Gina Madiana dan Iwan Setiawan, Kearsipan (Bandung: Armico, 1994), h. 159. 43
Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165.
44 Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor
yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang, dalam jangka waktu
pendek, serta mengetahui berapa lama arsip tersebut akan disimpan dan
kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.45
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan menjelaskan bahwa jadwal retensi arsip (JRA) adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.46
3. Pemeliharaan Arsip
Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk
melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk
menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin
kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan dua faktor pokok,
pertama faktor intern yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik
arsip, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga
dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua,
faktor ekstern dari lingkungan di mana arsip tersimpan, yang dapat
merusak arsip secara tidak langsung.
45 Oktarino Arizola dan Eva Rahmah. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor
Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol.2, No. 2, Seri A, Maret 2014, h.1.
Berikut faktor yang menyebabkan kerusakan pada arsip yang
disebabkan dari dalam antara lain :47
a. Kertas
Kertas mempunyai kandungan baik itu bersifat pengawet
maupun bersifat penghancur terhadap kertas itu sendiri,
bahan-bahan yang digunakan untuk lapisan atas kertas terbuat dari kanji,
cuka, garam mineral, yang merupakan bahan-bahan makanan yang
menarik bagi serangga dan bagi pertumbuhan berbagai bakteri.
Namun, sebaik apapun kertas yang kita gunakan, apabila perawatan
dan penyimpaannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan
bertahan lama.
b. Tinta
Sebaiknya tinta yang digunakan tidak menimbulkan aksi-aksi
kimia yang menyebabkan kerusakan kertas yaitu tinta karbon yang
terbuat dari arang hitam (langes), karena tinta yang terbuat dari getah
kayu oak akan menimbulkan reaksi-reaksi kimia yang akan merusak
kertas. Sekarang banyak percetakan yang menggunakan tinta
karbon.
c. Pasta/Lem
Dalam menggunakan perekat harus dicarikan yang baik, jangan
menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce
tape dan sejenisnya karena akan merusak kertas.
Sedangkan kerusakan dari faktor ekstern, yang dapat merusak arsip
secara tidak langsung, diakibatkan dari serangan luar antara lain :48
a. Kelembaban
Kelembaban udara yang tidak terkontrol akan mengakibatkan
timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan
merusak kulit.
b. Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau kering akan merusak kertas, kertas akan
menjadi kering, kesat dan mudah patas. Kelembaban udara harus
diatur sedemikian rupa, tidak melampaui 75º dan temperatur udara
diantara 65º F dan 85º F.
c. Sinar matahari
Sinar matahari yang jatuh langsung di atas bundel-bundel kertas,
karena sinar ultraviolet dapat membahayakan kertas-kertas,
mengancam struktur molekul kertas dan kulit, yang mengakibatkan
kertas menjadi buruk, coklat, dan tinta luntur.
d. Debu dan Serangga
Walaupun debu kecil, tetap dapat merusak kertas dan kulit.
Sebaiknya pasang jaring kawat yang halus (wire mesh) pda
pintu-pintu dan jendela-jendela, hal ini berguna untuk menyaring udara
masuk dan menahan masuknya jenis-jenis serangga di dalam ruang
penyimpanan arsip.
e. Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan temperatur
udara yang tidak terkontrol.
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip bukan sekedar masalah mendesak yang harus
dilakukan karena banyak arsip yang tidak terkendali, berserakan, dan
menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga terkait apresiasi pimpinan.49
Arsip - arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya
oleh organisasi atau digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun
dikatakan sebagai arsip inaktif. Arsip inaktif tersebut disimpan di pusat
arsip (Record Centres). Menurut Mabbs dalam Peterson dan Nathan
“ The need to establish records centres stems from the very large
quantities of records which are produced by modern administrative organizations and the necessity to keep them as economically as possible before they can be destroyed or transferred to the National
Archives.”50
Record centre digunakan untuk menjaga atau menyimpan arsip inaktif
dengan jumlah yang sangat besar yang dihasilkan oleh organisasi
administrasi secara ekonomis sebelum record inaktif tersebut
dihancurkan atau dipindakan ke Arsip Nasional karena arsip inaktif
tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Centre), tetapi
sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip inaktif yang tidak
bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer, akan
49 Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah
Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011.
dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai
guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI
sebagai arsip statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui
prosedur dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku.
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Pasal 1 No, 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip
meliputi :
a. Penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya.
b. Penyisihan dan seleksi arsip-arsip mana yang dapat dimusnahkan
dan yang akan disimpan.
c. Pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan
penyerahan arsip.
Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam
fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan
atau disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya
tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada
masa aktifnya arsip dikelola dengan baik, maka pada masa inaktifnya
akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan
Pemusnahan arsip inaktif artinya pemusnahan arsip yang tidak
diperlukan lagi bagi instansi/lembaga. Metode pemusnahan arsip
meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan
pembuburan.51
a. Pencacahan
Pencacahan adalah metode yang sering digunakan di Indonesia
dalam pemusnahan dokumen dan mikrofilm, yaitu menyobek
menjadi potongan-potongan kecil menggunakan alat pencacah.
Berbagai macam jenis alat pencacah yaitu: Shredders, sebuah alat
pemotong yang menggunakan berbagai metode untuk memotong,
menarik, menyobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.
Disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga
menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil, alat
jenis ini cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula berbagai
alat pemotong lainnya, mulai dari mesin kecil yang dapat diletakkan
di atas meja, sampai mesin besar yang mampu mencacah 2 ton kertas
per jam, dan ada pula mesin pencacah yang dapat memotong kertas
datar maupun gumpalan kertas.
b. Pembakaran
Pembakaran adalah metode yang telah lama dikenal, metode ini
pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman
lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali
terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen
51
rahasia yang dapat diketahui lawan, dan kini metode pembakaran
dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.
c. Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan
menggunakan bahan kimiawi guna melunakkan kertas dan
melenyapkan tulisan, termasuk mikrofilm. Pemusnahan kimiawi
lebih hemat daripada pencacahan.
d. Pembuburan
Pembuburan atau pulping adalah metode pemusnahan dokumen
rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan takterulangkan.
Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur air kemudian dicacah
lalu dialirkan melalui saringan, hasil pembuburan berupa residu
kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga
hasilnya adalah lapisan bubur, lapisan ini kemudian disiram air lagi
lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan instansi/
lembaga yang menuntut pengamanan yang tinggi. Metodei ini
belum populer di Indonesia.52
D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Berikut hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis
menurut Ig Wursanto :53
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali.
52
Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan, h.106.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang
sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit
kearsipan.
3. Bertambahnya arsip dinamis inaktif tanpa diikuti dengan penyusutan
dan pemusnahan yang kemudian akan mengakibatkan tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya
bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan,
pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang
semestinya
E. Arsip Perkara Pidana
Berkas kasus adalah file yang berisi dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan hal yang spesifik, dan peristiwa dengan waktu yang
terbatas.
“A case file is a file that contains documents that relate to a specific, time-limited entity or event, such as person, event, project, or organization. A case file series is a set of files that deal with
similar types of cases.” 54
54 PWS Corporate Information Management, “Record Management Tip: Record
Berkas kasus dengan waktu yang terbatas (time-limited) berarti bahwa suatu
peristiwa atau tindakan harus berlangsung sebelum berkas kasus dibuka
(dibuat), sebagai contoh; sebuah file proyek tidak akan dibuat sampai
proyek tersebut direncanakan, file klien tidak akan dibuat sampai klien
tersebut muncul. Serangkaian berkas kasus adalah satu set file yang
berhubungan dengan jenis kasus yang sama.
Arsip berkas perkara adalah arsip yang memiliki nilai referensi dan
dibutuhkan oleh pengacara untuk mengingatkan kembali apa yang sudah
terjadi, dan juga digunakan untuk bahan penelitian sebagai perbandingan
jika ada perkara yang mirip dengan perkara yang sudah ada sebelumnya.
Salah satu jenis arsip berkas perkara adalah arsip perkara pidana. Arsip
perkara pidana tercipta dari setiap kasus hukum pidana yang terjadi, tindak
pidana dapat dibagi menjadi 2, yaitu tindak pidana umum dan tindak pidana
khusus. Tindak pidana umum adalah tindak pidana yang termasuk dan
diatur dalam KUHP (kitab undang-undang hukum pidana) dan belum diatur
secara tersendiri dalam Undang-undang khusus, yang termasuk dalam
tindak pidana umum meliputi; kejahatan terhadap martabat presiden dan
wakil presiden, pemalsuan, penghinaan, kejahatan asusila, membuka
rahasia, pembunuhan, penganiayaan, pencurian, penggelapan, pelanggaran
ketertiban umum dan lain sebagainya. Sedangkan tindak pidana khusus
adalah tindak pidana yang pengaturannya berada diluar KUHP, dan telah
tindak pidana khusus meliputi; narkotika/psikotropika, korupsi, pencucian
uang, kejahatan HAM dan lain sebagainya.55
F. Penelitian Terdahulu
Penelitian yang relevan dengan judul penelitian ini diambil dari dua
judul skripsi. Penelitian sebelumnya pernah dilakukan oleh Widaryono
Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab
dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta, pada tahun 2010 dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta”. Skripsi ini diperoleh dari
repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Tujuan dari penelitian yang
dilakukan tersebut adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip
dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota
Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif
dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara,
observasi dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data
adalah dengan menggunakan metode reduksi data, penyajian data, dan
pengambilan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian yang diperoleh
menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sudah sepenuhnya dilaksanakan
sesuai dengan pedoman tata kearsipan yang ada. Perbedaan dengan
penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada studi kasus, peneliti
terdahulu bertempat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD)
55 Hukum Prodeo, “Jenis-jenis Perbuatan yang Termasuk Tindak Pidana.” Diakses 18
