CHAPTER 7
PENDEKATAN SISTEM
PENDEKATAN SISTEM
“pemecahan masalah dan pengambilan keputusan melalui pendekatan sistem”
Pendekatan sistem terdiri dari tiga jenis usaha:
Persiapan
manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem, memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem.
Definisi
manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisa bagian- bagian sistem menurut urutan tertentu.
Solusi
manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkan dan menindak lanjuti untuk memastikan solusi itu berjalan.
PEMECAHAN MASALAH
Pemecahan masalah
respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.
Pengambilan keputusan
tindakan untuk memilih strategi atau aksi yang
diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik
atas masalah tersebut.
ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH
Standar Keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem
Informasi Keadaan saat ini
apa yang sedang dicapai oleh sistem
Perbedaan dua hal diatas ada pada kriteria solusi
Apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan
Kendala:
Intern : sumber daya yang terbatas
Lingkungan : tekanan dari berbagai elemen lingkungan
ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH
Masalah
Standar
Informasi
Berbagai solusi alternative
Kendala Pemecah
masalah (manager)
Solusi
Elemen-elemen sistem konseptual Keadaan yang diinginkan Keadaan saat
ini
MASALAH VS GEJALA
Masalah adalah penyebab dari suatu persoalan
Masalah yang menyebabkan timbulnya gejala
Gejala dihasilkan oleh masalah
Gejala biasanya lebih jelas daripada akar masalah tersebut.
Gejala seperti gunung es, harus diteliti untuk menemukan penyebab masalah
Ex: gejala penjualan yang rendah tercermin di dalam
suatu sistem pelaporan penjualan
STRUKTUR MASALAH
Masalah terstruktur
Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecahan masalah
Masalah tak terstruktur
Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah
Semi terstruktur
Masalah yang berisi sebagian elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah
Konsep DSS manajer dan komputer bekerja sama untuk mencari solusi
STRUKTUR MASALAH
Computer
DSS
Solve
Manager Solve
Terstruktur Semi Terstruktur Tak Terstruktur
PENDEKATAN SISTEM
John Dewey (1910), Seorang professor Filosopi di Universitas Columbia
1.
Mengenali kontroversi Masalah timbul
2.
Menimbang klaim alternatif
3.
Membentuk penilaian Solusi Pendekatan sistem
Serangakaian langkah pemecahan masalah yang memastikan
bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif
dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
TAHAP DAN LANGKAH DARI PENDEKATAN SISTEM
Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan
Tahap II: Usaha Definisi
Langkah 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Langkah 5. Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
Tahap III: Usaha Solusi
Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif Langkah 8. Memilih solusi terbaik
Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
GABUNGAN LANGKAH-LANGKAH PENDEKATAN SISTEM
Pendekatan sistem
Pemecahan masalah
Pengambilan keputusan
CBIS
–
Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support
systems) saat menerapkan pendekataan sistem.
–
Pendekatan sistem berfungsi sebagai jembatan
antara masalah dan CBIS
SUBSISTEM DARI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER MEMBANTU MANAJER MEMECAHKAN MASALAH
Bergerak dari system ke subsystem Menganalisa bagian-
bagian secara berurutan Mengidentifikasi
solusi terbaik Mengevaluasi solusi
terbaik Memilih solusi
terbaik
Menerapkan solusi
Tindak lanjut
Keputusan
Keputusan CBIS Subsystem
Keputusan Keputusan Keputusan Keputusan
Keputusan Keputusan Keputusan
CBIS Subsystem
CBIS Subsystem CBIS Subsystem CBIS Subsystem
CBIS Subsystem
CBIS Subsystem CBIS Subsystem CBIS Subsystem
CBIS Subsystem Keputusan
Problem
Pendekatan Sistem
USAHA PERSIAPAN
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah
Subsistem utama dapat dilihat melalui bidang-bidang fungsional
Tingkat manajemen juga dapat dilihat sebagai subsistem
Subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi atau arus keputusan
Bidang lain yang dapat dijadikan subsistem
1. Arus sumber daya
2. Produk
3. Pelanggan
4. Area geografis
SETIAP BAGIAN FUNGSIONAL MERUPAKAN SUBSISTEM
Direktur utama
Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem
Human Resources Subsystem Information Service Subsystem
SETIAP TINGAKATAN MANAJEMEN MERUPAKAN SUBSISTEM
Standards
Transformation Process
Inputs Outputs
Standards
Transformation Process
Inputs Outputs
Standards
Transformation Process
Inputs Outputs
USAHA DEFINISI
PEMICU MASALAH
Mengidentifikasi masalah
Memahami masalah
1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
2. Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
USAHA DEFINISI
Pemicu masalah
Suatu tindakan yang salah
Perubahan waktu
Dari dalam perusahaan atau lingkungan
Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem
Semua level merupakan sistem
Apakah subsistem itu teritegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar
Apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem
USAHA DEFINISI
Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
1. Mengevaluasi standar
Valid
Realistik
Dimengerti
Terukur
2. Membandingkan output sistem dengan standar
3. Mengevaluasi manajemen
4. Mengevaluasi pengolah data
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input
6. Mengevaluasi proses transformasional
7. Mengevaluasi sumber daya output
SETIAP BAGIAN DARI SISTEM DIANALISA SECARA BERURUTAN
1.
Standar
3.
Manajemen
4.
Pengolah Informasi
6.
Proses Transformasi Sumber
daya input
7.
Sumber daya output 5.
Input
2.
Output
+
PENDEKATAN SISTEM MENYEDIAKAN ALUR UNTUK MENDEFINISIKAN MASALAH
Standar Output Manajemen Pengolah
informasi Input Sumber daya input Proses Transformasi
Sumber daya output
Standar Proses
Transformasi
Standar Pengolah
informasi
Proses Transformasi
Manajemen Input Sumber daya input Sumber daya output
Manajemen Input Sumber daya input
Sumber daya output
Pengolah informasi Pengolah informasi
Pengolah informasi Output
Output
Menganalisis perusahaan sebagai suatu sistem
Menganalisis subsistem dalam perusahaan (marketing division)
Menganalisis subsistem dalam di visi marketion (marketing department)
USAHA SOLUSI
Mengidentifikasi solusi alternatif
Menemukan bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
–
Brainstorming
–
Sesi Joint Application Design (JAD) / rancangan
aplikasi bersama
USAHA SOLUSI
Mengevaluasi solusi alternatif
– Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama.
– Sebagai tolak ukur adalah seberapa jauh alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuan.
Kriteria evaluasi:
1. Biaya operasi
2. Pelatihan pemakai
3. Daya respon
4. Keamanan data
5. Kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai
USAHA SOLUSI
Memilih solusi terbaik
Tiga cara untuk memilih alternatif terbaik:
–
Analisis
–
Penilaian
–
Tawar menawar
USAHA SOLUSI
Menerapkan solusi terbaik
Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tetapi solusi tersebut perlu diterapkan
Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk
memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang
direncanakan
MODEL YANG INTEGRATIF DARI PENDEKATAN SISTEM
Solution Effort
6. Identify alternative solutions 7. Evaluate the alternative solutions 8. Select the best solution
9. Implement the solution
10. Follow-up to ensure solution is effective Definition Effort
4. Proceed from a system to a subsystem level
5. Analyze system parts in a certain sequence
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah
Penghindar masalah (problem avoider)
manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
Pemecahan masalah (problem solver)
manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya
mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
Gaya teratur (preceptive style)
manajer jenis ini mengikuti management by exception dan
menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
Gaya menerima (receptive style)
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi
perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai
suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan
dengan situasi.
TAHAPAN MASALAH YANG DIIKUTI PARA CIO
Identifikasi Masalah
(I)
Rancangan Alternatif Baru (D)
Pencarian Alternatif Siap
Pakai (S)
Evaluasi/Pilihan (E)
Wewenang (A)
Langkah 1
Langkah 2
Langkah 3
Langkah 4
PEMECAHAN MASALAH SERINGKALI KEMBALI KE TAHAP SEBELUMNYA
Identifikasi Masalah
(I)
Rancangan Alternatif Baru (D)
Pencarian Alternatif Siap
Pakai (S)
Evaluasi/Pilihan (E)
Wewenang (A)
13 5
2 10
12
3
Langkah 1
Langkah 2
Langkah 3
Langkah 4
MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PERSEPEKTIF
1.
Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense)
2.
Pendekatan sistem hanyalah satu cara untuk memecahkan masalah
3.
Pendekatan sistem adalah metodologi sistem
dasar
TERIMA KASIH
