PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
DASAR HUKUM KEARSIPAN
• UU nomor 43 tahun
2009 tentang Kearsipan
• PP nomor 28 tahun 2012
tentang Pelaksanaan UU
nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan
Arsip yang tercipta dari
kegiatan Lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan
Sumber Dana Negara
dinyatakan sebagai Arsip Milik Negara.
Arsip Negara
Ruang Lingkup Penyelenggaraan Kearsipan (pasal 5 UU nomor 43 tahun 2009)
Keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
PENYELE NGGARA KEARSIPAN
AN
PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
PENGELOLAAN ARSIP PEEMBINAAN
KEARSIPAN
TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
(UU no 43 tahun 2009 pasal 3)
a.Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b.Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
d.Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
e.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f.Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g.Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Penyelenggaraan Kearsipan
Organisasi
Sarana Prasarana
Pendanaan
Penyelenggaraan Kearsipan;
a. Penetepan Kebijakan b. Pembinaan
Kearsipan c. Pengelolaan
Arsip
Pencipta Arsip:
- LN - Pemda - BUMN/D - PTN
menjamin ketersediaa n arsip dalam penyeleng- garaan kegiatan sebagai bahan akuntabilita s kinerja dan alat bukti yang sah
SDM Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan
dalam Rangka Terwujudnya Tertib Arsip bagi Penyelenggara Negara dan Penyelamatan Arsip Penyelenggaraan Kearsipan
dalam Rangka Terwujudnya Tertib Arsip bagi Penyelenggara Negara dan Penyelamatan Arsip
Penyelengg araan
kearsipan
Peningkatan kualitas
penyelenggaraan kearsipan
(Supervisi, pengawasan, akreditasi, sertifikasi)
Terwujudnya tertib arsip
Penyelenggaraan Negara
Terselamatkannya arsip sebagai bukti akuntabilitas dan bahan
pertanggungjawaban negara
Pengelolaan Arsip Dinamis
- Lembaga Negara - Pemerintah Daerah - Perguruan Tinggi Negeri
- BUMN/BUMD
- Ormas/Orpol Pengelolaan Arsip Statis
Lembaga Kearsipan - ANRI
- LKD Provinsi - LKD Kab./Kota - LKPTN
Tujuan
Penyelam atan
Memori Kolektif Bangsa Sebagai Rekaman Perjalana n Bangsa
Penyelenggaraan Kearsipan
Pengelolaan Arsip
Kebijakan Kearsipan
Pembinaan Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP
ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
1. Arsip Vital 2. Arsip Aktif 3. Arsip Inaktif
Dilakukan terhadap
PENCIPTA ARSIP
PENCIPTA ARSIP LEMBAGA
KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN menjadi
tanggung jawab
menjadi
tanggung jawab meliputi
ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.
PENCIPTAAN
2.
PENGGUNAA N
3. PEMELIHARAAN 4.
PENYUSUTAN
Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Penciptaan
Penggunaan
Pemeliharaan
Penyusutan
Pembuatan
Penerimaan Dokumentasi - Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Kepentingan pemerintah dan masyarakat
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Alih media
Pemberkasan Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip
Klasifikasi Arsip
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Daftar arsip Umum dan Terjaga
Program Arsip Vital
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif
Pemusnahan Arsip Penyerahan Arsip Statis
Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Prosedur - Dokumentasi
Prosedur - Dokumentasi
TERTIB PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan - Penyelamatan & Pemulihan
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
Kepentingan pemerintah dan masyarakat
Unit Pengolah Unit Kearsipan
Penciptaan
Pembuatan
Penerimaan
Penggunaan
bagi masyarakat dan pemerintah
Alih media
Pemeliharaan
Pemberkasaan arsip aktif
Penataan arsip In aktif
Penyimpanan Arsip
Alih media
Program arsip Vital
Penyusutan
Pemindahan arsip inaktif
Pemusnahan arsip
Penyerahan Arsip statis
menjamin
ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah Pasal 40 UU nomor
43 tahun 2009
Pengelolaan Arsip
Dinamis
Kewajiban Pencipta Arsip
Pasal 40 dan 48 UU no. 43/2009
15
JRA
KLASIFIKASIPerka Anri no.19/2012
SKKAPerka Anri no. 17/2011
Pengelolaan Arsip Dinamis
• Penciptaan Arsip
• Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip
• Penyusutan Arsip Tata Naskah Dinas
Perka Anri no. 2/2014
Pencipta Arsip:
- LN
- Pemda - BUMN/D - PTN
menjamin ketersediaa n arsip
dalam penyeleng- garaan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah Sistematis, andal,
menyeluruh, sesuai kaidah dan norma
kearsipan
Arsip yang autentik,
lengkap, aman
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
ARSIP UMUM
ARSIP TERJAGA
Arsip Yang Tidak Termasuk Arsip Terjaga
KATEGORI ARSIP NEGARA
Pencipta Arsip Pencipta Arsip
Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan : LN, Pemda, BUMN/D, PTN, ANRI Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan :
LN, Pemda, BUMN/D, PTN, ANRI Menjadi tanggung
jawab
Menjadi tanggung jawab
Meliputi
ARSIP TERJAGA adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Arsip Kependudukan, Kewilayahan, Kehutanan, Perbatasan, Kontrak Karya, Perjajian
Internasional, Masalah Pemerintahan Strategis Meliputi
Daftar arsip Umum
Daftar Arsip Aktif
- Meliputi DaftarBerkas dan Daftar isi berkas
- Unit kerja menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada Unit Kearsipan paling lama 6 bulan
setelah pelaksanaan kegiatan Daftar Arsip Aktif
- Meliputi DaftarBerkas dan Daftar isi berkas
- Unit kerja menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada Unit Kearsipan paling lama 6 bulan
setelah pelaksanaan kegiatan
Daftar Arsip Umum Daftar Arsip Inaktif
Daftar arsip Inaktif disusun oleh Unit Kearsipan
Daftar Arsip Inaktif
Daftar arsip Inaktif disusun oleh Unit Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya (UU No. 43 Tahun 2009 Psl. 1 no. 8)
Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya (UU No. 43 Tahun 2009 Psl. 1 no. 8) PELAKSANAAN
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
Peraturan Kepala ANRI Nomor 41 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga
Peraturan Kepala ANRI Nomor 41 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
Pelaporan Arsip Terjaga ke ANRI 1 tahun setelah kegiatan
- Secara Manual atau elektronik dgn JIKN
- Pelaporannya berupa Daftar Arsip Terjaga (daftar Berkas dan daftar isi berkas)
Pelaporan Arsip Terjaga ke ANRI 1 tahun setelah kegiatan
- Secara Manual atau elektronik dgn JIKN
- Pelaporannya berupa Daftar Arsip Terjaga (daftar Berkas dan daftar isi berkas)
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
- Penyerahan salinan autentik naskah asli arsip terjaga dari lembaga pencipta
kepada ANRI paling lama 1 tahun setelah pelaporan
- Penyerahan Salinan autentik naskah asli arsip terjaga dilengkapi Berita Acara
penyerahan arsip terjaga
- Penyerahan salinan autentik naskah asli arsip terjaga dari lembaga pencipta
kepada ANRI paling lama 1 tahun setelah pelaporan
- Penyerahan Salinan autentik naskah asli arsip terjaga dilengkapi Berita Acara
penyerahan arsip terjaga
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL RI NOMOR 2 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN
TATA NASKAH DINAS
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan LN, Pemda, PTN,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan LN, Pemda, PTN,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan
Lingkup dalam Pedoman Tata Naskah Dinas
a. jenis dan format naskah dinas;
b. pembuatan naskah dinas;
c. pengamanan naskah dinas;
d. kewenangan penandatanganan; dan e. pengendalian naskah dinas.
22
Peraturan Kepala ANRI
Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip
pedoman penyusunan klasifikasi arsip
Klasifikasi Arsip;
pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan
Ketentuan teknis penyusunan pedoman klasifikasi arsip a. Logis
b. Faktual
c. perbaikan berkelanjutan d. sistematis
e. akomodatif, dan f. kronologis
Pedoman Penyusunan Klasifikasi arsip
Tata Cara Penyusunan Klasifikasi arsip a.Persiapan
•Pembentukan Tim
- Terdiri atas Pimpinan Unit Kearsipan, Perwakilan Unit Pengolah, dan Arsiparis
•Pengumpulan dan Pengolahan Data
- Data yang diperlukan uraian fungsi dan tugas; Struktur Organisasi - Meliputi Jenis Kegiatan, Jenis Transaksi, dan arsip yang tercipta - Pengumpulan data dapat dengan wawancara
Pedoman Penyusunan Klasifikasi arsip
Tata Cara Penyusunan Klasifikasi arsip
b. Penyusunan Draf Klasifikasi Arsip
•Analisis Fungsi (Fungsi Fasilitatif, dan Fungsi Substantif) Pokok Masalah
•Analisis Kegiatan--- Sub Pokok Masalah
•Analisis Transaksi---Sub sub Pokok Masalah
•Skema Klasifikasi
c. Penggunaan Kode Klasifikasi
JADWAL RETENSI ARSIP
• daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip
27
Pasal 53
PP no. 28 tahun 2012
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA.
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI.
28
• Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.
• Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.
29
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
SUBSTANTIF
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan dan fungsi substantif
setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya
SUBSTANTIF
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan dan fungsi substantif
setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya
FASILITATIF
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis – jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan dan fungsi Fasilitatif yaitu Keuangan, Kepegawaian, Hukum, HUMAS
atau Non Keuangan dan Non Kepegawaian
FASILITATIF
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis – jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan dan fungsi Fasilitatif yaitu Keuangan, Kepegawaian, Hukum, HUMAS
atau Non Keuangan dan Non Kepegawaian
• SISTEM KLASIFIKASI DAN KEAMANAN AKSES ARSIP Perka nomor 17 tahun 2011
31
Tujuan dan maksud
a. Melindungi fisik dan informasi arsip
dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas,
otentisitas dan reliabilitas dapat terpenuhi b. Mengatur akses arsip dinamis sesuai
ketentuan peraturan perundang undangan
Lingkup SKKA
a. Pembuatan klasifikasi keamanan arsip dinamis melalui pengkategorian arsip
berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, public dan
perorangan (Sangat rahasia, Rahasia,
Terbatas, Biasa)
Lingkup SKKA
b. Pembuatan klasifikasi akses arsip dinamis melalui pengkategorian pengaturan
ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal
pencipta arsip untuk mempermudah
pemanfaatan arsip.
Perinsip dasar klasifikasi keamanan a. Memperhatikan dampak keseriusan
dampat yang muncul apabila arsip
disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang
b. Klasifikasi keamanan arsip harus ditetapkan
oleh pimpinan
Perinsip dasar hak akses arsip dinamis
a. Akses diberikan kepada pejabat atau staf yang memiliki kewenangan akses.
b. Pejabat yang lebih tinggi dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf dibawahnya.
c. Pejabat yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat
mengakses arsip yang dibuat pejabat diatasnya kecuali
mendapat ijin oleh yang memiliki kewenangan
Tata Cara Pembuatan Klasifikasi keamanan arsip dinamis
A. Identifikasi Ketentuan Hukum
B.Analisis fungsi unit kerja dalam organisasi dan job desc a.Analisis fungsi unit kerja dalam organisasi
b.Uraian Jabatan (job desc) c.Analisis Resiko
d.Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan e.Penggolongan Hak Akses Arsip Dinamis f.Pengamanan Tingkat Klasifikasi
Tata Cara Pembuatan Klasifikasi keamanan arsip dinamis
Analisis fungsi unit kerja dalam organisasi dan job desc a. Analisis fungsi unit kerja dalam organisasi
• Dilakukan terhadap unit kerja yang menjalankan fungsi substantif maupun fasilitatif
• Bertujuan untuk menentukan fungsi strategis dalam organisasi b. Uraian Jabatan (job desc)
• Untuk melihat pejabat yang memiliki wewenang dan tanggungjawab terhadap tingkat/derajat klasifikasi keamanan dan memiliki hak akses arsip dinamis.
• Penggolongan Personil terhadap hak akses arsip dinamis : o Penentu Kebijakan
o Pelaksanan Kebijakan o Pengawas
Tata Cara Pembuatan Klasifikasi keamanan arsip dinamis
c. Analisis Resiko
• Dipergunakan untuk memberikan pertimbangan terhadap
pengklasifikasin keamanan dan hak akses arsip dinamis apabila
diketahui oleh orang yang tidak berhak, kerugian yang dihadapi jauh lebih besar daripada manfaatnya
• Digunakan sebagai bahan pertimbangan penentuan kategori klasifikasi keamanan
d. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan
• Sangat Rahasia
• Rahasia
• Terbatas
• Biasa/ Terbuka
Tata Cara Pembuatan Klasifikasi keamanan arsip dinamis
e. Penggolongan Hak Akses Arsip Dinamis
• Penggolongan pengguna yang berhak mengakses terhadap arsip dinamis :
Pengguna Internal (Penentu Kebijakan, Pelaksana Kebijakan, Pengawas Internal)
Pengguna Eksternal (Publik, Pengawas Eksternal, Aparat Penegak Hukum
Tata Cara Pembuatan Klasifikasi keamanan arsip dinamis
no Tingkat Klasifikas i
Keamana n dan akses
Pene ntu Kebij akan
Pelak sana Kebij akan
Peng awas Intern al
/ekste rnal
Publi k
Pene gak Huku m
1 Biasa v v v v v
2 Terbatas v - v - v
3 Rahasia v - v - v
4 Sangat
Rahasia v - v - v
Daftar Arsip Dinamis Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses
Nomo r
Kode Klasifi
kasi
Jenis Arsip
Klasifi kasi Keam anan
Hak Akses
Dasar Perti mban
gan
Unit Peng
olah
1 2 3 4 5 6 7
ARSIP VITAL
arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
PROGRAM ARSIP VITAL
dilaksanakan melalui kegiatan:
• a. identifikasi;
• b. pelindungan dan pengamanan; dan
• c. penyelamatan dan pemulihan.
ARSIP TERJAGA
arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Meliputi arsip kependudukan, kewilayahan, kepulauan,
perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan
masalah-masalah pemerintahan yang strategis
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya (UU No. 43 Tahun 2009 Psl. 1 no. 8)
Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya (UU No. 43 Tahun 2009 Psl. 1 no. 8) PELAKSANAAN
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
Peraturan Kepala ANRI Nomor 41 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga
Peraturan Kepala ANRI Nomor 41 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga
