PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.S.I) Dalam Bidang Perpustakaan
Disusun Oleh:
M HAQQUL YAKIN 162201024
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2021
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pengeloalaan Arsip Dinamis Pada Sub Bagian
Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
Oleh : M HAQQUL YAKIN
NIM : 162201024
DOSEN PEMBIMBING : Dra. Zurni Zahara Samosir, M. Si
NIP :195607161979032002
Tanda Tangan :
__________________________
Tanggal : 18 Januari 2021
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Pengeloalaan Arsip Dinamis Pada Sub Bagian
Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
Oleh : M HAQQUL YAKIN
NIM : 162201024
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN
Ketua Program Studi : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom
NIP : 197803312005012003
Tanda Tangan :
__________________________
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA DEKAN : Dr. Budi Agustono, M.S.
NIP : 196008051987031001
Tanda Tangan :
__________________________
: Tanggal
18 Januari 2021
18 Januari 2021
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada ALLAH SWT atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Kertas karya ini berjudul
“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” Kertas karya ini merupakan persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.md.S.I) dalam bidang ilmu perpustakaan dan informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Kertas karya ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, motivasi dan bantuan dari berbagai pihak. Terkhusus penulis ucapkan kepada Ayahnda (Alm) H. Ahmad Rivai dan Ibunda Hj. Zakiah yang dengan penuh kasih sayag telah membesarkan, mendoakan, mendukung, mengingatkan dan menyemangati penulis. Selanjutnya dalam kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan dan Sain Informasi.
3. Bapak Drs. Dirmansyah, M.A. selaku Sekretaris Program Studi D-III Perpustakaan dan Sain Informasi.
ii
4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si. Selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis.
5. Seluruh Staf Pengajar Program Studi Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya USU, yang telah mendidik dan mengarahkan penulis selama masa perkuliahan.
6. Terimakasih Kepada Bagian Tata Usaha, Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
7. Kepada Abang-abang dan Kakak-kakak serta Keponakan Penulis yang memberikan semangat, dukungan dan motivasi serta doa kepada penulis.
8. Teman-teman Stambuk 2016 D-III Perpustakaan.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih terdapat kekurangan dalam berbagai hal, baik dalam penyajian maupun penguraiannya. Akhir kata, dengan segala kerendahan hati penulis ucapkan terimakasih yang tidak terhingga pada semua pihak yang terlibat dengan harapan semoga penulisan ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan, November 2020 Penulis,
M Haqqul Yakin NIM. 162201024
iii DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………... i
DAFTAR ISI ……….. iii
DAFTAR GAMBAR ………... v
BAB I PENDAHULUAN ………... 1
1.1 Latar Belakang Masalah…...……… 1
1.2 Tujuan Penulisan..………. 3
1.3 Manfaat Penulisan ……….... 3
1.4 Ruang Lingkup ………. 4
1.5 Metode Pengumpulan Data ……….. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ………... 6
2.1 Arsip Dinamis ………... 6
2.1.1 Definisi Arsip Dinamis ……… 6
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamsis ……… 7
2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis ……….. 8
2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis ……… 9
2.1.5 Jenis-jenis Arsip Dinamis ……… 10
2.2 Pengelola Arsip Dinamis ………... 10
2.2.1 Penciptaan Arsip Dinamis ……… 11
2.2.2 Pengunaan Arsip Dinamis ……… 12
2.2.3 Penyimpanan Arsip Dinamis ……… 13
2.2.4 Penyusutan Arsip Dinamis ………... 14
2.3 Recycle Arsip Dinamis ………. 15
2.4 Pembuatan Arsip Dinamis ………. 17
2.5 Penerimaan Arsip Dinamis ……… 17
2.6 Registrasi Arsip Dinamis ………... 17
2.7 Pengorganisasian Arsip Dinamis ………... 18 2.8 Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis … 19
iv
2.9 Jadwal Retensi Arsip Dinamis ………. 20
2.10 Temu Kembali Arsip ……… 20
BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA USU ………... 22
3.1 Gambaran Umum Fakultas Ilmu Budaya USU ………. 22
3.1.1 Visi dan Misi Fakuktas Ilmu Budaya USU ……… 23
3.1.3 Sususnan Organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU ……… 23
3.2 Pengelolaan Arsip Dinamis Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU ……….. 24
3.2.1 Proses Penciptaan Arsip Dinamis ……… 25
3.2.2 Penataan Arsip Dinamis Bagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU ……….. 26 3.2.3 Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip ……… 27
3.2.4 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip Dinamis Bagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU ……… 28
3.2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis di Subbagian SDM Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU …….. 31
3.2.6 Penyusutan Arsip di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU ……….. 32
3.3 Sarana dan Prasarana di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU ……… 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ………. 36
4.1 Kesimpulan ……… 36
4.2 Saran ……… 37
DAFTAR PUSTAKA ……….. 38
LAMPIRAN ………. 39
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU …….. 24
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Aktivitas atau kegiatan yang dilakukan personal maupun organisasi dapat menghasilkan sebuah arsip. Arsip yang selama ini dipandang sebelah mata ternyata begitu penting, dikarenakan dapat menjadi bukti pertanggug jawaban.
Arsip dapat didefinisikan sebagai rekaman atau alat bukti baik tercetak maupun digital yang dibuat dan dikeluarkan untuk tujuan tertentu. Contoh arsip yaitu surat-surat, foto, video, kwitansi, kartu identitas, ijazah dsb. Arsip juga berperan sebagai sumber informasi dalam proses temu balik informasi (retrieval).
Sedangkan kearsipan berkaitan dengan segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan arsip. Pelaku arsip sendiri atau pembuat arsip disebut sebagai Arsiparis.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pembuatan laporan, pengambilan keputusan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Seharusnya arsip disimpan, dipelihara dan diatur agar dapat menunjang kegiatan administrasi. Hal ini menunjukkan bahwa arsip merupakan sumber informasi tentang masa lalu yang sangat berguna sebagai dasar pengambilan keputusan di masa sekarang dan masa yang akan datang. Arsip yang ditata secara sistematis memberikan kemudahan dalam mencari informasi tentang masalah yang berhubungan dengan seluruh kegiatan yang telah dilakukan sebuah organisasi. Kenyataannya, sebagian belum memahami pentingnya sebuah arsip.
2
Mereka sering kali menemui berbagai dokumen tertulis yang disimpan secara sembarangan, penyimpanan yang tidak terorganisir atau bahkan dibuang ketempat sampah. Merekam menganggap arsip hanyalah tumpukan kertas tidak terpakai yang harus dibundel dan dimasukkan kegudang, yang biasa disebut dengan ITB (ikat timbang bayar) atau dibakar sebagai sampah. Kesadaran tentang pentingnya sebuah arsip baru dirasakan saat arsip tersebut diperlukan untuk kebutuhan tertentu tetapi sangat sulit menemukannya kembali.
Pada dasarnya arsip merupakan suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip memuat semua informasi yang berhubungan dengan kegiatan yang dilakukan organisasi, seperti kegiatan surat menyurat, laporan kerja bulanan maupun tahunan. Berdasarkan penyataan tersebut maka arsip bukan hanya berbentuk kertas, tetapi juga rekaman dan bentuk lainnya yang mengandung informasi penting.
Secara umum kesadaran masyarakat mengenai pentingnya sebuah arsip masih kurang, sama halnya dengan lembaga pemerintah atau swasta. Selain karena Sumber Daya Manusia (SDM) yang minim, Suatu lembaga kurang memperhatikan pengelolaan arsip biasa disebabkan oleh kurangnya wawasan karyawan mengenai bagaimana cara mengelola arsip dengan baik, tidak ada sosialisasi dari pemerintah perihal pentingnya sebuah arsip dan bagaimana cara mengelolanya selain itu lembaga yang bersangkutan kurang menyediakan fasilitas dalam pengelolaan arsip. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis tertarik untuk mengetahui seberapa besar pengelolaan arsip dinamis di
3
Lingkungan Universitas Sumatera Utara. Mengingat besarnya Kampus Universitas Sumaetra Utara dan penulis merupakan mahasiswa D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Maka Penulis memilih untuk mengobservasi Arsip Dinamis di Fakultas Ilmu Budaya Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM). Oleh karenanya penulis memutuskan untuk mengambil judul
“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan Arsip Dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU.
2. Untuk mengetahui sejauh mana kegiatan pengelolaan Arsip Dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU.
3. Untuk mengetahui bagaimana pemusnahan Arsip di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU.
1.3 Manfaat Penulisan
Adapun manfat yang diharapkan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut :
4
1. Bagi Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU. Memberikan informasi sebagai masukan untuk melakukan penyempurnaan dalam pengeloaan arsip.
2. Bagi Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU. Memberikan masukan dalam rangka menyusun kebijakan untuk meningkatkan kualitas penyusunan arsip.
3. Bagi Penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan serta pemahaman mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU.
1.4 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini, adapun ruang lingkup penulisan kertas karya ini adalah membahas pengelolaan arsip dinamis meliputi:
penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
Penciptaan arsip meliputi kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan dalam penulisan kertas karya, metode yang digunakan :
1. Studi kepustakaan
Data diperoleh melalui literature berupa buku, majalah dan informasi lain yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.
2. Studi Lapangan
5
Penulis melakukan pengamatan langsung ke Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU, serta melihat langsung hal-hal yang berkaitan tentang pelayanan pengguna
3. Wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pimpinan dan pegawai bagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU.
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip Dinamis
2.1.1 Definisi Arsip Dinamis
Arsip Dinamis ialah Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administarasi negara. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam system komputer yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya. Karena masih digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis harus diciptakan dan dikelola untuk mendukung aktivitas organisasi.
Menurut Sulistyo-Basuki (2003:13) “arsip dinamis (records) artinya informasi terekam, termasuk data dalam system komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”.
Sementara Menurut Wursanto bahwa Arsip dinamis merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk pekerjaan kantor lainnya, ialah:
formulir, surat, dan laporan. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip dinamis adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
7
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Tujuan arsip dinamis merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003, 19) “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang
8
rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, ;serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.
Barthos (2012, 12) tujuan arsip dinamis adalah, untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip dinamis secara umum ialah untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masing- masing.
2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis
Amsyah (2005, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsips tatis. Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2007 arsip berdasarkan fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
9
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masing-masing organisasi pencipta arsip (creating agencies) karena masih diperlukan untuk kepentingan pelaksana tugas pekerjaan sehari-hari.
Sedangkan menurut Irawan (2009, 5) fungsi arsip yaitu; (1) mendukung proses pengambilan keputusan; (2) menunjang proses perencanaan; (3) mendukung pengawasan; (4) sebagai alat pembuktian; (5) memori perusahaan; (6) untuk kepentingan politik dan ekonomi.
2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Maka dari itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan kelancaran suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun swasta dan arsip harus di simpan dengan sebaik mungkin.
Menurut Dewi (2011, 6) dengan menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat dan menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.
10 2.1.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis
Arsip Dinamis dilihat dari jenisnya meliputi :
1. Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi;
arsip dinamis jangka panjang, mencakup sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur.
2. Arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory records atau transactional records yang didalamnya mencakup jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka panjang dan pendek.
Arsip Dinamis dapat juga digolongkan menjadi :
1) Record copy, salinan atau kopi arsip dinamis yang resmi dan disimpan untuk keperluan hukum operasional.
2) Nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang bias anya tidak termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi.
Dari segi bentuknya Arsip Dinamis dibagi menjadi:
1. Arsip dinamis tradisional yang terbagi dari:
a. grafis berupa kertas;
b. nongrafis berupa microfilm, computer file, word processing.
2. Untuk seperti film, yang dapat dinyatakan bahwa sesuatu yang direkam dengan berbagai macam cara dapat dikatan dengan arsip, apabila memiliki unsur-unsur:
a. merupakan informasi terekam,
b. memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar.
c. Arsip memiliki fungsi dan kegunaan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi dan bagian-bagiannya.
2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu
11
sistem yang memenuhi persyaratan andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan :penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
2.2.1 Penciptaan Arsip Dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat di artikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :
a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagai mana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpecaya.
b) Pencipta arsip dan/ atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/ atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/ atau media lain.
c) Pencipta arsip dapat dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
d) Pencipta arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan kontek sarsip.
12 2.2.2 Penggunaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu sering kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepetingan manajerial dan operasional organisasi.
Tentang penggunaan dan pemiliharaan arsip dinamis dinyatakan bahwa : a) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepetingan pengguna
arsip yang berhak.
b) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip. Peciptaan arsip dapat menutup akses atau arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat :
1. Menghambat proses peneggakan hukum.
2. Mengganggu kepetingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat.
3. Membahayakan pertahanan dan keamanan negara.
4. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya.
5. Merugikan ketahanan ekonominasional.
6. Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar Negeri.
7. Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum.
8. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
9. Mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
Disamping kemungkinan penutupan akses atau arsip seperti tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip harus wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup, menentukan prosedur berdasarkan standart pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip. Berkenan dengan penggunaan arsip
13
ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip.
2.2.3 Penyimpanan Arsip Dinamis
Penyimpanan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Penyimpanan arsip dilakukan sesuai dengan standart penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsic yaitu bahan- bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti : kertas, tinta, dan pasta/
lem atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api dan air.
Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk keruangan, jendela dan pintu diberi jarring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak mereggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga atau rayap dapat dimasukkan kapur barus kekotak, laci dan lemari arsip.
14 2.2.4 Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurungan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip dinamis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan memperhatikan kepentingan pecipta arsip serta kepetingan masyarakat, bangsa dan negara jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan
c. Penyerahan arsip dinamis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
d. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Jadi yang termasuk kearsipan bukan hanya semua dokumen, korespondensi, telegram, telex surat, memo, aktenotaris, tambahan rapat dan sebagainya, tetapi juga alat-alat untuk menyimpan documenter sebut misalnya stop map dan berbagai jenis map dengan fungsi yang sama, laci, filing kabinet,
15
rak, lemari, dan sebagainya. Itu semua juga adalah termasuk dari bagian kearsipan tersebut.
Titik berat dari arsip dinamis adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada penyimpanannya. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting, sedangkan menemukan kembali dengan segera adalah vital.
2.3 Recycle Arsip Dinamis
Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.
Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan bahwa“ pada dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Kelima tahapan tersebut ialah penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use) pemeliharaan (maintenance) dan tahap disposisi ”.
Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir.
Fase siklus hidup sering tumpang tindih .Perhatikan bagaimana siklus ini dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e-mail yang ditulis, dari selesai, atau pamphlet dicetak, catatan yang dibuat. Lalu arsip ini kemudian didistribusikan ( dikirim ) ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang umum digunakan dalam pengambilan keputusan ,untuk dokumentasi atau
16
referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi.
Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu ,catatan untuk disimpan ditransfer ke situs penyimpanan yang lebih murah dalam perusahaan atau kefasilitas penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam penjadwalan retensi, catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ketempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi yang diawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .
Gambar 2.1. Model Siklus Hidup Arsip
Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19) Creation
(or receipt of record from outside the business
Distribution awho gets the record?
Internal User External User
Use decisions reference inquire Legal Requirements Maintenance
Store/File Retrieval Protect
Disposition Transfer
Retain OR Destroy
17 2.4 Pembuatan Arsip Dinamis
Pembuatan arsip adalah kegiatan meninformasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.
2. Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik.
3. Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.
4. Pembuatan arsip di laksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2.5 Penerimaan Arsip Dinamis
Merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). Dalam penerimaan arsip yang perlu diperhatikan adalah:
1. Arsip yang diterima dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca.
Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang.
2. Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip.
3. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara diregistrasi oleh unit yang mewadahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindak lanjuti oleh unit pengolah.
4. Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan.
2.6 Registrasi Arsip Dinamis
Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima dalam system kearsipan, dengan memperhatikan berikut ini:
18
a. Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten.
b. Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk merekam informasi yang ringkas mengenai arsip.
c. Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan.
d. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai dengan standar mendata kearsipan, dan sekurang-kurangnya meliputi nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi.
2.7 Pengorganisasian Arsip Dinamis
Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam pengelolaan arsip, yaitu :
1. Azas sentralisasi Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian. Menurut Sukoco (2012, 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas dapat lebih mudah untuk mengatur peminjaman arsip karena tempat penyimpanan arsip terpusat.
2. Azas desentralisasi Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus (terpusat) dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang dimiliki organisasi. Lebih dijelaskan oleh Sutarto (1980), bahwa “dalam azas ini penyimpanan arsip tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri”.
3. Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip dengan mengkombinasikan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Pemilihan azas ini dimaksudkan agar kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu organisasi menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi. Jadi dalam suatu organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga melaksanakan pengelolaan arsip pada unit kerja masing- masing.
a. Walaupun system kombinasi ini merupakan system gabungan, tetapi dalam system ini juga terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang dapat menyebabkan baik/buruknya dalam pelaksanaan
19
pengelolaan arsip, menurut Sukoco (2012, 99) Sistem kombinasi memiliki keuntungan;
b. Adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam;
c. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang;
d. Menekan duplikasi dokumen;
e. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbasefisiensi biaya yang lebih baik;
f. Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
g. System ini memiliki kerugian, sebagai berikut :
h. Karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud;
i. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada;
j. Masalah yang berasal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa kesistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
2.8 Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip adalah:
1. Folder, map yang berupa lipatan karton/plastic tebal.
2. Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah antara jenis subjek dalam penyimpanan.
3. Tikcler file, adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
4. Filing kabinet, merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung.
5. Kartu kendali, adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat.
6. Kartu pinjam arsip, adalah lembar kertas yang digunakan untuk bukti bahwa arsip akan atau telah dipinjam.
Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani
20
yaitu dalam rangka perlindungan dokumen dari penanganan yang ceroboh, kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau kelembaban udara. Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud.
2.9 Jadwal Retensi Arsip Dinamis
Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwatujuan JRA :
1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif 2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif 3. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
4. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen 5. Memudahkan pemindahan arsip keArsip Nasional
2.10 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat, Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan
21
kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan alat menggunakan tenaga komputer.
Menurut Wiidjaja (1986) “penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu Kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam filing cabinet sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan.
”.Menurut Sedarmayanti (2003, 79) “menyimpan arsip pada tempat yang teratur,belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah.
Penemuan kembali arsip sangat teratur hubungannya dengan system penataan atau penyimpanan yang dipegunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip”.
Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan system pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan pada waktu yang dibutuhkan.
22 BAB III
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA USU
3.1 Gambaran Umum Fakultas Ilmu Budaya USU
Berdirinya Fakultas Sastra di awali dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri Keperguruan Tinggi Ilmu Pengetahuan Nomor : 190/1965 terhitung mulai 25 Agustus 1965. Pada awalnya Fakultas Sastra hanya mempunyai satu jurusan yakni jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia dengan jumlah mahasiswa 45 orang.
Kemudian pada awal tahun 1966, Fakultas Sastra memproleh gedung sendiri yang terletak di bahagian depan sekolah TT Dharma Wanita USU, tetapi gedung ini sangat kecil. Setahun kemudian Fakultaa Sastra mendapat tambahan gedung eks PU di Jl. Prof Muhammad Yusuf, tapi masih juga sangat minim dan tidak memenuhi syarat untuk perkuliahan kerena ruangannya hanya empat buah, dua ruang untuk perkuliahan dan ruang untuk administrasi.
Pada tanggal 30 januari 2010 dalam rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) yang diketahui oleh Prof. Syaifuddin, MA, Ph.D dan beranggotakan 25 orang telah menghasilkan keputusan untuk mengubah nama Fakultas Sastra menjadi Fakultas Ilmu Budaya, dan hasil Rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) tersebut kemudian diusulkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.
Pengusulan nama ini kemudian disetujui dan di terbitkan Surat Keputusan peubahan namanya oleh Rektor USU (Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H,
23
M.Sc (CTM), Sp.A(K) pada tanggal 5 April 2011 dengan SK No.
981/H5.1.R/SK/PRS/2011 untuk selanjutnya nama Fakultas Sastra USU menjadi Fakultas Ilmu Budaya.
3.1.1 Visi dan Misi Fakultas Ilmu Budaya USU Visi :
Pada tahun 2020, Fakultas Ilmu Budaya USU maju sebagai pusat pendidikan, penulisan dan kegiatan pengabdian pada masyarakat dalam bidang Ilmu kemanusiaan yang diunggulkan dan menguasai teknologi informasi.
Misi :
1. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang beroriantasi pada manajemen organisasi modern.
2. Meningkatkan dan memberdayakan dukungan dana dan peraturan secara optimal.
3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam penguasaan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan, penulisan dan pengabdian pada masyarakat.
4. Meningkatkan peran aktif stakeholders untuk kepetungan Fakultas Ilmu Budaya sebagai lembaga pendidikan.
5. Meningkatkan kreatifikasi dan kualitas pendidikan yang berorientasi pada kepentingan publik.
3.1.2 Susunan Organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU
Susunan organisasi adalah gambaran hubungan kerja untuk untuk mencapai tujuan bersama untuk menetapkan hubungan antar pegawai yang melaksakan tugas, atau pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggungjawab dalam hubungan kerjasama antar satu dengan yang lainnya.
Berikut ini merupakan Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU.
24
Gambar 1: Bagan Struktur Organisasi Fakutlas Ilmu Budaya USU
3.2 Pengelolaan Arsip Dinamis Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat:
1. Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip,
3. Jadwal Retensi Arsip, serta
4. Sistem Klasifikasi Keamanandan Akses Arsip.
Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis Keempat
25
instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.
1. Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;
3. Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI;
4. Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, selanjutnya dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 02 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dinas.
3.2.1 Proses Penciptaan Arsip Dinamis
Proses penciptaan arsip dinamis (pengurusan surat) disuatu organisasi ataupun lembaga, sangat penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip adalah bagian awal dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatu organisasi tidak jelas alurnya penciptanya, maka sangat sulit untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prsodur yang ada.
Dari hasil penulisan yang dilakukan penulis dapat memproleh gambaran bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk dan keluar di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU menggunakan sistem pola atau lebih tepatnya menggunakan kartu kendali. Dengan berpedoman pada pola klasifikasi.
Sesuai dengan pedoman tersebut, maka tahapan pengurusan surat masuk Subbagian SDM meliputi :
a. Penerimaan, tahapan penerimaan surat dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan suraat, penandatanganan bukti penerimaan, penyotiran, dan pembukaan sampel surat.
26
b. Pencatatan, tahapan pencatatan surat dapat dilakukan dengan cara mencatat data idetitas surat sekurang-kurangnya meliputi asal surat, nomor, dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas surat pada sarana pencatatan surat.
c. Penilaian, tahapan penilaian dapat dilakukan dengan cara menentukan sifat surat penting atau biasa, indeks, kode klasifikasi, dan keterkaitan dengan surat atau arsip lain.
d. Pengarahan, pengarahan surat dilakukan dengan cara mempelajari isi surat untuk menentukan unit pengolah.
e. Pendistribusian, tahapan pendistrisbusian surat dilakukan dengan cara mencatat pada lembar distribusi atau ekpedisi surat kemudian mendistribusikan surat sesuai dengan unit pengelola surat.
f. Pengendalian, tahapan pengendalian surat dimulai dari penciptaan, penggunaan, sampai dengan penyelesain surat.
Sedangkan untuk pengurusan surat keluar Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) terdiri dari :
a. Pembuatan konsep, ketentuan mengenai pembuatan konsep, pengetikan, koreksi dan paraf atasan langsung (Kasubbag, KTU, Wakil Dekan) dan penandatangan pimpinan serta stempel fakultas.
b. Pencatatan, tahapan pencatatan surat dilakukan cara mancatat data idetitas surat sekurang- kurangnya meliputi tujuan surat, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas surat pada sarana pencatatan surat.
c. Pengiriman, tahapan pengiriman surat dilakukan melalui email, maupun pegawai yang terlibat.
3.2.2 Penataan Arsip Dinamis Bagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Penataan arsip dinamis merupakan proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tataan yang sistematis. Penataan arsip bertujuan arsip dinamis dapat tertata dengan rapi dan teratur sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Dalam menata arsip dinamis harus memperhatikan klasifikasi arsip dinamis agar mempermudah penemuan kembali arsip apabila diperlukan pada saat waktu tertentu.
27
Berdasarkan penataan arsip dinamis di Subbagian SDM FIB USU bahwa penataan arsip dinamis menggunkan sistem subyek, sistem nomor, sistem abjad dan kronologis. Dokumen yang sudah selesai diproses langsung di klasifikasikan dan di Arsipkan dengan menggunakan map dokumen plastic, map snelhecter, map jepit seagull atau map arsip gantung dan disimpan di filing cabinet atau lemari arsip.
3.2.3 Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip A. Peminjaman Arsip Dinamis
Peminjaman arsip yang sudah disimpan kadang dibutuhkan dalam satu organisasi atapun dari luar organisasi. Oleh karena itu, peminjaman arsip perlu di atur sehingga tidak tercecer atau hilang dari tempat arsip dinamis yang disimpan. Dalam peminjaman arsip perlu menerapkan prosedur atau aturan-aturan terkait peminjaman.
Berdasarkan penilitian dibagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) FIB USU sudah melaksanakan prosedur peminjaman arsip dengan tepat. Karena sudah berdasarkan prosedur peminjaman kearsipan, yang meliputi permintaan, pencarian, pengambilan arsip dinamis, pencatatan arsip, pengendalian arsip dan penyimpanan kembali arsip.
Peminjam arsip juga harus menggunakan bukti tertulis yaitu lembar pinjam arsip (out slip) lembar pinjam arsip bertujuan sebagai bukti adanya peminjaman dan mencegah terjadinya kehilangan arsip dinamis.
28
Permintaan pelayanan informasi arsip dinamis bagi pengguna dapat dilaksanakan melalui lisan atau tertulis. Untuk itu sebaiknya disiapkan formulir peminjaman sebagai alat pemesanan arsip dinamis.
Formulir tersebut memuat nama pengguna, tanggal kembali, tanggal peminjaman, tanda tangan. Formulir dibuat rangkap dua, satu untuk pengguna dan satu di simpan oleh pegawai.
B. Penemuan kembali Arsip Dinamis
Penemuan kembali arsip merupakan salah satu alat ukur baik atau tidaknya kearsipan dalam suatu instansi atau organisasi. Penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya.
Berdasarkan tentang penemuan kembali arsip dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusai (SDM) FIB USU. Proses penemuan kembali arsip sudah sesuai waktu yang standart yaitu tidak kurang dari satu menit dalam mencari satu dokumen.. Proses pencarian arsip dinamis dapat dipergunakan alat bantu anatara kartu kendali dan alat bantu lainnya.
3.2.4 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip Dinamis Bagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
A. Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip merupakan usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dinamis dari segi kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan
29
dan kemusnahan arsip dianmis yang datangnya dari arsip itu sendiri atau yang disebabkan oleh serangan – serangan luar arsip tersebut.
Berdasarkan terori kearsipan faktor-faktor yang menyebabkan keruskan arsip ada dua yaitu faktor internal dan faktor ekternal. Faktor internal meliputi bahan kertas tinta, pasta atau lem, sedangkan faktor eksternal meliputi kelembaban udara, udara yang terlalu kering, sinar matahari, debum, jamur, rayap, kecoa, dan lain sebagainya.
Berdasarkan penulisan di bagian Subbagian SDM FIB USU belum tersedia fasilitas pemeliharaan arsip dinamis yang canggih seperti pengkur suhu udara, alat pengukur kelembaban udara, vacuum cleaner, alat atau bahan kimia pembasmi organisme perusak.
Kebersihan ruangan di Subbagian SDM menggunakan komoceng, kain elap dan sapu. Komoceng, kain elap dan sapu merupakan alat yang sering digunakan untuk membersihkan kotoran beruba debu dan sebagainya. Akan tetapi ketiga alat tersebut tidak di sarankan digunakan untuk membersihkan debu dalam ruangan. Untuk membersihkan debu agar tidak berpindah dan berterbangan sebaiknya menggunakan vacuum cleaner.
B. Pengamanan Arsip Dinamis
Pengaman arsip dinamis merupakan usaha penjaga arsip agar tidak hilang dan agar isi atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Pengamanan arsip dinamis bertujuan memberikan kerahasian informasi, menyediakan integritas isi surat, mencegah upaya
30
akses ke pihak yang tidak berhak, dan memberikan akses yang cepat dan tepat bagi pengguna yang sah dari arsip dinamis tersebut.
Berdasarkan penilian pengaman arsip dinamis di Subbagian SDM.
Pengamanan arsip dinamis dari segi informasinya belum dilaksanakan secara optimal filing cabinet untuk penyimpanan arsip dinamis belum dijaga keamanannya. Seperti filing cabinet sebagian terkunci dan sebagian lagi tidak terkunci. Hal ini akan membuka peluang arsip akan hilang karena mempermudah akses bagi orang yang tidak berkepentingan untuk membuka atau melihat isi dari filing cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis. Oleh sebab itu filing cabinet harus terkunci semua untuk menjaga arsip dari segi keamanan dan kunci filing cabinet harus di beri tanda dan disimpan dengan baik.
Kegiatan pemberkasan arsip-arsip tentang kepegawaian tersimpan di gedung dekanat Fakultas Ilmu Budaya yang mana menjadi satu dengan unit kerja pegawai dekanat. Selain itu arsip yang disimpan disana selain arsip individu para pegawai juga arsip surat disposisi tentang para pegawai dan dosen.
Dalam penyimpan arsip dibedakan dalam beberapa jenis arsip yaitu umum, surat keputusan Rektor, keputusan Dekan dan surat tentang Dosen PNS, Dosen Tetap Non PNS, Dosen Status NIDK, Dosen Status Luar Biasa, Pegawai PNS, Pegawai Tetap Non PNS, Pegawai Tidak Tetap Non PNS / Honorer, Gaji Berkala, dan lain-lain. Khusus untuk jenis arsip Dosen dan Pegawai yang sifatnya pribadi di kelompokkan lagi
31
berdasarkan Program Studi dan urut abjad sesuai nama depan dari Dosen dan Pegawai tersebut.
Berdasarkan jenis arsip Subbagian SDM, merujuk hasil observasi dan wawancara dapat diketahui bahwa system penyimpanan yang digunakan sudah sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh keputusan dari ANRI tahun 2011 yaitu “Pemberkasan arsip aktif merupakan kegiatan memberkaskan arsip aktif yang telah di regristasikan sesuai dengan klasifikasi arsip”.
3.2.5 PenyimpananArsip Dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Penyimpanan arsip yang digunakan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis meliputi sistem penyimpanan, fasilitas, petugas kearsipan, dan lingkungan kerja arsip dinamis sebagai berikut:
A. Sistem Penyimpan arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan sistem yang digunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut swaktu-waktu dibutuhkan.
Berdasarkan hasil penulisan di Subbagian SDM Fakultas Ilmu Budaya USU bahwa penyimpanan arsip dinamis di pergunakan
32
bebearapa sistem penyimpan yaitu, sistem subyek, sistem nomor dan sistem abjad. Sistem penyimpanan ini dinilai dapat mempurmudah dalam penataan dan penemuan kembali arsip dinamis karena tidak ada sistem yang paling baik di antara sistem penyimpanan lainnya.
B. Fasilitas Arsip Dinamis
Fasilitas arsip dinamis salah satu faktor yang mempengaruhi dalam menentukan keberhasilan pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi. Pelaksanaan kegiatan arsip dinamis dibutuhkan adanya fasilitas yang memadai. Dengan adanya fasilitas yang memadai, kegiatan pengelolaan arsip akan berjalan dengan lancar sehingga mencapai hasil yang maksimal.
3.2.6 Penyusutan Arsip di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Semakin banyak kegiatan suatu kantor, semakin cepat pula pertumbuhan arsip dikantor tersebut. Jumlah pertumbuhan arsip yang begitu besar dapat dilakukan dengan mengadakan penyusutan arsip, agar arsip telah terpakai tidak menumpuk dan tidak memenuhi tempat penyimpanan, dengan begitu dapat memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana dengan baik. Untuk itu biasanya penyusutan arsip diatur dalam jangka waktu tertentu.
Untuk mengetahui penyusutan arsip pada Subbagian SDM Fakultas Ilmu Budaya, penulis melakukan penulisan dengan pegawai. Dimana beliau menjelaskan bahwa :
33
“Penyusutan arsip di Subbagian SDM FIB USU adalah kegiatan pengurangan dengan cara pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip.
Penyusutan arsip, pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip telah ditentukan jadwal retensinya sesuai dengan peraturan.”Penyusutan arsip meliputi :
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengola ke unit kearsipan.
b. Pemusnahaan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai ketentuan perundang-undangan.
c. Penyerahan arsip dinamis dari unit pengelolaan Subbagian SDM ke Bagian Arsip Universitas Sumatera Utara.
Menentukan retensi suatu arsip, harus juga dipertimbangkankepada:
dipertimbangkan kepada: 1.Apakah ada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang berapa lama sebuah dokumen/arsip harus disimpan oleh pencipta arsip Misalnya: Arsip tentang pajak merujuk kepada Undang-Undang Perpajakan, Arsip mengenai Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada undang-undang perbendaharaan negara dll. 2.Bagaimanakah kebutuhan organisasi?
a. Dengan angka, misalnya: 1 tahun 2 tahun Musnah, 1 tahun 2 tahun musnah, 2 tahun 3 tahun Permanen, 2 tahun 2 tahun Dinilai Kembali.
b. Dengan kata-kata, misalnya: “selama masih menjadi pegawai”.
c. Angka dan kata-kata : “1 tahun setelah mendapat kepastian hukum yang pasti”.
3.3 Sarana dan Prasarana di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pengelolaan arsip dinamis baik itu arsip dinamis inaktif maupun arsip aktif sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip mudah dan cepat ditemukan kembali ketika akan
34
digunakan. Sarana dan prasarana yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudahkan penemuan kembali arsip ketika ditemukan kembali.
Hasil penulisan dengan bagian SDM menyatakan bahwa, “untuk sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis di Subbagian SDM Dibagi menjadi sarana arsip aktif yang terdiri dari file cabinet, folder gantung, sekat pemisah masalah, pada klasifikasi dan jadwal retensi arsip sedangkan untuk arsip inaktif terdiri dari rak/ lemari arsip, dos arsip, kertas kissing dan jadwal retensi arsip.”
Adapun tujuan dan fungsi dari pengadaan alat-alat penyimpanan untuk arsip aktif dan inaktif tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. File cabinet, peralatan ini merupakan idola dalam kearsiapn karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
2. Folder gantung dapat juga dikatakan hanging folder, folder yang mempunyai besi pengantung, besi pengantung ini dipasang pada gawang yang ada dibilling cabinet.
3. Sekat pemisah masalah dapat disebut guide, yang merupakan lembaran kertas tebal ataupun karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :
1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda – tanda atau indeks (pengelompokkan) arsip
2. Badan Guide, berfungsi untuk menompang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
3. Pola klasifikasi adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah- masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
4. Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnaan dan penyerahan arsip ke arsip nasional.
5. Rak arsip, rak untuk penyimpanan berkas atau arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan dokumen, dimana rak atau lemari arsip digunakan untuk menyimpan arsip inaktif.
6. Kertas kissing, berfungsi untuk pembungkus arsip dan bertujuan untuk tetap menjaga kesamaan kertas atau arsip tersebut.
35
Sarana prasarana dalam pengelolaan arsip dinamis merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis. Tanpa di tunjang dengan peralatan yang memadai, maka sangat sulit bagi organisasi untuk melakukan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baik.
36 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 KESIMPULAN
Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari observasi tentang Pengelolaan Arsip Dinamis pada Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengelolaan Arsip Dinamis aktif di Subbagian SDM belum melaksanakan secara maksimal khususnya pada aspek penciptaan arsip dinamis, penataan arsip dinamis, peminjaman dan penemuan kembali arsip dinamis, pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis, penyusutan arsip dinamis.
Pengelolaan Arsip dinamis aktif di Subbagian dan SDM:
a. Penciptaan Arsip dalam pengurusan surat masuk belum dilaksanakan secara benar.
b. Penataan arsip dinamis belum menggunakan prinsip kearsipan.
c. Peminjaman arsip dinamis belum menggunkan prosedur peminjaman yang tepat.
d. Penemuan kembali arsip masih membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu berkisar lima menit.
e. Pemiliharan dan pengamanan arsip dinamis belum melaksanakan secara maksimal.
2. Hambatan yang di hadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif bagian Subbagian SDM.
37
a. Fasilitas kearsipan secara kualitas dan kuantitas masih kurang.
b. Belum adanya arsiparis dan keterbatasan kemampuan serta pengetahuan pegawai tentang arsip dinamis.
c. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja kerasiapan kurang diperhatikan oleh pegawai.
d. Pemeliharaan dan pengemanan arsip dinamis belum melaksanakan secara maksimal.
4.2 SARAN
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di Pengelolaan Arsip Dinamis pada Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, maka saran yang dapat dikemukan adalah sebagai berikut:
1. Hendaknya pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Subbagian SDM FIB USU dapat ditingkatkan demi kualitas pelayanan arsip dinamis.
2. Pemeliharaan dan pemusnahan arsip perlu dilakukan secara rutin dan terjadwal dengan adanya jadwal pemeliharaan arsip dinamis secara teratur dan rutin maka arsip dinamis yang disimpan dapat terjaga dari faktor perusak arsip sehingga arsip lebih awet dan juga ruangan penyimpanan arsip lebih nyaman dan bersih serta dengan adanya pemusnahan secara rutin arsip tidak bertumbuk-tumbuk melebihi waktu retensi arsip.
3. Petugas Arsip di Subbagian SDM FIB USU hendaknya khusus mengurus arsip saja, jangan bercampur dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya.
38
DAFTAR PUSTAKA
Dewi Anggrawati (2004) Membuat Dan Menjaga Sistem Kearsipan Bandung: CV Amico.
Gibson, James L.(1988) Organisasi dan Manajemen, Jakarta Erlangga Sularso Mulyono. (1985). Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Library
Sulistyo Basuki.(2003). Manajemen Arsip Dinamis Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Undang- Undang Republik Indonesia Nomor. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Widjaja.A.w.(1993). Admistrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta : Grafindo Persada.
39 Lampiran
Tabel 3.1 Jadwal Retensi Arsip Dinamis Subbagian. SDM
A. Formasi Pegawai Akif Inaktif Keterangan
1. Usulan dari Unit Kerja 2 Tahun setelah
tahun anggaran berakhir
2 Tahun Musnah
2. Usulan permintaan formasi 2 Tahun setelah tahun anggaran
berakhir
3 Tahun Musnah
3. SK Persetujuan formasi 3 Tahun setelah
tahun anggaran berakhir
2 Tahun Musnah
4. Penetapan formasi 2 Tahun setelah
tahun anggaran berakhir
3 Tahun Musnah
5. Penetapan formasi khusus 2 Tahun setelah
realisasi
3 Tahun Permanen
B. Pengadaan Pegawai
1. Proses Penerimaan Pegawai, meliputi : 2 Tahun setelah semua diangkat
PNS
2 Tahun Musnah
- Pengumuman
- Seleksi Administrasi
- Pemanggilan Peserta Test
- Pelaksanaan Ujian Tertulis
- Keputusan Hasil Ujian
- Wawancara
2. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 Tahun setelah semua diangkat
PNS
2 Tahun Musnah
3. Berkas lamaran yang tidak diterima 1 Tahun setelah tahun anggaran
1 Tahun Musnah
4. Nota usul dan kelengkapan penetapan NIP - - Masuk berkas
perseorangan 5. Nota usul dan pengangkatan CPNS menjadi PNS
lebih 2 tahun
1 Tahun setelah SK ditetapkan
2 Tahun Masuk berkas perseorangan
6. SK CPNS/PNS Kolektif 2 Tahun setelah
petikan SK ditetapkan
3 Tahun Permanen
