BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN
3.2 Pengelolaan Arsip Dinamis Subbagian Sumber Daya Manusia
3.2.4 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip Dinamis Bagian
A. Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip merupakan usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dinamis dari segi kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan
29
dan kemusnahan arsip dianmis yang datangnya dari arsip itu sendiri atau yang disebabkan oleh serangan – serangan luar arsip tersebut.
Berdasarkan terori kearsipan faktor-faktor yang menyebabkan keruskan arsip ada dua yaitu faktor internal dan faktor ekternal. Faktor internal meliputi bahan kertas tinta, pasta atau lem, sedangkan faktor eksternal meliputi kelembaban udara, udara yang terlalu kering, sinar matahari, debum, jamur, rayap, kecoa, dan lain sebagainya.
Berdasarkan penulisan di bagian Subbagian SDM FIB USU belum tersedia fasilitas pemeliharaan arsip dinamis yang canggih seperti pengkur suhu udara, alat pengukur kelembaban udara, vacuum cleaner, alat atau bahan kimia pembasmi organisme perusak.
Kebersihan ruangan di Subbagian SDM menggunakan komoceng, kain elap dan sapu. Komoceng, kain elap dan sapu merupakan alat yang sering digunakan untuk membersihkan kotoran beruba debu dan sebagainya. Akan tetapi ketiga alat tersebut tidak di sarankan digunakan untuk membersihkan debu dalam ruangan. Untuk membersihkan debu agar tidak berpindah dan berterbangan sebaiknya menggunakan vacuum cleaner.
B. Pengamanan Arsip Dinamis
Pengaman arsip dinamis merupakan usaha penjaga arsip agar tidak hilang dan agar isi atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Pengamanan arsip dinamis bertujuan memberikan kerahasian informasi, menyediakan integritas isi surat, mencegah upaya
30
akses ke pihak yang tidak berhak, dan memberikan akses yang cepat dan tepat bagi pengguna yang sah dari arsip dinamis tersebut.
Berdasarkan penilian pengaman arsip dinamis di Subbagian SDM.
Pengamanan arsip dinamis dari segi informasinya belum dilaksanakan secara optimal filing cabinet untuk penyimpanan arsip dinamis belum dijaga keamanannya. Seperti filing cabinet sebagian terkunci dan sebagian lagi tidak terkunci. Hal ini akan membuka peluang arsip akan hilang karena mempermudah akses bagi orang yang tidak berkepentingan untuk membuka atau melihat isi dari filing cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis. Oleh sebab itu filing cabinet harus terkunci semua untuk menjaga arsip dari segi keamanan dan kunci filing cabinet harus di beri tanda dan disimpan dengan baik.
Kegiatan pemberkasan arsip-arsip tentang kepegawaian tersimpan di gedung dekanat Fakultas Ilmu Budaya yang mana menjadi satu dengan unit kerja pegawai dekanat. Selain itu arsip yang disimpan disana selain arsip individu para pegawai juga arsip surat disposisi tentang para pegawai dan dosen.
Dalam penyimpan arsip dibedakan dalam beberapa jenis arsip yaitu umum, surat keputusan Rektor, keputusan Dekan dan surat tentang Dosen PNS, Dosen Tetap Non PNS, Dosen Status NIDK, Dosen Status Luar Biasa, Pegawai PNS, Pegawai Tetap Non PNS, Pegawai Tidak Tetap Non PNS / Honorer, Gaji Berkala, dan lain-lain. Khusus untuk jenis arsip Dosen dan Pegawai yang sifatnya pribadi di kelompokkan lagi
31
berdasarkan Program Studi dan urut abjad sesuai nama depan dari Dosen dan Pegawai tersebut.
Berdasarkan jenis arsip Subbagian SDM, merujuk hasil observasi dan wawancara dapat diketahui bahwa system penyimpanan yang digunakan sudah sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh keputusan dari ANRI tahun 2011 yaitu “Pemberkasan arsip aktif merupakan kegiatan memberkaskan arsip aktif yang telah di regristasikan sesuai dengan klasifikasi arsip”.
3.2.5 PenyimpananArsip Dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Penyimpanan arsip yang digunakan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis meliputi sistem penyimpanan, fasilitas, petugas kearsipan, dan lingkungan kerja arsip dinamis sebagai berikut:
A. Sistem Penyimpan arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan sistem yang digunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut swaktu-waktu dibutuhkan.
Berdasarkan hasil penulisan di Subbagian SDM Fakultas Ilmu Budaya USU bahwa penyimpanan arsip dinamis di pergunakan
32
bebearapa sistem penyimpan yaitu, sistem subyek, sistem nomor dan sistem abjad. Sistem penyimpanan ini dinilai dapat mempurmudah dalam penataan dan penemuan kembali arsip dinamis karena tidak ada sistem yang paling baik di antara sistem penyimpanan lainnya.
B. Fasilitas Arsip Dinamis
Fasilitas arsip dinamis salah satu faktor yang mempengaruhi dalam menentukan keberhasilan pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi. Pelaksanaan kegiatan arsip dinamis dibutuhkan adanya fasilitas yang memadai. Dengan adanya fasilitas yang memadai, kegiatan pengelolaan arsip akan berjalan dengan lancar sehingga mencapai hasil yang maksimal.
3.2.6 Penyusutan Arsip di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Semakin banyak kegiatan suatu kantor, semakin cepat pula pertumbuhan arsip dikantor tersebut. Jumlah pertumbuhan arsip yang begitu besar dapat dilakukan dengan mengadakan penyusutan arsip, agar arsip telah terpakai tidak menumpuk dan tidak memenuhi tempat penyimpanan, dengan begitu dapat memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana dengan baik. Untuk itu biasanya penyusutan arsip diatur dalam jangka waktu tertentu.
Untuk mengetahui penyusutan arsip pada Subbagian SDM Fakultas Ilmu Budaya, penulis melakukan penulisan dengan pegawai. Dimana beliau menjelaskan bahwa :
33
“Penyusutan arsip di Subbagian SDM FIB USU adalah kegiatan pengurangan dengan cara pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip.
Penyusutan arsip, pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip telah ditentukan jadwal retensinya sesuai dengan peraturan.”Penyusutan arsip meliputi :
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengola ke unit kearsipan.
b. Pemusnahaan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai ketentuan perundang-undangan.
c. Penyerahan arsip dinamis dari unit pengelolaan Subbagian SDM ke Bagian Arsip Universitas Sumatera Utara.
Menentukan retensi suatu arsip, harus juga dipertimbangkankepada:
dipertimbangkan kepada: 1.Apakah ada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang berapa lama sebuah dokumen/arsip harus disimpan oleh pencipta arsip Misalnya: Arsip tentang pajak merujuk kepada Undang-Undang Perpajakan, Arsip mengenai Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada undang-undang perbendaharaan negara dll. 2.Bagaimanakah kebutuhan organisasi?
a. Dengan angka, misalnya: 1 tahun 2 tahun Musnah, 1 tahun 2 tahun musnah, 2 tahun 3 tahun Permanen, 2 tahun 2 tahun Dinilai Kembali.
b. Dengan kata-kata, misalnya: “selama masih menjadi pegawai”.
c. Angka dan kata-kata : “1 tahun setelah mendapat kepastian hukum yang pasti”.
3.3 Sarana dan Prasarana di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pengelolaan arsip dinamis baik itu arsip dinamis inaktif maupun arsip aktif sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip mudah dan cepat ditemukan kembali ketika akan
34
digunakan. Sarana dan prasarana yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudahkan penemuan kembali arsip ketika ditemukan kembali.
Hasil penulisan dengan bagian SDM menyatakan bahwa, “untuk sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis di Subbagian SDM Dibagi menjadi sarana arsip aktif yang terdiri dari file cabinet, folder gantung, sekat pemisah masalah, pada klasifikasi dan jadwal retensi arsip sedangkan untuk arsip inaktif terdiri dari rak/ lemari arsip, dos arsip, kertas kissing dan jadwal retensi arsip.”
Adapun tujuan dan fungsi dari pengadaan alat-alat penyimpanan untuk arsip aktif dan inaktif tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. File cabinet, peralatan ini merupakan idola dalam kearsiapn karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
2. Folder gantung dapat juga dikatakan hanging folder, folder yang mempunyai besi pengantung, besi pengantung ini dipasang pada gawang yang ada dibilling cabinet.
3. Sekat pemisah masalah dapat disebut guide, yang merupakan lembaran kertas tebal ataupun karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :
1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda – tanda atau indeks (pengelompokkan) arsip
2. Badan Guide, berfungsi untuk menompang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
3. Pola klasifikasi adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah- masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
4. Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnaan dan penyerahan arsip ke arsip nasional.
5. Rak arsip, rak untuk penyimpanan berkas atau arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan dokumen, dimana rak atau lemari arsip digunakan untuk menyimpan arsip inaktif.
6. Kertas kissing, berfungsi untuk pembungkus arsip dan bertujuan untuk tetap menjaga kesamaan kertas atau arsip tersebut.
35
Sarana prasarana dalam pengelolaan arsip dinamis merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis. Tanpa di tunjang dengan peralatan yang memadai, maka sangat sulit bagi organisasi untuk melakukan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baik.
36 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 KESIMPULAN
Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari observasi tentang Pengelolaan Arsip Dinamis pada Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengelolaan Arsip Dinamis aktif di Subbagian SDM belum melaksanakan secara maksimal khususnya pada aspek penciptaan arsip dinamis, penataan arsip dinamis, peminjaman dan penemuan kembali arsip dinamis, pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis, penyusutan arsip dinamis.
Pengelolaan Arsip dinamis aktif di Subbagian dan SDM:
a. Penciptaan Arsip dalam pengurusan surat masuk belum dilaksanakan secara benar.
b. Penataan arsip dinamis belum menggunakan prinsip kearsipan.
c. Peminjaman arsip dinamis belum menggunkan prosedur peminjaman yang tepat.
d. Penemuan kembali arsip masih membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu berkisar lima menit.
e. Pemiliharan dan pengamanan arsip dinamis belum melaksanakan secara maksimal.
2. Hambatan yang di hadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif bagian Subbagian SDM.
37
a. Fasilitas kearsipan secara kualitas dan kuantitas masih kurang.
b. Belum adanya arsiparis dan keterbatasan kemampuan serta pengetahuan pegawai tentang arsip dinamis.
c. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja kerasiapan kurang diperhatikan oleh pegawai.
d. Pemeliharaan dan pengemanan arsip dinamis belum melaksanakan secara maksimal.
4.2 SARAN
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di Pengelolaan Arsip Dinamis pada Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, maka saran yang dapat dikemukan adalah sebagai berikut:
1. Hendaknya pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Subbagian SDM FIB USU dapat ditingkatkan demi kualitas pelayanan arsip dinamis.
2. Pemeliharaan dan pemusnahan arsip perlu dilakukan secara rutin dan terjadwal dengan adanya jadwal pemeliharaan arsip dinamis secara teratur dan rutin maka arsip dinamis yang disimpan dapat terjaga dari faktor perusak arsip sehingga arsip lebih awet dan juga ruangan penyimpanan arsip lebih nyaman dan bersih serta dengan adanya pemusnahan secara rutin arsip tidak bertumbuk-tumbuk melebihi waktu retensi arsip.
3. Petugas Arsip di Subbagian SDM FIB USU hendaknya khusus mengurus arsip saja, jangan bercampur dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya.
38
DAFTAR PUSTAKA
Dewi Anggrawati (2004) Membuat Dan Menjaga Sistem Kearsipan Bandung: CV Amico.
Gibson, James L.(1988) Organisasi dan Manajemen, Jakarta Erlangga Sularso Mulyono. (1985). Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Library
Sulistyo Basuki.(2003). Manajemen Arsip Dinamis Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Undang- Undang Republik Indonesia Nomor. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Widjaja.A.w.(1993). Admistrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta : Grafindo Persada.
39 Lampiran
Tabel 3.1 Jadwal Retensi Arsip Dinamis Subbagian. SDM
A. Formasi Pegawai Akif Inaktif Keterangan
1. Proses Penerimaan Pegawai, meliputi : 2 Tahun setelah semua diangkat
2. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 Tahun setelah semua diangkat
40
C. Pembinaan Karir Pegawai
1. Tugas belajar/ijin belajar/diklat/kursus/ujian dinas a. Tugas belajar/ijin belajar (studi lanjut S1, S2,
dan S3 dalam negeri dan luar negeri)
1 Tahun setelah
dan atau usulan studi
- Laporan hasil tes masuk ke universitas
yang dituju untuk studi lanjut
dan atau usulan diklat/kursus
- Surat Perintah diklat/kursus dan atau usulan sandwich program
- Surat Perintah sandwich program
41 D. Penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai 1 Tahun setelah
ada keputusan
1. Alih status, pindah instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan
sementara, Pindah sementara, Mutasi antar unit
1 Tahun setelah
4. Usul kenaikan pangkat Golongan/Jabatan 1 Tahun setelah SK ditetapkan 5. Usul pengangkatan dan pemberhentian dalam
jabatan struktural/fungsional
42 6. Usul penetapan perubahan data
dasar/status/kedudukan hukum pegawai
1 Tahun setelah SK ditetapkan
2 Tahun Musnah, kecuali surat persetujuan &
SK masuk ke berkas perseorangan
7. Peninjauan masa kerja 2 Tahun setelah
SK ditetapkan
2 Tahun Musnah, kecuali nota &
SK masuk ke berkas perseorangan
43
BARANG-BARANG YANG DIBUTUHKAN UNTUK ARSIP DINAMIS No Nama
Barang
Keterangan 1. Filling
Cabinet
44 2. Rak Tempat
Penyimpanan Arsip
3. Box Arsip Besar& Box Arsip Kecil
45 4. Map
Gantung
300 Pcs
46 5. Sekat Arsip
Tiga Warna
300 Pcs Kuning, 300 Pcs Hijau, 300 Pcs Orange
6. Folder Arsip
300 Pcs 7. Computer 1
8. Printer 1 9. Scanner 1
47
Gambar 2: Penyimpanan Arsip Dinamis di Bagian SDM FIB USU
48
Gambar 3: Penyimpanan Arsip Dinamis di Filling Cabinet SDM FIB USU
49
Gambar 4: Penyimpanan Arsip Sistem Abjad SDM FIB USU