Recycle Arsip Dinamis - TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.3 Recycle Arsip Dinamis

Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.

Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan bahwa“ pada dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Kelima tahapan tersebut ialah penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use) pemeliharaan (maintenance) dan tahap disposisi ”.

Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir.

Fase siklus hidup sering tumpang tindih .Perhatikan bagaimana siklus ini dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e-mail yang ditulis, dari selesai, atau pamphlet dicetak, catatan yang dibuat. Lalu arsip ini kemudian didistribusikan ( dikirim ) ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang umum digunakan dalam pengambilan keputusan ,untuk dokumentasi atau

referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi.

Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu ,catatan untuk disimpan ditransfer ke situs penyimpanan yang lebih murah dalam perusahaan atau kefasilitas penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam penjadwalan retensi, catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ketempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi yang diawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .

Gambar 2.1. Model Siklus Hidup Arsip

Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19) Creation

(or receipt of record from outside the business

17 2.4 Pembuatan Arsip Dinamis

Pembuatan arsip adalah kegiatan meninformasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.

2. Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik.

3. Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.

4. Pembuatan arsip di laksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

2.5 Penerimaan Arsip Dinamis

Merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). Dalam penerimaan arsip yang perlu diperhatikan adalah:

1. Arsip yang diterima dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca.

Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang.

2. Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip.

3. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara diregistrasi oleh unit yang mewadahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindak lanjuti oleh unit pengolah.

4. Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan.

2.6 Registrasi Arsip Dinamis

Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima dalam system kearsipan, dengan memperhatikan berikut ini:

a. Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten.

b. Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk merekam informasi yang ringkas mengenai arsip.

c. Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan.

d. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai dengan standar mendata kearsipan, dan sekurang-kurangnya meliputi nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi.

2.7 Pengorganisasian Arsip Dinamis

Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam pengelolaan arsip, yaitu :

1. Azas sentralisasi Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian. Menurut Sukoco (2012, 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas dapat lebih mudah untuk mengatur peminjaman arsip karena tempat penyimpanan arsip terpusat.

2. Azas desentralisasi Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus (terpusat) dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang dimiliki organisasi. Lebih dijelaskan oleh Sutarto (1980), bahwa “dalam azas ini penyimpanan arsip tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri”.

3. Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip dengan mengkombinasikan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Pemilihan azas ini dimaksudkan agar kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu organisasi menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi. Jadi dalam suatu organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga melaksanakan pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.

a. Walaupun system kombinasi ini merupakan system gabungan, tetapi dalam system ini juga terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang dapat menyebabkan baik/buruknya dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip, menurut Sukoco (2012, 99) Sistem kombinasi memiliki keuntungan;

b. Adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam;

c. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang;

d. Menekan duplikasi dokumen;

e. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbasefisiensi biaya yang lebih baik;

f. Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

g. System ini memiliki kerugian, sebagai berikut :

h. Karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud;

i. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada;

j. Masalah yang berasal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa kesistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

2.8 Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip adalah:

1. Folder, map yang berupa lipatan karton/plastic tebal.

2. Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah antara jenis subjek dalam penyimpanan.

3. Tikcler file, adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

4. Filing kabinet, merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung.

5. Kartu kendali, adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat.

6. Kartu pinjam arsip, adalah lembar kertas yang digunakan untuk bukti bahwa arsip akan atau telah dipinjam.

Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani

yaitu dalam rangka perlindungan dokumen dari penanganan yang ceroboh, kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau kelembaban udara. Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud.

2.9 Jadwal Retensi Arsip Dinamis

Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.

Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).

Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwatujuan JRA :

1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif 2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif 3. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya

4. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen 5. Memudahkan pemindahan arsip keArsip Nasional

2.10 Temu Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat, Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan

kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan alat menggunakan tenaga komputer.

Menurut Wiidjaja (1986) “penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu Kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam filing cabinet sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan.

”.Menurut Sedarmayanti (2003, 79) “menyimpan arsip pada tempat yang teratur,belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah.

Penemuan kembali arsip sangat teratur hubungannya dengan system penataan atau penyimpanan yang dipegunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip”.

Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan system pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan pada waktu yang dibutuhkan.

22 BAB III

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA USU

3.1 Gambaran Umum Fakultas Ilmu Budaya USU

Berdirinya Fakultas Sastra di awali dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri Keperguruan Tinggi Ilmu Pengetahuan Nomor : 190/1965 terhitung mulai 25 Agustus 1965. Pada awalnya Fakultas Sastra hanya mempunyai satu jurusan yakni jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia dengan jumlah mahasiswa 45 orang.

Kemudian pada awal tahun 1966, Fakultas Sastra memproleh gedung sendiri yang terletak di bahagian depan sekolah TT Dharma Wanita USU, tetapi gedung ini sangat kecil. Setahun kemudian Fakultaa Sastra mendapat tambahan gedung eks PU di Jl. Prof Muhammad Yusuf, tapi masih juga sangat minim dan tidak memenuhi syarat untuk perkuliahan kerena ruangannya hanya empat buah, dua ruang untuk perkuliahan dan ruang untuk administrasi.

Pada tanggal 30 januari 2010 dalam rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) yang diketahui oleh Prof. Syaifuddin, MA, Ph.D dan beranggotakan 25 orang telah menghasilkan keputusan untuk mengubah nama Fakultas Sastra menjadi Fakultas Ilmu Budaya, dan hasil Rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) tersebut kemudian diusulkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.

Pengusulan nama ini kemudian disetujui dan di terbitkan Surat Keputusan peubahan namanya oleh Rektor USU (Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H,

M.Sc (CTM), Sp.A(K) pada tanggal 5 April 2011 dengan SK No.

981/H5.1.R/SK/PRS/2011 untuk selanjutnya nama Fakultas Sastra USU menjadi Fakultas Ilmu Budaya.

3.1.1 Visi dan Misi Fakultas Ilmu Budaya USU Visi :

Pada tahun 2020, Fakultas Ilmu Budaya USU maju sebagai pusat pendidikan, penulisan dan kegiatan pengabdian pada masyarakat dalam bidang Ilmu kemanusiaan yang diunggulkan dan menguasai teknologi informasi.

Misi :

1. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang beroriantasi pada manajemen organisasi modern.

2. Meningkatkan dan memberdayakan dukungan dana dan peraturan secara optimal.

3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam penguasaan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan, penulisan dan pengabdian pada masyarakat.

4. Meningkatkan peran aktif stakeholders untuk kepetungan Fakultas Ilmu Budaya sebagai lembaga pendidikan.

5. Meningkatkan kreatifikasi dan kualitas pendidikan yang berorientasi pada kepentingan publik.

3.1.2 Susunan Organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU

Susunan organisasi adalah gambaran hubungan kerja untuk untuk mencapai tujuan bersama untuk menetapkan hubungan antar pegawai yang melaksakan tugas, atau pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggungjawab dalam hubungan kerjasama antar satu dengan yang lainnya.

Berikut ini merupakan Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU.

Gambar 1: Bagan Struktur Organisasi Fakutlas Ilmu Budaya USU

3.2 Pengelolaan Arsip Dinamis Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat:

1. Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip,

3. Jadwal Retensi Arsip, serta

4. Sistem Klasifikasi Keamanandan Akses Arsip.

Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis Keempat

instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.

1. Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;

3. Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI;

4. Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, selanjutnya dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 02 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dinas.

3.2.1 Proses Penciptaan Arsip Dinamis

Proses penciptaan arsip dinamis (pengurusan surat) disuatu organisasi ataupun lembaga, sangat penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip adalah bagian awal dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatu organisasi tidak jelas alurnya penciptanya, maka sangat sulit untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prsodur yang ada.

Dari hasil penulisan yang dilakukan penulis dapat memproleh gambaran bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk dan keluar di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU menggunakan sistem pola atau lebih tepatnya menggunakan kartu kendali. Dengan berpedoman pada pola klasifikasi.

Sesuai dengan pedoman tersebut, maka tahapan pengurusan surat masuk Subbagian SDM meliputi :

a. Penerimaan, tahapan penerimaan surat dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan suraat, penandatanganan bukti penerimaan, penyotiran, dan pembukaan sampel surat.

b. Pencatatan, tahapan pencatatan surat dapat dilakukan dengan cara mencatat data idetitas surat sekurang-kurangnya meliputi asal surat, nomor, dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas surat pada sarana pencatatan surat.

c. Penilaian, tahapan penilaian dapat dilakukan dengan cara menentukan sifat surat penting atau biasa, indeks, kode klasifikasi, dan keterkaitan dengan surat atau arsip lain.

d. Pengarahan, pengarahan surat dilakukan dengan cara mempelajari isi surat untuk menentukan unit pengolah.

e. Pendistribusian, tahapan pendistrisbusian surat dilakukan dengan cara mencatat pada lembar distribusi atau ekpedisi surat kemudian mendistribusikan surat sesuai dengan unit pengelola surat.

f. Pengendalian, tahapan pengendalian surat dimulai dari penciptaan, penggunaan, sampai dengan penyelesain surat.

Sedangkan untuk pengurusan surat keluar Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) terdiri dari :

a. Pembuatan konsep, ketentuan mengenai pembuatan konsep, pengetikan, koreksi dan paraf atasan langsung (Kasubbag, KTU, Wakil Dekan) dan penandatangan pimpinan serta stempel fakultas.

b. Pencatatan, tahapan pencatatan surat dilakukan cara mancatat data idetitas surat sekurang- kurangnya meliputi tujuan surat, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas surat pada sarana pencatatan surat.

c. Pengiriman, tahapan pengiriman surat dilakukan melalui email, maupun pegawai yang terlibat.

3.2.2 Penataan Arsip Dinamis Bagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU

Penataan arsip dinamis merupakan proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tataan yang sistematis. Penataan arsip bertujuan arsip dinamis dapat tertata dengan rapi dan teratur sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Dalam menata arsip dinamis harus memperhatikan klasifikasi arsip dinamis agar mempermudah penemuan kembali arsip apabila diperlukan pada saat waktu tertentu.

Berdasarkan penataan arsip dinamis di Subbagian SDM FIB USU bahwa penataan arsip dinamis menggunkan sistem subyek, sistem nomor, sistem abjad dan kronologis. Dokumen yang sudah selesai diproses langsung di klasifikasikan dan di Arsipkan dengan menggunakan map dokumen plastic, map snelhecter, map jepit seagull atau map arsip gantung dan disimpan di filing cabinet atau lemari arsip.

3.2.3 Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip A. Peminjaman Arsip Dinamis

Peminjaman arsip yang sudah disimpan kadang dibutuhkan dalam satu organisasi atapun dari luar organisasi. Oleh karena itu, peminjaman arsip perlu di atur sehingga tidak tercecer atau hilang dari tempat arsip dinamis yang disimpan. Dalam peminjaman arsip perlu menerapkan prosedur atau aturan-aturan terkait peminjaman.

Berdasarkan penilitian dibagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) FIB USU sudah melaksanakan prosedur peminjaman arsip dengan tepat. Karena sudah berdasarkan prosedur peminjaman kearsipan, yang meliputi permintaan, pencarian, pengambilan arsip dinamis, pencatatan arsip, pengendalian arsip dan penyimpanan kembali arsip.

Peminjam arsip juga harus menggunakan bukti tertulis yaitu lembar pinjam arsip (out slip) lembar pinjam arsip bertujuan sebagai bukti adanya peminjaman dan mencegah terjadinya kehilangan arsip dinamis.

Permintaan pelayanan informasi arsip dinamis bagi pengguna dapat dilaksanakan melalui lisan atau tertulis. Untuk itu sebaiknya disiapkan formulir peminjaman sebagai alat pemesanan arsip dinamis.

Formulir tersebut memuat nama pengguna, tanggal kembali, tanggal peminjaman, tanda tangan. Formulir dibuat rangkap dua, satu untuk pengguna dan satu di simpan oleh pegawai.

B. Penemuan kembali Arsip Dinamis

Penemuan kembali arsip merupakan salah satu alat ukur baik atau tidaknya kearsipan dalam suatu instansi atau organisasi. Penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan tentang penemuan kembali arsip dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusai (SDM) FIB USU. Proses penemuan kembali arsip sudah sesuai waktu yang standart yaitu tidak kurang dari satu menit dalam mencari satu dokumen.. Proses pencarian arsip dinamis dapat dipergunakan alat bantu anatara kartu kendali dan alat bantu lainnya.

3.2.4 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip Dinamis Bagian Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU

A. Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip merupakan usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dinamis dari segi kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan

dan kemusnahan arsip dianmis yang datangnya dari arsip itu sendiri atau yang disebabkan oleh serangan – serangan luar arsip tersebut.

Berdasarkan terori kearsipan faktor-faktor yang menyebabkan keruskan arsip ada dua yaitu faktor internal dan faktor ekternal. Faktor internal meliputi bahan kertas tinta, pasta atau lem, sedangkan faktor eksternal meliputi kelembaban udara, udara yang terlalu kering, sinar matahari, debum, jamur, rayap, kecoa, dan lain sebagainya.

Berdasarkan penulisan di bagian Subbagian SDM FIB USU belum tersedia fasilitas pemeliharaan arsip dinamis yang canggih seperti pengkur suhu udara, alat pengukur kelembaban udara, vacuum cleaner, alat atau bahan kimia pembasmi organisme perusak.

Kebersihan ruangan di Subbagian SDM menggunakan komoceng, kain elap dan sapu. Komoceng, kain elap dan sapu merupakan alat yang sering digunakan untuk membersihkan kotoran beruba debu dan sebagainya. Akan tetapi ketiga alat tersebut tidak di sarankan digunakan untuk membersihkan debu dalam ruangan. Untuk membersihkan debu agar tidak berpindah dan berterbangan sebaiknya menggunakan vacuum cleaner.

B. Pengamanan Arsip Dinamis

Pengaman arsip dinamis merupakan usaha penjaga arsip agar tidak hilang dan agar isi atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Pengamanan arsip dinamis bertujuan memberikan kerahasian informasi, menyediakan integritas isi surat, mencegah upaya

akses ke pihak yang tidak berhak, dan memberikan akses yang cepat dan tepat bagi pengguna yang sah dari arsip dinamis tersebut.

Berdasarkan penilian pengaman arsip dinamis di Subbagian SDM.

Pengamanan arsip dinamis dari segi informasinya belum dilaksanakan secara optimal filing cabinet untuk penyimpanan arsip dinamis belum dijaga keamanannya. Seperti filing cabinet sebagian terkunci dan sebagian lagi tidak terkunci. Hal ini akan membuka peluang arsip akan hilang karena mempermudah akses bagi orang yang tidak berkepentingan untuk membuka atau melihat isi dari filing cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis. Oleh sebab itu filing cabinet harus terkunci semua untuk menjaga arsip dari segi keamanan dan kunci filing cabinet harus di beri tanda dan disimpan dengan baik.

Kegiatan pemberkasan arsip-arsip tentang kepegawaian tersimpan di gedung dekanat Fakultas Ilmu Budaya yang mana menjadi satu dengan unit kerja pegawai dekanat. Selain itu arsip yang disimpan disana selain arsip individu para pegawai juga arsip surat disposisi tentang para pegawai dan dosen.

Dalam penyimpan arsip dibedakan dalam beberapa jenis arsip yaitu umum, surat keputusan Rektor, keputusan Dekan dan surat tentang Dosen PNS, Dosen Tetap Non PNS, Dosen Status NIDK, Dosen Status Luar Biasa, Pegawai PNS, Pegawai Tetap Non PNS, Pegawai Tidak Tetap Non PNS / Honorer, Gaji Berkala, dan lain-lain. Khusus untuk jenis arsip Dosen dan Pegawai yang sifatnya pribadi di kelompokkan lagi

berdasarkan Program Studi dan urut abjad sesuai nama depan dari Dosen dan Pegawai tersebut.

Berdasarkan jenis arsip Subbagian SDM, merujuk hasil observasi dan wawancara dapat diketahui bahwa system penyimpanan yang digunakan sudah sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh keputusan dari ANRI tahun 2011 yaitu “Pemberkasan arsip aktif merupakan kegiatan memberkaskan arsip aktif yang telah di regristasikan sesuai dengan klasifikasi arsip”.

3.2.5 PenyimpananArsip Dinamis di Subbagian Sumber Daya Manusia (SDM) Fakultas Ilmu Budaya USU

Penyimpanan arsip yang digunakan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip

Dalam dokumen PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (Halaman 23-0)