Definisi Arsip Dinamis - Arsip Dinamis

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip Dinamis

2.1.1 Definisi Arsip Dinamis

Arsip Dinamis ialah Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administarasi negara. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam system komputer yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya. Karena masih digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis harus diciptakan dan dikelola untuk mendukung aktivitas organisasi.

Menurut Sulistyo-Basuki (2003:13) “arsip dinamis (records) artinya informasi terekam, termasuk data dalam system komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”.

Sementara Menurut Wursanto bahwa Arsip dinamis merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk pekerjaan kantor lainnya, ialah:

formulir, surat, dan laporan. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip dinamis adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis

Tujuan arsip dinamis merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

Menurut Sedarmayanti (2003, 19) “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang

rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, ;serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.

Barthos (2012, 12) tujuan arsip dinamis adalah, untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.

Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip dinamis secara umum ialah untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masing-masing.

2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis

Amsyah (2005, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsips tatis. Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2007 arsip berdasarkan fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masing-masing organisasi pencipta arsip (creating agencies) karena masih diperlukan untuk kepentingan pelaksana tugas pekerjaan sehari-hari.

Sedangkan menurut Irawan (2009, 5) fungsi arsip yaitu; (1) mendukung proses pengambilan keputusan; (2) menunjang proses perencanaan; (3) mendukung pengawasan; (4) sebagai alat pembuktian; (5) memori perusahaan; (6) untuk kepentingan politik dan ekonomi.

2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis

Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Maka dari itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan kelancaran suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun swasta dan arsip harus di simpan dengan sebaik mungkin.

Menurut Dewi (2011, 6) dengan menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat dan menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.

10 2.1.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis

Arsip Dinamis dilihat dari jenisnya meliputi :

1. Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi;

arsip dinamis jangka panjang, mencakup sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur.

2. Arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory records atau transactional records yang didalamnya mencakup jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka panjang dan pendek.

Arsip Dinamis dapat juga digolongkan menjadi :

1) Record copy, salinan atau kopi arsip dinamis yang resmi dan disimpan untuk keperluan hukum operasional.

2) Nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang bias anya tidak termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi.

Dari segi bentuknya Arsip Dinamis dibagi menjadi:

1. Arsip dinamis tradisional yang terbagi dari:

a. grafis berupa kertas;

b. nongrafis berupa microfilm, computer file, word processing.

2. Untuk seperti film, yang dapat dinyatakan bahwa sesuatu yang direkam dengan berbagai macam cara dapat dikatan dengan arsip, apabila memiliki unsur-unsur:

a. merupakan informasi terekam,

b. memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar.

c. Arsip memiliki fungsi dan kegunaan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi dan bagian-bagiannya.

2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu

sistem yang memenuhi persyaratan andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan :penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

2.2.1 Penciptaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat di artikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :

a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagai mana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpecaya.

b) Pencipta arsip dan/ atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/ atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/ atau media lain.

c) Pencipta arsip dapat dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.

d) Pencipta arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan kontek sarsip.

12 2.2.2 Penggunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu sering kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepetingan manajerial dan operasional organisasi.

Tentang penggunaan dan pemiliharaan arsip dinamis dinyatakan bahwa : a) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepetingan pengguna

arsip yang berhak.

b) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.

Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip. Peciptaan arsip dapat menutup akses atau arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat :

1. Menghambat proses peneggakan hukum.

2. Mengganggu kepetingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat.

3. Membahayakan pertahanan dan keamanan negara.

4. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya.

5. Merugikan ketahanan ekonominasional.

6. Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar Negeri.

7. Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum.

8. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

9. Mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

Disamping kemungkinan penutupan akses atau arsip seperti tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip harus wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup, menentukan prosedur berdasarkan standart pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip. Berkenan dengan penggunaan arsip

ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip.

2.2.3 Penyimpanan Arsip Dinamis

Penyimpanan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Penyimpanan arsip dilakukan sesuai dengan standart penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsic yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti : kertas, tinta, dan pasta/

lem atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api dan air.

Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk keruangan, jendela dan pintu diberi jarring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak mereggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga atau rayap dapat dimasukkan kapur barus kekotak, laci dan lemari arsip.

14 2.2.4 Penyusutan Arsip Dinamis

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurungan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip dinamis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan memperhatikan kepentingan pecipta arsip serta kepetingan masyarakat, bangsa dan negara jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :

a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

c. Penyerahan arsip dinamis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

d. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.

Jadi yang termasuk kearsipan bukan hanya semua dokumen, korespondensi, telegram, telex surat, memo, aktenotaris, tambahan rapat dan sebagainya, tetapi juga alat-alat untuk menyimpan documenter sebut misalnya stop map dan berbagai jenis map dengan fungsi yang sama, laci, filing kabinet,

rak, lemari, dan sebagainya. Itu semua juga adalah termasuk dari bagian kearsipan tersebut.

Titik berat dari arsip dinamis adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada penyimpanannya. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting, sedangkan menemukan kembali dengan segera adalah vital.

2.3 Recycle Arsip Dinamis

Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.

Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan bahwa“ pada dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Kelima tahapan tersebut ialah penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use) pemeliharaan (maintenance) dan tahap disposisi ”.

Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir.

Fase siklus hidup sering tumpang tindih .Perhatikan bagaimana siklus ini dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e-mail yang ditulis, dari selesai, atau pamphlet dicetak, catatan yang dibuat. Lalu arsip ini kemudian didistribusikan ( dikirim ) ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang umum digunakan dalam pengambilan keputusan ,untuk dokumentasi atau

referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi.

Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu ,catatan untuk disimpan ditransfer ke situs penyimpanan yang lebih murah dalam perusahaan atau kefasilitas penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam penjadwalan retensi, catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ketempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi yang diawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .

Gambar 2.1. Model Siklus Hidup Arsip

Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19) Creation

(or receipt of record from outside the business

17 2.4 Pembuatan Arsip Dinamis

Pembuatan arsip adalah kegiatan meninformasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.

2. Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik.

3. Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.

4. Pembuatan arsip di laksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

2.5 Penerimaan Arsip Dinamis

Merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). Dalam penerimaan arsip yang perlu diperhatikan adalah:

1. Arsip yang diterima dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca.

Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang.

2. Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip.

3. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara diregistrasi oleh unit yang mewadahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindak lanjuti oleh unit pengolah.

4. Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan.

2.6 Registrasi Arsip Dinamis

Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima dalam system kearsipan, dengan memperhatikan berikut ini:

a. Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten.

b. Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk merekam informasi yang ringkas mengenai arsip.

c. Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan.

d. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai dengan standar mendata kearsipan, dan sekurang-kurangnya meliputi nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi.

2.7 Pengorganisasian Arsip Dinamis

Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam pengelolaan arsip, yaitu :

1. Azas sentralisasi Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian. Menurut Sukoco (2012, 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas dapat lebih mudah untuk mengatur peminjaman arsip karena tempat penyimpanan arsip terpusat.

2. Azas desentralisasi Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus (terpusat) dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang dimiliki organisasi. Lebih dijelaskan oleh Sutarto (1980), bahwa “dalam azas ini penyimpanan arsip tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri”.

3. Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip dengan mengkombinasikan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Pemilihan azas ini dimaksudkan agar kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu organisasi menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi. Jadi dalam suatu organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga melaksanakan pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.

a. Walaupun system kombinasi ini merupakan system gabungan, tetapi dalam system ini juga terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang dapat menyebabkan baik/buruknya dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip, menurut Sukoco (2012, 99) Sistem kombinasi memiliki keuntungan;

b. Adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam;

c. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang;

d. Menekan duplikasi dokumen;

e. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbasefisiensi biaya yang lebih baik;

f. Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

g. System ini memiliki kerugian, sebagai berikut :

h. Karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud;

i. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada;

j. Masalah yang berasal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa kesistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

2.8 Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip adalah:

1. Folder, map yang berupa lipatan karton/plastic tebal.

2. Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah antara jenis subjek dalam penyimpanan.

3. Tikcler file, adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

4. Filing kabinet, merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung.

5. Kartu kendali, adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat.

6. Kartu pinjam arsip, adalah lembar kertas yang digunakan untuk bukti bahwa arsip akan atau telah dipinjam.

Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani

yaitu dalam rangka perlindungan dokumen dari penanganan yang ceroboh, kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau kelembaban udara. Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud.

2.9 Jadwal Retensi Arsip Dinamis

Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.

Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).

Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwatujuan JRA :

1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif 2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif 3. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya

4. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen 5. Memudahkan pemindahan arsip keArsip Nasional

2.10 Temu Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat, Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan

kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan alat menggunakan tenaga komputer.

Menurut Wiidjaja (1986) “penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu Kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam filing cabinet sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan.

”.Menurut Sedarmayanti (2003, 79) “menyimpan arsip pada tempat yang teratur,belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah.

Penemuan kembali arsip sangat teratur hubungannya dengan system penataan atau penyimpanan yang dipegunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip”.

Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan system pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan pada waktu yang dibutuhkan.

22 BAB III

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA

Dalam dokumen PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUBBAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (Halaman 14-0)