Pengembangan Sistem Pelacakan Proyek Berbasis Web dengan Rapid Application Development Berdasarkan Studi Kasus PT. XYZ

(1)

Pengembangan Sistem Pelacakan Proyek Berbasis Web dengan Rapid Application Development Berdasarkan Studi Kasus PT. XYZ

Maria Nila Anggia Rini¹, Agata Filiana^1,*, Laurentius Kuncoro Probo Saputra¹, Gabriel Indra Widi Tamtama², Joel Adhi Tanuwijaya¹, Lukas Kurniawan¹, Bastian Surya H¹

1 Fakultas Teknologi Informasi, Program Studi Informatika, Universitas Kristen Duta Wacana, Yogyakarta, Indonesia

2 Fakultas Teknologi Informasi, Program Studi Sistem Informasi, Universitas Kristen Duta Wacana, Yogyakarta, Indonesia Email: ¹[email protected], ^2,*[email protected],³[email protected], ⁴[email protected],

5[email protected], ⁶[email protected], ⁷[email protected], Email Penulis Korespondensi: [email protected]

Abstrak−PT. XYZ merupakan supplier suku cadang kendaraan yang memiliki alur kerja bisnis yang kompleks. Sebuah proyek memiliki beberapa jobs yang terdiri dari satu rangkaian tahapan pengerjaan antar bagian departemen. Penelitian ini menghasilkan sistem pelacakan proyek berbasis web yang dikembangkan dengan metode rapid application development berdasarkan kebutuhan pengguna. Sistem diuji dengan black box testing yang menunjukkan keberhasilan sistem dalam menjawab kebutuhan fungsional yang ditetapkan. Hasil pengujian memperlihatkan keberhasilan dalam menyediakan sarana bagi karyawan untuk mengambil job sesuai urutan pengerjaan, mengunggah file, memberikan catatan, serta meneruskan job ke bagian lainnya ketika selesai dikerjakan. Untuk bagian Inspection dan Assembly, job dapat dikembalikan ke bagian Design untuk direvisi jika belum sesuai. Bagian Assembly juga berhasil untuk menyatakan project selesai ketika semua job sudah diselesaikan di setiap bagian. Setiap tahapan berhasil direkam oleh sistem sehingga pihak manajemen dapat melihat perkembangan setiap proyek. Pengujian juga menunjukkan bahwa sistem berhasil untuk menyediakan fasilitas agar customer dapat melacak perkembangan dan durasi kapan saja dan dimana saja cukup dengan memasukkan sebuah kode proyek.

Kata Kunci: Rapid Application Development; Workflow; Sistem Pelacakan

Abstract−PT. XYZ is a company that supplies automotive spare parts with a complex business workflow. One project consists of several jobs involving a series of steps and different sections of the department. In this study, we developed a web-based project tracking system using rapid application development based on a set of user requirements. The system was tested using black box testing which indicated success in response to its functionality. The result successfully provided employees the means to select a job according to their order, upload files, write notes, and pass the job to the next section when done. For Inspection and Assembly, the testing showed success for returning jobs to Design when revisions were required. Assembly was also able to declare project completion when every job has been fully executed by its respective sections. Every stage of the project was successfully recorded which provided information on the progress of each project to the management. Furthermore, our testing also found the system to be capable of providing a facility for customer to track the progress and duration of their project anywhere and anytime by entering a project code.

Keywords: Rapid Application Development; Workflow; Tracking System

1. PENDAHULUAN

PT. XYZ merupakan salah satu supplier suku cadang kendaraan roda dua dan empat yang sudah lama beroperasi di Indonesia. Di dalam perusahaan ini terdapat berbagai macam proses bisnis termasuk satu departemen yang bertanggung jawab atas produksi dies dan mould komponen otomotif. DMC Production memiliki tujuh tahapan utama dalam sebuah proyek pesanan suku cadang yaitu Customer, Sales, Production Planning, Design, Inspection, dan Assembly seperti yang terlihat pada Gambar 1. Proses bisnis dimulai dengan kebutuhan dari customer yang memesan komponen otomotif yang dicatat oleh Sales. Di sini sebuah project akan dibuatkan untuk pemesanan tersebut. Sebuah project bisa dibagi menjadi beberapa jobs karena satu komponen otomotif bisa saja memiliki beberapa spare parts kecil yang harus diproduksi secara terpisah. Awal pekerjaan job ditangani oleh pihak Production Planning yang akan merencakan pengerjaan. Selanjutnya bagian Design akan melakukan perancangan desain yang kemudian diproses pembuatannya oleh mesin yang dilakukan oleh pihak Manufacturing. Proses quality control dilakukan pada tahap Inspection untuk memastikan apakah sudah sesuai dengan ketentuan di awal.

Pada tahapan ini, job yang tidak memenuhi ketentuan akan dikembalikan ke tahapan Design untuk didesain dan dibuat ulang. Apabila sudah sesuai, maka akan dilanjutkan ke tahapan Assembly. Tahapan ini berfokus pada perakitan semua komponen, maka semua jobs pada project yang sama harus selesai semua sebelum dilakukan perakitan. Apabila ada bagian yang tidak sesuai, maka dapat dikembalikan ke Design. Namun jika semua sudah komplit maka proyek dapat dinyatakan selesai dan akan dilanjutkan ke bagian Accounting untuk proses pembayaran.

Gambar 1. Flow process DMC Production

(2)

Maria Nila Anggia Rini, Copyright © 2022, MIB, Page 1249 Dalam praktiknya, langkah-langkah tersebut melibatkan beberapa karyawan dan PIC. Setiap langkah juga berkaitan dengan banyak dokumen, seperti file gambar untuk panduan desain. Saat ini pengelolaan ini dilakukan secara manual. File Microsoft Excel digunakan oleh karyawan di setiap tahapan untuk mencatat pekerjaan dan setiap PIC (person in charge) melakukan pengecekan secara manual. Penyimpanan dokumen juga dilakukan secara manual. Permasalahan yang muncul adalah sulitnya bagi PIC dan karyawan untuk mengetahui keberadaan sebuah project. Pengecekan harus ditelusuri secara manual dan memakan waktu yang lama. Selain itu, pihak manajemen tidak bisa melakukan evaluasi terhadap jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan project atau spare part tertentu. Pengetahuan tentang durasi pengerjaan sangat dibutuhkan oleh manajemen untuk evaluasi performa dan kinerja. Terlebih, customer tidak dapat melacak perkembangan proyek sewaktu-waktu. Hal ini harus dilakukan secara manual juga dengan menghubungi PIC yang bersangkutan. Dengan mempertimbangkan dasar permasalahan tersebut diusulkan sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan untuk melacak project.

Beberapa penelitian mengenai pengembangan sistem pelacakan sudah dilakukan di berbagai industri.

Aprisa dan Monalisa [1] merancang bangun sebuah sistem informasi monitoring berbasis web untuk pelacakan proyek sebuah perusahaan konstruksi. Sistem dirancang dengan metode OOAD (Object Oriented Analysis Design) dan UML (Unified Modeling Language) sebagai pendukung rancangan. Pembangunan sistem ini menggunakan metode klasik waterfall yang menghasilkan sebuah sistem terpusat yang dapat mengelola proyek secara online.

Sistem ini juga menyediakan sebuah grafik proyek yang menunjukkan kondisi keuangan proyek yang dilakukan.

Metode yang sama digunakan juga oleh Monalisa dan Kurniadi [2] yang diterapkan pada sebuah sistem monitoring skripsi. Pembedanya terdapat pada adanya dashboard yang dapat diakses oleh setiap dosen pembimbing. Saputro, Sukendar, dan Hidayat [3] merancang sebuah sistem informasi berbasis web yang digunakan untuk monitoring proyek pada sebuah perusahaan penyedia jasa konsultasi. Tujuan utama dari sistem informasi ini adalah untuk membantu manager dan project officer dalam mengelola proyek, serta agar informasi dapat dengan mudah diberikan ke pemilik proyek. Sistem berhasil dibangun menggunakan model waterfall. Akses sistem ini terbatas pada administrator dan project manager yang dapat mengelola data proyek termasuk laporan, kegiatan, serta invoice. Pengguna administrator juga dapat mengelola data user.

Andry [4] merancang sebuah sistem informasi monitoring untuk sebuah usaha furnitur. Pada penelitiannya, terdapat rancangan yang didasarkan pada model waterfall juga. Aktor yang terlibat pada sistem informasi ini termasuk pimpinan perusahaan, administrasi, manager proyek yang juga menjadi pelaksana proyek, serta pemilik proyek. Setiap aktor dapat melihat perkembangan proyek, namun ada beberapa aktor yang memiliki tugas khusus seperti misalnya administrasi dapat melakukan rekues material dan hanya manager proyek yang dapat mengerjakan proyek.

Pembangunan sistem informasi monitoring juga dilakukan oleh Sunarya, Irwansyah, dan Pebriadi [5] untuk Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR). Model waterfall digunakan dengan pertimbangan sifatnya yang sistematis dan pengujian sistem dilakukan dengan black box testing. Hasil dari sistem ini meliputi empat fungsi utama yaitu perencanaan, realisasi, monitoring, dan evaluasi. Selain itu, terdapat perhitungan deviasi proyek untuk menentukan apakah proyek masuk ke dalam deviasi positif (selesai sebelum tenggat waktu) atau negatif (melebihi tenggat waktu) yang berguna untuk evaluasi.

Pada studi ini akan dibangun sebuah sistem pelacakan proyek berbasis web yang akan membantu departemen DMC Production PT. XYZ berdasarkan alur bisnis

Gambar 1

. Sistem ini akan mencatat keberadaan proyek di setiap titik pengerjaan yang berisi detail project seperti karyawan yang bertugas, tanggal pengerjaan, catatan khusus (jika ada) serta dokumen yang bersangkutan. Sistem pelacakan akan berguna bagi PIC dan pihak manajemen yang dapat melihat perkembangan pengerjaan proyek, dan juga bagi semua karyawan yang terlibat.

Selain itu, sistem juga akan memberikan sebuah fasilitas untuk customer untuk melihat progress dari project mereka. Hal ini memastikan adanya transparansi dari PT. XYZ dan customer mereka. Sistem akan dibangun dengan pendekatan Rapid Application Development (RAD).

2. METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian ini merupakan bagian dari penelitian besar yang bertujuan untuk membangun pelacakan proyek yang terjadi di lapangan, khususnya proyek yang menggunakan mesin untuk membuat sebuah suku cadang. Tamtama dkk. [6] sudah mempublikasi langkah awal pada pembuatan aplikasi. Pada [6] dilakukan perancangan sebuah blue print proses bisnis sistem pelacakan perkembangan proyek. Secara khusus pada studi ini alur penelitian mengikuti Gambar 2.

2.1 Tahapan Penelitian

Gambar 2 memperlihatkan lima tahapan utama pada penelitian ini yaitu identifikasi masalah, studi literatur, pengembangan sistem, pengujian dan evaluasi, dan dokumentasi dan laporan. Bagian ini akan menjelaskan setiap tahapan penelitian.

a. Identifikasi Masalah: Tahap ini dilakukan oleh tim peneliti dan tim DMC Production PT. XYZ dalam Focus Group Discussion (FGD) untuk mengetahui tentang alur bisnis yang terjadi, kondisi sistem saat ini, dan

(3)

persoalan yang terjadi. Terdapat beberapa permasalahan yang dapat disimpulkan yaitu: bagaimana merekam informasi setiap proyek pada setiap tahapan DMC Production secara detail termasuk informasi seperti PIC yang mengerjakan, waktu mulai dan selesai, files terkait, serta catatan khusus lainnya? Permasalahan berikutnya adalah bagaimana customer dapat melihat perkembangan proyek mereka kapan dan dimana saja?

Yang terakhir adalah bagaimana mengembangkan sistem pelacakan proyek secara cepat dan efisien dengan mempertimbangkan perubahan requirements yang mungkin akan terjadi dengan waktu sesingkat mungkin?

b. Studi Literatur: Tim peneliti mempelajari penelitian sebelumnya dan literatur lainnya yang terkait dengan sistem pelacakan. Hal ini membantu tim untuk menentukan metode pengembangan yang efektif serta melihat teknologi yang akan digunakan untuk mendukung pengambangan sistem.

c. Pengembangan Sistem: Pada tahapan pengembangan sistem, secara spesifik di dalamnya terdapat metode RAD dengan tahapan perencanaan kebutuhan, desain sistem dengan user, pembangunan sistem, dan implementasi [7], [8].

d. Pengujian dan Evaluasi: Tahapan ini terdiri dari pengujian sistem dengan metode black box testing. Tahap ini akan melakukan verifikasi dan validasi terhadap aplikasi yang sudah selesai dibangun dengan kebutuhan dan desain [9], [10]. Pengujian pada sistem akhir akan diuji oleh seorang tester yang tidak mengetahui struktur internal kode program, sehingga dalam pengujian akan berfokus pada fungsionalitas sistem berdasarkan requirement dan desain yang sudah dibuat.

e. Dokumentasi dan Laporan: Untuk memastikan kontinuitas dari sistem yang dibuat, maka tim peneliti menyediakan dokumentasi sistem. Selain itu, tim peneliti juga membuat laporan berdasarkan hasil dan analisis penelitian ini.

Gambar 2. Tahapan Penelitian 2.2 Tahapan Rapid Application Development (RAD)

Terlihat pada Gambar 2 bahwa pada tahapan pengembangan sistem terdapat beberapa sub tahapan yang merupakan bagian dari metode RAD. Berdasarkan beberapa studi literatur yang sudah dibahas, metode waterfall menjadi kunci dari perkembangan sistem pelacakan proyek [1]–[5]. Meskipun demikian, metode waterfall memiliki kelemahan dimana kebutuhan harus ditetapkan dari awal dan perubahan secara tiba-tiba oleh klien akan susah dilakukan di tengah proses development [11]. Kelemahan ini menjadi pertimbangan dalam pengembangan sistem pelacakan proyek ini dimana tim peneliti harus memikirkan adanya potensi perubahan requirements sewaktu- waktu dalam proses pengembangan sistem. Untuk itu metode RAD dipilih karena sifat pengembangannya yang iteratif berbasis umpan balik pengguna [7]. RAD juga bersifat fleksibel untuk mengubah kebutuhan selama proyek berlangsung, mementingkan keterlibatan user, memiliki durasi pengembangan yang cenderung lebih cepat, dapat identifikasi resiko atau error lebih cepat, dan kesuksesan proyek lebih besar [12]. RAD juga cocok untuk proyek berskala kecil hingga medium [13]. Kesuksesan RAD bergantung pada developers yang fleksibel dan adaptif terhadap keinginan user, untuk itu komunikasi menjadi komponen yang penting [14]. Terdapat empat tahapan dari RAD yaitu perencanaan kebutuhan, desain sistem dengan user, pembangunan sistem, dan implementasi [7], [8].

a. Perencanaan Kebutuhan: Pada tahapan ini dilakukan pembentukan user requirements berdasarkan masalah yang ada. Pada RAD, penting untuk menetapkan user requirements yang tidak terlalu spesifik agar tidak membatasi proses pengembangan [12]. Pada bagian ini aktor yang akan memakai sistem juga diidentifikasi yaitu karyawan dari DMC Production yang berasal dari bagian Sales, Production Planning, Design, Manufacturing, Inspection, atau Assembly, administrator, dan customer. Dari sisi teknologi yang digunakan, sistem dibangun dengan framework Laravel yang mendukung konsep Model-View-Controller, serta MySQL untuk basis data. Kemudahan Laravel akan membantu proses pengembangan menjadi lebih cepat [15], [16].

b. Desain Sistem dengan User: Tahapan ini menghasilkan beberapa diagram Unified Modeling Language (UML) yang akan membantu dalam proses pengembangan yaitu Use Case Diagram (UCD) untuk melihat aktor serta keterlibatannya pada sistem, Activity Diagram untuk proses yang terjadi pada sistem, dan State Machine Diagram untuk menunjukkan semua state yang mungkin terjadi pada sistem pelacakan [17]. Pada bagian ini juga dibuat Entity Relationship Diagram (ERD) untuk perancangan basis data yang mendukung sistem ini. Tahapan ini dilakukan secara berulang dengan tahapan pembangunan sistem dimana pengguna secara aktif melihat hasil pembangunan sistem dan memberikan tanggapan.

(4)

Maria Nila Anggia Rini, Copyright © 2022, MIB, Page 1251 c. Pembangunan Sistem: Proses pembangunan dilakukan berdasarkan desain yang sudah dibuat. Pada tahapan ini komunikasi antar anggota tim peneliti dan pengguna sistem sangat penting. Tahapan pembangunan sistem dan desain dilakukan secara iteratif seperti yang terlihat pada Gambar 2. Hal ini khususnya penting untuk sistem pelacakan proyek yang baru pertama kali dibangun sehingga apabila ada perubahan requirements pada saat feedback dapat diterima dan disesuaikan dengan lebih cepat.

d. Implementasi: Tahapan ini dilakukan ketika semua sudah selesai dan sistem sudah siap untuk diimplementasikan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Perencanaan Kebutuhan

Tahapan perencanaan kebutuhan menghasilkan user requirements yang disimpulkan pada Tabel 1. Berdasarkan user requirements tersebut maka dibuat beberapa diagram UML yang akan membantu dalam pembangunan sistem.

Tabel 1. User Requirements Kode

Requirement User Requirement Kebutuhan

REQ 1.1 Log in administrator Menyediakan log in untuk administrator

REQ 1.2 Tambah user a. Membuat semua role user; b. Log in dengan setiap role user dan memastikan menunya tepat

REQ 1.3 Manajemen user (khusus administrator)

a. Edit user; b. Delete user; c. Update Role REQ 1.4 Menambahkan customer

(khusus administrator)

Menambahkan customer baru.

REQ 2.1 Menambahkan project Menambahkan project baru untuk administrator dan Sales.

REQ 3.1 Menambahkan job a. Menambahkan job baru untuk administrator dan Sales; b.

Meneruskan job ke Production.

REQ 3.2 Job completion oleh Production Planning

a. Mengambil job; b. Edit job (tambah files dan catatan khusus); c. Menyelesaikan job dan meneruskan ke Design.

REQ 3.3 Job completion oleh Design a. Mengambil job; b. Edit job (tambah files dan catatan khusus); c. Menyelesaikan job dan meneruskan ke Manufacture.

REQ 3.4 Job completion oleh Manufacturing

a. Mengambil job; b. Edit job (tambah files dan catatan khusus); c. Menyelesaikan job dan meneruskan ke Inspection.

REQ 3.5 Job completion oleh Inspection

Mengambil job; b. Edit job (tambah files dan catatan khusus); c. Menyelesaikan job.

Opsi: c.i. Apabila job belum sesuai maka dikembalikan ke Design; c.ii. Apabila job sudah sesuai maka akan diteruskan ke Assembly.

REQ 3.6 Project dan job completion oleh Assembly

a. Mengambil job; b. Menyelesaikan project (hanya dilakukan ketika semua jobs untuk project tersebut sudah selesai).

Opsi: a.i. Apabila job belum sesuai maka dikembalikan ke Design; a.ii. Apabila job sudah sesuai maka akan dianggap selesai dan siap untuk dirakit.

REQ 4.1 Archives project Melihat project lama yang sudah selesai.

REQ 5.1 Customer tracking Melacak progress project.

3.1.1 Use Case Diagram (UCD)

Secara keseluruhan, terdapat tiga aktor utama pada sistem ini yaitu: administrator, customer, dan karyawan.

Administrator memiliki wewenang tertinggi pada sistem dengan tugas mengelola user (karyawan), customer, role, proyek, serta melihat archives proyek. Pada sistem ini terdapat beberapa user role yang sesuai dengan tahapan yang terdapat pada Gambar 1 yaitu Sales, Production Planning, Design, Manufacturing, Inspection, dan Assembly.

Customer dapat mengakses sistem ini tanpa harus melakukan log in untuk melakukan pengecekan status proyek. Karyawan merupakan pengguna yang memiliki role tertentu. Secara khusus, Sales memiliki kemiripan dengan Administrator yaitu dapat mengelola proyek dengan melakukan modifikasi, hapus, serta menambahkan jobs pada sebuah proyek. Setiap karyawan dapat mengambil/mengerjakan sebuah job dengan status yang sesuai

(5)

dengan peranannya. Selain itu, karyawan juga dapat melihat proyek di masa lalu melalui archives. UCD terkait customer, karyawan, Administrator, dan Sales terlihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Use case diagram Administrator dan Sales (kiri) dan Use case diagram Karyawan dan Customer (kanan)

3.1.2 Activity Diagram

Aktivitas yang terjadi pada sistem terlihat pada Gambar 4. Proses dimulai ketika customer memesan suku cadang/alat kepada PT. XYZ. Karyawan akan memasukkan detail proyek ke dalam sistem dan sebuah proyek dapat memiliki lebih dari satu job. Proyek tidak dapat dikatakan selesai jika semua job di bawah proyek tersebut belum selesai. Sebuah job akan melewati beberapa tahap. Karyawan akan mendesain suku cadang, membuat suku cadang, melakukan validasi, kemudian dirakit dengan suku cadang lain. Jika masih ada kesalahan dapat kembali ke tahap desain.

Gambar 4. Activity Diagram Proses Proyek

Gambar 5. State Machine Diagram: Project (kiri) dan Job (kanan) 3.1.3 State Machine Diagram

State machine diagram merupakan diagram yang penting pada proses pengembangan untuk memastikan perubahan status yang terjadi sesuai dengan alur bisnis yang ada. Perubahan status juga berguna untuk customer sehingga saat customer melakukan pengecekan progress proyek dapat memberikan gambaran yang akurat. State machine diagram untuk proyek dan job dapat dilihat pada Gambar 5.

(6)

Sistem basis data dibutuhan untuk menyimpan data proyek dan job. ERD untuk sistem pelacakan proyek terlihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Desain Database untuk Sistem Pelacakan Proyek 3.2 Pengembangan Sistem

Berdasarkan diagram yang user requirements yang ada serta use case diagram, activity diagram, state machine diagram, dan database design yang sudah dibuat, maka pengembangan sistem dapat mulai dilakukan. Proses pengembangan yang mengikuti tahapan RAD membuat proses pengembangan menjadi lebih cepat. Selain itu, deteksi error dan penambahan fitur juga dapat dengan mudah dilakukan. Pada sistem ini, secara khusus tahapan desain sistem dan pembangunan sistem dilakukan beberapa kali. Satu iterasi berfokus pada satu requirement yang sudah ditentukan. Apabila ada perbaikan atau tambahan dari user maka dilakukan pada iterasi berikutnya. Perilaku iteratif ini juga memastikan adanya sinkronisasi antara keinginan user dengan sistem yang dikembangkan. Hasil yang diperoleh akan dibahas pada bagian ini.

3.2.1 Halaman Login

Pada halaman ini terdapat dua tombol pilihan. Apabila user adalah customer maka dapat memilih tombol

“Customer”, sementara pegawai dapat memilih tombol “Administrator”. Halaman ini memastikan bahwa yang mengakses sistem pelacakan proyek hanya karyawan PT. XYZ saja.

3.2.2 Halaman Utama Karyawan

Pada halaman ini akan terlihat menu yang disesuaikan dengan role user yang log in. Administrator dan Sales memiliki wewenang yang sama dalam hal melakukan pengelolaan user, customer, proyek, serta melihat archives proyek sehingga antarmuka untuk kedua pengguna tersebut sama dengan perbedaan administrator dapat melakukan pengelolaan role dan customer.

3.2.3 Halaman Administrator dan Sales: Tambah Proyek dan Job

Karyawan yang dapat menambahkan proyek dan job hanya karyawan dengan role Administrator atau Sales.

Gambar 7 menunjukkan halaman dimana user menambahkan sebuah proyek baru. Setelah proyek ditambahkan, pengguna juga dapat menambahkan jobs yang berkaitan dengan proyek tersebut. Formulir penambahan job mirip dengan proyek namun lebih spesifik pada job yang akan dijalankan.

Gambar 7. Halaman Tambah Project

(7)

3.2.4 Halaman Production Planning, Design, Manufacturing: Mengambil Job

Selain Administrator dan Sales, sistem juga akan diakses secara rutin oleh karyawan. Setiap karyawan memiliki role tergantung mereka dan hanya dapat mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan tugas masing-masing. Secara tampilan, halaman karyawan hanya berisi dashboard job dan menu untuk melihat proyek yang sudah selesai melalui menu “Archive”. Gambar 8 menunjukkan halaman dashboard untuk pengguna yang memiliki role Production Planning.

Gambar 8. Halaman untuk Pengguna dengan Role Production Planning: Daftar jobs yang bisa diambil (kiri) dan saat melakukan “Edit” job (kanan)

Karyawan dengan role Production Planning, Design, dan Manufacturing akan diperlihatkan daftar jobs pada halaman utama. Jobs yang bisa diambil adalah yang memiliki status “Ambil”. Setelah mengambil job maka karyawan tersebut dapat melakukan “Edit” yaitu menambahkan catatan khusus atau pun upload files. Penyelesaian job dapat dilakukan dengan masuk ke halaman detail dan klik pada “Selesai”.

Secara sistem, setiap kali seorang karyawan klik pada “Ambil” dan “Selesai”, maka akan ada perubahan pada status yang sesuai dengan state machine diagram pada Gambar 5. Perubahan status direkam pada basis data sesuai dengan Tabel 2.

Tabel 2. Role Pengguna dan Status untuk Ambil Job (Role Production Planning, Design, dan Manufacturing) Role Pengguna Status Ambil Status Setelah Ambil Status Setelah Selesai

Production Planning New Production Planning To Design

Design To Design Design To Manufacturing

Manufacturing To Manufacturing Manufacturing To Inspection 3.2.5 Halaman Inspection dan Assembly: Mengambil Job dan Menyelesaikan Project

Untuk kedua role ini memiliki alur yang sedikit berbeda. Apabila ada jobs yang dianggap belum sesuai, maka karyawan dengan kedua roles ini dapat mengembalikannya ke bagian Design untuk diperbaiki. Keduanya memiliki halaman utama yang sama dengan role lainnya, namun pada halaman detail terdapat pilihan untuk mengirimkan ke proses selanjutnya atau kembali ke Design. Gambar 9 menunjukkan pengguna dengan role Inspection yang dapat memilih apakah job sudah layak untuk diteruskan ke bagian Assembly atau harus kembali ke Design. Tabel 3 memperlihatkan perubahan status yang terjadi pada basis data sistem.

Tabel 3. Role Pengguna dan Status untuk Ambil Job (Role Inspection dan Assembly) Role Pengguna Status Ambil Status Setelah

Ambil

Status Setelah Selesai

Status Kembali ke Design

Inspection To Inspection Inspection To Assembly To Design

Assembly To Assembly Assembly Finish To Design

Gambar 9. Pengguna dengan Role Inspection

Karyawan dengan role Assembly memiliki tugas merakit semua komponen yang ada dalam sebuah project.

Maka karyawan dengan role ini perlu memastikan semua job untuk sebuah project sudah selesai dengan

(8)

“Okay” maka dianggap project sudah selesai. Terdapat juga opsi “To Desain” jika job tersebut belum sesuai.

Gambar 10. Pengguna dengan Role Assembly 3.2.6 Halaman Archives

Halaman ini dapat diakses oleh semua karyawan guna melihat proyek-proyek yang sudah diselesaikan di masa lampau.

3.2.7 Halaman Customer

Customer dapat memanfaatkan situs ini untuk melakukan pengecekan status proyek. Untuk melakukan hal tersebut, PIC cukup memberikan nomor proyek yang bersangkutan. Customer dapat memilih tombol “Customer”

pada halaman awal. Selanjutnya customer dapat memasukkan nomor proyek yang ingin dilihat statusnya pada textbox yang tersedia. Gambar 11 menunjukkan pengecekan sebuah proyek oleh seorang customer yang memperlihatkan proyek tersebut masih “IN PROGRESS” lengkap dengan keterangan jobs yang masih berlangsung serta status masing-masing job.

Gambar 11. Pengecekan Status Proyek oleh Customer 3.3 Black box testing

Pengujian sistem dilakukan dengan black box testing. Metode ini melakukan pengujian dengan mengobservasi hasil eksekusi melalui data yang dimasukkan dan memeriksa hasil keluaran dari sistem. Tahapan ini memastikan sistem yang dibangun sudah sesuai dengan user requirements yang telah dibuat pada Tabel 1. Pengujian disimpulkan pada Tabel 4 dengan hasil yang sudah sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

Tabel 4. Skenario Pengujian

Kode Requirement Test case Hasil

REQ 1.1 Log in dengan user Administrator Sukses

REQ 1.2 Menambah user baru untuk setiap role (Sales, Production Planning, Design, Manufacturing, Inspection, Assembly, dan Administrator)

Sukses REQ 1.3 a. Menggunakan user Administrator, melakukan edit dan update user

b. Menggunakan user Administrator, melakukan delete user

Sukses Sukses REQ 1.4 Menggunakan user Administrator, menambahkan customer baru

REQ 2.1 a. Menggunakan user Administrator, menambahkan project baru b. Menggunakan user Sales, menambahkan project baru

Sukses Sukses REQ 3.1 a. Menggunakan user Administrator, menambahkan job baru

b. Menggunakan user Sales, menambahkan job baru

Sukses Sukses

(9)

Kode Requirement Test case Hasil REQ 3.2 Menggunakan user Production Planning:

a. Ambil job; b. Edit job dengan tambah files dan notes; c. Menyelesaikan job

Sukses REQ 3.3 Menggunakan user Design:

Sukses REQ 3.4 Menggunakan user Manufacturing:

Sukses REQ 3.5 a. Menggunakan user Inspection tanpa revisi:

a.i. Ambil job; a.ii. Edit job dengan tambah files dan notes; a.iii.

Menyelesaikan job

b. Menggunakan user Inspection dengan revisi:

b.i. Ambil job; b.ii. Edit job dengan tambah files dan notes; b.iii.

Menyelesaikan job

Sukses

Sukses REQ 3.6 a. Menggunakan user Assembly tanpa revisi:

a.i. Ambil job; a.iii. Menyelesaikan project b. Menggunakan user Assembly dengan revisi:

b.i. Ambil job; b.iii. Mengembalikan job

Sukses Sukses REQ 4.1 Menggunakan semua role, melihat Archives project Sukses REQ 5.1 Melacak proyek melalui halaman customer tracking Sukses

4. KESIMPULAN

Pada penelitian ini dibangun sebuah sistem pelacakan proyek berbasis web untuk departemen DMC Production pada PT. XYZ menggunakan metode rapid application development dan framework Laravel. Sistem memberikan kemudahan bagi karyawan serta customer untuk melihat progress project. Dari hasil pengujian yang dilakukan, sistem berhasil untuk menjawab semua kebutuhan fungsional yang ditetapkan. Administrator sistem berhasil untuk mengelola role dan user yang akan memakai sistem. Karyawan di bagian Sales, Production Planning, Design, Manufacturing, Inspection, dan Assembly dapat menggunakan sistem untuk mengambil job sesuai urutan pekerjaan, mengunggah files, memberi catatan khusus, dan meneruskan job ke pihak berikutnya. Secara khusus karyawan Inspection dan Assembly dapat mengembalikan job ke bagian Design apabila diperlukan revisi. Adanya sistem ini juga memudahkan untuk bagian Assembly dalam memastikan semua job untuk proyek tertentu sudah diselesaikan semua sebelum menyatakan proyek selesai. Pihak manajemen dan PIC dapat menggunakan role Administrator untuk melihat progress setiap proyek yang sedang berlangsung. Semua karyawan dapat melihat sejarah proyek-proyek yang sudah berlangsung. Terlebih sistem ini juga dapat dipakai oleh customer untuk melacak progress project mereka secara mudah dengan memasukkan kode project yang akan menunjukkan status project serta job di dalamnya dengan keterangan tanggal. Sistem yang dibangun berbasis web ini memudahkan customer untuk mengakses informasi tersebut kapan pun dan dimana saja. Secara keseluruhan, sistem pecalakan proyek ini mampu memberikan kemudahan bagi DMC Production PT. XYZ dalam memantau setiap proyek yang ada dalam satu sistem yang terintegrasi. Masukan untuk penelitian berikutnya adalah menambahkan pelacakan hingga pada mesin yang dijalankan oleh pihak Manufacturing. Hal ini berpotensi untuk menambahkan insight yang lebih detail tentang durasi pengerjaan proyek untuk pihak manajemen.

REFERENCES

[1] A. Aprisa dan S. Monalisa, “Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Perkembangan Proyek Berbasis Web (Studi Kasus: PT. Inti Pratama Semester),” Jurnal Ilmiah Rekayasa dan Manajemen Sistem Informasi, vol. 1, no. 1, hal. 49–54, Feb 2015.

[2] S. Monalisa dan B. Kurniadi, “Sistem Informasi Monitoring Perkembangan Skripsi dengan Reminder System untuk Mahasiswa,” Digital Zone: Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, vol. 10, no. 1, hal. 23–32, Mei 2019.

[3] M. I. Saputro, T. Sukendar, dan A. S. Hidayat, “Sistem Informasi Monitoring Perkembangan Proyek Berbasis Web pada PT. Wahana Reka Tekindo Jakarta,” Jurnal Teknologi Informatika dan Komputer, vol. 4, no. 1, hal. 18–26, Mar 2018.

[4] J. F. Andry, “Sistem Informasi Monitoring Proyek Furnitre di PT. XYZ,” STUDIA INFORMATIKA: JURNAL SISTEM INFORMASI, vol. 9, no. 2, hal. 213, Okt 2016.

[5] M. H. Sunarya, R. Irwansyah, dan M. S. Pebriadi, “Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Proyek dengan Menerapkan Perhitungan Deviasi,” Jurnal JTIK (Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi), vol. 4, no. 2, hal. 102–

109, Okt 2020.

[6] G. I. W. Tamtama, A. Filiana, M. N. A. Rini, dan L. K. P. Saputro, “Rancang Bangun Sistem Pelacakan Perkembangan Proyek Manufaktur Berbasis Web,” Prosiding Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

“Teknologi Informasi dan Komunikasi yang Berkesinambungan dan Berorientasi Layanan” - Diseminasi Penelitian, Okt 2021.

(10)

Application Development Berbasis User Centered Design,” JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA, vol. 5, no.

3, hal. 838–847, Jul 2021.

[8] S. Kosasi, I. Dewa, dan A. E. Yuliani, “Penerapan Rapid Application Development pada Sistem Penjuaan Sepeda Online,” Simetris: Jurnal Teknik Mesin, Elektro dan Ilmu Komputer, vol. 6, no. 1, hal. 27–36, Apr 2015.

[9] R. Parlika, T. A. Nisaa, S. M. Ningrum, dan B. A. Haque, “Studi Literatur Kekurangan dan Kelebihan Pengujian Black Box,” Teknomatika, vol. 10, no. 02, hal. 131–140, 2020.

[10] H. Bhasin, E. Khanna, dan S. Sudha, “Black Box Testing based on Requirement Analysis and Design Specifications,”

International Journal of Computer Applications, vol. 87, no. 18, hal. 36–40, 2014.

[11] S. Balaji dan M. S. Murugaiyan, “Waterfall vs V-Model vs Agile: a Comparative Study on SDLC,” International Journal of Information Technology and Business Management, vol. 2, no. 1, hal. 26–30, 2012.

[12] R. Stephens, Beginning software engineering. John Wiley & Sons, Inc., 2015.

[13] R. Delima, H. B. Santosa, dan J. Purwadi, “Development of Dutatani Website Using Rapid Application Development,”

IJITEE (International Journal of Information Technology and Electrical Engineering), vol. 1, no. 2, hal. 36–44, Sep 2017.

[14] R. Naz dan M. N. A. Khan, “Rapid Applications Development Techniques: A Critical Review,” International Journal of Software Engineering and Its Applications, vol. 9, no. 11, hal. 163–176, 2015.

[15] R. Sambhav, “What are the reasons to choose Laravel MVC for web development,” Des-2020. [Daring]. Tersedia pada:

osf.io/fgq3z.

[16] A. El Yamami, M. Laaziri, K. Benmoussa, S. Khoulji, K. M. Larbi, dan L. Majida, “A Comparative Study of Laravel and Symfony PHP Frameworks,” International Journal of Electrical and Computer Engineering (IJECE), vol. 9, no. 1, hal. 704–712, 2019.

[17] M. Seidl, M. Scholz, C. Huemer, dan G. Kappel, UML @ Classroom: An Introduction to Object-Oriented Modeling.

Springer International Publishing, 2015.