Perancangan Sistem Arsip Berbasis Online Pada BPP Medan Krio
Farid Akbar Siregar1*, Fatma Sari Hutagalung2, Ferdy Riza3
1Prodi Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi, Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
Jl. Kapten Muchtar Basri No.3, Glugur Darat II, Kec. Medan Tim., Kota Medan, Sumatera Utara Email: 1*[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
(*: coressponding author) Abstrak
Saat ini sistem arsip pada BPP Medan Krio masih menggunakan cara manual, yaitu dengan harus mendatangi tim arsip langsung ke lokasi dan memberikan berkas yang akan diarsip kepada tim arsip, hal ini menjadi kurang efisien karena memakan waktu dalam pengumpulan arsip dan beresiko arsip hilang. Sumber Daya Manusia yang ada di BPP Medan Krio bukan berasal dari profesional bidang pengembangan sistem, sehingga penggunaan teknologi belum optimal dilakukan dikarenakan keterbatasan dari kemampuan dan wawasan staff. Maka dari itu kami memberikan solusi berupa pembuatan dan pelatihan sistem arsip online sehingga berkas-berkas pengarsipan dapat dikumpulkan dari jauh (online) tanpa harus mendatangi tim arsip ke lokasi. Rencana kegiatan yang nanti akan tim lakukan yaitu dimulai dengan sosialisasi mengenai sistem yang akan ditawarkan kepada pihak mitra dan pengumpulan data yang diperlukan, lalu kemudian tim membuat aplikasi yang diusulkan kepada mitra bersama dengan modul penggunaan aplikasi dan simulasi penggunaan aplikasi oleh tim. Setelah aplikasi dan modul sudah rampung kemudian tim akan melakukan pelatihan penggunaan aplikasi kepada BPP medan krio yang diakhiri dengan evaluasi pelatihan serta penyusunan laporan akhir.Dengan harapan pelatihan tersebut dapat membantu para staff untuk meningkatkan pelayanan sistem pengarsipan yang ada di BPP medan Krio dengan cara online.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Arsip, Online, Web, Teknologi Informasi Abstract
Currently the archive system at BPP Medan Krio still uses the manual method, by having to go to the archive team directly to the location and provide the files to be archived by the archive team, this is less efficient because it takes time to collect archives and is at risk of lost archives. The human resources at BPP Medan Krio are not professionals in the system development, so the use of technology is not optimal due to the limited ability and knowledge of the staff.
Therefore we provide a solution in the form of creating and training an online archive system so that archiving files can be collected remotely (online) without having to go to the archive team on site. The activity plan that the team will carry out is to start with socializing the system that will be offered to partners and collecting the necessary data, then the team makes the application that is proposed to the partner along with the application usage module and simulation of using the application by the team. After the application and modules have been completed, the team will do the application usage training for the BPP Medan Krio which ended with a training evaluation and make a final report. It is hoped that this training can help staff in improve the archive system services at the BPP Medan Krio with online system.
Keywords: Information Systems, Archives, Online, Web, Information Technology
1. PENDAHULUAN
Balai Pelatihan Pertanian (disingkat BPP) adalah unit pelaksana teknis (UPT) di bidang pelatihan pertanian yang berada di bawah Kementerian Pertanian Indonesia. BPP bertanggung jawab kepada Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian, yang secara teknis dibina oleh Kepala Pusat Pengembangan Pelatihan Pertanian. BPP dipimpin oleh seorang Kepala Balai. BPP mempunyai tugas melaksanakan pelatihan teknis, fungsional dan kewirausahaan di bidang pertanian bagi aparatur dan non aparatur pertanian.
BPP Medan Krio beralamat di Jl. Bengawan No.1A, Dusun III, Medan Krio, Kec. Sunggal, Kabupaten Deli Serdang, Sumatera Utara. Dimana, pada BPP Medan Krio masih kurang dan minim sekali penggunaan teknologi serta kurangnya wawasan sumber daya manusia tentang teknologi, sehingga masih banyak sistem yang manual dan kurang efisien. Salah satunya adalah sistem pengarsipan yang ada pada BPP Medan Krio tersebut.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Mahmudah et al., 2019).
Setiap kegiatan atau pekerjaan didalam suatu instansi atau organisasi diharuskan melakukan pengarsipan data dan pengelolaan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi instansi atau organisasi
tersebut, baik digunakan sebagai bukti atau legalitas maupun sebagai bahan dalam proses pengambilan suatu keputusan.
Sistem pengarsipan pada BPP Medan Krio masih dilakukan secara manual, terkadang jika dilakukan secara manual dapat memakan waktu dan beresiko hilang sehingga tidak efisien dan aman.
Setelah mengamati dan meneliti dari masalah diatas tim penulis mengusulkan alternatif yang dapat digunakan yaitu membangun sebuah sistem untuk mendukung system pengarsipan pada BPP Medan Krio agar lebih efisien dan aman dengan membangun sistem arsip secara online berbasis web agar lebih mudah dan cepat dalam pengumpulan arsip pada BPP Medan Krio.
Solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan permasalahan diatas dengan cara yaitu merancang sistem pengarsipan online pada BPP Medan Krio, memberikan pelatihan kepada staff penggunaan Sistem arsip online, melakukan simulasi dan implementasi penggunaan sistem arsip online.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem adalah suatu himpunan dari berbagai bagian atau elemen, yang saling berhubungan secara terorganisasi berdasar fungsi-fungsinya, menjadi satu kesatuan. Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Informasi adalah data- data yang diolah sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna. Jadi, informasi adalah kumpulan data - data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk atau keputusan yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya, sehingga menigkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat managerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jadi, Sistem informasi dapat diartikan sebuah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian atas kegiatan kegiatan tertentu yang menghasilkan sebuah informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pemakainya(Simanjuntak et al., 2019).
2.2 Arsip
Kata arsip berasal dari bahasa Belanda yaitu archief berarti tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta. Arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), mikrofilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang. Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sebuah kumpulan informasi yang disimpan dalam bentuk berkas hard file atau soft file yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun peseorangan sebagi bukti dari suatu kegiatan. Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan. Kegiatan administrasi di suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit - unit lainnya. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi(Parinduri & Hutagalung, 2022).
Organisasi sektor publik maupun privat, dalam kegiatan administrasi akan selalu berkaitan dengan arsip. Arsip yang dimiliki sebuah organisasi dapat menyajikan informasi yang penting dan yang dibutuhkan bagi jalannya organisasi. Dengan semakin meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi maka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam mendukung proses pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan. Peranan arsip yang penting dalam kegiatan organisasi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai media pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan proses perencanaan, proses analisa, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya(Saputra et al., 2022).
2.3 Website
Website Website adalah keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dari sebuah domain yang mengandung informasi. Domain adalah nama unik yang dimiliki oleh sebuah institusi sehingga bisa di akses melalui internet, misalnya: yahoo.com, google.com dan lain-lain. Untuk mendapat sebuah domain harus disewa melalui register-register yang ditentukan (Siregar et al., 2021).
2.4 MySQL
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengolahan datanya. MySQL merupakan database yang pertama kali didukung oleh bahasa pemrograman script untuk internet (PHP dan Perl). MySQL lebih sering digunakan untuk membangun aplikasi berbasis web, umumnya pengembangan aplikasinya menggunakan bahasa pemrograman script PHP. XAMPP (X(Windows/Linux) Apache MySQL PHP dan perl) merupakan paker server web PHP dan database MySQL yang paling populer di kalangan pengembangan web dengan menggunakan PHP dan MySQL sebagai databasenya (Simangunsong & Informatika, 2018).
3. METODE PELAKSANAAN
3.1 Pendekatan dan Metode Pelaksanaan
Metode pelaksanaan kegiatan tim dilaksanakan dengan pendekatan langsung (direct approach), yaitu memebrikan pelatihan secara langsung pada peserta cara penggunaan sistem aplikasi, peserta langsung mempraktikan apa yang diajarkan oleh tutor.
Tahapan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan ini memiliki langkah-langkah yang terdapat Gambar 1.
Gambar 1. Kerangka Kerja PKM 1. Studi Literatur
Studi literatur yang dilakukan pada PKM ini yaitu mengumpulkan bahan referensi mengenai sistem pengarsipan online dari berbagai sumber yang terpecaya untuk melengkapi informasi sehingga memiliki landasan teori dan ilmu yang sesuai.
2. Analisa Permasalahan
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hasil studi literatur untuk mengetahui dan mendapatkan pemahaman mengenai sistem dan permasalahan yang ada dan sedang terjadi.
3. Perancangan Sistem
Pada tahap perancangan sistem dilakukan perancangan arsitektur, pengumpulan data pelatihan, merancang antarmuka. Proses perancangan dilakukan berdasarkan hasil analisis studi literatur yang telah didapatkan.
4. Implementasi Sistem
Pada tahap implementasi sistem ini dilakukan penerapan pada sistem untuk melakukan pengarsipan dan penambahan fitur-fitur dari sistem.
5. Pelaksanaan Kegiatan
Pada tahap ini dilakukan pengujian sistem terhadap kelompok sasaran secara langsung dengan cara memberikan pengajaran penggunaan sistem dan praktik sistem langsung.
6. Evaluasi
Evaluasi merupakan tahapan untuk mengukur dan menilai hasil dari proses pelaksanaan kegiatan berdasarkan analisa permasalahan yang ingin diselesaikan.
3.2 Kelompok Sasaraan dan Bentuk Pelibatan
kelompok sasaran program ini adalah tim pengarsipan dari BPP Medan Krio. Oleh Karena itu, Mitra penelitian ini adalah BPP Medan Krio. Dalam kegiatan ini Mitra terlibat sebagai penyedia tempat penyelenggaraan program, penyedia peserta pelatihan, dan melibatkan beberapa dosen yang menjadi anggota tim untuk ikut menjadi tutor pada program pelatihan ini.
Studi Literatur
Analisa Permasalahan
Perancangan Sistem
Implementasi Sistem
Pelaksanaan Kegiatan
Evaluasi
3.3 Mekanisme Evaluasi
Penilaian hasil kegiatan ini dievaluasi dengan melakukan survey dengan memberi kuisioner kepada para peserta kegiatan di akhir pelaksanaan kegiatan. Kuisioner berisi tentang penilaian peserta mengenai pemahaman tentang sistem pengarsipan dan keefektifan penggunaan sistem aplikasi. Mekanisme pelaksanaan evaluasi dilakukan dengan bentuk tertulis dan praktik langsung.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil yang dicapai yaitu terciptanya sebuah sistem informasi pengarsipan online, sistem yang dibuat untuk menyelesaikan masalah pada mitra adalah sistem yang dibuat dengan berbasis web, dalam sistem nantinya administrator atau tim IT mitra dapat melakukan upload dan download dokumen- dokumen arsip ke database sistem.
Gambar 2. Tampilan Halaman Login
Gambar 2. merupakan tampilan awal masuk ke sistem, sistem akan meminta username dan password dari administrator untuk dapat login ke dalam sistem, setelah berhasil masuk ke dalam sistem, sistem akan menampilkan halam selanjutnya yaitu halaman beranda. Seperti yang terlihat pada gambar 3.
Gambar 3. Tampilan Halaman Beranda
Gambar 3. merupakan halaman beranda dari sistem, dimana sistem memiliki 3 menu utama, yaitu data kategori, data admin, dan data arsip. Sistem juga memiliki fitur untuk mengubah password akun yang sedang login, dan juga fitur logout atau keluar dari sistem.
Gambar 4. Tampilan Halaman Data Kategori
Gambar 4. merupakan tampilan halaman data kategori, disini ditampilkan jenis kategori dari arsip dan keterangan kategori dari arsip. Administrator juga dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data kategori dari arsip sesuai dengan kebutuhan dari mitra.
Gambar 5. Tampilan Halaman Data Admin
Gambar 5. merupakan tampilan halaman data admin, disini ditampilkan nama lengkap dan username dari administrator yang ada. Administrator juga dapat menambahkan administrator baru, mengedit data administrator, dan menghapus administrator sesuai dengan kebutuhan dari mitra untuk jumlah sumber daya manusia dalam mengolah pengarsipan online.
Gambar 6. Tampilan Halaman Data Arsip
Gambar 6. merupakan tampilan halaman data arsip, disini ditampilkan semua data arsip yang pernah diupload. Mulai dari waktu upload, data-data arsip, kategori arsip, administrator yang mengupload, dan keterangan file arsip. Administrator juga dapat menambahkan arsip baru, mengedit data arsip, menghapus berkas arsip, dan dapat mendownload arsip apabila dibutuhkan oleh mitra untuk dilihat atau dicetak sesuai dengan kebutuhan dari mitra.
5. KESIMPULAN
Kesimpulan dari kegiatan pelatihan dan pembuatan sistem arsip berbasis online pada BPP medan krio adalah meningkatkan pelayanan sistem pengarsipan yang ada di BPP Medan Krio dengan cara online, menambah wawasan pengetahuan mengenai arsip dan teknologi bagi tim penyelenggara dan juga para peserta kegiatan yagn merupakan tim IT BPP Medan Krio, memberikan ide gagasan dan saran untuk sistem kedepannya bedasarkan evaluasi akhir dari kegiatan dan meningkatkan silahturahmi dan menambah relasi kerjasama antara tim pelaksana dan mitra..
Daftar Pustaka
Mahmudah, S., Widiastuti, L., & Ernawati, S. (2019). Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar (Studi Kasus : Ma Darul Ihya Bogor). Jurnal Media Informatika Budidarma, 3(3), 225. https://doi.org/10.30865/mib.v3i3.1215
Parinduri, I. P., & Hutagalung, S. N. (2022). Pelatihan Microsoft Excel & Access Pada Pembuatan Data Keuangan CV. Karya Agung Sejati. Jurnal ABDIMAS Budi Darma, 2(2), 104.
https://doi.org/10.30865/pengabdian.v2i2.3766
Saputra, I., Yanny, A., & Hutabarat, S. A. (2022). Pembuatan Surat-Menyurat Dengan Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel Versi 2019. Jurnal ABDIMAS Budi Darma, 2(2), 93. https://doi.org/10.30865/pengabdian.v2i2.3711
Simangunsong, A., & Informatika, M. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web. Jurnal Mantik Penusa, 2(1), 11–19.
Simanjuntak, N. J., Suryadi, S., & Silaen, G. J. . (2019). Sistem Pengarsipan Surat Bagian Organisasi Dan Tatalaksana Pada Kantor Bupati Labuhanbatu Berbasis Web. In Jurnal Informatika (Vol. 5, Nomor 3).
https://doi.org/10.36987/informatika.v5i3.733
Siregar, S. R., Pristiwanto, & Sunandar, H. (2021). Pemanfaatan Sistem Informasi Dalam Pengelolan Data Masjid Al-Ikhlas Deli Tua. Jurnal ABDIMAS Budi Darma, 1(2), 69–72.
