1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi pada zaman modern saat ini terjadi sangat cepat dan keberadaannya pun sangat dibutuhkan oleh masyarakat seperti saat masa pandemi atau Covid 19 sekarang ini. Mulai dari kegiatan individu dan kegiatan operasional yang dilakukan oleh suatu perusahaan, sampai kegiatan tersebut membutukan teknologi untuk memudahkan aktivitas. Selain memberikan kemudahan, berbagai aktivitas yang dilakukan dapat lebih efisien dan lebih efektif. Dalam suatu perusahaan, teknologi berperan sangat penting untuk membantu berjalannya proses bisnis. Sebelum teknologi berkembang seperti saat ini, proses bisnis yang dijalankan perusahaan masih ada yang menggunakan sistem kerja manual, salah satunya proses penggajian karyawan.
Menurut Mulyadi (2016), sistem pada dasarnya adalah “sekelompok unsur yang erat berhubungan antara satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan tertentu” (2). Sedangkan sistem adalah “kumpulan elemen yang saling berkaitan dan bekerja sama dalam melakukan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan” (Sujarweni, 2015:1) . Pada proses penggajian karyawan merupakan operasional yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola serta memberikan kompensasi untuk pegawai. Karena itu gaji merupakan unsur yang penting bagi perusahaan. Menurut Mulyadi (2016) Gaji umumnya merupakan “pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer”(309). Para pegawai sangat sensitif terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam hal gaji, oleh sebab itu adanya sebuah sistem yang mampu melakukan perhitungan gaji dengan tepat waktu dan dengan jumlah yang akurat menjadi sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan.
PT Fajar Selatan merupakan salah satu Perusahaan Dagang yang menjual peralatan teknik terlengkap di kota Palembang. Perusahan yang terletak di Jl.
2
Pasar 16 Ilir No. 161 C ini memiliki kegiatan antara lain menyediakan alat-alat teknik yang dibutuhkan masyarakat seperti alat bengkel , alat pembangunan dan alat keamanan untuk kontruksi dan lain-lain sebagainya. PT Fajar Selatan juga sebagai pemasok untuk perusahaan jasa kontruksi yang ada di Palembang, namun tidak tersebar sampai ke kota-kota dan negara lain.
Dalam menghitung gaji, PT Fajar Selatan memiliki metode berbeda untuk perhitungan masing-masingmya. Gaji karyawan dihitung berdasarkan Divisi yang Berbeda dan jumlahnya berbeda setiap divisi untuk perbulannya. Dalam gaji karyawan mendapat potongan atau tunjangan berupa BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Potongan BPJS kesehatan tersebut tunjangan yang khusus jika pegawai yang mengalami penyakit sedangkan Potongan BPJS Ketenagakerjaan yang memberikan perlindungan bagi pegawai untuk mengatasi risiko sosial ekonomi tertentu akibat hubungan kerja. Jumlah pegawai PT Fajar Selatan akan bergantung pada ukuran penjualan yang sedang dikerjakan.
Sejak dibuka, PT Fajar Selatan masih melakukan pencatatan secara manual, termasuk dalam pencatatan penggajian. Selama ini perusahaan menggunakan perhitungan dan rekap jumlah gaji yang harus dibayar sudah dilakukan dengan menggunakan MS Excel, namun sering dihadapi kendala khususnya pada saat perhitungan jumlah jam kerja yang menjadi dasar perhitungan gaji. Karyawan khususnya pegawai yang menerima gaji, potongan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan berdasarkan jumlah jam kerja selama perbulan , mengisi jam masuk dan jam keluar dalam kartu absensi , kemudian kartu absensi tersebut direkap secara manual oleh bagian keuangan tetapi bagian keuangan melakukan kesalahan dalam pencatatan dan tidak memeriksa kembali data yang sudah direkap. Proses Rekap jumlah jam kerja ini memakan waktu yang tidak terlalu lama dan ada kendala lainnya pada saat bagian keuangan mentransfer gaji pegawai ke rekening pegawai tersebut terjadi kesalahan saat pengiriman gaji. kesalahan yang terjadi yaitu bagian keuangan salah memasukan nominal gaji yang salah ke rekening pegawai sehingga menimbulkan masalah dan juga salah mengirim transfer ke pegawai lain bukan pegawai yang tertuju. Pegawai mengalami protes atas masalah gaji yang mereka
3
dapatkan tidak sesuai dengan gaji yang mereka biasa dapatkan maka bagian keuangan harus bertanggung jawab atas kesalahan tersebut agar tidak terjadi kendala maka dibutuhkanlah aplikasi sistem penggajian dan pengupahan.
Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan gaji adalah dalam perhitungan jam kerja dan pemotongan atau pembayaran gaji yang kurang tepat dikarenakan informasi yang diperoleh tidak akurat. Catatan penggajian yang salah tidak hanya mempersulit Direktur dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan bagi perusahaan. Dengan adanya permasalahan tersebut maka diperlukan sebuah sistem informasi akuntansi dan perancangan sistem untuk siklus penggajian yang efektif dan efisien, karena sistem penggajian merupakan salah satu komponen terbesar dan penting dalam sistem informasi akuntansi, sistem penggajian juga harus dirancang untuk memenuhi peraturan pemerintah dan juga kebutuhan informasi pihak manajemen. Maka dari itu, dibutuhkan sistem informasi yang dapat menunjang proses penggajian secara tepat dan terstruktur.
Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi berperan penting dalam perusahaan, karena sistem informasi berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis.
Salah satu untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan gaji. perusahaan tersebut membuat sebuah aplikasi sistem penggajian dibantu dengan Visual Basic dan Microsoft Acces. Microsoft Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang dapat membantu kita dalam pembuatan aplikasi. Dipadukan dengan Microsoft Access sebagai database, diharapkan aplikasi yang dihasilkan dapat membantu PT Fajar Selatan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, khususnya pada sistem penggajian dan pengupahan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk mengangkat judul laporan akhir yaitu “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT Fajar Selatan ”
.
4 1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan informasi yang telah diuraikan latar belakang, maka penulis merumuskan masalah di PT Fajar Selatan adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Penerapan Teknologi Informasi dalam Akuntansi?
2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT Fajar Selatan?
3. Bagaimana Hasil implementasi dari Perancangan dan Kegunaannya untuk karyawan PT Fajar Selatan?
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan
Pembahasan pada laporan akhir ini terfokus pada perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Fajar Selatan Per maret 2020, Gaji dan Potongan yang diterima. Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0, dengan menggunakan Microsoft Access 2010 sebagai database yang akan menghasilkan laporan penggajian karyawan.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan 1.4.1 Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan laporan akhir ini adalah:
1. Untuk mengetahui penerapan teknologi informasi dalam akuntansi
2. Untuk mengetahui kelemahan pada sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Fajar Selatan.
3. Untuk mengetahui perancangan sistem informasi akuntansi Penggajian yang berbasis komputer, menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database Microsoft Access 2010.
4. Untuk mengetahui hasil implementasi aplikasi yang telah dibuat untuk meningkatkan kinerja PT Fajar Selatan
5 1.4.2 Manfaat Hasil Penulisan
Manfaat dari penulisan laporan akhir ini apabila tujuan penulisan laporan akhir ini tercapai dan rumusan masalah dapat terpecahkan secara akurat adalah agar menjadi solusi atas permasalahan pada PT Fajar Selatan : 1. Meningkatkan kinerja dengan adanya aplikasi penggajiannya
2. mendukung kegiatan rutin dalam menangani kegiatan operasi perusahaan serta agar dapat menghasilkan informasi yang lebih baik dalam pengambilan keputusan untuk memaksimalkan kinerja.
3. penulis dapat mengimplementasikan ilmu yang telah didapatkan selama menempuh pendidikan akuntansi serta pembaca dapat menjadikan laporan akhir ini sebagai referensi untuk tulisan selanjutnya.
1.5 Metode Pengumpulan Data 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2013:137) metode pengumpulan data dapat dilakukan dalam beberapa metode dan teknik berikut ini:
1. Wawancara (Interview)
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.
2. Kuisioner (Angket)
Kuisioner (Angket) merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pertanyan tertulis kepada responden untuk dijawabnya.
3. Pengamatan (Observasi)
Observasi merupakan cara pengumpulan data melalui proses pencatatan perilaku subjek (orang), objek (benda) atau kejadian yang sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-individu yang diteliti.
6 4. Studi Kepustakaan (Library Research)
Informasi ini dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan ilmiah, dan lain-lain.
Dalam laporan akhir ini, teknik pengumpulan data yang penulis lakukan berupa:
1. Wawancara (Interview)
Melakukan wawancara dengan pemilik perusahaan. Data yang penulis dapatkan berupa alur penggajian secara singkat, dokumen-dokumen yang digunakan, jumlah karyawan baik karyawan tetap maupun pegawai dan beberapa informasi lainnya.
2. Pengamatan (Observasi)
Melakukan peninjauan langsung ke perusahaan. Dalam hal ini penulis telah melihat bagaimana sistem penggajian manual yang dilakukan oleh PT Fajar Selatan. Dari pengamatan ini penulis menemukan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.
3. Studi kepustakaan
Menelaah buku-buku yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dibahas yaitu buku-buku sistem informasi akuntansi.
1.5.2 Jenis-Jenis Data
Data adalah sesuatu yang telah terjadi dan dapat dijadikan fakta atau bukti untuk mendukung analisis terhadap permasalahan yang akan dibahas. Menurut Sanusi (2013:104) sumber pengumpulan data terbagi menjadi dua yaitu:
1. Data Primer (Primary Data) adalah data yang pertama kali dicatat dan dikumpulkan oleh peneliti.
2. Data Sekunder (Secondary Data) adalah data yang sudah tersedia dan dikumpulkan oleh pihak lain.
Dalam laporan akhir ini penulis menggunakan data primer yang berupa hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan dan data sekunder berupa sejarah
7
singkat berdirinya perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas masing- masing bagian dari perusahaan.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan akhir ini terdiri dari beberapa bab, dimana setiap bab tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain. Bab-bab yang menyusun laporan akhir ini antara lain:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang penulis dalam membuat laporan akhir, rumusan masalah, ruang lingkup yang akan dibahas, tujuan dan manfaat penulisan serta sistematika penulisan mengenai perancangan sistem informasi penggajian pada PT Fajar Selatan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi materi-materi yang mendasari penulisan laporan akhir.
Dasar-dasar tersebut terdiri dari pengertian-pengertian istilah yang digunakan serta hal-hal lain yang terkait dengan pembahasan laporan akhir ini.
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan objek penelitian, yaitu PT Fajar Selatan. Informasi yang disajikan terdiri dari sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas masing-masing bidang yang terdapat dalam perusahaan, prosedur penggajian, dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian, serta flowchart penggajian yang telah ada saat ini pada PT Fajar Selatan.
BAB IV PEMBAHASAN
Bab ini berisi inti penjelasan dari laporan akhir. Pada bab ini penulis akan menjelaskan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dibuat, dimulai dari rancangan tabel pada database, rancangan form pada aplikasi Visual Basic 6.0, rancangan dokumen, rancangan flowchart sistem, dan cara menjalankan aplikasi pada PT Fajar Selatan.
8 BAB V SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan dari pembahasan pada bab sebelumnya. Bab ini juga berisi saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan.
