Perancangan Website SMP Muhammadiyah 1 Magetan dan Pelatihan Sistem Pengelolaan Konten

(1)

Jurnal Pengabdian pada Masyarakat Desember 2023 pISSN 2685-0303

569

Perancangan Website SMP Muhammadiyah 1 Magetan dan Pelatihan Sistem Pengelolaan Konten

Briansyah Setio Wiyono*, Christian Sri Kusuma Aditya, Fauzi Dwi Setiawan Sumadi Universitas Muhammadiyah Malang, Jl. Raya Tlogomas No.246, Babatan, Tegalgondo,

Kecamatan Lowokwaru, Kota Malang, Jawa Timur 65144

*Email Korespondasi : [email protected] ABSTRACT

Website dapat dianggap sebagai humas sekolah dimana pihak sekolah dapat secara efektif menyampaikan visi, misi, kurikulum, dan aktivitas di sekolah.

Sekolah Menengah Pertama Muhammadiyah 1 (SMPM 1) yang berada di Kabupaten Magetan, Jawa Timur memiliki website sederhana yang digunakan untuk menempatkan tautan terkait PPDB. Tim pengabdian mengadakan analisis situasi pada website SMPM 1. Sesi analisis situasi dilakukan dengan wawancara kepala sekolah dan staff IT sekolah. Berdasarkan hasil analisis situasi, persoalan yang dapat diidentifikasi pada website SMPM 1 adalah : belum ada website sebagai media yang efektif dalam menyampaikan informasi; Belum banyak guru ataupun karyawan memiliki ketrampilan manajemen konten informasi dalam website. Untuk menyelesaikan masalah berdasarkan solusi yang ditawarkan, maka disusun metode pelaksanaan yaitu : persiapan, analisis Kebutuhan, pendampingan pembuatan konten web sekolah, pendampingan pengelolaan web sekolah, evaluasi. Dengan adanya website, diharapkan informasi mengenai sekolah dapat mudah diakses melalui website. Pelatihan penyusunan konten memungkinkan website selalu memiliki pembaruan informasi dan kualitas informasi tetap terjaga.

Dari beberapa kegiatan yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa penerapan user centered design dalam membuat sistem memudahkan pengusul untuk memahami apa yang dikehendaki pihak sekolah. Kami juga menyimpulkan website yang disusun dengan content management sistem menjadi salah satu solusi yang sederhana dalam pengembangan website sekolah.

Keyword: Website sekolah, Public relation, User centered design, Content Management System, Akses Informasi Sekolah

PENDAHULUAN

Teknologi informasi telah berkembang dengan pesat dalam banyak bidang termasuk dunia pendidikan. Bidang pendidikan telah memanfaatkan teknologi informasi antara lain untuk pembelajaran melalui e-learning, sistem pendaftaran online, sistem akademik online, dan sistem informasi sekolah. Saat ini, hampir seluruh sekolah di Indonesia telah memiliki website yang berisi informasi umum tentang sekolah.

Website ini dapat dianggap sebagai humas sekolah dimana pihak sekolah dapat secara efektif menyampaikan visi, misi, kurikulum, dan aktivitas yang dilaksanakan di sekolah (I. W. Antasari, 2017; R. Utari, 2013; Riki Afriansyah, 2020). Tuntutan masyarakat terhadap mutu pelayanan pendidikan dari waktu ke waktu makin tinggi. Seiring dengan perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat, maka lembaga pendidikan

(2)

570

dalam berbagai tingkat dan jenjang pendidikan tidak lagi dapat berpangku tangan untuk melestarikan kemampuan budaya dan performa suatu sekolah, namun harus gigih melakukan inovasi perubahan dalam berbagai aspek agar tidak ditinggalkan oleh masyarakat yang hidup dalam pada era globalisasi. Menyadari hal tersebut, sekolah sebagai agen perubahan di masyarakat harus senantiasa melakukan perubahan sesuai dengan derap dinamika perkembangan masyarakat dalam perkembangan IPTEK.

Sebagai salah satu lembaga pendidikan yang berada di Kota Magetan, SMP Muhammadiyah 1 Magetan juga berupaya untuk selalu melakukan inovasi untuk dapat mempertahankan eksitensinya. SMP Muhammadiyah 1 Magetan merupakan salah satu sekolah menengah terakreditas B yang beralamatkan di Jalan Raya Magetan-Panekan KM 2. SMP Muhammadiyah 1 Magetan memiliki program yang ditawarkan diantaranya pembelajaran dua Bahasa dan pondok pesantren. Untuk mendukung kegiatan program belajar mengajar, SMP Muhammadiyah 1 Magetan memiliki fasilitas penunjang seperti laboratorium komputer, perpustakaan, lapangan olahraga, dan mushola.

Saat ini sekolah telah memiliki website yang dibangun berbasis aplikasi Wordpress di alamat : https://muhasama.sch.id/. Informasi yang disampaikan melalui website tersebut yaitu penerimaan peserta didik baru, sejarah sekolah, program yang disajikan, dan halaman download brosur. Setiap lembaga pendidikan harus memiliki siswa yang cukup agar dapat berkembang setiap tahunnya. Apabila tidak mencukupi, maka kemungkinan Lembaga pendidikan tersebut akan tutup. Untuk menangani hal tersebut, pihak sekolah melakukan promosi melalui media cetak, elektronik, dan online.

Akan tetapi media cetak maupun elektronik membutuhkan biaya yang tidak kecil dalam pengoperasiannya seperti biaya cetak, sewa alat, publikasi, biaya desain dan lain sebagainya. Salah satu langkah mudah yang paling cepat adalah media online karena tidak membutuhkan biaya yang terlalu besar dibandingkan media cetak maupun elektronik. Salah satu contoh dari media online adalah website. Seperti sebuah kewajiban, tiap lembaga yang bergerak di bidang apapun memiliki website sistem informasi. Begitu banyak nilai praktis yang didapat, selain untuk kepentingan eksistensi, website juga berperan sebagai pusat informasi agar pihak lain atau masyarakat mengenal lembaga tersebut.

Berdasarkan hasil analisis situasi, persoalan yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut :

a) Belum terdapat konten dalam website sekolah

b) Perlunya desain ulang website sesuai kebutuhan sekolah

c) Guru belum memiliki keterampilan pembuatan konten pembelajaran Oleh karena itu, rumusan masalah dalam kegiatan pengabdian ini yaitu :

a) Bagaimanakah melakukan desain ulang website agar sesuai dengan kebutuhan sekolah?

b) Bagaimana meningkatkan keterampilan kepada guru dalam pembuatan konten?

Berdasarkan identifikasi dan perumusahan masalah yang sudah dipaparkan, secara garis besar dapat dibuat sebuah kerangka pemecahan masalah yang dapat dilihat pada tabel 1.

Adapun tujuan kegiatan pengabdian ini yaitu :

a) Mendesain ulang website sesuai dengan kebutuhan sekolah.

b) Menyiapkan sumber daya manusia di sekolah untuk pengelolaan konten pada website

(3)

571 Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada masyarakat luas sebagai berikut :

a) Sebagai bentuk kerjasama antara perguruan tinggi dan sekolah

b) Menjadi sarana penerapan keilmuan dosen di Program Studi Informatika

c) Harapannya menjadikan SMPM 1 Magetan menjadi sekolah yang berbasis teknologi informasi.

METODE PELAKSANAAN

User centered design (UCD) merupakan pengembangan sistem yang mengutamakan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan user atau pengguna dalam penggunaan suatu rangkaian sistem, dimana rangkaian tersebut berfungsi untuk suatu model (prototype) sistem yang lebih efektif. UCD melibatkan user atau pengguna pada proses desain sehingga kebutuhan user dapat terpenuhi dengan baik dan secara otomatis kepuasan user sebagai pengguna sistem semakin meningkat. UCD melibatkan user dalam proses testing sehingga dapat memangkas proses pembangunan yang panjang untuk dapat deliver on schedule seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 1. Alur Pelaksanaan Pengabdian

Tabel 1. Masalah, solusi, dan indikator capaian dari kegiatan pengabdian No Masalah Solusi Indikator Capaian 1. Bagaimana menggali fitur

yang dibutuhkan mitra untuk diterapkan di website sekolah?

Menerapkan user centered design untuk pengembangkan website

Website baru telah diuji menggunakan

technology acceptance model

2. Bagaimana meningkatkan keterampilan guru dalam pembuatan konten website?

Memberikan pelatihan pembuatan konten website

Peserta pelatihan dapat membuat konten website

Dalam fase perancangan system, tim pengembang dan mitra mengadakan sesi diskusi untuk menemukan fitur apa saja yang dibutuhkan oleh mitra. Dalam fase implementasi, system yang telah dikembagkan berdasarkan proses sebelumnya akan dicoba mitra, umpan balik dari mitra menjadi masukan untuk pengembangan sistem.

Kemudian akan dilakukan proses demo prototype kembali sehingga spesifikasi

(4)

572

tambahkan fitur telah lengkap. Kemudian penambahan fitur tersebut akan diimplementasi Kembali. Website yang telah diselesaikan kemudian akan dihosting agar dapat diakses dari mana saja. Proses ini membutuhkan proses sewa ke penyedia domain dan hosting.

Setelah fitur atau aplikasi selesai, langkah berikutnya adalah melatih mitra agar maksimal dalam penggunaannya. Sehingga perlu dilakukan pendampingan dan pelatihan penggunaan dan pemanfaatan aplikasi. Dalam pelatihan ini, tim pengabdi akan meminta bantuan perwakilan dari mitra sebagai admin dalam melakukan pengoperasian dan maintenance website sehari-hari. Metode pelatihan dimaksudkan untuk menanamkan kecakapan dan keterampilan teknis dan praktis dalam pengelolaannya.

Dalam operasional sebuah sistem informasi sangat perlu untuk mengetahui mengenai hal-hal dasar yang terkait dengan tata cara pengoperasian, perawatan dan perbaikan sistem secara menyeluruh. Manual petunjuk pengoperasian sistem harus disiapkan sebelum sistem beroperasi. Dengan adanya pelatihan dan pendampingan yang dilakukan, diharapkan semua fitur yang disediakan oleh website sistem informasi dapat dimaksimalkan penggunaannya oleh mitra. Adapun peran dari masing-masing lembaga dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Peran Tim Pengabdian dan Mitra Tim Peran

Tim

Pengabdian

- Melakukan kajian terhadap permasalah yang dihadapi oleh mitra

- Membantu mencari solusi yang tepat untuk masalah mitra - Penyusunan proposal dan perencanaan program

- Pelaksanaan kegiatan

- Memberikan pelatihan bagi mitra - Melakukan evaluasi kegiatan - Membuat laporan akhir Mitra

- Mengkomunikasikan masalah yang dihadapi kepada tim pengabdi

- Membantu menyiapkan tempat untuk pelatihan HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil sesi diskusi dengan mitra

Pada tanggal 27 oktober 2022 telah dilaksanakan proses sesi diskusi dengan mitra. Dalam diskusi ini hadir kepala sekolah SMP Muhammadiyah 1 Magetan bapak Puguh, S.Pd dan guru TIK SMP Muhammadiyah 1 Magetan. Poin pembahasan dalam diskusi ini adalah terkait kendala yang ditemui selama ini dengan website awal, menggali rujukan website yang pernah dikunjungi, serta menemukan fitur yang ingin dimasukkan di website baru. Dalam diskusi ini menghasilkan fitur website yang dibutuhkan mitra yaitu :

a. PPDB

b. Sejarah sekolah c. Program

d. Ekstrakurikuler

(5)

573 e. Dokumen fasilitas

f. Dokumen Staff g. Dokumen Alumni h. Foto pendukung

Adapun dokumentasi foto untuk kegiatan tersebut dapat seperti pada gambar 2. Pada gambar 2 Terlihat foto pengusul dengan kepala sekolah SMP Muhammadiyah 1.

Gambar 2. Dokumentasi proses diskusi mitra Hasil demo prototype dan pengumpulan feedback

Prototype aplikasi adalah rancangan awal bagaimana tampilan website nantinya. Tujuan pembuatan prototype adalah untuk memberikan gambaran mitra dan menampung saran dari mitra. Hasil akhir dari website yang diminta oleh mitra adalah seperti website awal tetapi dengan berbagai penambahan. Website lama seperti pada gambar 3 digunakan sebagai prototype untuk diskusi detail layout dan kemampuan sistem yang akan ditambahkan. Dalam demo tersebut kami mendapatkan feedback berupa :

a. Perlu mendesain ulang website menjadi lebih menarik

b. Perlu ditambahkan foto dari kegiatan sekolah di halaman utama c. Membuat landing page utama sebagai pendaftaran PPDB

d. Menampilkan 3 informasi teratas yaitu terkait fasilitas, program unggulan, dan prestasi yang pernah dicapai siswa maupun sekolah

e. Menampilkan seluruh media social sekolah di area yang mudah dilihat di halaman utama

f. Menampilkan informasi narahubung sekolah g. Menampilkan berita terbaru seputar sekolah

Feedback dari client akan dikembangkan pada tahapan implementasi. Daftar feedback ini juga akan menjadi poin pengujian tambahan selain fitur utama yang telah disebutkan di tahap sebelumnya.

(6)

574

Gambar 3. Website lama yang digunakan sebagai prototype Hasil implementasi website

Tampilan website baru dari SMP Muhammadiyah 1 Magetan ditunjukkan pada gambar 4. Di halaman tersebut diimplementasikan kebutuhan fitur PPDB yang tampil pada landing page utama, berita, program keahlian dan fitur lain. Dalam halaman ini juga terdapat tautan seluruh social media yang dimiliki sekolah.

Gambar 4. Halaman landing page PPDB

Pada gambar 5 ditunjukkan implementasi dari kebutuhan fitur informasi sejarah, visi dan misi, program, dan ekstrakurikuler. Terdapat informasi singkat dan ketika dibutuhkan pengunjung dapat klik untuk informasi lebih rinci.

(7)

575 Gambar 5. Sub menu 1

Pada gambar 6 ditunjukkan fitur informasi utama yang harus ditampilkan di hamalan utama yaitu fasilitas, proram unggulan, dan prestasi siswa.

Gambar 6. Sub menu 2 Proses Hosting Website SMP Muhammadiyah 1 Magetan

Website yang telah dibuat di tahapan sebelumnya masih terletak di computer local. Pengusul perlu menyewa layanan domain dan hosting agar website dapat diakses melalui internet. Langkah pertama pengusul mendaftarkan domain muhasama.sch.id kemudian menyewa layanan hosting. Website SMP Muhammadiyah 1 Magetan kini telah dapat diakses di internet dan beralamat di muhasama.sch.id. Website yang diakses dari alamat muhasama.sch.id ditampilkan pada gambar 7.

(8)

576

Gambar 7 website yang telah online dengan alamat muhasama.sch.id Pendampingan Mitra dalam Pengisian Website

Untuk mengoperasikan website muhasama.sch.id pengusul memberikan pelatihan pengoperasian website. Pelatihan ini diikuti oleh kepala sekolah dan guru TIK yang ditunjuk sebanyak 3 orang. Pelatihan dilakukan tanggal 21 Januari 2023 bertempat di laboratorium komputer SMP Muhammadiyah 1 Magetan. Pelatihan ini meliputi pengenalan dan tutorial mengenai :

1. Pengenalan halaman dan fitur admin 2. Manajemen fitur untuk halaman utama

3. Manajemen menu untuk top bar dan side bar menu 4. Manajemen artikel, berita, dan teks

5. Manajemen media foto dan video 6. Manajemen icon dan link website

7. Manajemen pendaftaran siswa dan pertanyaan pengunjung

Pengusul juga memberikan modul tutorial sebagai rujukan ketika nantinya sistem ini akan dipergunakan oleh seluruh guru. Setelah pelatihan ini, para guru yang mengikuti pelatihan mencoba menambahkan konten ke website dan hasil penambahan tersebut langsung dapat diakses secara daring. Para guru tetap kami damping jika ada pertanyaan terkait manajemen website.

SIMPULAN

Kegiatan Program Pengabdian Masyarakat Internal (PPMI) skim kelompok ini telah dilaksanakan dengan cukup baik. Ada beberapa kendala teknis yang dihadapi tim pengabdi selama kegiatan pengabdian berlangsung, seperti belum adanya akses internet di lokasi, Akan tetapi, dengan adanya komunikasi yang baik antara tim pengabdi dan mitra, semua permasalahan tersebut dapat diatasi.

Secara umum, mitra sangat senang dengan adanya kegiatan pengabdian ini.

Website yang dihasilkan pun telah sesuai dengan keinginan mitra, karena dalam pembuatannya, mitra juga selalu dilibatkan untuk memutuskan fitur apa saja yang harus ditanamkan pada website. Dari beberapa kegiatan yang dilakukan, dapat disimpulkan

(9)

577 bahwa penerapan user centered design dalam membuat sistem memudahkan pengusul untuk memahami apa yang dikehendaki pihak sekolah. Kami juga menyimpulkan website yang disusun dengan content management sistem menjadi salah satu solusi yang sederhana dalam pengembangan website sekolah,

UCAPAN TERIMA KASIH

Ucapan terima kasih kami haturkan kepada Universitas Muhammadiyah Malang atas dukungan sarana dan prasarana untuk penyelesaian program pengabdian masyarakat ini. Ucapan terima kasih juga kami persembahkan untuk kepala sekolah SMP Muhammadiyah 1 Magetan beserta jajaran guru dan staf yang telah mendukung penuh unuk kelancaran pelaksanaan program ini.

DAFTAR PUSTAKA

I. W. Antasari, 2017. Membuat Website / Blog Profesional sebagai Sarana Penyebaran Informasi Sekolah, Media Pustak., vol. 24, no. 2, pp. 25–30.

R. Utari, 2013. WEBSITE SEBAGAI MEDIA HUMAS SEKOLAH, J. Penelit. Ilmu Pendidik., vol. 6, no. 2, pp. 78–87.

Riki Afriansyah, 2020. Pembuatan Portal Website Sekolah Sma Negeri 1 Sungailiat Sebagai Media Informasi. Din. J. Pengabdi. Kpd. Masy., vol. 5, no. 1, pp. 154–

160, doi: 10.31849/dinamisia.v5i1.4413