Kami sangat mengapresiasi ide rekan-rekan di Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia yang memelopori pengembangan panduan ini. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan pedoman pengukuran kinerja perpustakaan perguruan tinggi tersebut, khususnya kepada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang telah bersedia bekerjasama dan mendanai penyelenggaraan Lokakarya Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi ini. Saat ini belum ada pedoman pengukuran kinerja perpustakaan perguruan tinggi lain yang telah resmi diterbitkan selain yang diterbitkan oleh FPPTI.
Saran dan kritik terhadap publikasi ini sangat kami harapkan dapat digunakan sebagai masukan untuk perbaikan pengukuran kinerja perpustakaan perguruan tinggi di masa yang akan datang. Manual ini memuat tata cara pendataan dan pelaporan hasil Lokakarya Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi, kerjasama antara Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia yang diselenggarakan pada tanggal 4 Juni 2001. Hasil Lokakarya ini juga pernah dibahas dalam Seminar Nasional Sehari bertajuk Seminar Hari Nasional Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi sehubungan dengan penerapan manajemen modern yang diselenggarakan pada tanggal 5 Juli 2001.
Pedoman tersebut dibahas dalam Lokakarya Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi, kerjasama antara Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia yang diselenggarakan pada tanggal 4 Juni 2001.
KINERJA PERPUSTAKAAN
JPCpC AC
Untuk menghitung SIRKULASI PERCAPITA diperlukan data jumlah buku yang dipinjam dalam satu tahun (EDAR TAHUNAN) dan jumlah penduduk CIVA (PENDUDUK YURISDIKSI). SIRKULASI PER KAPITA merupakan ukuran kinerja perpustakaan terkait dengan penetrasi pengguna yang wajib dilayaninya dan perluasan layanan perpustakaan yang bersangkutan. Di perpustakaan biasanya terdapat jenis koleksi buku yang tidak dipinjamkan, seperti buku cadangan.
Untuk meningkatkan SIRKULASI PER ANGGOTA, perpustakaan harus menjaga kebijakan peminjaman koleksi, mis. sewa pendek (sewa satu malam, misalnya). Perpustakaan perlu meningkatkan kualitas layanan, misalnya dalam hal efisiensi dan efektivitas layanan, misalnya dengan memperkenalkan otomasi layanan perpustakaan. Dengan mengotomatisasi layanan perpustakaan, selain dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas juga dapat meningkatkan daya tarik mahasiswa untuk berkunjung ke perpustakaan.
Koleksi terpakai di ruang baca per kapita (Library Material Use Per Capita) mengukur perkiraan jumlah bahan terpakai pengguna di perpustakaan (tidak dipinjam/diperiksa) dibagi dengan populasi perguruan tinggi atau CIVA (POPULATION OF YURISDICTION). Jika kita lihat pada sebagian besar perpustakaan yang melaporkan data jumlah bahan pustaka yang dipinjam di luar perpustakaan, sangat jarang yang melaporkan bahan pustaka yang digunakan di dalam ruangan oleh pemustaka, padahal kami menyadari bahwa data ini sangat penting untuk diukur. Tata cara penghitungan data ini meliputi jumlah koleksi yang akan ditempatkan pada rak koleksi, tetapi tidak termasuk koleksi yang baru dikembalikan dari pinjaman pengguna (di luar perpustakaan) yang baru dikembalikan.
Jumlah koleksi yang dihitung untuk waktu tertentu dikalikan dengan jumlah tertentu untuk mendapatkan perkiraan jumlah koleksi yang digunakan di perpustakaan selama setahun. Jumlah ini kemudian dibagi dengan besarnya populasi pengguna yang akan dilayani oleh perpustakaan (YURISDICTION POPULATION). Data yang akan diukur dikumpulkan dari sampel mingguan pada bulan-bulan tertentu yang mewakili bulan sibuk dan bulan sepi (misalnya saat liburan).
JPILMUpC iLMU
Jika kita mengukur sampel mingguan (dengan sampel beberapa minggu) dan mendapatkan rata-rata mingguan 3.500, maka kita dapat mengalikan data satu tahun dengan 50 minggu, sehingga kita mendapatkan perkiraan angka PENGGUNAAN BAHAN PERPUSTAKAAN TAHUNAN sebesar 175.000. Penggunaan data ini untuk mengetahui berapa banyak buku (di perpustakaan) yang telah digunakan oleh seorang pengguna selama setahun. Dengan cara ini, kami dapat mempertanggungjawabkan investasi berupa koleksi yang ditanam di perpustakaan kepada pimpinan universitas dan stakeholder universitas.
Dari data ini juga dimungkinkan untuk mengukur TURNOVER RATE berdasarkan PENGGUNAAN MATERI PERPUSTAKAAN dengan cara membagi PENGGUNAAN MATERI PADA PERPUSTAKAAN dengan jumlah koleksi (KEBUTUHAN). Untuk menghitung kinerja ini, diperlukan elemen data koleksi yang digunakan di ruang baca tahunan (PENGGUNAAN BAHAN DI PERPUSTAKAAN TAHUNAN) dan POPULASI. Koleksi yang digunakan di ruang baca biasanya diperoleh melalui survei yang dilakukan pada bulan-bulan sibuk dan sepi.
Tanda-tanda ini dapat disimpan di setiap meja baca sehingga setiap pengguna mengetahui bahwa survei atau penghitungan koleksi sedang dilakukan di ruang baca. Jika perpustakaan memiliki 300 hari dalam setahun, maka jumlah koleksi terpakai di ruang baca dalam setahun adalah 60.000 eksemplar. Ukuran yang sering digunakan untuk menentukan kinerja perpustakaan adalah jumlah pengguna yang datang atau mengunjungi perpustakaan selama periode waktu tertentu, misalnya satu tahun.
Kunjungan perpustakaan per kapita atau KUNJUNGAN PER KAPITA PERPUSTAKAAN dihitung dari perkiraan atau perhitungan jumlah pengunjung selama satu tahun (JUMLAH KUNJUNGAN PERPUSTAKAAN TAHUNAN) dibagi dengan jumlah CIVA atau YURISDIKSI POPULASI. Elemen data untuk pengukuran ini adalah CIVA atau YURISDICTION POPULATION dan jumlah (dapat diperkirakan atau aktual) pengguna yang mengunjungi perpustakaan selama satu tahun (JUMLAH KUNJUNGAN PERPUSTAKAAN TAHUNAN). Sampling harus mewakili hari sibuk (bulan) dan hari tenang (bulan).
JPLVpT ALV
Perpustakaan yang ingin meningkatkan KUNJUNGAN PER KAPITA PERPUSTAKAAN dapat melakukan upaya seperti menambah atau memperpanjang jam perpustakaan; buka layanan pada hari libur nasional dan hari Minggu; Melakukan tindakan yang meliputi layanan perpustakaan, jam layanan, dan lain-lain; Ukuran ini melaporkan jumlah pengguna yang menghadiri acara perpustakaan selama satu tahun dibagi dengan jumlah CIVA. Acara-acara tersebut merupakan acara yang dijadwalkan oleh perpustakaan, seperti pameran, open day, promosi, wisata perpustakaan, pemutaran film, dan lain-lain.
Kegiatan ini tidak harus dilakukan di perpustakaan, tetapi direncanakan oleh perpustakaan, dikelola oleh perpustakaan, dibiayai oleh perpustakaan (sponsor utama). Jika perpustakaan melakukan kegiatan perkuliahan dengan materi masalah perpustakaan, maka mahasiswa yang mengikuti perkuliahan dapat dihitung sebagai PEMROGRAMAN.
JPPApC APA
Ukuran ini terkait dengan banyaknya layanan rujukan kepada pengguna, dalam hal ini mahasiswa dan dosen atau CIVA. Ini berarti bahwa penggunaan materi referensi oleh pengguna sendiri tidak dapat dihitung sebagai TRANSAKSI REFERRAL. Untuk kepentingan pengukuran ini, transaksi referensi atau TRANSAKSI REFERENSI didefinisikan sebagai semua permintaan informasi baik secara langsung maupun melalui surat, fax, e-mail, telepon oleh pengguna yang membutuhkan koleksi perpustakaan untuk keperluan informasinya.
Untuk mendapatkan data tersebut, perpustakaan harus mencatat semua transaksi referensi yang dilakukan dalam satu tahun. Sampling harus mewakili hari sibuk dan hari kerja, serta bulan sibuk dan sepi. Selama periode pengambilan sampel ini, pustakawan harus mencatat semua transaksi referensi yang dilakukan oleh perpustakaan pada formulir sampel (lihat TINGKAT PEMENUHAN REFERENSI).
JPRTpC ART
TINGKAT PENGISIAN REFERAL adalah persentase jumlah soal yang dapat dijawab terhadap total jumlah pertanyaan referal yang diterima. Elemen data yang digunakan dalam perhitungan TINGKAT PENGISIAN REFERRAL adalah jumlah transaksi referral (JUMLAH TRANSAKSI REFERRAL) dan jumlah transaksi referral yang dapat dijawab atau diselesaikan (JUMLAH TRANSAKSI REFERRAL SELESAI). Transaksi Referensi atau TRANSAKSI REFERENSI didefinisikan sebagai semua permintaan informasi, baik secara langsung maupun melalui surat, fax, e-mail, telepon oleh pengguna yang membutuhkan koleksi perpustakaan untuk keperluan informasinya.
Di akhir periode penarikan, hitung baris yang telah dibuat dan masukkan (tulis) jumlahnya di kolom kanan (yang tertulis A, B, C). Permintaan atau permintaan referensi dapat dijawab, dirujuk ke bagian lain perpustakaan atau ke perpustakaan lain, atau tidak dibuat sama sekali. Jika soal tidak dapat diselesaikan, perhitungan dapat dicatat pada kolom C (disesuaikan dengan alasan mengapa permintaan tidak dapat dijalankan atau diselesaikan, misalnya bahan pustaka tidak tersedia, waktu hampir habis, dll).
Tetapkan waktu pengambilan sampel (biasanya satu minggu) pada bulan tertentu yang mewakili bulan sibuk dan mewakili bulan sepi (mis. Oktober, Januari, April, dan Juli, di mana Oktober, Januari, dan April mewakili bulan sibuk dan Juli mewakili bulan sepi karena hari libur). Untuk mendapatkan data yang valid secara statistik, sebaiknya catatan transaksi referensi ini mencatat minimal 100 query atau permintaan. Ingatlah untuk mengingatkan semua staf perpustakaan untuk melapor ke petugas pendaftaran jika orang tersebut menerima pertanyaan dari pengguna secara lisan, tertulis, melalui surat, telepon, faks, atau email.
RFR RTC
TITLE FILL RATE mengukur persentase judul tertentu yang diinginkan pengguna yang tersedia di perpustakaan relatif terhadap jumlah total permintaan dari pengguna tersebut. Data yang diperlukan untuk mengukur performance metric ini adalah jumlah judul yang dicari dan jumlah judul yang ditemukan. Data ini sebagian besar diperoleh dari survei pengguna yang mengajukan pencarian literatur.
Kami biasanya melakukan survei dengan memberikan formulir kepada pengguna untuk mengisi alamat yang mereka cari dan pernyataan apakah alamat tersebut ditemukan atau tidak.
TFR NTF
Selama periode pengambilan sampel terdapat 215 permintaan judul buku dari beberapa pengguna yang diajukan secara langsung. Cara melakukan pengukuran ini hampir sama dengan pengukuran sebelumnya, namun yang diukur adalah tuntutan literatur yang menggunakan subjek dan pengarang. Data yang dibutuhkan untuk mendapatkan angka ini adalah TOTAL PERMINTAAN SASTRA MENURUT SUBJEK DAN PENULIS, dan JUMLAH YANG DITEMUKAN.
SAFR SAF
SAS = Number of Subject and Author Searched adalah jumlah total pencarian yang dilakukan oleh subjek dan penulis. SAFR = Tingkat Pengisian Subjek dan Penulis adalah persentase pencarian yang ditemukan oleh subjek dan penulis terhadap jumlah total pencarian yang dilakukan oleh subjek dan penulis. Namun biasanya pihak perpustakaan akan meminta anggota untuk melakukan registrasi ulang untuk mendapatkan kartu atau tiket fasilitas peminjaman.
Untuk mengetahui berapa persen CIVA yang mendaftar ulang untuk pinjaman ini, pengukuran ini dilakukan.
RPP LR
HD iLMU x
Untuk meningkatkan jumlah tersebut, selain mempromosikan koleksi perpustakaannya, perpustakaan juga harus menyeleksi buku atau bahan pustaka lain yang dikumpulkannya. Buku atau bahan pustaka yang tidak pernah digunakan karena sudah tua atau tidak diperlukan lagi sebaiknya ditiadakan agar koleksi perpustakaan hanya merupakan koleksi yang benar-benar dibutuhkan pengguna.
Indeks
