POB PENDANAAN PENELITIAN HIBAH INTERNAL

SPT-II/08/LP2M/POB-01

POB PENDANAAN PENELITIAN HIBAH INTERNAL

No. Issue

SPT-II/08/LP2M/POB-01 R2

Standar

Penelitian Pembiayaan Penelitian

Tanggal Perumusan Tanggal Pengesahan

23 Maret 2022 22 Juli 2022

Nama Jabatan Tanda Tangan

Perumusan

Suhery Handoko Kasubag Penelitian &

Inovasi

Edi Purwanto Kepala LP2M

Pengendalian Gita Widya Laksmini Kepala LPMU

Persetujuan Agustinus Agus Setiawan WR Akademik dan Kemahasiswaan Pengesahan Leenawaty Limantara Rektor

1. LATAR BELAKANG

Kegiatan penelitian yang didapatkan oleh dosen UPJ pada periode call for proposal hibah internal akan sepenuhnya didanai oleh LP2M UPJ. Dana yang didapatkan oleh dosen disesuaikan dengan skema penelitian seperti yang dijelaskan pada pedoman penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Universitas Pembangunan Jaya (UPJ) Edisi 2 Tahun 2021. Pendanaan penelitian sudah seharusnya dilakukan secara transparan untuk melihat keterserapan anggaran yang disediakan oleh LP2M oleh dosen di Universitas Pembangunan Jaya.

2. TUJUAN

Guna menjamin kelancaran dan ketertiban administrasi pencairan dana penelitian, maka dibutuhkan suatu prosedur standar untuk proses pencairan dana hibah penelitian yang berasal dari RKAT LP2M UPJ. Prosedur Operasional Baku (POB) ini disusun untuk mengatur proses pengalihan, pencairan hingga pemutusan dana penelitian yang berasal dari RKAT LP2M UPJ kepada peneliti.

3. DEFINISI

3.1. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M) adalah organ universitas dan merupakan unit pelaksana P2M yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat.

3.2. Peneliti adalah dosen tetap UPJ yang memenangkan hibah internal penelitian.

3.3. Formulir ActBud adalah formulir pengajuan anggaran pelaksanaan kegiatan 3.4. Surat Perjanjian Pelaksanaan Hibah Penelitian (SP2HP) adalah surat perjanjian

yang dikeluarkan oleh LP2M yang menyebutkan mengenai detail judul penelitian, nama peneliti, jadwal dan biaya penelitian yang telah disetujui;

3.5. Laporan Kemajuan Kegiatan adalah laporan sementara kegiatan penelitian yang mencakup hasil pengambilan data;

3.6. Laporan Final Kegiatan adalah laporan akhir kegiatan penelitian yang mencakup hasil pengambilan data, pengolahan data dan hasil penelitian;

3.7. Laporan Final Keuangan adalah laporan akhir penggunaan dana penelitian;

3.8. Honorarium Peneliti adalah sejumlah dana yang diberikan kepada peneliti sesuai dengan kapasitasnya dalam kelompok peneliti dan dikenakan pajak sesuai ketentuan yang berlaku;

4. DAFTAR ISTILAH

UPJ : Universitas Pembangunan Jaya

LP2M : Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

ActBud : Activity and Budgeting

SPA : Sistem Pencairan Anggaran

SP2HP : Surat Perjanjian Pelaksanaan Hibah Penelitian

POB : Prosedur Operasional Baku

RKAT : Rencana kerja dan Anggaran Tahunan

BPSDM : Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia

PTDP : Penyelesaian transaksi dalam piutang

5. KETENTUAN UMUM

5.1. Proses pencairan dana penelitian dilakukan menggunakan Aplikasi SPA;

5.2. Pencairan tahap pertama melalui SPA dilakukan sebesar 70% dari total dana hibah penelitian yang diterima, dicairkan pasca penandatanganan kontrak melalui LP2M;

5.3. Pencairan tahap kedua melalui SPA dilakukan sebesar 30% dari total dana hibah penelitian yang diterima, dicairkan pasca monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian dengan kondisi bukan merupakan bagian honorarium peneliti melalui LP2M;

5.4. Honorarium peneliti diperkenankan dilakukan pencairan setelah dilakukan diseminasi dan pengumpulan administrasi laporan akhir ke LP2M;

5.5. Pencairan honorarium melalui SPA dilakukan oleh LP2M untuk diteruskan kepada BPSDM UPJ.

6. PROSEDUR

6.1. LP2M mencairkan dana hibah penelitian 70% melalui SPA dan memberikan lembar actbud kepada Unit akuntansi dan keuangan untuk dilakukan pencairan dana ke rekening ketua peneliti;

6.2. Unit Akuntansi dan Keuangan menerima lembar actbud yang telah disetujui untuk dilakukan pencairan dana penelitian ke ketua peneliti;

6.3. Ketua peneliti menerima dana penelitian ke dalam rekening payroll;

6.4. Ketua peneliti melakukan penelitian dengan menggunakan dana 70% yang telah dicairkan;

6.5. Saat kegiatan monitoring dan evaluasi dijadwalkan oleh LP2M, peneliti diundang untuk melakukan pemaparan laporan kemajuan kegiatan dan keterserapan dana penelitian 70%;

6.6. Jika hasil monitoring dan evaluasi tidak terdapat kendala dari peneliti, pendanaan 30% (bukan honorarium) dapat dilanjutkan, Namun jika terdapat kendala maka LP2M melakukan pemeriksaan untuk menentukan proses pencairan 30%;

6.7. LP2M mencairkan dana hibah penelitian 30% (bukan honorarium) melalui SPA dan memberikan lembar actbud kepada bagian keuangan untuk dilakukan pencairan dana ke rekening ketua peneliti, Jika dana 30% merupakan honorarium, maka LP2M mencairkan dana 30% setelah dilakukan diseminasi dan pengumpulan administrasi ke LP2M;

6.8. Unit akuntansi dan keuangan menerima lembar actbud pencairan dana penelitian 30% (bukan honorarium) yang telah disetujui untuk dilakukan pencairan dana penelitian ke ketua peneliti;

6.9. Setelah menyelesaikan penelitian, peneliti melaporkan penyelesaian transaksi dalam piutang (PTDP) laporan keuangan 70% dan 30% (bukan honoraium) diberikan ke bagian keuangan;

6.10. Jika PTDP tidak disetujui, maka peneliti wajib melakukan revisi sesuai dengan yang diharapkan oleh unit akuntansi dan keuangan;

6.11. LP2M melakukan pemeriksaan laporan akhir penelitian dan borang pendukung lainnya;

 Jika peneliti dinyatakan tidak layak dikarenakan masih banyak kekurangan dalam penelitian seperti belum tercapaian luaran yang dijanjikan hingga waktu penelitian berakhir maka dana 30% tidak diperkenankan untuk dilakukan pencairan, dan proses pendanaan penelitian selesai;

 Jika dinyatakan layak, maka LP2M melakukan pencairan honorarium seperti pada poin 6.7;

6.12. Lembar actbud 30% honorarium diajukan oleh LP2M dan diserahkan kepada BPSDM dengan disertai surat pengantar pencairan honorarium penelitian;

6.13. BPSDM melakukan pencairan honorarium kepada ketua peneliti sesuai surat pengantar LP2M;

6.14. BPSDM menginformasikan proses pencairan honorarium peneliti kepada LP2M untuk diteruskan kepada peneliti;

6.15. Prosedur pendanaan penelitian hibah internal selesai.

7. DIAGRAM ALIR Lihat Lampiran

8. DOKUMEN TERKAIT

8.1. SPT-II/08 Standar Pembiayaan dan Pendanaan Penelitian;

8.2. Panduan Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat UPJ Edisi 2 Tahun 2021;

8.3. Surat Perjanjian Pelaksanaan Hibah Penelitian 8.4. Surat Pengantar Pencairan Honorarium

9. TANGGUNG JAWAB

Personal/Bagian yang bertanggung jawab maupun yang terkait dalam menjalankan prosedur ini adalah:

LP2M 1. Menyiapkan anggaran penelitian hibah internal pada RKAT LP2M;

2. Mencairkan dana penelitian 70% dan 30% kepada ketua peneliti;

3. Melakukan pemeriksaan keuangan pada laporan kemajuan penelitian;

4. Melakukan pemeriksaan laporan akhir dan borang pendukung untuk pencairan honorarium;

5. Melakukan pencairan honorarium penelitian.

Peneliti 1. Melakukan penelitian;

2. Membuat laporan interim kegiatan, membuat PTDP 70% dan 30% (bukan honorarium) kepada bagian keuangan, mengembalikan dana jika ditemukan ketidaksesuaian yang ditemukan oleh bagian keuangan maupun pemeriksaan LP2M

Penilai Internal 1. Memberikan saran dan evaluasi kegiatan penelitian

BPSDM 1. Membayarkan honorarium sesuai dengan Formulir ActBud kepada ketua peneliti;

2. Menginformasikan proses pencairan honorarium kepada LP2M

Unit akuntansi 1. Melakukan pencairan dana penelitian 70% dan 30% ke

2. Menerima dan memeriksa PTDP pencairan dana 70% dan 30% (bukan honorarium) kegiatan penelitian

10. CATATAN REVISI

Revisi ke: Tanggal Berlaku Hal yang direvisi Dasar Revisi

2 September 2022

 Penyebutan istilah POB diganti menjadi POB;

 Untuk nomor revisi, dimulai dari A0 kembali

Menyesuaikan dengan perubahan standar yang berlaku

di UPJ

LAMPIRAN 1.

POB Pendanaan Penelitian Hibah Internal

Peneliti Unit Akuntansi dan

keuangan LP2M

A Mulai

Mencairkan dana hibah penelitian 70% melalui SPA

Menerima dana hibah penelitian Menerima dan

memproses pencairan dana

70%

Lembar actbud

Melaporkan keterserapan dana

70% saat Monev

Ada kendala?

Melakukan pemeriksaan

dokumen

Mencairkan dana hibah penelitian 30% melalui SPA

Ya

Tidak Lembar

actbud

Menerima dan memproses pencairan dana

30%

Honorarium? Menerima dana

hibah penelitian Melakukan

penelitian

Melanjutkan penelitian

Melaporkan PTDP laporan penggunaan dana

70% & 30%

Disetujui?

Meminta peneliti untuk merevisi dokumen pelaporan

penggunaan dana

Merevisi dokumen pelaporan penggunaan dana

Melaporkan ulang PTDP laporan penggunaan dana 70% & 30% yang telah

direvisi Menerima PTDP

Dokumen PTDP

Selesai

Melaporkan dokumen kelengkapan

administrasi - La po ra n akhir - Borang pend uku ng

Bukan

Ya

Ya Tidak

POB Pendanaan Penelitian Hibah Internal

Peneliti Unit Akuntansi dan

keuangan

LP2M BPSDM

A

Selesai Melakukan

pemeriksaan dokumen kelengkapan

administrasi

Melaporkan PTDP Laporan penggunaan dana

70%

Layak?

Meminta peneliti untuk merevisi dokumen pelaporan

penggunaan dana

Disetujui?

Merevisi dokumen pelaporan penggunaan dana

Melaporkan ulang PTDP Laporan penggunaan dana 70%

yang telah direvisi Mencairkan dana

30% melalui SPA

Menerima PTDP - Lembar actbud

- Surat pencairan honorarium

Menerima dan memproses pencairan dana 30%

Menginformasikan pencairan telah

diproses Meneruskan

informasi pencairan telah diproses ke

Peneliti

Dokumen PTDP

Selesai Tidak

Ya

Tidak

Ya