Profil Departemen HUMAS Universitas

(1)

BAB 7 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DEPARTEMEN HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)

7.1 Profil Kepala dan Staf Departemen HUMAS

a. Nama : Novri Adrian Rahman

b. Nama Rimba : Paku

c. NTA : TN.016.094

d. Jurusan : Teknik Sipil

e. TTL : Cilacap, 15 November 2002

f. Alamat : Karangkemiri RT05/RW03, Kec. Jeruklegi, Kab.

Cilacap

g. Hobi : Berkelana

h. Motto : -

i. Email : [email protected]

j. Nomor HP : 082111002308

(2)

a. Nama : Yunita Ameliani

b. Nama Rimba : Pecel

c. NTA : TN.016.096

d. Jurusan : Teknik Geologi

e. TTL : Tasikmalaya, 3 Juni 2001

f. Alamat : Sodonghilir, Kabupaten Tasikmalaya, Jawa Barat

g. Hobi : Memasak

h. Motto : -

i. Email : [email protected]

j. Nomor HP : 085222687827

(3)

k. Nama : Benedictus Rosalvino Putra Satria Wibowo

l. Nama Rimba : Sandal

m. NTA : TN.016.98

n. Jurusan : Teknik Elektro

o. TTL : Karawang, 07 Mei 2002

(4)

p. Alamat : Sabrangan, RT20/RW10, Gumul, karangnongko, Klaten, Jawa Tengah

q. Hobi : Bersepeda, fotografi, videografi

r. Motto : Ada 3 hal yang tetap dalam hidup, yaitu perubahan, pilihan, dan prinsip

s. Email : [email protected]

t. Nomor HP : 0895422605952

7.2 Jobdescription Departemen HUMAS KSMPA Titik Nol Periode 2023 a. Bertugas di bawah koordinasi Ketua Umum;

b. Berkoordinasi dengan Sekretaris Umum dan Bendahara Umum dalam hal perencanaan program kerja;

c. Berkoordinasi dengan departemen lainnya dalam hal perencanaan program kerja;

d. Bertanggung jawab penuh dan memiliki hak khusus untuk mengambil keputusan yang bersangkutan dengan keperluan hubungan masyarakat organisasi, dengan tetap berkoordinasi dengan ketua umum;

e. Bertugas menerima surat-surat yang masuk dan mengatur berjalannya informasi kepada seluruh anggota;

f. Menjaga dan menjalin silaturahmi dengan organisasi pecinta alam lainnya;

(5)

g. Sebagai penghubung antara organisasi dengan pihak luar;

h. Menyebarkan setiap informasi penting kepada seluruh anggota;

i. Mengadakan kegiatan bersama dengan organisasi lain;

j. Berkoordinasi dan melakukan pendelegasian terhadap undangan acara dari luar organisasi;

k. Bekerja sama dengan departemen olahraga alam bebas dalam hal pendelegasian lomba;

l. Mengelola segala sarana sosial media organisasi bersama departemen Media Kreatif;

m. Bertanggung Jawab atas acara perayaan hari jadi KSMPA Titik Nol;

n. Pembuatan laporan pertanggungjawaban tiap-tiap program kerja yang sudah terealisasi;

o. Bertanggung Jawab atas terlaksananya jobdesk dan program kerja yang ada di departemennya.

7.3 Laporan Hasil Kepengurusan Departemen HUMAS 7.3.1 TN Delegasi

a. Bentuk dan Gambaran Pelaksanaan

TN Delegasi merupakan program kerja Departemen Humas meliputi delegasi lomba, delegasi kegiatan sosial kemanusiaan & lingkungan hidup, dan delegasi undangan kegiatan. Gambaran alur program kerja ini adalah saat ada informasi masuk (surat, pamflet, dll) diterima oleh Departemen Humas lalu diinformasikan ke anggota aktif aktif dan dikooordinasikan dengan Departemen terkait untuk keperluan anggaran dan anggota delegasi. Departemen Humas mengurus hal yang berhubungan pendelegasian baik ketentuan teknis maupun administrasi.

b. Tujuan Kegiatan

1. Menginformasikan perlombaan, seminar, kegiatan kemanusiaan & lingkungan hidup, pelatihan keilmuan dan lain sebagainya kepada anggota.

2. Mendelegasikan anggota dalam perlombaan, seminar, kegiatan kemanusiaan &

lingkungan hidup, pelatihan keilmuan dan lain sebagainya.

(6)

3. Memberi pengalaman dan keilmuan kepada anggota 4. Meningkatkan eksistensi dan hubungan eksternal 5. Terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi c. Sasaran dan Peserta Kegiatan

Program kerja ini ditujukan kepada anggota aktif KSMPA Titik Nol.

d. Waktu Pelaksanaan

Pada saat terdapat surat masuk/informasi yang masuk dan disetujui.

e. Pencapaian

* Target Pencapaian

Berpartisipasi dalam kegiatan penting eksternal.

* Hasil

Berpartisipasi dalam 26 kegiatan eksternal.

* Penanggungjawab Paku dan Sandal f. Realisasi Dana

N o

Kegiatan Nama Barang

Jml Harga Satuan

Total Sumber Dana 1. Pantai Sodong Registrasi 1 40.000 40.000 Fakultas

Pantai Sodong Bensin 2 10.000 20.000 Fakultas 2. Lomba LAGL

V

Registrasi 2 120.000 240.000 Fakultas

3. Lomba Mapasa Orienteering

Registrasi 2 20.000 40.000 Fakultas

Lomba Mapasa Orienteering

Makan 2 10.000 20.000 Fakultas

Lomba Mapasa Orienteering

Bensin 1 20.000 20.000 Fakultas

4. Lomba DSC Registrasi 3 25.000 75.000 Fakultas

5. Latgab Caving Registrasi 1 50.000 50.000 Fakultas

Total 505.000

(7)

g. Evaluasi dan Saran

* Evaluasi

1. Kurangnya partisipasi anggota

2. Koordinasi yang kurang saat persiapan

3. Undangan delegasi tidak terpenuhi karena kepadatan kegiatan

4. Delegasi masih dominan undangan kegiatan, untuk delegasi keilmuan sejauh ini masih kurang

5. Tim konservasi, tanggap bencana, dan lomba yang dibentuk belum berjalan maksimal.

* Saran

1. Komunikasi dan ajakan harus lebih intens, khusus untuk anggota muda agar lebih membaur di lingkup eksternal

2. Koordinasi antar departemen harus lebih intens agar persiapan teknis lebih baik.

3. Delegasi keilmuan perlu diadakan dengan catatan dana delegasi harus mencukupi

h. Dokumentasi Kegiatan

(8)

(9)

i. Dokumentasi Nota

(10)

7.3.2 Diesnatalis KSMPA TN

Diesnatalis KSMPA TN merupakan salah satu program kerja Departemen Hubungan Masyarakat dalam rangka memperingati hari jadi KSMPA TN yang berisi kegiatan internal dan eksternal sehingga diperlukan adanya kepanitiaan untuk memperinci agenda-agenda yang ada.

b. Tujuan Kegiatan

1. Memperingati hari jadi KSMPA TN.

2. Meningkatkan Eksistensi organisasi c. Sasaran dan Peserta Kegiatan

Program kerja ini ditujukan kepada seluruh anggota aktif, warga teknik, dan MAPALA sekitar kampus teknik.

1. Internal : Diesnat dilaksanakan pada tanggal 18-19 November 2023

2. Eksternal : Donor darah dilaksanakan pada tanggal 30 Agustus 2023 dan kegiatan pelatihan software pada tanggal 21 Oktober 2023

e. Pencapaian

* Target Pencapaian

Terlaksananya kegiatan perayaan hari jadi KSMPA TN.

* Hasil

(11)

1. Berhasil mengadakan kegiatan donor darah dengan 74 pendaftar dan 38 kantong darah.

2. Kegiatan pelatihan software yang dihadiri 11 peserta.

3. Berhasil mengadakan diesnat internal di Villa Baturraden yang dihadiri oleh ALB dan anggota aktif.

* Penanggungjawab

Penanggung jawab kegiatan ini adalah Departemen Humas.

Internal : Paku Eksternal : Sandal f. Realisasi Dana

No Kegiatan Nama Barang

Jml Harga Satuan

Total Sumber Dana Sekretaris Bendahara

1. Qgis Kwitansi 1 3.000 3.000 Kas

Sub total Rp. 3.000,00

Logistik

1. Qgis

Sewa Zoom 1 16.000 16.000

Dana Hibah Sub total Rp. 16.000,00

Humport 1. Internal

Villa 1 2.400.000 2.400.000

Fakultas + Iuran

2. Internal Bensin 10 10.000 100.000 Iuran

3. Internal Bensin 5 10.000 50.000 Iuran

Sub total Rp. 2.550.000,00 PDD

1. Dondar

Banner 1 97.000 97.000

Dana Hibah

(12)

2. Dondar

Print 1 500 500

Dana Hibah

3. Dondar

Laminating 1 3.500 3.500

Dana Hibah

4. Qgis Stiker 1 45.000 45.000 Iuran

5. Internal Balon huruf

angka 1 37.737 37.737 Iuran

6. Internal Banner 1 1145.00 114.500 Iuran

Sub total Rp. 298 237,00 Acara

1. Qgis Pemateri 1 150000 150000 Iuran

2. Internal Kerupuk 1 20000 20000 Iuran

3. Internal Materai 1 10000 10000 Iuran

4. Internal Sticknotes 1 10000 10000 Iuran

5. Internal HVS 1 6000 6000 Iuran

6. Internal Kecap 1 2000 2000 Iuran

7. Internal Rafia balon

pulpen 1 35000 35000 Iuran

Sub total Rp. 233.000,00 P3K

1.

Sub total

Konsumsi

1. Dondar Risol Sayur 10 2000 20000

Dana Hibah

2. Dondar Pastel 10 2000 20000 Dana

(13)

Hibah

3. Dondar Semangka 4 10000 40000

Dana Hibah

4. Dondar

Air mineral

gelas 1 16000 16000

Dana Hibah

5. Dondar

Dadar

gulung 30 1500 45000

Dana Hibah

6. Qgis Nasi Ayam 14 10000 140000

Iuran Peserta

7.

Qgis

Potato 1 33000 33000

Iuran Peserta

8.

Qgis

Momogi 1 25500 25500

Iuran Peserta

9.

Qgis Air mineral

Yora 1 18000 18000

Iuran Peserta

10. Internal Lumpia 25 11000 275000

Dana Hibah

11. Internal

Ongkir

lumpia 1 20000 20000

Dana Hibah

12. Internal

Bumbu Ayam

Goreng 1 10000 10000

Dana Hibah

13. Internal

Minyak

Goreng 1 15000 15000

Dana Hibah

14. Internal Ayam 4 35000 140000

Dana Hibah

15. Internal Cabai Rawit 2 7500 15000

Dana Hibah

16. Internal

Bawang

Merah 2.5 6000 15000

Dana Hibah

(14)

17. Internal

Bawang

Putih 2 4000 8000

Dana Hibah

18. Internal Lalapan 1 27000 27000

Dana Hibah

19. Internal Tahu 7 3000 21000

Dana Hibah

20. Internal Tempe 3 5000 15000

Dana Hibah

21. Internal Royco 1 8000 8000

Dana Hibah

22. Internal

Ketumbar

bubuk 3 2000 6000

Dana Hibah

23. Internal Garam 1 4000 4000

Dana Hibah

24. Internal Beras 4 13000 52000

Dana Hibah

25. Internal Teh 1 13000 13000

Dana Hibah

26. Internal

Kopi Good

Day 2 12000 24000

Dana Hibah

27. Internal Gula 1 10000 10000

Dana Hibah

28. Internal Snack 1 33000 33000

Dana Hibah

29. Internal Snack 1 25500 25500

Dana Hibah

30. Internal Es 1 4000 4000

Dana Hibah Sub total Rp. 1.098.000,00

(15)

Total Rp. 4.198.237,00

* Evaluasi

 Diesnat Internal

Divisi Evaluasi

Ketua Pelaksana 1. Kurang komunikasi dan penyebaran informasi yang tidak merata

2. Kurang mengontrol jobdesk divisi

Sekretaris 1. Tidak membuat absensi panitia

Bendahara -

Acara 1. Waktu pelaksanaan acara tidak sesuai SOP 2. Kurang persiapan

Humas Transportasi

1. Jarkom telat dibagikan

2. Kurang informasi terkait ALB yang datang 3. Terdapat miskom terkait harga villa

4. RAB bensin kurang

5. Kurang komunikasi dalam internal divisi

(16)

 Diesnat Eksternal

Divisi Evaluasi

Logistik 1. Packing tidak sesuai waktu yang ditentukan

2. Terdapat anggota yang tidak konfirmasi terkait barang logistic yang dibawa

3. Tidak membuat pembagian orang yang membawa logistik untuk pulang

DDD dan P3K 1. Live report kurang 2. After movie telat dibuat 3. Sempat kehilangan oksigen

4. P3K kurang dalam mengontrol kesehatan anggota Konsumsi 1. List barang kurang

2. Kurang mengontrol barang-barang konsum

3. Kurang koordinasi terkait makanan yang disediakan oleh villa

(17)

1. Donor Darah

2. Pelatihan Software

Divisi Evaluasi

Acara Kurang jelas terkait plottingan orang selama acara

(18)

* Saran

 Diesnat Internal Divisi Evaluasi

Ketua Pelaksana 1. Telat hadir saat acara

2. Tidak memperhatikan plotting staff pada SOP Acara 1. Waktu pelaksanan acara tidak sesuai SOP

2. Kurangnya persiapan untuk pembukaan dan penutupan acara

3. Kurangnya koordinasi MC yang standby dalam ruangan

Konsumsi 1. Terdapat kelebihan jumlah makanan

2. Tidak ada staff yang standby untuk refill minum

Humport 1. Pembagian tugas kurang merata

2. Kurang maksimal dalam followup peserta

Logistik 1. Telat membawa barang ke ruang kelas

PDD dan P3K 1. Belum mengambil sticker saat acara akan segera dimulai

2. Tidak mempersiapkan kamera dari jauh-jauh hari Sekretaris 1. Belum print amplop surat

2. Salah penomoran surat undangan

(19)

 Diesnat Eksternal 1. Donor Darah

Divisi Rekomendasi

Ketua Pelaksana 1. Memperbaiki komunikasi dan lebih sering melakukan controlling divisi

Sekretaris 1. Membuat absensi panitia

Bendahara -

Acara 1. Lebih mempersiapkan acara 2. Lebih memperhatikan SOP

Humas Transportasi

1. Memperbaiki komunikasi dan koordinasi 2. Lebih sering followup kedatangan ALB

Logistik 1. Disiplin waktu

2. Lebih sering mengontrol barang-barang

DDD dan P3K 1. Lebih sering live report 2. Segera membuat after movie 3. Menjaga barang P3K

4. Lebih sering controlling kesehatan anggota Konsumsi 1. Menjaga barang konsum

2. Memperbaiki koordinasi

(20)

2. Pelatihan Software

h. D

o k u m e n t a s i

Kegiatan

Divisi Rekomendasi

Acara Lebih memperjelas pembagian jobdesk tiap orang

Divisi Rekomendasi

Ketua Pelaksana 1. Disiplin waktu dan memperhatikan SOP Acara 1. Lebih dipertegas untuk SOP

2. Memperbaiki koordinasi antar orang-orang yang terlibat

Divisi Rekomendasi

Konsumsi 1. Mmperhitungkan konsumsi dengan baik

Humport 1. Melakukan pemerataan dalam pembagian tugas 2. Melakukan followup satu persatu untuk peserta secara berkala

Logistik 1. Lebih disiplin terkait waktu dan alat

PDD dan P3K 1. Mempersiapkan keperluan PDD dari jauh-jauh hari

Sekretaris 1. Lebih teliti terhadap urusan surat

Bendahara 1. Memperbaiki koordinasi dengan seluruh divisi terkait biaya

(21)

i. Dokumentasi Nota

7.3.3 Rawat Bumi

Rawat Bumi merupakan suatu program kerja Departemen Hubungan Masyarakat dalam rangka peringatan hari bumi dengan melakukan kerja bakti seperti penanaman bibit pohon dan bersih-bersih.

b. Tujuan Kegiatan

(22)

1. Memperingati hari bumi dan memberikan dampak positif bagi lingkungan 2. Sarana menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal

3. Mengajak para pengikut media sosial KSMPA TN agar terpacu untuk sadar terhadap lingkungan.

c. Sasaran dan Peserta Kegiatan

Program kerja ini ditujukan kepada anggota aktif KSMPA TN dan pengikut media sosial KSMPA TN.

1. Pelaksanaan pertama pada tanggal 8 April 2023 2. Pelaksanaan kedua pada tanggal 2 September 2023 3. Pelaksanaan ketiga pada tanggal 2-3 Maret 2024 e. Pencapaian

* Target Pencapaian

Terlaksananya peringatan hari bumi dengan kerja bakti serta menanam 25 bibit pohon dan termotivasinya pengikut media sosial KSMPA TN untuk cinta terhadap lingkungan.

* Hasil

1. Melaksanakan kerja bakti di Pantai Sodong

2. Berhasil menanam 25 bibit dan bibit lainnya dari kegiatan Youth Environment Week (YEW)

3. Mengikuti kegiatan Marathon Konservasi di Jalur Kaliwadas, Gunung Slamet, Kab. Brebes.

4. Dibuatnya video ajakan rawat bumi

* Penanggungjawab

Penanggung jawab kegiatan ini adalah Paku.

f. Realisasi Dana

No Kegiatan Nama Barang

Jumlah Harga Satuan

Total Sumber Dana 1 Marathon

Konservasi

Konsumsi 7 Rp. 6.428,57 Rp. 45.000,00 Fakultas

(23)

2 Marathon Konservasi

Bensin 3 Rp. 20.000,00 Rp. 60.000,00 Fakultas

Sewa Alat

Berkemah 1 Rp. 98.000,00 Rp. 98.000,00 Fakultas

Bensin 1 Rp. 30.000,00 Rp. 30.000,00 Fakultas

Total Rp. 233.000,00

 Evaluasi

1. Kurangnya partisipasi anggota

2. Koordinasi yang kurang dari Departemen Humas

3. Tidak mengikuti kegiatan bersih-bersih sungai di tanggal 16 September 2023

 Saran

1. Kegiatan rawat bumi ke depan bisa dipersiapkan lebih matang terutama tempat, bibit, ataupun pihak kedua.

2. AM harus berpartisipasi aktif pada kegiatan rawat bumi.

(24)

i. Dokumentasi Nota

7.3.4 Bingkai TN

Bingkai TN merupakan program kerja yang berkolaborasi dengan semua departemen yang terkait kegiatan dalam bentuk publikasi dari Departemen Humas di akun Instagram KSMPA Titik Nol di tiap bulannya dan rekap kegiatan dalam bentuk booklet di akhir kepengurusan tertuju pada para pengikut dan pamflet saat Expo Teknik untuk menarik minat mahasiswa baru.

b. Tujuan Kegiatan

1. Sebagai sarana informasi organisasi KSMPA Titik Nol.

2. Sebagai sarana menarik minat dari mahasiswa baru teknik.

3. Sebagai wadah kreasi anggota KSMPA TN.

4. Sebagai sarana promosi untuk branding KSMPA TN.

Sasaran kegiatan ini adalah Mahasiswa Teknik dan pengikut Media Sosial KSMPA TN.

(25)

Dipublikasikan pada awal masuk perkuliahan tanggal 19 Agustus 2023 berupa pamflet untuk keperluan expo, rekap kegiatan di setiap akhir bulan di IG, dan di akhir kepengurusan berupa booklet berisi informasi kegiatan sebagai bentuk rekapitulasi kegiatan kepengurusan dan promosi organisasi.

e. Pencapaian

* Target Pencapaian

Dibuatnya pamflet, rekap kegiatan per bulan, dan booklet di akhir kepengurusan.

* Hasil

1. Terpublikasinya pamflet dan brosur saat expo.

2. Terpublikasinya feeds instagram yang berisi rekap kegiatan tiap akhir bulan.

3. Tepublikasinya booklet sebagai rekap kepengurusan.

* Penanggungjawab

Penanggung jawab kegiatan ini adalah Sandal.

f. Realisasi Dana

No Kegiatan Nama Barang

Jumla h

Harga Satuan

Total Sumber Dana 1 Bingkai Tn ^Booklet ² 75.000,00 150.000,00 Fakultas

Total Rp. 150.000,00

 Evaluasi

1. Kurangnya persiapan dalam penyebaran pamflet dan brosur saat expo.

2. Beberapa feeds instagram terlambat dipublikasikan, karena kepadatan kegiatan, kurangnya informasi, dan hilangnya dokumentasi.

3. Terdapat kegiatan/informasi yang semestinya tidak dimasukkan dalam feeds, karena dapat membocorkan informasi terkait kegiatan tersebut.

(26)

 Saran

1. Memilih tempat percetakan dan kertas pamflet/brosur dengan hasil yang baik.

2. Meningkatkan koordinasi setiap panitia untuk menyebarkan pamflet dan brosur.

3. Mencatat dan merekap setelah kegiatan dilaksanakan dan menyiapkan desain feeds lebih awal, agar pada saat akhir bulan dapat langsung dibuat dan diupload.

4. Lebih memilah dan menanyakan ke penanggung jawab bidang kegiatan terkait dalam penyebaran informasi tersebut.

(27)

i. Dokumentasi Nota

7.3.5 Donor Darah

Program kerja donor darah merupakan implementasi dari pengabdian masyarakat.

Departemen Hubungan Masyarakat Kegiatan donor darah bekerja sama dengan Palang Merah Indonesia (PMI) memfasilitasi warga FT dan masyarakat umum untuk menyumbangkan darahnya untuk membantu ketersediaan stok darah.

Pelaksanaan donor darah dilakukan mandiri atau berkolaborasi dengan lembaga lain. Pelaksanaan kegiatan ini di Fakultas Teknik Unsoed.

b. Tujuan Kegiatan

1. Sebagai sarana menjalin hubungan eksternal dengan PMI.

2. Menjalin interaksi sosial dengan warga teknik.

3. Mengajarkan anggota muda mengatur suatu kepanitiaan.

4. Membantu mencukupi kebutuhan darah.

Program kerja ini ditujukan kepada seluruh anggota aktif, warga teknik, masyarakat sekitar teknik, dan MAPALA sekitar kampus teknik.

1. Donor darah pertama pada tanggal 29 Mei 2023

(28)

2. Donor darah kedua pada tanggal 25 November 2023 e. Pencapaian

* Target Pencapaian

1. Mendapatkan 30 kantong per kegiatan 2. Terjalin Silaturahmi di KBMFT

3. Terlaksanakannya poin 3 Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu pengabdian kepada masyarakat

* Hasil

1. Donor darah pertama berhasil mendapatkan 29 kantong darah dengan 50 pendaftar.

2. Donor darah kedua berhasil mendapatkan 28 kantong darah dengan 29 pendaftar.

* Penanggungjawab

Penanggung jawab kegiatan ini adalah Pecel dan Paku.

f. Realisasi Dana No Kegiata

n

Nama Barang Jumla h

Harga Satuan

Total Sumber Dana

1 Donor

Darah 1

Konsumsi 1 120.000 120.000 Fakultas

Total Rp. 120.000,00

 Evaluasi

1. Kurangnya persiapan panitia

2. Kurangnya kehadiran panitia saat pelaksanaan donor darah 3. Kurangnya promosi dari panitia

4. Perpindahan tempat dari pendopo ke Gedung A dan F menyebabkan jumlah peserta berkurang.

 Saran

1. Bisa dibuat video promosi untuk donor darah

(29)

2. Koordinasi dan komunikasi panitia lebih intensif

i. Dokumentasi Nota