UN10/F40/HK.01.02.a/012.2 14.Jul.18
04.Aug.18 20.Aug.18
Wakil Dekan II FISIP UB
Anang Sujoko, S.Sos., M.Si., D.COMM NIP. 19700624 200502 1 001 PENGELOLAAN SURAT MASUK
DASAR HUKUM
1 Peraturan Rektor Nomor 20 tahun 2016 tentang susunan organisasi dan tata
kerja 1
2 Manual Mutu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik tahun 2018 2 3 Rencana Strategis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik tahun 2016. 3
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1 N/A 1
2 N/A 2 Ballpoint/Kertas A4/Buku Besar Folio
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Ketersediaan data sangat tergantung kepada file elektronik Disimpan sebagai data elektronik Komputer/printer/scanner KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
FAKULTAS xxxxx
UNIVERSITAS BRAWIJAYA NAMA SOP
KUALIFIKASI PELAKSANA
Mampu memahami manajemen arsip
Memahami prosedur pengelolaan surat masuk Mampu mengoperasikan komputer
NOMOR SOP
TGL PEMBUATAN
TGL REVISI
TGL EFEKTIF
DISAHKAN OLEH
Resepsionis Sekretaris Dekan/
Unit Kerja Lain Kelengkapan Waktu Output
1 Mulai :
Resepsionis menerima surat masuk
1. Surat masuk,
2. ATK. 2 menit Surat masuk
diterima.
Petugas resepsionis menerima surat masuk dan menandatangani buku tanda terima surat dari pengirim surat.
2 Melakukan pengecekan alamat tujuan surat masuk Surat masuk 5 menit
Ketelitian dalam melakukan pengecekan.
Pengecekan pada alamat yang dituju.
3 Melakukan entri surat masuk dan melakuan scan
1. Surat masuk, 2. Komputer, 3. Alat scan.
10 menit
Arsip dalam bentuk soft copy, hasil scan surat masuk.
1. Melakukan entri surat masuk.
2. Melakukan scan
4 Memberikan kartu kendali pada surat masuk
1. Surat masuk, 2. Komputer, 3. Alat scan, 4. Kertas A4, 5. Printer.
10 menit Pencetakan kartu kendali
5 Pendistrubusian surat masuk
1. Buku besar folio, 2.
Surat masuk, 3. Kartu kendali.
10 menit
Catatan di buku besar penerimaan surat masuk.
Resepsionis menyampaikan surat ke Sekretaris Dekan/Unit Kerja Lain.
6 Sekretaris Dekan dan Unit Kerja Lain menerima surat masuk
1. Surat masuk, 2. Kartu kendali, 3. Alat tulis.
10 menit Surat telah
diterima Melakukan pengecekan surat masuk
7 Selesai
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Keterangan
Tidak Ya
