PT GEMILANG AGRO AGRAMIN BANDAR LAMPUNG
Untuk memenuhi persyaratan mendapatkan nilai praktik kerja lapangan
DisusunOleh:
PUTU HADI SUSANTO 14311108
PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS TEKNOKRAT INDONESIA BANDAR LAMPUNG
2018
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Nama : Putu Hadi Susanto (14311108) Program Studi : Sistem Informasi
Instansi/perusahaan : PT Gemilang Agro Agramin Bandar Lampung
Alamat Instansi/perusahaan : Jalan Pangeran Antasari Perum Villa Citra 1 Blok O no 8, Bandar Lampung
Pembimbing,
Pembimbing laporan PKL Pembimbing lapangan
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,
Jupriyadi, S.Kom., M.T.
NIK 022 10 10 01
Instansi/Perusahaan PKL,
Putu Lanang Arta Wijaya Manajer
Menyetujui,
Program Studi S1 Sistem Informasi Ketua,
Rusliyawati, S.Kom., MTI.
NIK. 031 02 08 02
ii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRATIK KERJA LAPANGAN (PKL) PT GEMILANG AGRO AGRAMIN BANDAR LAMPUNG
Dipersiapkan dan diisusun oleh:
PUTU HADI SUSANTO(14311108) Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji
pada tanggal 25 Januari 2018 Dewan Penguji Pembimbing,
Jupriyadi, S.Kom., M.T.
NIK. 022 10 10 01
Penguji,
Neneng, S.Kom., M.kom.
NIK. 021 06 12 08
Laporan ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh nilai Praktik Kerja Lapangan tanggal 25 Januari 2018
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Dekan,
Y. Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs.
NIK. 021 05 02 05
Program Studi Sistem Informasi Ketua,
Rusliyawati, S.Kom., MTI.
NIK. 031 02 08 02
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Lapangan (PKL) ini.
Penulisan Laporan PKL ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mendapatkan nilai Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Program Studi SI Sistem Informasi Fakultas Teknik & Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.
Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesikan laporan PKL ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. H.M Nasrullah Yusuf, S.E.., M.B.A. selaku Rektor Universitas Teknokrat Indonesia.
2. Y. Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.
3. Rusliyawati, S.Kom., MTI., selaku Ketua Program Studi SI Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.
4. Jupriyadi, S.Kom., M.T., selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing penulis menyelesaikan Laporan PKL ini.
5. Neneng, S.Kom., M.T., selaku dosen penguji
6. PT Gemilang Agro Agramin Bandar Lampung yang telah banyak membantu dan memberikan bimbingan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan serta membantu dalam usaha memperoleh data yang penulis perlukan;
7. Putu Lanang Arta Wijaya selaku Manajer di PT Gemilang Agro Agramin Akhir kata, penulis berharap semoga Tuhan yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga Laporan PKL ini membawa manfaat.
Bandar Lampung, 25 Januari 2018 Penulis
Putu Hadi Susanto Npm. 14311108
iv
DAFTAR ISI
Hal.
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ...iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
RINGKASAN PKL ... vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Maksud dan Tujuan PKL ... 2
1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan ... 3
1.4 Tempat Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ... 3
1.5 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ... 4
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 5
2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 5
2.3 Struktur Organisasi ... 6
2.4 Tugas dan Tanggung Jawab ... 7
2.5 Kegiatan Umum Perusahaan ... 8
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 3.1 Pelaksanaan PKL: PUTU HADI SUSANTO NPM 14311108 ... 9
3.1.1 Bidang Kerja ... 9
3.1.2 Pelaksanaan Kerja ... 10
3.1.3 Kendala Yang Dihadapi ... 16
3.1.4 Cara Mengatasi Kendala ... 16
BAB 4 PENUTUP 4.1 Kesimpulan ... 20
4.2 Saran ... 20 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
v
DAFTAR GAMBAR
Hal.
Gambar 1.1 Denah Lokasi Perusahaan ... 4
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Gemilang Agro Agrmain ... 6
Gambar 3.1 Bukti Pemesanan Barang Pelanggan ... 10
Gambar 3.2 Bukti Faktur Pembelian Barang Secara Tunai ... 10
Gambar 3.3 Bukti Faktur Pembayaran Pelanggan Secara Kredit ... 11
Gambar 3.4 Bukti Rekap Penerimaan Uang Dari Sales ... 12
Gambar 3.5 Proses Pengecekan Uang Asli dan Palsu ... 12
Gambar 3.6 Bukti Setoran Uang Di Bank ... 13
Gambar 3.7 Rak Arsip Dokumen ... 14
Gambar 3.8 Lemari Arsip Dokumen ... 14
Gambar 3.9 Barang di Gudang yang Akan Di Stok Opname ... 15
Gambar 3.10 Contoh Usulan Penerapan Arsip Dokumen Digital ... 16
vi
RINGKASAN PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan sarana mengaktualisasi diri terhadap beberapa keahlian atau ketrampilan baik softskill atau hardskill yang sudah diperoleh selama perkuliahan, diterapkan di suatu perusahaan atau instansi selama beberapa bulan. Pada laporan PKL ini, disajikan beberapa kegiatan pelaksanaan kerja, temuan kendala atau masalah dan usulan solusi terhadap kendala atau masalah yang dihadapi di PT Gemilang Agro Agramin Bandar lampung selama 2 bulan yaitu pada bulan April dan Juni 2017.
Penempatan PKL pada perusahaan ini dibagi di beberapa divisi dengan bidang kerja yang berbeda. Pelaksanaan kerja pada divisi administrasi kegiatan yang dilakukan secara rutin adalah pengecekan penghitungan uang, pengarsipan dokumen dan stok opname. Kendala yang dihadapi penulis yaitu berupa perhitungan uang yang kurang memiliki ketelitian dan pelatihan tentang perbedaan uang asli atau palsu, pengarsipan dokumen yang belum tertata dengan rapi, serta penghitungan stok opname yang masih selisih. Usulan solusi dalam perhitungan uang membutuhkan pelatihan serta ketelitian yang tinggi dalam melakukan perhitungan dan pengecekan uang, usulan solusi pengarsipan dokumen membuat pengarsipan dokumen secara digital, serta usulan solusi perhitungan stok barang menginput semua barang masuk dan barang keluar sehari sebelum melakukan stok opname.
Selama kegiatan praktik kerja lapangan ini penulis memperoleh banyak manfaat dan pengalaman yang sangat berguna bagi penulis yaitu mempelajari setiap perosedur kegiatan pada perusahaan distribusi dari cara memasarkan produk, pemesanan barang, penghitungan uang, pengarsipan dokumen dan penghitungan stok barang.
Kata Kunci : PKL, Administasi, penghitungan uang, Pengarsipan Dokumen, pengecekan stok barang.
vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Fakultas Teknik dan Ilmu komputer (FTIK), Universitas Teknokrat Indonesia sebagai institusi pendidikan yang mengedepankan kualitas mahasiswa dalam menjawab tantangan dunia kerja, menilai bahwa perlu diadakan Praktik Kerja Lapangan(PKL). Hal ini merupakan realisasi tuntunan Tujuan Pendidikan Nasional Tri Dharma Perguruan Tinggi. Objek kajian program PKL adalah penerapan ilmu pengetahuan pelatihan mental dan sikap disiplin di instansi maupun perusahaan yang menjadi mitra program PKL.
PT Gemilang Agro Agramin Bandar Lampung merupakan usaha menengah ke atas yang bergerak dibidang usaha distribusi yang mencakup hampir semua wilayah Provinsi Lampung diantaranya Lampung Tengah, Lampung Timur, Lampung Selatan, Lampung Barat, Lampung Utara, dan Tulang Bawang.
Kegiatan PT Gemilang Agro Agramin adalah sebagai penyalur barang dari produsen kepada konsumen berupa produk pestisida. Pestisida adalah sebutan untuk semua jenis obat (zat bahan kimia) pembasmi hama yang bertujuan untuk melindungi tanaman dari serangan jamur, bakteri, virus, serangga, tikus, dan burung. Pestisida tidak hanya sekedar sebagai racun tetapi dapat sebagi zat pengatur tumbuh pada tanaman. Setiap prosedur kegiatan pada PT Gemilang Agro Agramin dicatat menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi dimulai dari pemesanan barang, pembuatan faktur penjualan, pengiriman barang, pembayaran barang serta pencatatan piutang konsumen yang melewati jatuh tempo pembayaran. Setiap satu bulan sekali bagian administrasi melakukan kegiatan pengecekan stok barang yang bertujuan untuk menghindari selisih perhitungan antara barang masuk dengan barang keluar di gudang. Kemudian setiap dua bulan sekali bagian administrasi melakukan kunjungan ke toko-toko untuk mengontrol kecocokan piutang pelanggan dengan faktur penjualan yang
sudah terkomputerisasi serta mengingatkan pelanggan bahwa faktur penjulan barang sudah melewati jatuh tempo pembayaran.Setiap satu minggu sekali PT Gemilang Agro Agramin melakukan meeting kerja untuk mengevaluasi kondisi di lapangan serta memantau pencapaian target setiap sales dari penjualan barang maupun setoran untuk menjaga kelancaran jalannya proses bisnis perusahaan.
Tujuan penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di PT Gemilang Agro Agramin adalah karena penulis ingin belajar lebih mendalami pengetahuan dibidang bisnis distribusi serta menerapkan ilmu pengetahuan akuntansi yang telah di peroleh selama masa perkuliaan sesuai bidang keahlian yang dimiliki.
Selain itu, saat ini penulis juga merupakan karyawan pada PT Gemilang Agro Agramin yang bekerja di bagian administrasi. Oleh karena itu, melalui Praktik Kerja Lapangan ini, penulis ingin menciptakan sebuah sistem yang dapat memberikan manfaat bagi PT Gemilang Agro Agramin.
1.2 Maksud dan Tujuan PKL
A. Maksud Praktik Kerja Lapangan (PKL):
1. Mempelajari dan memahami suatu bidang pekerjaan tertentu pada tempat praktik kerja.
2. Melakukan praktik kerja sesuai dengan latar belakang pendidikannya.
3. Melatih mahasiswa untuk menjadi tenaga kerja yang profesional dibawah tekanan.
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL):
1. Untuk memperoleh ilmu pengetahuan dan wawasan baru tentang bidang pekerjaan yang menggunkan sistem akuntansi pada perusahaan distribusi.
2. Untuk memperoleh pengalaman dari berbagai pekerjaan yang sesuai dengan teori akuntansi yang diperoleh dibangku perkuliahan.
3. Untuk dapat belajar menerapkan ilmu yang telah diperoleh pada perusahaan distribusi sebagai seorang pengusaha yang dapat
memberikan manfaat bagi kalangan masyarakat.
1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan
Adapun manfaat dari Praktik Kerja Lapangan adalah:
1. Manfaat bagi Mahasiswa :
a. Menambah wawasan setiap mahasiswa mengenai dunia industri.
b. Menambah dan meningkatkan keterampilan serta keahlian dibidang praktek.
2. Manfaat bagi Universitas
a. Terjalainnya kerjasama bilateral antara Universitas dengan perusahaan.
b. Universitas akan meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman kerja magang.
c. Universitas akan dikenal di dunia industri.
3. Manfaat bagi Perusahaan :
a. Adanya kerjasama antara dunia pendidikan dengan dunia industri/
perusahaan sehingga perusahaan tersebut dikenal oleh kalangan akademis.
b. Adanya kritikan-kritikan yang membangun dari mahasiswa-mahasiswa yang melakukan praktek magang.
c. Perusahaan akan mendapat bantuan tenaga dari mahasiswa- mahasiswa yang melakukan praktik.
1.4 Tempat Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
Tempat Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan di kantor PT Gemilang Agro Agramin yang beralamat di Jl.Pangeran Antasari Perumahan Villa Citra 1 Blok O No 8 Bandar Lampung.
Gambar 1.1 Denah lokasi perusahaan
1.5 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
Adapun waktu pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yang Penulis lakukan yaitu selama 48 hari kerja, sejak tanggal 10 April 2017 sampai dengan 3 Juni 2017. Jam kerja pegawai PT Gemilang Agro Agramin yaitu hari Senin sampai dengan Sabtu pukul 07.30 – 17:00 WIB.
BAB II
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL
2.1 Sejarah singkat
PT Gemiang Agro Agramin merupakan perusahaan yang berdiri mulai sejak tahun 1994 berawal dari perusahaan kecil yaitu PD Gemilang Maju yang belum dikenal oleh masyarakat luas namun dengan kegigihan dan kerja keras pemilik perusahan dalam mengelola bisnis distribusi perdagangan akhirnya pada tahun 2014 dapat menjadi perusahaan menengah ke atas yaitu PT Gemilang Agro Agramin yang memiliki banyak karyawan dan wilayah pemasaran yang luas di Provinsi Lampung. Perusahaan ini bergerak di bidang perdagangan pupuk cair, pupuk organik, obat pestisida (zat bahan kimia ) untuk mengendalikan hama pada
tanaman pertanian dan perkebunan. Dalam mendistribusikan produk, PT Gemilang Agro Agramin telah berpengalaman selama lebih dari 22 tahun.
Saat ini pupuk dan obat pestisida yang di distribusikan merupakan pupuk non subsidi yang di produksi oleh PT Petrokimia Kayaku Gresik, PT Petosida Gresik, PT Asiana Chemialindo Lestari Jakarta, PT Oat Mitoku Agrio jakarta, PT Javamas Yogyakarta, dan PT Advanta Seed Indonesia Jakarta.
2.2 Visi dan Misi Perusahaan
Berikut ini adalah visi dan misi dari PT Gemilang Agro Agramin:
A. Visi dari PT Gemilang Agro Agramin adalah memberikan produk dan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dengan harga yang kompetitif dalam bersaing dengan kompetitor lain.
B. Misi dari PT Gemilang Agro Agramin adalah menjadi distributor pupuk terbaik di Provinsi Lampung yang mengutamakan mutu produk dan pelayanan yang berkualitas.
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisai PT Gemilang Agro Agramin adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Gemilang Agro Agramin
2.4 Tugas dan Tanggung Jawab
Setiap posisi dalam sebuah kantor ataupun perusahaan pastilah memegang peranan dan memiliki tanggung jawab masing-masing dalam setiap bidang pekerjaannya masing-masing.
1. Manager
Manager adalah orang yang berpengalaman, memiliki pengetahuan, keterampilan, serta kemampuan yang bagus diantara lainnya sehingga diakui untuk dapat menjadi pemimpin untuk mengelola, mengatur, serta mengendalikan organisasi perusahaan agar lebih berkembang dalam mencapai tujuan perusahaan. Tugas dan tanggung jawab seorang manager dalam perusahaan adalah memimpin perusahaan, mengatur dan mengendalikan perusahaan, mengembangkan perusahaan, menumbuhkan kepercayaan, mengevaluasi pencapaian perusahaan, mengatasi masalah perusahaan, dan meningkatkan kualitas perusahaan.
MANAGER
HRD
ADMINISTRASI SALES KEPALA GUDANG SUPIR
2. HRD
Human Resources Development atau Pengembangan Sumber Daya Manusia adalah bagian dari perusahaan yang bertujuan untuk membantu karyawan mengembangkan keterampilan pribadi dan organisasi, pengetahuan, serta kemampuan (Heathfield, 2016). Tugas dan tanggung jawab dari HRD adalah mengatur penekanan pada gaji karyawan, memberikan pelatihan atau training, dan juga bertugas untuk membuat karyawan merasa puas atau bahagia bekerja pada suatu perusahaan.
3. Administrasi
Admin (Administrasi) adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketata usahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry,filing,membuat pengaturan perjalanan, dan mengambil pemesanan.
Setiap perusahaan membutuhkan administrator yang efisien yang dapat memastikan bahwa semua kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar.
Tugas dan tanggung jawab seorang administrator adalah membuat agenda perusahaan, mengisi data entry perusahaan, mengelola buku harian, menjawab dan menerima telepon, menyapa dan melayani klien, memesan persediyaan alat tulis kantor, mengetik dokumen, surat menyurat off line maupun online dan memilah pos, surat, paket kiriman, dan pemesanan.
4. Sales
Kegiatan penjualan produk adalah tanggung jawab seseorang yang berada pada profesi sales marketing disebuah perusahaan. Tumpuan akhir perusahaan bergantung pada kecepatan penjualan yang dilakukan oleh sales. Sales bertanggung jawab penuh atas jumlah produk yang terjual dalam periode yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, tugas dan tanggung jawab seorang sales adalah aktif mencari terget, merekap data hasil penjualan, menjamin kepuasan pelanggan, mencari mitra kerja, dan menyusun strategi lanjutan untuk memenuhi target perusahaan.
5. Kepala Gudang
Kepala gudang merupakan fungsi kerja dalam sebuah perusahaan baik dalam sekala besar maupun kecil yang secara umum yang bertugas merencanakan, mengkoordinasi, mengontrol dan mengevaluasi semua kegiatan penerimaan, penyimpanan dan persediaan stok barang yang akan di distribusikan kepada pembeli. Seorang kepala gudang bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, dan semua itu bergantung pada bidang kerja masing-masing perusahaan. Tugas kepala gudang distributor adalah memastikan semua operasional gudang berjalan lancar dan menjaga stabilitas, kualitas dan kuantitas barang dengan baik hingga barang siap untuk di distribusikan.
6. Supir
Supir adalah seseorang yang ditugaskan oleh perusahaan melakukan kegiatan pengiriman barang dari gudang sampai ke tangan pelanggan dengan kondisi yang baik.
2.5 Kegiatan Umum Perusahaan
Melakukan penjualan barang atau jasa kepada konsumen atau pelanggan dangan memberikan pelayanan serta produk yang berkualitas guna memenuhi kebutuhan pertanian di wilayah Provinsi Lampung.
BAB III
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.1 PELAKSANAAN PKL:
PUTU HADI SUSANTO, NPM 14311108 3.1.1 Bidang Kerja
Selama kegiatan PKL di PT Gemilang Agro Agramin penulis ditempatkan pada bagian administrasi yang kegiatannya:
1. Melakukan penerimaan uang dari sales 2. Melakukan pengarsipan dokumen
3. Melakukan pengecekan stok barang di gudang 3.1.2 Pelaksanaan Kerja
Adapun tugas yang dilakukan penulis selama melakukan PKL adalah:
1. Melakukan Penerimaan uang dari sales
Proses tahap awal dimulai dari pelanggan yang melakukan pemesanan barang kepada sales. Kemudian, pesanan barang dari pelanggan diberikan kepada admin. Selanjutnya admin akan memberikan pesanan pelanggan kepada pimpinan untuk meminta otorisasi persetujuan bahwa barang tersebut dapat dikirim. Setelah mendapat persetujuan dari pimpinan, admin mengkonfirmasi kepada kepala gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan kemudia barang dikirim ke toko oleh bagian pengiriman. Gambar 3.1 merupakan contoh dari surat pemesanan barang pelanggan.
Gambar 3.1 bukti pemesanan barang pelanggan
Setelah barang dikirim ke toko, kemudian sales melakukan penagihan penjualan barang kepada pelanggan secara tunai maupun kredit. Gambar 3.2 merupakan contoh faktur pembelian barang secara tunai.
Gambar 3.2 Bukti faktur pembelian barang secara tunai
Gambar 3.3 Menunjukan contoh faktur pembelian barang secara kredit.
Gambar 3.3 Bukti faktur pembayaran pelanggan secara kredit Selanjutnya, uang yang telah diterima dari pelanggan direkap oleh sales berdasarkan jumlah pembayaran piutang serta nomer faktur yang dikredit oleh pelanggan. Setelah itu, rekapan beserta uang diserahkan kepada admin untuk dihitung. Gambar 3.4 merupakan contoh penerimaan uang dari sales.
Gambar 3.4 Bukti rekap penerimaan uang dari sales
pengecekan menggunakan alat sinar ultraviolet untuk mengetahui keaslian dari uang yang dilihat dari nomer seri uang serta gambar hologram yang bersinar terang. Kemudian perbedaan uang palsu terletak pada nomor seri yang tidak bersinar yang terlihat hanya berupa gambar hitam. Jika pada saat pengecekan uang mendapatkan uang palsu, maka sales harus menukar uang tersebut dengan yang asli. Gambar 3.5 menunjukan contoh proses pengecekan uang asli atau palsu
Gambar 3.5 Proses pengecekan uang asli dan palsu
Setelah uang diperiksa kemudian dirapikan berdasarkan urutan nominalnya. Setelah selesai dirapikan, uang disetor ke bank dan dicatat pada buku kas masuk.Gambar 3.6 merupakan contoh uang yang sudah di setorkan ke bank.
Gambar 3.6 Bukti setoran uang di bank 2. Melakukan Pengarsipan dokumen
Dalam setiap kegiatan perusahaan atau instansi, baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai suatu tujuan yang telah di tetapkan dalam perencanaan dibutuhkan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Adapaun dokumen yang diarsip pada PT Gemilang Agro Agramin diantaranya bukti pemesanan barang pelanggan, bukti pembelian barang secara tunai maupun kredit, bukti rekap penerimaan uang dari sales, bukti setoran di bank. Semua bukti tersebut diarsipkan pada rak atau
lemari arsip dokumen. Gambar 3.7 menunjukan contoh pengarsipan pada rak arsip dokumen.
Gambar 3.7 Rak arsip dokumen
Gambar 3.8 Menunjukan contoh pengarsipan pada lemari arsip dokumen
Gambar 3.8 Lemari arsip dokumen
3. Melakukan Pengecekan stok barang di gudang
Barang merupakan aset yang sangat penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, bagian administrasi setiap satu minggu sekali melakukan pengecekan barang di gudang. Tahap awal pengecekan barang dimulai dari kepala gudang dan admin yang akan menghitung satu persatu barang berdasarkan tumpukan item barang perpalet. Kemudian admin akan mencocokan dengan data stok barang disistem yang sudah di cetak. Jika terjadi selisih barang rusak atau pecah, maka admin akan melaporkan kepada pimpinan untuk mencari solusi. Pengecekan barang secara rutin bertujuan untuk menghindari selisih barang masuk dan barang keluar di gudang. Gambar 3.9 menunjukan barang digudang yang akan dilakukan stok opname
Gambar 3.9 barang di gudang yang akan di stok opname
3.1.3 Kendala Yang Dihadapi
Adapun kendala yang dihadapi oleh penulis pada saat pelaksanaan PKL adalah :
1. Pada saat melakukan penghitungan dan pengecekan keaslian uang dibutuhkan ketelitian dan kehati-hatian karena admin belum banyak memiliki pengetahuan tentang perbedaan uang asli dan palsu pada saat menghitung menggunakan jari-jari tangan.
2. Pengarsipan dan penataan dokumen yang tidak tersusun dengan baik, sehingga pada saat pengecekan kelengkapan dokumen, akan sangat sulit untuk mencari dokumen yang dimaksud, sedangkan seringkali atasan meminta dokumen-dokumen yang sudah lama.
3. Pada saat melakukan pengecekan stok barang di gudang masih sering terjadi selisih perhitungan barang yang rusak atau pecah antara barang fisik dengan data pada sistem dikarenakan bagian administrasi terlambat dalam menginput data stok gudang 2 sampai 3 hari.
3.1.4 Cara Mengatasi Kendala
1. Melakukan penerimaan uang dari sales
Adapun usulan penulis cara mengatasi kendala pada saat melakukan penerimaan uang dari sales yaitu:
a) Memberikan pelatihan kepada bagian admin tentang bagaimana cara memeriksa perbedaan uang asli dan palsu yang baik dan benar menggunakan jari – jari tangan atau mesin ultraviolet.
b) Memberikan ilmu pengetahuan serta wawasan yang lebih luas kepada bagian admin tentang cara meningkatkan ketelitian dan kecepatan pada saat melakukan penghitungan uang.
2. Melakukan pengarsipan dokumen
Adapun usulan penulis cara mengatasi kendala pada pengarsipan dokumen yaitu membuat arsip dokumen digital yang dapat memberikan manfaat diantaranya:
a) Dapat menghemat ruang kearsipan karena menggunakan alat elektronik berupa komputer yaitu dengan cara scaning.
b) Dalam segi biaya dapat menghemat pengeluaran kantor berupa kertas dan tinta cetak (printer & fotocopy)
c) Dalam penyebaran dan pembagian datanya tidak lagi memerlukan kertas dan tinta. Cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya.
d) Dalam waktu akses pencarian data lebih efisien karena sistem penyimpanan yang terstruktur dapat memudahkan pengguna sistem untuk menemukan kembali data yang disimpan.
e) Dapat memperkecil kemungkinan kehancuran data karena mudah dalam melakukan Back-up data, sehingga akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini bertujuan untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.Gambar 3.10 menunjukan contoh usulan penerapan arsip dokumen digital
Gambar 3.10 contoh usulan penerapan arsip dokumen digital (Ui, 2018) 3. Melakukan pengecekan stok barang di gudang
Adapun usulan penulis cara mengatasi kendala pada pengecekan barang di gudang yaitu:
a) Satu hari sebelum melakukan pengecekan stok barang di gudang bagian administrasi harus menginput semua data barang masuk dan barang keluar kemudian setelah itu baru di cetak.
b) Retur barang pada toko yang diterima oleh sales segera di konfirmasi kepada bagian administrasi supaya data retur dapat segara di proses kedalam sistem.
c) Barang yang pecah pada saat pengiriman dan di kembalikan ke gudang segera untuk di konfirmasi kepada administrasi supaya stok barang yang pecah dapat dikurangi pada stok barang di sistem.
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Selama penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT Gemilang Agro Agramin penulis banyak mendapatkan ilmu pengetahuan tentang perusahaan distribusi dari cara pemesanan barang, penjualan barang, pengiriman barang, penagihan piutang pelanggan secara tunai maupun kredit, pengecekan dan penerimaan uang dari sales, cara pengarsipan dokumen yang baik, serta pengecekan stok barang di gudang. Semua kegiatan itu merupakan pelajaran dan pengalaman yang di peroleh penulis selama melakukan praktik kerja lapagan di PT Gemilang Agro Agramin semoga ilmu yang telah di peroleh dapat berguna dan bermanfaat bagi penulis.
4.2 Saran
Pada Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan di PT Gemilang Agro Agramin, maka saran penulis untuk menyelesaikan permasalahan yang disebutkan di atas adalah :
1. Membuat aplikasi pengarsipan dokumen digital yang diharapkan bisa membantu dan memudahkan staf administrasi pada saat mengarsipkan dokumen.
2. Memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi yang semakin modern pada perusahaan distribusi dengan membuat sistem pemasaran berbasis website sebagai sarana promosi pengenalan produk.
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, S,. 2013. Menejemen Pemasaran. Jakarta : Rajawali Pers.
Aaker, Davit A. 2013. Manajemen Pemasaran Strategi. Edisi kedelapan. Jakarta : Salemba Empat.
Astri, L.A., & Wijayanto, A. 2011.Jurnal Pengaruh Citra Merek dan Kualitas Produk Dengan Kepuasan Konsumen Sebagai Variabel Antara Terhadap Loyalitas Konsumen Air Minum Merek Aqua, Jurusan Ilmu Administrasi Bisnis FISIP Universitas Diponegoro, Semarang.
Amsyah, Z,. 2005. Menejemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Buchari, A,. 2014. Manajemen Pemasaran dan Pemasaran Jasa. Bandung : Cv Alfabeta.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data.Yogyakarta:
C.v Andi Offset.
Leonardo, I,. 2004. Pemograman Database dengan Java. Jakarta : Elex Media Komputido.
Martini, D., 2012. Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK. Jakarta:
Selemba Empat.
Indonesia, U., 2018.Arsip Universitas Indonesia.[online]Available at:
HYPERLINK http://arsip.ui.ac.id/
PKL, P., 2017. Pedoman Pelaksanaan Dan Laporan Praktik Kerja Lapangan.
In U.T Indonesia, ed. Pedoman Pelaksanaan Dan Laporan Praktik Kerja Lapangan. Bandar Lampung. pp.1-2.
Suwarni & Mayasari, D. W. 2011. Jurnal Pengaruh Kualitas Produk dan Harga Terhadap Loyalitas Melalui Kepuasan Konsumen, Fakultas Ekonomi Negeri Malang.
