Rancangan Sistem Informasi Layanan Administrasi Desa Berbasis Web

Rancangan Sistem Informasi Layanan Administrasi Desa Berbasis Web

Susi Susanti, Diego Wahyu^*, Ridwan Laksmana, Yuni Eka Achyani Teknologi Informasi, Sistem Informasi, Universitas Nusa Mandiri, Jakarta, Indonesia

Email: ¹aqillano@gmail.com, ^2,*diegowahyuramadhan99@gmail.com, ³ridwan.laksmana@gmail.com, ⁴yuni.yea@nusamandiri.ac.id Email Penulis Korespondensi: diegowahyuramadhan99@gmail.com

Submitted 28-09-2022; Accepted 15-10-2022; Published 31-10-2022 Abstrak

Desa Sukasih merupakan instansi pemerintah setingkat kecamatan, sampai dengan saat ini masih memiliki beberapa permasalahan dalam pengelolaan data, salah satunya proses pengajuan surat menyurat untuk kepentingan warga masih manual dan berdampak membutuhkan waktu proses yang lama sampai surat selesai, karena warga harus datang ke kantor desa berulang kali yaitu pada saat penyerahan dan pada saat pengambilan surat. Masalah lainnya adalah saat penyimpanan data warga yang masih manual dan dapat mengakibatkan dokumen rusak, hilang dan resiko data tidak terupdate. Untuk itu perlu adanya sistem informasi pengajuan surat yang dapat diakses oleh pihak-pihak berkepentingan, baik di dalam desa maupun di luar lingkungan desa. Perancangan sistem ini bertujuan untuk mengimplementasikan dan mengembangkan sistem informasi teknologi sebagai wadah digitalisasi penyerahan dokumen di Desa Sukaasih, guna mengatasi atau meminimalisir kesalahan proses pencatatan dokumen masyarakat setempat dan dapat mempersingkat waktu yang berhubungan dengan pelayanan administrasi menjadi lebih mudah, cepat dan efisien. Dalam perancangan sistem informasi manajemen dokumen berbasis website ini, metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Rapid Application Development, dan bahasa pemrograman PHP. Dari hasil uji validitas dengan nilai r tabel sebesar 0,433 maka didapatkan nilai r hitung dari masing-masing pertanyaan sebagai berikut: P1 r hitung nnya sebesar 0,4389, P2 r hitung N nya sebesar 0,8568, P3 r hitung nnya sebesar 0,8029, P4 r hitung N nya sebesar 0,8568, P5 r hitung N nya sebesar 0,8857, P6 r hitung N nya sebesar 0,8857, P7 r hitung N nya sebesar 0,8029, P8 r hitung N nya sebesar 0,8568, P9 r hitung N nya sebesar 0,8857, P10 r hitung N nya sebesar 0,8029, P11 r hitung N nya sebesar 0,8029, dan P12 r hitung N nya sebesar 0,4563.

Kata Kunci: Sistem Informasi; Desa; Administrasi; Hypertext Preprocessor; Rapid Application Development Abstract

Sukasih Village is a government agency at the sub-district level, until now it still has several problems in data management, one of which is the process of submitting correspondence for the benefit of the residents is still manual and has the impact of requiring a long processing time until the letter is completed, because residents have to come to the village office repeatedly. times, namely at the time of delivery and at the time of collection of the letter. Another problem is when storing citizen data is still manual and can cause documents to be damaged, lost and the risk of data not being updated. For this reason, it is necessary to have a letter submission information system that can be accessed by interested parties, both within the village and outside the village environment. The design of this system aims to implement and develop a technology information system as a forum for digitizing document submission in Sukaasih Village, in order to overcome or minimize errors in the local community document recording process and can shorten the time associated with administrative services to be easier, faster and more efficient. In designing this website-based document management information system, the system development method used is Rapid Application Development, and the PHP programming language.From the results of the validity test with an r table value of 0.433, the calculated r value for each question is as follows: P1 r count n is 0.4389, P2 r counts N is 0.8568, P3 r counts n is 0.8029 , P4 r count N is 0.8568, P5 r calculates N is 0.8857, P6 r calculates N is 0.8857, P7 r counts N is 0.8029, P8 r counts N is 0.8568, P9 r calculates N is 0.8857, P10 r calculates N is 0.8029, P11 r calculates N is 0.8029, and P12 r calculate the N is 0.4563.

Keywords: Information System; Village; Administrastion; Hypertext Preprocessor; Rapid Application Development

1. PENDAHULUAN

Perkembangan dunia teknologi dan informasi saling berkaitan satu sama lain dan sangat tidak mungkin bisa dipisahkan, disebabkan kondisi tersebut menjadikan hal-hal yang berhubungan dengan informasi, baik itu berita bermakna positif maupun berita bermakna negatif dapat diperoleh dengan sangat mudah, cepat serta akurat oleh masyarakat, dikarenakan semakin canggihnya kemajuan teknologi. Internet merupakan sarana yang paling mudah untuk memenuhi kebutuhan dalam mencari informasi yang kita inginkan [1]

.

ditambah lagi kondisi pandemi yang terjadi saat ini membuat fenomena transformasi baru semakin banyak manusia yang sadar dan butuh akan teknologi, hal ini mengakibatkan peningkatan angka pengguna teknologi secara significant pada masyarakat dunia.

Desa menjadi bagian penting dari suatu masyarakat yang tidak dapat dipisahkan,dan keberadaan desa semestinya tidak bisa diremehkan. salah satu kegiatan Desa yang sangat penting dalam hal pengadministrasian masyarakat desa, hal ini sebagaimana Pemendagri Nomor 32 tahun 2006 berisi tentang pedoman administrasi desa, administrasi pemerintahan desa merupakan kegiatan pencatatan data serta informasi mengenai aktivitas pemerintah Desa dalam kaitannya dengan tugas dan wewenang dalam menyelenggarakan urusan-urusan pemerintahan Desa. Pemerintah Desa berkewajiban melakukan berbagai macam pencatatan data, surat menyurat dan informasi pada buku-buku register / model sesuai dengan urusan dan kepentingannya.

Kondisi yang terjadi saat ini pada mayoritas Desa, mumnya dijumpai keadaan di bidang pengolahan administrasi Desa yang masih belum tertib dan kurang memadai, sehingga sering kali menjadi bahan perbincangan masyarakat yang bermakna negatif, seperti banyaknya kantor desa yang hanya melayani masyarakat setengah hari kerja, terutama dalam hal pengurusan dokumen yang dibutuhkan oleh masyarakat masih terbilang lama penangannya, dikarenakan dalam proses

pengerjaaan masih dikerjakan secara manual, dan juga di akibatkan dari masih kurang profesionalnya sumber daya manusia aparat Desa. Salah satu penyebab permasalahan tersebut dari relatif terbatasnya sumber daya manusia, aparat dan perangkatnya, juga terbatasnya sumber daya pendukung berupa perangkat lunak dan perangkat keras.

Manajemen dokumen pada Desa dinilai kurang efektif dan efisien karena bisa terjadi kemungkinan adanya kesalahan dalam pencatatan kedalam buku agenda surat [2]. Pelayanan administrasi surat di desa masih menggunakan cara konvensional atau manual [3]. Seringkali terjadi kesalahan data akibat human error dan menghasilkan data yang kurang akurat serta sering terjadi pengulangan pekerjaan pada saat data dibutuhkan [4].

Sistem informasi dan teknologi informasi merupakan salah satu kebutuhan di masa modern ini. Perkembangan teknologi saat ini sudah banyak mengalami kemajuan bersamaan dengan kebutuhan manusia yang semakin beragam sehingga membuat seluruh aspek kehidupan senantiasa berhubungan erat dengan perangkat komputer, dikarenakan kemajuan teknologi mampu meningkatkan pelayanan yang diberikan pada setiap aspek tak terkecuali pada manajemen dokumen masyarakat Desa.

Sistem merupakan sebuah kumpulan komponen prosedur berkaitan, bekerja sama berbentuk suatu jaringan kerja agar mencapai sebuah tujuan [5]. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses ke dalam bentuk, memiliki arti juga nilai nyata bagi si penerima untuk keputusan saat itu atau mendatang [6]. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi yaitu kumpulan berbagai komponen yang saling bekerja sama mengerjakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, dilakukan oleh sistem informasi biasanya pencatatan transaksi, pemeliharaan basis data, serta penyediaan laporan dan informasi [7].

Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang mengelola data atau informasi [8]. Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem Informasi yang digunakan untuk menentukan, mengordinasikan, mengontrol, menganalisa, dan memvisualisasikan informasi dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen ini terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak dimana organisasi beroperasi. Sistem Informasi Manajemen bekerja dengan mengumpulkan data dari bebrapa sistem online untuk analisis dan Sistem Informasi Manajemen melaporkan hasil analisis untuk membantu manajemen membuat keputusan, merencanakan dan memecahkan masalah [9].

Desa Sukaasih merupakan salah satu Desa di Kecamatan Sukatani, Kabupaten Bekasi yang saat ini penulis jadikan sebagai tempat untuk observasi. Berdasarkan observasi yang telah dilakukan berupa wawancara kepada Kepala Desa Sukaasih, terdapat beberapa aspek yang prosesnya belum maksimal, salah satunya dalam hal pendataan masyarakat yang masih dilakukan secara manual dalam proses pengolahannya, maka dari itu perlu dilakukan perubahan menjadi digitalisasi terhadap manajemen dokumen tersebut, dengan digitalisasi diharapkan bisa merubah kultur yang saat ini terjadi di dalam pemerintahan Desa dari proses manual menjadi modern berupa proses alih media dari bentuk dokumen fisik menjadi bentuk dokumen digital.

Opensid Sebagai Sistem Informasi Permohonan Surat Berbasis Web Di Kelurahan Sambiroto Kota Semarang : Selama ini pelayananan permohon surat di Kelurahan sambiroto masih menerapkan model manual, penduduk datang dan membawa persyaratan – persyaratan yang diperlukan untuk permohonan surat ke kantor kelurahan. Tentunya di masa pandemic COVID 19 seperti ini, pelayanan permohonan surat sangat dibatasi dan rentan terjadinya kerumunan di kantor kelurahan. Oleh karena itu, perlu untuk membuat suatu sistem pelayanan mandiri berbasis web yang dapat mengatasi kelemahan dan kekurangan proses permohonan surat sebelumnya yang masih menggunakan model manual datang ke kantor kelurahan. Sebuah sistem yang dapat membantu para warga mengajukan permohonan surat secara mandiri untuk membantu mempercepat proses pengajuan permohonan surat walaupun tanpa tatap muka dengan pegawai kelurahan[10].

Sistem Informasi Pelayanan Umum pada Desa Benteng Kota Berbasis Web dengan Model Rapid Application Development : Model Rapid Application Development dapat memudahkan bagian administrasi dalam penanganan pelayanan umum kependudukan, diharapkan pekerjaan lebih cepat dan kesulitan yang ada akan dipermudah, dalam menangani permasalahan keterlambatan. Website juga bisa membantu mengecilkan serta meminimalisir proses kerancuan pencatatan dan perhitungan rekapitulasi data yang dikerjakan oleh petugas atau human error, jika dibandingkan dengan aktifitas yang berjalan saat ini melalui sistem manual, serta dari proses security data lebih terjamin autentikasinya, mengakibatkan proses olah data pada sistem yang didisain lebih terjamin keakuratannya serta kebenarannya, karena adanya aktifitas kontrol yang lebih baik [11].

Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Desa Sumberdem Kecamatan Wonosari Kabupaten Malang : Di desa sebagian besar proses pelayanan masih dilakukan secara konvensional. Begitu pula dalam sebuah Kantor kepala desa dalam mengelola surat menyurat masih dikerjakan dengan cara manual sehingga mengurangi kinerja suatu instansi, dengan adanya masalah tersebut dirasa perlu untuk merubah pengelolaan persuratan yang saat ini digunakan, yaitu sebelumnya model konvensional menjadi manajemen persuratan yang terkomputerisasi[12]

Perancangan sistem ini bertujuan untuk menerapkan dan mengembangkann sistem informasi teknologi sebagai wadah untuk mendigitalisasikan pengajuan dokumen di Desa Sukaasih dari proses konvensional atau manual, diharapkan menjadi bermanfaat untuk kepentingan masyarakat Desa agar dapat mengatasi atau meninimalisir kesalahan pada proses pencatatan, memudahkan proses penyimpanan dan pencarian dokumen masyarakat setempat serta lebih mengefesiensikan waktu untuk segala permintaan yang berkaitan dengan manajemen dokumen menjadi lebih mudah cepat serta akurat.

2. METODOLOGI PENELITIAN

2.1 Sasaran Kegiatan

Kegiatan yang dilaksanakan pada pengabdian masyarakat ini merupakan salah satu bentuk sosialisasi teknologi informasi kepada warga Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi agar merasakan berbagai manfaat positif kemajuan teknologi,yang saat ini berkembang sangat pesat, dan wujud teknologi positif tersebut dapat diimplementasikan dengan menciptakan sistem

yang bersentuhan langsung dengan kegiatan sehari – hari dengan warga desa, agar pada praktek penggunaannya sistem teknologi ini mudah di mengerti dan dipahami karena seluruh warga menyadari bahwa sejatinya teknologi berupa sistem informasi memiliki fungsi serta manfaat bagi warga desa. Kegiatan Sosialisasi Penjelasan aplikasi e-surat, di mulai dari pemanfatan teknologi, penggunaan sistem dan fungsi dari fitur-fitur pada aplikasi e-surat berupa proses pengajuan dan hasil akhir dari dokumen yang diajukan, Target peserta adalah staf beserta perangkat desa yang menjadi admyn dan warga Desa sebagai pengguna.

2.2 Tahapan Pelaksanaan

Model yang dipakai penulis dalam pengembangan aplikasi adalah Model Rapid Application Development, menekankan pada proses pembuatan prototype, iterasi dan feedback berulang, selain itu model pengembangan suatu sistem informasi dengan waktu relatif singkat.Model pelaksanaan yang digunakan adalah model Rapid Application Development didalam penelitian ini terdiri dari beberapa tahapan kegiatan antara lain sebagai berikut[14]:

a. Analisa

Kegiatan awal yang terlebih dahulu dilakukan dengan mengamati dan melakukan analisa terhadap kebutuhan Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi yang dimulai dengan survey dan wawancara serta melakukan observasi langsung kepada perangkat desa maupun warga.

b. Persiapan

Dari hasil Analisa, selanjutnya dipilih para penanggung jawab kegiatan, dimulai dari Tahap persiapan yang meliputi, permohonan izin dilakukan nya sosialisasi pembuatan program berupa e-surat kepada Kepala desa,

c. Pelaksanaan

Dalam tahap pelaksanaan dilakukan dengan sosialisasi pelatihan tata cara penggunaan teknologi dan fungsi aplikasi e-surat yang telah dibuat untuk pengajuan surat warga, dan proses tanya jawab untuk memberikan pengetahuan lebih mendalam. Kegiatan dilaksanakan pada pukul 13.00 WIB sampai dengan 15.00 WIB di Kantor Desa yang beralamat di Kampung Penyambelan, Desa Sukaasih, Kecamatan Sukatani, Kanupaten Bekasi, Provinsi Jawa Barat, dihadiri warga, staf dan perangkat desa.

d. Dokumentasi

Tahapan dokumentasi digunakan untuk mengumpulkan data dan bukti setelah dilakukan kegiatan pengabdian masyarakat, yaitu menjadi bahan pertimbangan untuk kegiatan sejenis dikemudian hari, yang bertujuan memudahkan proses sosialisasi kepada warga karena kegiatan sudah pernah dilaksanakan, dan menjadi bahan laporan telah dilaksanakan kegiatan.

e. Evaluasi

Pada Tahap ini dibuatkan kuesioner di akhir kegiatan program, kepada seulurh peserta pengabdian masyarakat, baik warga, staf maupun perangkat desa. Sebagai umpan balik untuk mengetahui bagaimana tanggapan yang diterima dari para peserta sosialisasi.

f. Monitoring

Tahapan ini dilakukan sebagai antisipasi jika ada kendala yang terjadi setelah dilakukan penerapan pada aplikasi e- surat, baik pada hardware, software maupun pengguna, agar manfaat teknologi tetap dirasakan dan berjalan sesuai fungsinya, dan kegiatan dilakukan secara berkala.

Sistem Informasi Arsip Surat dengan Model Rapid Application Development : Kecamatan Siantar Timur sebagai salah satu perangkat daerah sebagai penyelenggara pemerintahan, bertujuan untuk melaksanakan sebagian kewenangan pemerintah kota, masih menggunakan manajemen sistem sederhana, seperti pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan media penyimpanan dalam bentuk dokumen yang menggunakan microsoft word dan microsoft excel meskipun penataan tertata rapih tetapi beresiko kerusakan atau kehilangan data lebih tinggi. Oleh karena itu perlu dibangunnya suatu sistem pengelolahan pengarsipan dokumen-dokumen surat.

Pengembangan suatu sistem informasi yang normal membutuhkan waktu dan dengan model Rapid Application Development suatu sistem dapat diselesaikan dengan singkat[13]

2.3 Evaluasi Kegiatan

Evaluasi kegiatan setelah dilaksanakannya workshop “Pemanfaatan Aplikasi E-Surat sebagai Sistem Informasi Layanan Administrasi untuk Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi" berupa pemanfaatan, penggunaan dan pemahaman fungsi fitur- fitur pada aplikasi E-Surat telah dilakukan dan diterapkan oleh staf maupun warga desa, memastikan tidak ada kendala dan hambatan pada sistem maupun pengguna, telah sesuai dengan sosialisasi sebelumnya kepada staf dan warga Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi saat melakukan uji coba.

2.4 Materi Kegiatan

Dalam kegiatan workshop ini menjelaskan atau memaparkan kepada staf dan warga Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi tentang tata cara penggunaan sistem informasi layanan administrasi mulai dari pengajuan surat sampai dengan pencetakan surat. Aplikasi E-Surat bertujuan untuk memudahkan pendataan dan melihat hasil responden, keberhasilan dalam membuat surat,pendataan yang diterapkan dalam sebuah aplikasi E-surat juga selaras dengan keberhasilan dalam pelaksanaan kegiatan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Perancangan Sistem Informasi Layanan Administrasi

Dalam pembuatan sistem informasi layanan administrasi berbasis web pada desa sukaasih ini penulis menggunakan model Rapid Application Development (RAD). Yang menenkankan pada proses pembuatan prototype, iterasi dan feedback berulang [14]. Serta dalam pembuatan sistem informasi ini penulis menggunakan bahasa pemerograman Hypertext Preprocessor (PHP) sebagai bahasa pemrograman pada sebuah web server dan digunakan sebagai pengolah data dari sebuah server. Data dikirim user client. Diolah serta disimpan pada database web server yang dapat ditampilkan kembali saat diakses[15]. Untuk mendukung dalam proses pengcodingan penulis menggunakan teks editor Sublime text yang menjadi salah satu kode editor yang bisa digunakan oleh para programmer untuk membuat suatu program. Sublime text adalah aplikasi editor untuk kode dan teks yang dapat berjalan diberbagai platform sistem operasi menggunkan teknologi Phyton API[16]. Selain dalam model perhitungannya penulis menggunakan pemodelan dari Service Quality /ServQual sebagai model untuk membantu menganalisa penyebab masalah kualitas dan cara-cara melakukan perbaikan kualitas.

Merupakan model kualitas jasa yang paling banyak dijadikan sumber manajemen dan pemasaran jasa[17].

Rancang Bangun Aplikasi Monografi Kecamatan Menggunakan Model Rapid Application Development : Sistem monografi kecamatan banyak yang masih menggunakan dokumen sehingga untuk mengumpulkan informasi memerlukan waktu lama, belum lagi perekapan data secara berjenjang dari tingkat RW dan kelurahan, kegiatan akhir Monografi kecamatan adalah pelaporan masing- masing potensi keluarahan yang dipublish kehalayak umum. Berdasarkan permasalahan tersebut diperlukan sistem yang dapat mengakomodir dalam membantu pihak kelurahan mendeteksi kemampuan kelurahan yang dapat dilihat oleh masyarakat, sistem yang di buat agar dalam waktu pengerjaan tidak lama menggunakan suatu model yang tepat, Rapid Application Development salah satu model yang di buat untuk menjawab tantangan tersebut[18].

3.2 Pelaksanaan Kegiatan

Peserta workshop terdiri dari staf Desa Sukaasih, berangkat dari ketua Rukun Tetangga, Ketua Rukun Warga, staf dan perangkat desa, Kepala desa serta warga Proses Pengabdian Masyarakat ini dilaksanakan melalui kegiatan workshop berupa sosialisasi penggunaan teknologi sistem informasi berbasis web, yang diimplementasikan dari sistem informasi layanan administrasi terkait pengajuan surat menyurat yang dilakukan oleh warga sebagai pengguna dan dimonitor oleh staf desa sukaasih sebagai admin.

Sosialisasi berisi tentang dasar -dasar fitur e-surat dan penjelasan fungsi dan cara menggunakan e-surat. Cakupan materi yang dijelaskan dalam kegiatan ini meliputi, penggunaan e-surat untuk admyn dimulai dari cara masuk ke website, memasukan user id dan password, mereview permintaan, membuat, menyetujui hingga mencetak surat. Sedangkan penggunaan e-surat dari warga dengan membantu cara masuk ke website, memasukan user id dan password, memasukan data, memperbaharui data dan mengajukan surat.

Dengan adanya pengabdian masyarakat yang dilaksanakan pada Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi ini, memberikan manfaat pihak Desa memperoleh pengetahuan baru terutama dalam bidang teknologi, sekaligus menjadikan solusi dalam hal meminimalisir waktu pembuatan surat keterangan yang dibutuhkan oleh warga. Sebelum adanya sistem web pengajuan surat, warga harus mendatangi dan antri di kantor Desa saat memerlukan surat keterangan dari Desa.

Dengan adanya website ini warga bisa membuat surat keterangan yang dibutuhkan tanpa harus datang ke kantor Desa.

Pada pengabdian masyarakat ini, kami membuat website tentang pengajuan surat keterangan pada Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi untuk mempersingkat waktu proses pengajuan surat keterangan kepada Desa, serta melakukan kegiatan workshop atau seminar tentang penjelasan dan cara penggunaan dari website yang kami buat, yaitu dengan mengaplikasikan website di hadapan pegurus Desa dan warga, serta membuka sesi tanya jawab pada saat kegiatan workshop. Berikut ini hasil dokumentasi yang kami dapatkan dilapangan saat kegiatan workshop berlangsung di Desa Sukaasih.

3.3 Angket Kepuasan Mitra

ANGKET KEPUASAN MITRA TERHADAP KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

UNIVERSITAS NUSA MANDIRI Identitas pengabdian masyarakat Judul Kegiatan : Sosialisasi Website Pengajuan Surat Keterangan di Desa Sukaasih Sifat Kegiatan : Workshop dan Sosialisasi

Nama Mitra : Desa Sukaasih

Lokasi Mitra : Jl. Raya Sukaasih No. 25 Kec. Sukatani Kab. Bekasi, Jawa Barat Hari/ Tanggal : Kamis, 23 Juni 2022

Dosen dan Tim Pengabdian : 1. Yuni Eka Achyani, M.Kom 2. Susi Susanti

3. Diego Wahyu Ramadhan 4. Ridwan Laksmana

Survey Kepuasan Kegiatan Pengabdian Masyarakat Pada Desa Sukaasih

Keterangan :

SS = Sangat Setuju S = Setuju TS = Tidak Setuju STS = Sangat Tidak Setuju

Tabel 1. Perhitungan Kuesioner

NO Pertanyaan Skala Penilaian

SS S TS SS

1 Materi PKM Sesuai dengan kebutuhan Desa Sukaasih (P1) 15 5

2 Kegiatan PKM yang dilakukan sesuai dengan harapan Desa (P2) 13 7

3 Cara pemateri menyajikan materi PKM menarik (P3) 8 12

4 Materi yang disajikan jelas dan mudah dipahami (P4) 9 11

5 Waktu yang disediakan sesuai untuk menyampaikan materi (P5) 4 15 6 Desa Sukaasih berminat untuk mengikuti kegiatan PKM selama sesuai kebutuhan Desa

(P6)

7 12 7 Anggota PKM terlibat dalam pengabdian masyarakat memberikan layanan sesuai dengan

kebutuhan (P7)

7 13

8 Kegiatan PKM dilakukan secara berkelanjutan (P8) 4 16

9 Setiap keluhan/pertanyaan/permasalahan yang diajukan ditindaklanjuti dengan baik oleh narasumber (P9)

8 12 10 Desa Sukaasih mendapatkan manfaat langsung dari kegiayan PKM yang dilaksanakan

(P10)

7 13 11 Kegiatan PKMberhasil meningkatkan kesejahteraan / kecerdasan warga Desa Sukaasih

(P11)

9 11

12 Secara umum mitra puas terhadap kegiatan PKM (P12) 7 13

Sumber : Kegiatan PKM (2022)

Gambar 1. Grafik Perhitungan Kuesioner Sumber : Kegiatan PKM (2022)

Dari hasil kuesioner yang kami sebarkan kepada 21 responden dengan persentasi masing masing pertanyaan sebagai berikut: P1 dengan jawaban SS sebesar 70% dan jawaban S sebesar 30%, P2 dengan jawaban SS sebesar 65%

dan jawaban S sebesar 35%, P3 dengan jawaban SS sebesar 37% dan jawaban S sebesar 63%, P4 dengan jawaban SS sebesar 43% dan jawaban S sebesar 57%, P5 dengan jawaban SS sebesar 19% dan jawaban S sebesar 81%, P6 dengan jawaban SS sebesar 35% dan jawaban S sebesar 65%, P7 dengan jawaban SS sebesar 33% dan jawaban S sebesar 67%, P8 dengan jawaban SS sebesar 18% dan jawaban S sebesar 82%, P9 dengan jawaban SS sebesar 37% dan jawaban S sebesar 63%, P10 dengan jawaban SS sebesar 32% dan jawaban S sebesar 68%, P11 dengan jawaban SS sebesar 43%

dan jawaban S sebesar 57%, dan P12 dengan jawaban SS sebesar 33% dan jawaban S sebesar 67%.

3.4 Metode Perhitungan a. Validitas

Validitas merupakan pengujian ketetapan dan kebenaran suatau instrument. Apabila hasil perhitungan dinyatakan valid maka instrument yang diuji adalah benar :

𝑟=𝑛Σ𝑋𝑌−(Σ𝑋)(Σ𝑌)√(𝑛Σ(𝑋)2−(Σ𝑋)2)(𝑛Σ(𝑌)2−(Σ𝑌)2) (1) Dimana:

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Materi PKM Sesuai dengan kebutuhan…

Materi yang disajikan jelas dan mudah…

Anggota PKM terlibat dalam…

Desa Sukaasih mendapatkan manfaat…

Pertanyaan

Survey Kepuasan Kegiatan Pengabdian Masyarakat di Desa Sukaasih

Skala Penilaian SS Skala Penilaian S Skala Penilaian TS Skala Penilaian SS

r = rxy = koefisien korelasi N = jumlah responden uji coba X = skor tiap item

Y = skor seluruh item responden uji coba.

𝑡ℎ𝑖𝑡𝑢𝑛𝑔 = 𝑟𝑥𝑦√(𝑛−2)√(1−𝑟𝑥𝑦2) (2)

Nilai n diisi dengan jumlah responden instrumen dalam angket, jumlah responden sebanyak 21 responden.

Tabel 2. Hasil Uji Validitas

Pertanyaan r-hitung r-tabel keterangan

P1 0,4389 0,433 V

P2 0,8568 0,433 V

P3 0,8029 0,433 V

P4 0,8568 0,433 V

P5 0,8857 0,433 V

P6 0,8857 0,433 V

P7 0,8029 0,433 V

P8 0,8568 0,433 V

P9 0,8857 0,433 V

P10 0,8029 0,433 V

P11 0,8029 0,433 V

P12 0,4563 0,433 V

Sumber : Penelitian (2022)

Dari hasil uji validitas dengan nilai r tabel sebesar 0,433 maka didapatkan nilai r hitung dari masing-masing pertanyaan sebagai berikut: P1 r hitung nnya sebesar 0,4389, P2 r hitung N nya sebesar 0,8568, P3 r hitung nnya sebesar 0,8029, P4 r hitung N nya sebesar 0,8568, P5 r hitung N nya sebesar 0,8857, P6 r hitung N nya sebesar 0,8857, P7 r hitung N nya sebesar 0,8029, P8 r hitung N nya sebesar 0,8568, P9 r hitung N nya sebesar 0,8857, P10 r hitung N nya sebesar 0,8029, P11 r hitung N nya sebesar 0,8029, dan P12 r hitung N nya sebesar 0,4563.

b. Reliabilitas

Reliabilitas merupakan pengujian kepercayaan dan kehandalan, apabila hasil hitung dinyatakan valid, maka penelitian nyatakan dipercaya. Pengabdian masyarakat ini menggunakan rumus Alpha Crounbach untuk menguji reliabilitas instrument, karna instrument penelitian menggunakan bentuk angket dan skala hirarkis. Rumus Alpha Crounbach adalah sebagai berikut:

𝑟11=(𝑛𝑛−1)(1−Σ𝜎𝑡2) (3)

𝜎𝑡2

Untuk pengukuran hasil kuesioer pengabdian masyarakat dengan menggunakan pengukuran Reliabilitas. Tes tunggal (Inter Consistency Releablitas) dihasilkan seperti table 2.

Tabel 3. Hasil Pengukuran Releablitas

Keterangan Hasil

t Hitung 0,7566

t Tabel 0,433

Alpha 0,05

Jumlah Responden 21

Sumber : Penelitian (2022)

Berdasarkan Tabel IV.3 diperoleh nilai t hitung = 0,7566 > r tabel =0,433, maka pertanyaan-pertanyaan yang digunakan dalam penelitian tersebut reliabel Kegiatan pelatihan ini dianggap sangat bermanfaat bagi peserta workshop implementasi sistem informasi layanan administrasi pada Desa Sukaasih

3.4 Perancangan Perangkat Lunak 3.4.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Sumber : Penelitian (2022)

Gambar 7. Entity Relationship Diagram (ERD)

a. Admin memiliki password, id, jenis_kelamin, nomer_induk_kependudukan, username, tanda_tangan, nomer_telepon, nama_admin, pengelolah jenis surat dan mengkonfirmasi data warga.

b. Jenis Surat memiliki kd_surat,id_surat dan keterangan.

c. Surat memiliki id_jenis, id_admin, id_warga,surat_keterangan, status_surat, tanggal_surat dan nomer induk kependudukan, selain itu Surat juga memiliki Jenis surat dan detail_surat

d. Detail_surat memiliki tanggal_pembuatan,isi_surat,id_surat dan judul_surat.

e. Data Warga memiliki, nomer_induk_kependudukan, agama,jenis_kelamin, tempat_lahir, alamat, password, User_name, nama_lengkap_warga

3.4.2 Activity Diagram Buat Surat

Sumber : Penelitian (2022)

Gambar 8. Activity Diagram Buat Surat

Untuk membuat surat admin harus memilih menu buat surat lalu sistem menampilkan menu tersebut kemudian admin memilih jenis surat yang akan dibuat lalu sistem menampilkan jenis surat,berikutnya admin memasukan nomer induk kependudukan,keperluan warga yang membuat surat,kemudian admin mengklik submit lalu sistem akan memprosesnya.Setelah sistem memproses admin dapat mencetak surat tersebut

3.4.3 Use Cases Admin

Sumber : Penelitian (2022)

Gambar 9. Use Cases Admin

3.5 Prototype Perancangan Sistem Informasi Layanan Administrasi Pada Desa Sukaasih

Setelah melakukan proses pada tahapan penelitian, akan memperoleh beberapa tampilan layout perancangan sistem informasi layanan administrasi yang selanjutya di implementasikan menjadi sebuah aplikasi yang akan dibuat berbasis web sehingga dapat merubah kinerja dalam layanan administrasi menjadi lebih baik.

a. Halaman Login

Menu login merupakan halaman awal yang menampilkan form pengisian data untuk autentifikasi pengguna sabagai syarat masuk ke dalam sistem informasi layanan administrasi dengan username dan password sebagai akses masuk ke sistem informasi E-Surat Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi. Adapun bentuk halaman login pada sistem informasi E-Surat sebagai berikut:

Sumber : Penelitian (2022)

Gambar 10. Halaman Login Admin dan Login Warga

b. Halaman Utama

Halaman utama atau halaman Dashboard merupakan halaman yang akan muncul setelah berhasil melakukan login.

Pada halaman ini berisikan berbagai menu untuk melakukan penginputan surat. Adapun bentuk halaman utama pada sistem informasi E-Surat sebagai berikut:

Sumber : Penelitian (2022)

Gambar 11. Halaman Utama Admin dan Warga

4. KESIMPULAN

Melalui hasil yang telah dilakukan dengan perhitungan yang akurat, dapat disimpulkan Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi dalam kepuasan masyarakat terhadap kegiatan pengabdian masyarakat ini masih rendah di karenakan waktu penyelenggaraan yang singkat sehingga masih terdapat warga yang belum paham pada bagian materi yang di sampaikan oleh tutor, hal ini tercermin dari hasil kuesioner P1 sebesar 0,4389, lalu pada bagian P12 yaitu pembuatan surat pada form warga dan mitra tercermin warga belum terlalu paham dalam pengelolaan form admin dengan hasil kuesioner sebesar 0,4563, dan dari P2 sampai dengan P11 memiliki hasil kuesioner yang baik dan perlu untuk dipertahankan karena memiliki nilai tertinggi 0,8857. Dari hasil Analisa diketahui bahwa alur sistem informasi pengajuan pembuatan surat sudah baik, namun masih menggunakan sistem manual sehingga memakan waktu dikarenakan lambatnya proses pembuatan surat. dengan adanya perancangan sistem informasi pengajuan surat menggunakan database ini, diharapkan agar sistem informasi pengajuan surat di Desa Sukaasih dapat berjalan lebih efektif, efisien, cepat serta aman dalam penyimpanan datanya.Saran yang dapat kami berikan setelah melakukan kegiatan ini. Dari hasil uji validitas dengan nilai r tabel sebesar 0,433 maka didapatkan nilai r hitung dari masing-masing pertanyaan sebagai berikut: P1 r hitung nnya sebesar 0,4389, P2 r hitung N nya sebesar 0,8568, P3 r hitung nnya sebesar 0,8029, P4 r hitung N nya sebesar 0,8568, P5 r hitung N nya sebesar 0,8857, P6 r hitung N nya sebesar 0,8857, P7 r hitung N nya sebesar 0,8029, P8 r hitung N nya sebesar 0,8568, P9 r hitung N nya sebesar 0,8857, P10 r hitung N nya sebesar 0,8029, P11 r hitung N nya sebesar 0,8029, dan P12 r hitung N nya sebesar 0,4563. Desa Sukaasih Kabupaten Bekasi, dapat mempertahankan dan meningkatkan kualitas pelayanan yang dianggap penting dan berkinerja baik terutama pada layanan administrasi warga, untuk itu di butuhkan fasilitas yang mendukung yaitu perangkat software, hardware serta jaringan internet yang stabil.

Sistem informasi diharapkan dapat di kembangkan lebih luas lagi kedepannya, agar semua sistem dapat terintegrasi dengan baik dan cepat serta perlu adanya pemeliharaan sistem secara berkala agar sistem informasi yang sudah dibangun dapat terjaga dan selalu update dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan yang lain.

REFERENCES

[1] W. Wahyudiyono, “Implikasi Pengggunaan Internet terhadap Partisipasi Sosial di Jawa Timur,” J. Komunikasi, Media dan Inform., vol. 8, no. 2, p. 63, 2019, doi: 10.31504/komunika.v8i2.2487.

[2] M. A. Wicaksono, C. Rudianto, and P. F. Tanaem, “Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Prototype,” J. Tek. Inform. dan Sist. Inf., vol. 7, no. 2, pp. 390–403, 2021, doi: 10.28932/jutisi.v7i2.3664.

[3] A. Nurkholis, A. Budiman, D. Pasha, S. Ahdan, and R. Andika, “DIGITALISASI PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT PADA DESA,” vol. 3, no. 1, pp. 21–28, 2022.

[4] D. Kurniadi, Y. Septiana, A. R. Ningsih, and H. Suhendar, “Perancangan Sistem Informasi Kependudukan di Lingkungan Rukun Tetangga atau Rukun Warga Berbasis Web,” J. Algoritm., vol. 18, no. 2, pp. 385–395, 2022, doi: 10.33364/algoritma/v.18-2.986.

[5] A. Grosir, P. Toko, and R. Bungursari, “Jurnal manajemen informatika,” vol. 4, no. 2, 2017.

[6] T. Sutabri, “Konsep Sistem Informasi,” CV ANDI OFFSET, Yogyakarta 2021, p. 256, 2021.

[7] W. W. Winarno, “Sistem Informasi dan Teknologi Informasi,” Wingit Press., p. 258, 2021.

[8] M. Ridwan, Y. Widiastuti, A. Zaidiah, R. H. Purabaya, and I. N. Isnainiyah, “Sistem Informasi Manajemen,” Sist. Inf. Manaj., 2021.

[9] Saifudin, “Sistem Informasi Manajemen,” Sist. Informai Manaj. 2, 2022.

[10] G. B. Lantai, K. Jl, and S. Timur, “Surat Berbasis Web Di Kelurahan Sambiroto Kota,” vol. 6, no. Sens 6, pp. 112–118, 2021.

[11] A. D. Rachmatsyah, F. Prasetyo, and Fitriyanti, “Sistem Informasi Pelayanan Umum pada Desa Benteng Kota Berbasis Web dengan Metode RAD,” Teknomatika, vol. 10, no. 1, pp. 31–40, 2020.

[12] O. S. Rifai, F. Amrullah, F. T. Informasi, U. M. Malang, F. T. Informasi, and U. M. Malang, “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat,” Semin. Nas. Sist. Inf. 2018, 9 Agustus 2018 Fak. Teknol. Inf. – UNMER Malang, vol. 2, no. 1,

pp. 1229–1238, 2018, [Online]. Available: https://jurnalfti.unmer.ac.id/index.php/senasif/article/download/186/155

[13] F. A. Purwanto, “Sistem Informasi Arsip Surat dengan Metode Rapid Application Development ( RAD ),” J. Mhs. Apl. Teknol.

Komput. dan Inf., vol. 3, no. 3, pp. 84–88, 2021.

[14] N. Agustinus, “Studi Analisis Rapid Aplication Development Sebagai Salah Satu Alternatif Metode Pengembangan Perangkat Lunak,” J. Inform., vol. 3, no. 2, pp. 64–68, 2002.

[15] S. Anhar, “Panduan Menguasai PHP & My SQL secara Otodidak,” Transmedia, vol. 1999, no. December, pp. 1–6, 2010.

[16] V. Afifah and D. Setyantoro, “Rancangan Sistem Pemilihan dan Penetapan Harga dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa Logistik Berbasis Web,” J. IKRA-ITH Inform., vol. 5, no. 2, pp. 108–117, 2021.

[17] I. Elyana, I. Kholil, and F. E. Schaduw, “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Disposisi Surat Menyurat Dengan Menggunakan Model Rad (Rapid Application Development),” J. Ris. Inform., vol. 1, no. 2, pp. 107–112, 2019, doi:

10.34288/jri.v1i2.37.

[18] J. Prasetiana, “Rancang Bangun Aplikasi Monografi Kecamatan Menggunakan Metode Rapid Application Development (RAD),” JISAMAR (Journal Inf. Syst. Applied, Manag. Account. Researh), vol. 3, no. 3, pp. 41–48, 2019, [Online]. Available:

http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar/article/view/105