SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT DESA
RAGATUNJUNG
Ruswadiono1, Rendy Yudha Wisudya2, Wiryawan Mahendra Putra3
1 STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia 2 STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia 3 STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia
1ruswadiono8@gmail.com 2rendiyudhawisudya@stmikmj.ac.id 3wiryawanmahendraputra@stmikmj.ac.id
Abstrak
Salah satu sistem informasi berbasis komputer adalah website, sistem informasi web ini dalam bentuk web online. Penyebaran atau penyampaian informasi yang di lakukan pada sistem informasi online dapat di akses oleh siapa saja dan dimanapun dengan ketentuan harus mempunyai sambungan internet.
Tujuan dari penelitian ini memberikan solusi melalui pengkajian beberapa teori dan observasi di lapangan dalam rangka perancangan sistem informasi surat menyurat berbasis
web. Metodologi pengembangan aplikasi yang penulis gunakan adalah metode SDLC (System Develop Life Cycle) dengan model proses waterfall sampai tahap pengujian.
Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Sublime Text dengan menggunakan MySql sebagai databasenya.
Hasil dari penelitian adalah terciptanya sebuah aplikasi yang dapat mempermudah proses pendaftaran yang semula harus mengantri terlebih dahulu untuk mendaftar menghabiskan waktu selama 20 menit dan sekarang dapat daftar melalui website tanpa harus mengantri untuk mendaftar.
Kata Kunci : sistem, informasi, surat menyurat, web.
_________________________________________________________________________
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Surat atau dokumen sejenisnya merupakan sebagian sarana atau media yang digunakan oleh manusia dalam melakukan komunikasi secara tertulis.
Surat atau dokumen dibedakan ke dalam dua golongan yaitu surat pribadi dan surat resmi. Dokumen pribadi adalah surat yang ditujukan dari seseorang kepada orang lain dan bersifat tidak resmi sedangkan yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang ditujukan dari suatu instansi atau perusahaan kepada instansi lainnya dan bersifat resmi.
Pembuatan surat resmi biasanya menggunakan kop surat, nomor surat, perihal surat, dan biasanya dibubuhi stempel institusi sebagai identitas resmi.
Disisi lain surat disamping sebagai media komunikasi dapat juga dikategorikan sebagai media informasi, hal ini sesuai dengan konten dari surat yang isinya bersifat informasi.
1.2. Batasan Masalah
Beberapa Batasan Masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySql sebagai database.
2. Sistem Informasi Surat Menyurat ini Akan berjalan dalam jaringan LAN.
3. Sistem Informasi ini menangani masalah pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada kantor desa Ragatunjung.
1.3. Rumusan Masalah
Dari Batasan masalah diatas, rumusan masalah pada penulisan ini, meliputi: 1. Bagaimana membuat sebuah sistem informasi surat yang membantu petugas
untuk melakukan pengarsipan surat yang baik ?
2. Bagaimana mengimplementasikan sistem informasi surat menyurat yang sesuai dengan kinerja kantor desa Ragatunjung ?
3. Bagaimana menyajikan informasi pelaporan arsip suraat desa Ragatunjung yang dapat di akses oleh petugas dan kepala desa secara mudah dan cepat ?
1.4. Landasan Teori 1.4.1. Sistem
Sistem berpendapat bahwa sistem di definisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling terkait, dengan batas jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi terorganisir.
1.4.2. Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.
1.4.3. Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat di temukan. Bila arsip-arsip terebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
1.4.4. Website
Website atau situs merupakan sebuah alamat tertentu di world wide web yang
menyediakan informasi tertentu. Untuk dapat membuka situs web, dapat mengunanakan
browser. Ada juga yang menjelaskan bahwa web merupkan fasilitas hypertext untuk
menampilkan data berupa text gambar, suara dan data multimedia lainnya. 2. METODOLOGI PENELITIAN
Model air terjun (waterfall approach) biasa juga disebut siklus hidup perangkat lunak. Mengambil kegiatan dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian dan seterusnya.
Gambar 1.Tahapan Metode Waterfall
2.1. Alat dan Bahan
Adalah analisis sistem yang digunakan untuk merancang dan membangun web surat menyurat ini dari awal sampai akhir.
Tabel 1. Alat dan Bahan Yang Digunakan
No Jenis Komponen 1 Hardware Laptop PC 2 Software Dreamweaver 8 HTML Pad v.05 PHP MyAdmin XAMPP Mozilla Firefox 3 Database MySQL
4 Sistem Operasi Windows 10, 64 bit, 6GB 2.2. Sistem yang Berjalan
Berdasarkan analisa sistem yang dilakukan pada surat menyurat desa Ragatunjung proses menejemen data saat ini masih manual dengan pencatatan di buku sehingga baik proses pendaftaran pasien maupun pencatatan stok obat. Untuk lebih mengetahui mengenai prosedur sistem yang berjalan saat ini dijelaskan sebagai berikut menggunakan diagram aktifitas.
2.2.1. Aktor yang terlibat:
1. Petugas : Bertugas mengelola data surat masuk dan surat keluar yang di terima oleh pihak luar pengirim surat. Sebelum di inputkan, petugas terlebih dahulu menginputkan data kedalam system.
2. Pihak luar : Pihak Luar yang dimaksud adalah petugas pengirim surat yang di tujukan kepada kantor desa Ragatunjung.
3. Kepala Desa : Kepala desa dapat melihat data surat masuk dan keluar yang telah di inputkan oleh petugas dan dapat memberikan perintah disposisi ke petugas masing-masing yang diberi tugas.
Gambar 2. Activity Diagram Sistem Berjalan
Berikut adalah penjelasan dari sistem yang berjalan saat ini:
1. Petugas menerima data surat masuk dan surat keluar dari pihak luar. 2. Petugas mengecek isi informasi suat keluar dan surat masuk.
3. Petugas login kedalam system yang sudah ada.
4. Petugas dapat membuat data penyimpanan surat masuk dan keluar ke dalam sistem, serta dapat membuat laporan yang di sesuaikan dengan kepala desa.
5. Kepala Desa dapat memberian disposisi ke petugas. 6. Kepala Desa dapat melihat Laporan.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Sistem yang Diusulkan
Dari hasil analisa activity diagram diatas, dapat di simpulan bahwa diagram sistem dapat di usulkan sebagai berikut :
3.2. Desain Antarmuka
3.2.1. Desain Halaman Dasboard Admin
Berikut merupakan rancangan halaman utama admin dari sistem informasi surat menyurat desa Ragatunjung.
Gambar 4. Halaman Dashboard Admin
3.2.2. Desain Halaman Surat Masuk.
Berikut adalah rancangan halaman surat masuk dari system informasi surat menyurat desa Ragatunjung.
Gambar 5. Desain Halaman Surat Masuk.
3.2.3. Desain Halaman Surat Keluar
Berikut adalah rancangan halaman surat keluar dari system informasi surat menyurat desa Ragatunjung.
3.3. Hasil Implementasi Antarmuka 3.3.1. Halaman Dashboard admin
Halaman Dashboard admin berisi informasi mengenai data surat masuk , data surat keluar backu database, restore database, galeri file.
Gambar 7. Halaman Admin
3.3.2. Halaman Surat Masuk
Petugas dapat menambahkan data surat masuk yang di kirim oleh pihak luar ke kantor desa.
Gambar 8. Halaman Surat Masuk
3.3.3. Halaman Surat Keluar
Petugas dapat menambahkan data surat keluar di dalam system yang di keluarka oleh kantor desa Ragatunjung.
Gambar 9. Halaman Surat Keluar
3.4. Pengujian.
Berikut adalah rencana penggujian yang dilakukan pada sistem informasi surat menyurat desa Ragatunjung . metode uji yang digunakan ialah metode pengujian
Blackbox.
Tabel 2. Rencana Pengujian Login Logout
No Sub Modul Detail Uji Jenis
Pengujian 1 Login User melakukan login Black Box
2 Logout User melakukan logout Black Box
Tabel 3. Rencana Pengujian Surat Masuk dan Surat Keluar
No Sub Modul Detail Uji Jenis
Pengujian 1 Input Data Surat
Masuk
Petugas melakukan Input Data Surat Masuk ke dalam sistem
Black Box
2 Input Data Surat Keluar
Petugas Melakukan Input Data Surat Masuk Ke dalam sistem
Black Box
3.5. Hasil Pengujian.
Berikut adalah hasil dari pengujian pada sistem informasi surat menyurat desa Ragatunjung.
Tabel 4. Hasil Pengujian Login Logout
No Sub Modul Skenario Uji Espektasi hasil Hasil 1 Login Login (Benar) Masuk ke halaman utama admin Sesuai
Login (Salah) Tampil pesan login gagal Sesuai 2 Logout Logout Kembali ke menu login Sesuai
Tabel 5. Hasil Pengujian Surat masuk dan keluar
No Sub Modul Skenario uji Espektasi hasil Hasil 1 Surat
Surat Masuk Input data surat masuk Berhasil Sesuai Surat Keluar Input Data Surat Keluar Berhasil Sesuai 2 Sign Up Sign up Sign up berhasil Sesuai
3.6. Pemeliharaan Perangkat Lunak 3.6.1. Backup data
Membackup data penting dilakukan untuk menghindari kehilangan data jika terjadi masalah pada penyimpanan data pada server. Jika teratur membackup data sehingga apabila terjadi masalah, masih ada data yang bisa digunakan untuk pemulihan. Salah satu keunggulan sistem ini adalah mampu backup data langsung dari sistem dan secara otomatis akan terbaca pada database phpmyadmin.
4. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan analisa dan sistem Informasi, dan pengujian sistem, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Sistem informasi surat menyurat di kantor desa Ragatunjung merupakan sistem informasi yang mengelola kearsipan surat masuk dan surat keluar yang di terima oleh kantor secaara terkomputerisasi, dan sistem yang dibangun mampu memperbaiki sistem yang sekarang berjalan yang mana masih menggunakan proses kearsipan surat manual sehingga penyimpanan dan laporan – laporan kearsipan surat menjadi lebih rapi dan terstruktur dalam satu sistem, data surat yang ada tidak tercecer.
2. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode blackbox, kasus dan hasil uji proses pengisian data dilakukan dengan sukses dan secara fungsional dapat menghasilkan output yang diharapkan dalam segi pengguna atau user yang terdaftar di dalam sistem yang dapat menggunakan sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA
[1] A.W. Widjaja, 1996, Pemerintahan Desa dan Administrasi Desa Menurut Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1979 (sebuah Tinjauan), Jakarta, PT Raja Grafindo Persada [2] Akbar, Ali. 2005. Menguasai Internet Plus Pembuatan Web. Bandung: Penerbit M2S [3] Fauzan Masykur, Ibnu Makruf Pandu Atmaja. Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip
Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web. IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 4 No 3 – Juli 2015 – ijns.org.
[4] Andi, 2006, Menguasai Pemrograman Web Dengan PHP 5, Semarang, Wahana Komputer.
[5] Hakim.Lukmanul (2009) Jalan Pintas Menjadi Master PHP.Yogyakarta. Lokomedia.
[6] Hariyanto.Bambang (2004) Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Bandung. Informatika.
[7] Hartono, Bambang. 2013. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: Rineka Cipta. [8] Website: http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/2010100665SIBAB2/page1.ht ml. [9] https://kbbi.web.id/administrasi [10] https://kbbi.web.id/sistem [11] Webiste: https://www.academia.edu/10564141/Pengertian_Kearsipan_dan_beberapa_peranan _penting_dari_kearsipan
[12] Jasmadi. 2004. Koleksi tamplate web dan Teknik Pembuatannya.Yogyakarta. Andi Offset.
[13] Lantip Diat dan Riyanto. 2011. Teknologi Informasi Pendidikan. Yogyakarta: Gava Media
