Readiness
Assessment of EHR
Evaluation in Health
Informatics
Referen
si
• Shortliffe and Cimino. 2014. Biomedical Informatics:Computer applications in health care and biomedicine
• Journal dan book chapter sesuai dengan topik masing‐masing pertemuan
Dimana
posisinya?
• Kesiapan SI/TI ditinjau dari
berbagai aspek
• M encermink an aspek umum
Readines s
Assessme nt
Strateg ic
Plannin g
• Road Map/Blue Print SI/TI
• Panduan SI/TI untuk jangka waktu tertentu
• Analisa kebutuhan
• Teknis dan Non Teknis pengemban gan
• Spesifik dan detail
System Developm ent
What is readiness assessment?
• Tahun 1996 di USA investasi industri SI/TI kesehatan
tercatat sebesar US 11,6 Juta, meningkat 16% dari tahun 1995
• Tahun 2002 investasi SI/TI kesehatan sebesar US 21 Juta
• Tahun 2011 total kontrak SI/IT Kesehatan sebesar US 633 juta, naik sebesar 22% dari tahun 2010
Snyder, 2002; XXXX, 2011
What is readiness assessment?
• Tahun 1999 terjadi penurunan revenue (saving) dari fasilitas kesehatan (RS) sebesar 63% dimana salah satu faktornya karena investasi SI/TI yang tinggi
• 50% dari institusi kesehatan tersebut gagal mengimplementasikan SI/TI
• Salah satu faktornya adalah kurang siapnya fasilitas kesehatan (RS) dalam mengimplementasikan TI
Snyder, 2002. Development and pilot testing of an Organizational Information Technology/Systems Innovation Readiness Scale
(OITIRS).
What is readiness assessment?
• “……characterized as the level of fit between new IT/S and the organization”
• “….indicators achievement to determined the level of organization readiness”
What is readiness assessment?
• “the degree to which users, healthcare institutions, and the healthcare system itself, are prepared to participate and
succeed with e‐health implementation.”
• avoiding huge losses in time, money, and effort;
• avoiding delays and disappointments among planners, staff, and users of services; and
• facilitating the process of change in the institutions and communities involved
Khoja et al. 2007. e‐Health Readiness Assessment Tools for Healthcare Institutions in Developing Countries
Area Readiness Assessment
Orga
Instrument readiness assessment
• OITIRS (Organizational Information Technology/Systems Innovation Readiness Scale)
• DOQ‐IT (Doctor Office Quality Information Technology)
• CCCEAR (California Community Clinics EHR Assessment and Readiness)
• e‐Health Readiness Assessment for Healthcare Instituiton
Rita Snyder, 2001
(OITIRS)
Rita Snyder, 2001
DOQ‐
IT
• Doctor’s Office Quality – Information Technology• Sudut pandangnya adalah bagaimana klinisi melakukan penilaian kesiapan untuk
mengimplementasikan EHR
• Kesiapan dikategorikan menjadi
• Highly prepared
• Moderately Prepared
• Not Prepared
Variabel DOQ‐IT
1. Budaya kerja organisasi 2. Tatakelola dan
kepemimpinan 3. Operasional 4. Teknis
Budaya Kerja Organisasi
• Seberapa jauh pemahaman staf terhadap sistem yang berbasis komputer
• Sejauh mana keterlibatan tenaga medis maupun staf lainnya dalam upaya rumah sakit mengadopsi TIK.
• Apakah pasien menjadi prioritas utama dalam penggunaan sistem berbasis komputer
• Bagaimana mekanisme interaksi pasien dengan sistem yang ada dan sudah sejauh mana.
• Apakah rumah sakit memiliki rencana yang sistematis dalam mengadopsi TIK di organisasi.
Variabel DOQ- IT…..
Tatakelola dan Kepemimpinan
• Apakah sudah dibentuk komite TI yang terdiri dari perwakilan stakeholder rumah sakit?
• Sudahkan tim eksekutif ini melakukan pertimbangan cost‐benefit dari implementasi TIK?
• Apakah ada anggaran rutin dalam implementasi TIK
• Penilaian proyeksi dampak pemanfaatan TIK bagi organisasi di kemudian hari.
• Sudahkan TIK dimasukkan dalam rencana strategis organisasi?
• Apakah ada road map (SIM Plan) khusus untuk jangka waktu tertentu yang secara berkala diupgrade?
• Apakah TIK juga direncanakan untuk peningkatan kualitas pelayanan klinis ? Variabel DOQ-
IT…..
Operasion
al
• Area‐area mana saja yang memungkinkan untuk diimplementasikan sistem informasi tanpa harus merombak total proses bisnis yang sedang berjalan?• Membandingkan proyeksi efisiensi yang mungkin bisa dilakukan dengan adanya sistem yang baru.
• Proses bisnis pelayanan medis (klinis) perlu diidentifikasi, baik rawat inap, rawat jalan dan pelayanan kegawat daruratan
• Identifikasi terhadap kelengkapan format dokumentasi klinis (rekam medis) dan juga potensi TIK dalam mengakomodasi kebutuhan klinis tersebut.
• Identifikasi terhadap kebijakan, SOP, guideline dan protokol yang ada
• Bagaimana mekanisme kontrol kualitas?
• Identifikasi unit TIK dan komposisi staf dalam unit ini
• Apakah ada rencana penguatan kapasitas staf dalam penggunaan TIK
• Bagaimana hubungan antara rumah sakit dengan pengembang sistem informasi yang pernah dilakukan
Variabel DOQ- IT…..
Tekn
is
• Infrastruktur baik hardware dan jaringan yang sudah digunakan dan sudah ada di rumah sakit• Bagaimana mekanisme perawatan investasi TIK tersebut selama ini
• Sejauh mana kapasistas tim teknis yang ada di rumah sakit, untuk memastikan pemecahan permasalahan teknis pada saat
implementasi dan pemeliharaan TIK
• Apakah ada proses pengembangan sistem?
• Sudah masukkah kegiatan teknis dalam anggaran rumah sakit?
CCCEAR (California Community Clinics EHR Assessment and Readiness)
Organization
alignment for EHR
• Culture
• Organizati on
• Leadershi p
• Strategy
Organizational
capability for
• Information EHR management
• Clinical and
administrative staff
• Training
• Workflow process
• Accountability
• Finance and budget
• Patient involvement
• IT Management and support
• IT Infrastructure
e‐Health Readiness
•Needs for future change
•Awareness of health IT
•Comfort and trust to IT
Core
Readiness
•Hardware, software and networks
•Service support for IT
•Affordability and availability of desired IT
Technologi cal
Readiness
•Staff training for operational IT
•Use of ICT for personal development
•Involvement of healthcare providers for IT usage
Learnin g
Readine
ss •Communication with other organizations
•Socio‐cultural amongst staff, clients and community
•Sharing information contents with others
Societal readiness (ICT
Use and Interaction)
Khoja et al. 2007. e‐Health Readiness Assessment Tools for Healthcare Institutions in Developing Countries
Core
Readiness
Technological
Readiness
Learning
Readiness
Community
Readiness
Case Study Analisa Kesiapan
3 2 1 0 5 4
Keselarasan Organisasi
Budaya
Organisasi
Kepemimpinan
Strategi Aturan (Role)
Manajemen Informasi
Kesiapan Organisasi
4 3 2 1 0
Kepegawaian
Proses (Alur Kerja)
Akuntabilitas dan Keuangan Keterlibatan Pasien
Manajemen Teknologi Informasi Infrastruktur lain
Mekanisme Assessment
• Rapid Assessment Procedure (McMullen 2011)
• Memungkinkan assessor (tim penilai) untuk melakukan penilaian ke lapangan dalam waktu yang terbatas
• Aspek pelaksanaan
• Persiapan
• Kunjungan lapangan
Tahap
Persiapan
• Pengumpulan informasi awal: karakteristik fasilitas kesehatan (rumah sakit)
• jumlah kunjungan rata‐rata, BOR, jumlah pengeluaran rumah sakit, karakteristik sumber daya manusia, peta spasial rumah sakit, fasilitas/unit layanan yang ada di rumah sakit, dan lain sebagainya).
• Quesioner: penerimaan staf terhadap TIK
• Kompetensi penggunaan teknologi informasi, permasalahan dan kesediaan dalam mengoptimalkan TIK.
• Analisa awal dari hasil pengumpulan informasi
• Panduan dalam penyusunan instrumen kunjungan lapangan Rapid Assessment Procedure....
Tahap Kunjungan Lapangan
• Instrumen wawancara atau FGD (Focus group
discussion),
• Aspek budaya organisasi serta tatakelola dan kepemimpinan (variabel 1 dan 2 DOQ‐IT)
• Instrumen observasi.
• Aspek operasional dan teknis (variabel 3 dan 4 DOQ‐IT)
Rapid Assessment Procedure....
Kesimpul
an
• Berbagai macam framework assessment kesiapan SI/TI (EHR) bagi fasilitas pelayanan kesehatan tersedia• Readiness Assessment pada dasarnya menilai kesiapan fasilitas kesehatan dari berbagai aspek baik budaya
organisasi, manajemen dan kepemimpinan, operasional, aspek teknis dan aspek bisnis.
• Readiness assessment direkomendasikan sebelum
pengembangan sistem informasi, baik pada awal atau pada siklus pengembangan lanjutan. Readiness
assessment juga dapat dimasukkan dalam rencana strategis IT
