MAKALAH FLOWCHART SISTEM DAN PROSEDUR PADA PROSES PENGADAAN BARANG DI BALAI PENGELOLA TRANSPORTASI DARAT WILAYAH VII PROVINSI SUMATERA
SELATAN DAN PROVINSI BANGKA BELITUNG
D I S U S U N Oleh :
1. Cindy kurniati (062140512695)
2. Siti Lailatull Hasanah (062140512703) 3. Aprianto (062140512694)
Mata Kuliah : Sistem Informasi Keuangan Pemerintah Dosen Pengasuh : Ulfa Tika Saputri S.E, M.Sc
JURUSAN AKUNTANSI
PROGRAM STUDI D4 AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
TAHUN AJARAN 2023
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang atas rahmat dan karunia-Nya sehingga pembuatan makalah dengan judul “Sistem dan Prosedur pada Proses Pengadaan Barang di Balai Pengelola Transportasi Darat Wilayah VII Provinsi Sumatera Selatan dan Provinsi Bangka Belitung” ini dapat terselesaikan dengan lancar. Makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Keuangan Pemerintah.
Pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Keuangan Pemerintah Ibu Ulfa Tika Saputri S.E, M.sc, yang telah memberikan ilmu dan materinya. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada pihak Narasumber dari Balai Pengelola Transportasi Darat Wilayah VII Provinsi Sumsel-Babel serta semua pihak yang turut membantu dalam pembuatan makalah ini.
Kami menyadari bahwa makalah ini tentu masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, atas saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan dan sangat berguna untuk pembenahan dan penyempurnaan serta memotivasi kami dalam pembuatan tugas selanjutnya.
Pangkalan Balai, 26 Juli 2023
Hormat Kami
DAFTAR ISI
Kata Pengantar... 1
BAB I... 3
PENDAHULUAN... 3
1.1 Latar Belakang... 3
1.2 Tujuan Pembahasan... 3
BAB II... 4
PEMBAHASAN...4
2.1 Pengertian Sistem... 4
2.2 Pengertian Prosedur... 4
2.3 Pengertian Pengadaan Barang...4
2.4 Pengertian Prosedur Pengadaan Barang...5
2.5 Flowchart... 5
2.5.1 Pengertian Flowchart... 5
2.5.2 Simbol-Simbol Flowchart...6
2.5.3 Profil BPTD Wilayah VII Provinsi Sumsel-Babel...7
2.6 Sistem Dan Prosedur Proses Pengadaan Barang...8
BAB III... 10
PENUTUP... 10
3.1 Kesimpulan... 10
DAFTAR PUSAKA...11
LAMPIRAN... 12
Persentase pengerjaan... 13
BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Kementerian Perhubungan membentuk 25 Balai Pengelola Transportasi Darat (BPTD) yang tersebar di seluruh Indonesia. Balai tersebut bertugas mengelola terminal tipe A, jembatan timbang, pelabuhan penyeberangan, pengawasan bus antar-kota antar-provinsi (AKAP) dan angkutan sewa di wilayah otoritas masing-masing. Pembentukan BPTD mengacu pada Peraturan Menteri Perhubungan nomor 154 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Transportasi Darat yang disahkan pada 5 Januari 2017. Balai Pengelola Transportasi Darat yang selanjutnya dalam peraturan menteri disebut BPTD merupakan Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Kementerian Perhubungan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Darat.
Salah satu dari 25 Balai Pengelola Transportasi Darat (BPTD) yaitu BPTD wilayah VII – Provinsi Sumatera Selatan dan Provinsi Bangka Belitung yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan lalu lintas dan angkutan jalan, sungai, danau dan penyeberangan pada pelabuhan yang diusahakan secara komersal dan pelabuhan yang belum diusahakan secara komersal. Dalam fungsinya, BPTD melakukan pengelolahan lalu lintas dan angkutan jalan, sungai, danau dan penyebrangan, serta penyelenggraan pelabuhan penyebrangan yang diusahakan secara komersial dan pelabuhan yang belum diusahakan secara komersial.
BPTD yang berlokasi di wilayah VII yaitu pada Provinsi Sumatera Selatan dan Provinsi Bangka Belitung adalah BPTD tipe A yang memiliki beberapa fungsi spesifik yaitu pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan, peningkatan, penyelenggaraan, dan pengawasan terminal penumpang Tipe A, Terminal Barang, Unit Pelaksana Penimbangan Kendaraan Bermotor (UPPKB), pelaksanaan kalibrasi peralatan pengujian berkala kendaraan beemrotor, pelaksanaan pemeriksaa fisik rancang bangun sarana angkutan jalan serta pengawasan teknis sarana lalu lintas dan angkutan jalan di jalan nasional dan pengujian berkala kendaraan bermotor dan industri karoseri.
1.2 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka tujuan dari pembahasan ini ialah untuk mengetahui sistem dan prosedur pengadaan barang yang terjadi pada Balai
Pengelola Transportasi Darat Wilayah VII di Provinsi Sumatera Selatan dan Provinsi Bangka Belitung.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sistem
Menurut Mulyani (2016), sistem adalah sekumpulan subsistem, komponen ataupun element yang saling bekerja sama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan sebelumnya.
Secara umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Ketiga hal tersebut merupakan konsep sebuah sistem yang paling sederhana. Suatu sistem dapat dikatakan sebagai sistem yang baik apabila memiliki karakteristik-karakteristik tertentu.
Sehingga dapat disimpulkan pengertian sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari kegiatan, komponen, unsur, elemen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi dan saling berhubungan satu sama lain melakukan kerjasama dengan cara-cara tertentu secara harmonis sehingga membentuk kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.2 Pengertian Prosedur
Wijaya & Irawan (2018) mengartikan bahwa Prosedur adalah urutan kegiatan atau aktivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dilaksanakan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Sedangkan menurut Ida Nuraida (2014:43) mengartikan bahwa prosedur merupakan metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang datang dan urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Selain itu prosedur juga diartikan sebagai sebuah metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.
Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan pengertian prosedur adalah kegiatan kerja untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan secara terencana atau tersusun dan biasanya melibatkan beberapa orang.
2.3 Pengertian Pengadaan Barang
Menurut Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018 disebutkan bahwa pengadaan barang atau jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau
jasa. Kegiatan pengadaan barang atau jasa tersebut dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang atau jasa.
Pengadaan barang adalah proses untuk mendapatkan barang dan jasa dengan kemungkinan pengeluaran yang terbaik, dalam kualitas dan kuantitas yang tepat, waktu yang tepat, dan pada tempat yang tepat untuk menghasilkan keuntungan atau kegunaan secara langsung bagi pemerintah, perusahaan atau bagi pribadi yang dilakukan melalui sebuah kontrak.
Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang dan jasa atau procurement adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan dan penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan harga yang terjangkau.
2.4 Pengertian Prosedur Pengadaan Barang
Prosedur pengadaan adalah adalah langkah-langkah untuk memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah, oraganisasi atau yang disediakan oleh pelaku usaha.
Prosedur pengadaan barang juga diatur berdasarkan Perpres No. 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah. Secara umum, prosedur pengadaan barang dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:
1. Menganalisis kebutuhan perusahaan
2. Mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen 3. Melakukan tender
4. Menganalisis supplier atau vendor yang sesuai dengan kriteria 5. Meminta penawaran (quotation)
6. Melakukan negosiasi dengan supplier atau vendor 7. Membuat kontrak atau purchase order
8. Proses penerimaan barang/jasa dan pemeriksaan kualitas barang/jasa 9. Pembayaran pengadaan barang/jasa
2.5 Flowchart
2.5.1 Pengertian Flowchart
Flowchart adalah diagram alur yang digunakan untuk menggambarkan alur proses atau logika dari suatu sistem. Flowchart dibagi menjadi tiga bagian yaitu bagan alir sistem, bagan alir dokumen, dan bagan alir program. Flowchart menggunakan simbol-simbol standar untuk menunjukkan aktivitas, kondisi, dan alur logika dari proses yang digambarkan. Simbol yang
digunakan diantaranya adalah simbol masukan dan keluaran, simbol pemrosesan, simbol penyimpanan, simbol arusdan yang lainnya dengan bentuk bangunan dua dimensi. Salah satu bentuk simbol bangunan dua dimensi yang secara umum digunakan diantaranya yaitu persegi panjang, oval, dan panah kemudian akan dimasukkan ke dalam sebuah diagram yang detail dan ringkas. Simbol yang digunakan dalam flowchart tersebut mendeskripsikan tentang fungsi dari sistem tersebut.
2.5.2 Simbol-Simbol Flowchart
Flowchart merupakan ilustrasi visual yang mengabarkan alur kerja atau proses dan solusi dari suatu studi tentang sebuah masalah, setiap alur digambarkan saling berhubungan. Flowchar ini di buat dengan tujuan untuk menggabarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana ringkas dengan menggunakan symbol symbol tertentu. Masing masing symbol yang digunakan memiliki makna tertentu.
Berikut addalah simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir beserta dengan fungsinya:
2.5.3 Profil BPTD Wilayah VII Provinsi Sumsel-Babel
Balai Pengelolah Transportasi Darat Wilayah VII yang beralamat kantor Di 4P35+CC4, Jl.
Bandara Sultan Mahmud Badaruddin II, Talang Betutu, Kec. Sukarami, Kota Palembang, Sumatera Selatan 30961. BPTD ini yang melaksanakan pengelolaan transportasi darat pada wilayah dengan karakteristik daratan yang terdapat pelatanan transportasi jalan,serta Pelabuhan sungai, danau, dan penyebrangan komersial dan perintis.
BPTD mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan lalu lintas dan angkutan jalan, sungai, danau dan penyeberangan serta penyelenggara pelabuhan penyeberangan pada pelabuhan yang diusahakan secara komersial dan pelabuhan yang belum diusahakan secara komersial.
Fungsi dari BPTD adalah sebagai berikut :
a) penyusunan rencana, program, dan anggaran;
b) pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan, peningkatan, penyelenggaraan, dan pengawasan terminal penumpang Tipe A, Terminal Barang, Unit Pelaksana Penimbangan Kendaraan Bermotor (UPPKB), pelaksanaan kalibrasi peralatan pengujian berkala kendaraan bermotor, pelaksanaan pemeriksaan fisik rancang bangun sarana angkutan jalan serta pengawasan teknis sarana lalu lintas dan angkutan jalan di jalan nasional dan pengujian berkala kendaraan bermotor dan industri karoseri;
c) pelaksanaan manajemen dan rekayasa lalu lintas, pengawasan angkutan orang antar kota antar provinsi, angkutan orang tidak dalam trayek, angkutan barang, penyidikan dan pengusulan sanksi administrasi terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan, peningkatan kinerja dan keselamatan lalu lintas dan angkutan jalan, serta pengawasan tarif angkutan jalan;
d) pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan, peningkatan, penyelenggaraan, dan pengawasan pelabuhan sungai, danau dan penyeberangan yang diusahakan secara komersial dan pelabuhan yang belum diusahakan secara komersial, serta pengaturan, pengendalian dan pengawasan angkutan sungai, danau dan penyeberangan yang komersial dan pelabuhan yang belum diusahakan secara komersial, penjaminan keamanan dan ketertiban, penyidikan dan pengusulan sanksi administratif terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang lalu lintas dan angkutan sungai, danau, dan penyeberangan
yang diusahakan secara komersial dan pelabuhan yang belum diusahakan secara komersial, peningkatan kinerja dan keselamatan lalu lintas dan angkutan, pelayanan jasa kepelabuhanan serta pengusulan dan pemantauan tarif dan penjadwalan angkutan sungai, danau, dan penyeberangan yang diusahakan secara komersial dan pelabuhan yang belum diusahakan secara komersial;
e) pelaksanaan urusan tata usaha, rumah tangga, kepegawaian, keuangan, hukum, dan hubungan masyarakat; dan
f) pelaksanaan evaluasi dan pelaporan.
2.6 Sistem Dan Prosedur Proses Pengadaan Barang
URAIAN CV/PT PPK/PA PEJ.PENG B.PENG 1. PPK/PA membuat surat
permohonan belanja untuk pengadaan barang yang diberikan kepada pejabat pengadaan.
2. Setelah mendapatkan surat dari PPK/PA tersebut, Pejabat pengadaan membuat surat permintaan penawaran harga dan dikirim ke CV/Perusahaan.
3. Untuk menindaklanjuti surat permintaan penawaran harga tersebut, CV/PT membalas surat tersebut dengan mengirimkan daftar penawaran harga.
4. Setelah mendapatkan daftar harga tersebut, Pejabat pengadaan menyetujui harga yang telah ditetapkan dan melakukan pemesanan
5. Pejabat pengadaan memberikan tenggat waktu pelaksanaan pekerjaan paling lama 7 hari terhitung dari surat pemesanan dibuat.
6. Setelah melaksanakan pekerjaan, pihak CV/PT mengkonfirmasi kepada PPK/PA bahwa telah melaksanakan 100% pekerjaan fisiknya.
7. Berdasarkan laporan pekerjaan tersebut, PPK/PA membuat Berita Acara Serah Terima Barang yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu PPK/PA dan CV/PT yang bersangkutan.
8. Atas pesanan yang telah dibuat, pihak CV/PT mengirim surat beserta kwitansi kepada Bendahara Pengeluaran.
9. Setelah disetujui PPK/PA, Bendahara Pengeluaran melakukan pembayaran atas pesanan yang telah dibuat.
Note:PPK (pejabat pembuat komitmen) PEJ.PENG (Pejabat Pengadaan ) B.PENG(Bendahara Pengeluaran )
MULAI
SURAT PERHOMOHONAN
PENGADAAN
SURAT PERHOMOHONAN
PENGADAAN
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
HARGA SURAT
PERMINTAAN PENAWARAN
HARGA
SURAT PERAWARAN
HARGA
SURAT PERAWARAN
HARGA
SETUJU TIDAK
SURAT PEMESANAN PEMESANAN
BARANG/ATK
LAPORAN PEKERJAAN
BAST BARANG
KWITANSI SURAT PERMOHONAN PEMBAYARAN
KWITANSI SURAT PERMOHONAN PEMBAYARAN
PEMBAYARAN
BUKTI PEMBAYARAN
SELESAI YA
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem dan prosedur pengadaan barang pada Balai Pengelola Transportasi Darat Wilayah VII tidak terlalu sulit. Karena disana hanya melibatkan 4 pihak yang terdiri dari 3 pihak internal yaitu : Pejabatan Pembuat Komitmen (PPK) / Pengguna Anggaran (PA), Pejabat Pengadaan , dan Bendahara Pengeluaran.
Sedangkan pihak eksternalnya hanya terdiri dari PT/CV yang terlibat.
DAFTAR PUSAKA
Sumber Wawancara : Septria (Tata Usaha)
https://www.gramedia.com/literasi/flowchart/
https://www.kumpulanpengertian.com/2020/10/pengertian-pengadaan-barang- procurement.html
https://www.bing.com/search?
q=bptd+wilayah+vii+provinsi+sumatera+selatan+dan+bangka+belitung&qs=n&form=QB RE&sp=-1&lq=0&pq=&sc=0-
0&sk=&cvid=7CBA05FA2E7F484BAB8002376924DA3D&ghsh=0&ghacc=0&ghpl=
https://www.kajianpustaka.com/2020/07/sistem-pengertian-karakteristik-dan- klasifikasi.html
https://creatormedia.my.id/pengertian-prosedur-menurut-para-ahli-dalam-bukunya/
https://majoo.id/solusi/detail/pengadaan-barang-dan-jasa
https://hubdat.dephub.go.id/id/bptd/bptd-sumatera-selatan/profil/
LAMPIRAN
Persentase pengerjaan
Aprianto : 10%
Cindy Kurniati : 45%
Siti Lailatull Hasanah : 45%
