SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ACARA KAMPUS BERBASIS WEB DI UNIVERSITAS DHYANA PURA
Oleh:
Ni Putu Mita Pramesti (21121201001) I Putu Indra Wiguna (21121201005)
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMASI UNIVERSITAS DHYANA
PURA
2024
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan 1.1 Pendahuluan
Universitas Dhyana Pura Bali, sebagai lembaga pendidikan tinggi yang berkomitmen untuk memberikan pengalaman terbaik kepada mahasiswa, terus berupaya meningkatkan kualitas layanan dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan kampus. Salah satu aspek yang krusial dalam mencapai tujuan ini adalah efektivitas manajemen acara kampus. Sebagai pusat kegiatan akademik, sosial, dan budaya, Universitas Dhyana Pura Bali membutuhkan sistem informasi yang canggih dan terintegrasi untuk mengelola acara-acara tersebut.
Dalam beberapa tahun terakhir, pertumbuhan jumlah mahasiswa dan kompleksitas acara kampus di Universitas Dhyana Pura Bali telah menunjukkan peningkatan yang signifikan. Manajemen acara yang baik tidak hanya mencakup perencanaan yang matang tetapi juga membutuhkan koordinasi yang efektif antara berbagai pihak terkait. Saat ini, proses manajemen acara masih mengandalkan metode manual yang rentan terhadap kesalahan, kurang efisien, dan kurang transparan.
Melihat kendala-kendala tersebut, implementasi Sistem Informasi Manajemen Acara Kampus berbasis web menjadi solusi yang tepat. Sistem ini akan memungkinkan penyelenggara acara, dosen, mahasiswa, dan pihak terkait lainnya untuk berkolaborasi dengan lebih efisien. Dengan memanfaatkan teknologi web, informasi tentang acara, proses pendaftaran, penjadwalan ruangan, dan evaluasi acara dapat diakses secara real-time.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan penjelasan yang telah diberikan, rumusan masalah yang dapat diajukan dalam proposal pembangunan sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web di Universitas Dhyana Pura Bali adalah sebagai berikut:
1. Vitur apa saja yang harus ada dalam sistem informasi manajemen acara kampus di Universitas Dhyana Pura?
2. Apa saja teknologi yang akan digunakan dalam membangun sistem sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web di Universitas Dhyana Pura?
3. Berapa biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web di Universitas Dhyana Pura?
BAB II
METODELOGI PENELITIAN
2.1 Tahapan Penelitian
Proses penelitian akan dilakukan melalui beberapa langkah sebagai berikut:
1. Tahap analisis kebutuhan
Pada tahap ini, akan dilakukan analisis kebutuhan sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web. Analisis kebutuhan dilakukan untuk mengetahui fitur-fitur yang
haru ada dalam sistem, teknologi yang akan digunakan, dan biaya yang dibutuhkan.
Analisis kebutuhan akan dilakukan dengan cara wawancara, observasi, dan studi literatur.
2. Tahap perancangan
Pada tahap ini, akan dilakukan perancangan sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web. Perancangan sistem dilakukan untuk menentukan spesifikasi sistem, seperti arsitektur sistem, alur kerja sistem, dan desain antarmuka pengguna. Perancangan sistem akan dilakukan dengan menggunakan alat bantu perancangan sistem, seperti UML.
3. Tahap pengembangan
Pada tahap ini, akan dilakukan pengembangan sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web. Pengembangan sistem dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman dan teknologi yang telah ditentukan pada tahap analisis kebutuhan
4. Tahap evaluasi
Pada tahap ini, akan dilakukan evaluasi sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web. Evaluasi sistem dilakukan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi kebutuhan pengguna dan dapat berfungsi dengan baik. Evaluasi sistem akan dilakukan dengan cara uji coba sistem oleh pengguna dan analisis data hasil uji coba.
Metode penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian pengembangan. Metode penelitian ini dipilih karena sesuai dengan tujuan penelitian, yaitu untuk mengembangkan suatu sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web.
2.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada organisasi mahasiswa di Uiversitas Dhyana Pura Bali 2.3 Model Pengembangan Sistem
Model pengembangan sistem yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah model waterfall. Model waterfall adalah model pengembangan sistem yang bersifat linear, yaitu setiap tahap pengembangan harus selesai sebelum tahap selanjutnya dimulai.
Kelebihan model waterfall adalah sebagai berikut:
Model yang mudah dipahami dan diterapkan
Model yang terstruktur dan terorganisir
Model yang cocok untuk proyek pengembangan sistem yang kompleks
Kekurangan model waterfall adalah sebagai berikut:
Model yang tidak fleksibel
Model yang tidak dapat beradaptasi dengan perubahan
Model yang dapat menyebabkan kesalahan jika terjadi perubahan pada tahap awal pengembangan
Kesimpulan
Model waterfall dipilih karena sesuai dengan tujuan penelitian, yaitu untuk mengembangkan suatu sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web.
Model waterfall dipilih karena model ini bersifat linear dan terstruktur, sehingga dapat membantu dalam mengembangkan sistem yang kompleks.
BAB III
HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI 3.1 Analisa Sistem
1. Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan dilakukan untuk mengetahui fitur-fitur yang harus ada dalam sistem informasi manajemen acara kampus di universitas dhyana pura. Analisa dilakukan dengan cara wawancara kepada beberapa anggota organisasi mahasiswa di Universitas Dhayana Pura.
Berdasarkan analisis yang dilakukan sistem informasi manajemen acara (SIMA) harus memiliki fitur-fitur berikut:
Fitur Autentikasi : setiap pengguna sistem harus dapat melakukan Autentikasi seperti mendaftar dan login
Fitur Perencanaan : fitur ini digunakan untuk merencanakan kegiatan dan acara kampus, seperti menentukan jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, anggaran, dan peserta.
Fitur pelaksanaan: fitur ini digunakan untuk mengelola pelaksanaan kegiatan dan acara kampus, seperti menampilkan daftar acara, mengelola pendaftaran peserta, mengelola absen, dan mengelola alat-alat yang diperlukan.
Fitur evaluasi: fitur ini digunakan untuk mengevaluasi kegiatan dan acara kampus, seperti mengumpulkan data evaluasi, menganalisis data evaluasi, dan membuat laporan evaluasi.
2. Analisa teknologi
Analisis teknologi dilakukan untuk menentukan teknologi yang akan digunakan dalam membangun sistem. Teknologi yang akan digunakan harus sesuai dengan fitur- fitur yang harus ada dalam sistem.
Berdasarkan analisis teknologi, sistem informasi manajemen acara kampus berbasis web akan dibangun dengan menggunakan teknologi berikut:
Teknologi web: teknologi web akan digunakan untuk membuat antarmuka pengguna yang dapat diakses melalui internet.
Teknologi database: teknologi database akan digunakan untuk menyimpan data kegiatan dan acara kampus.
Teknologi keamanan: teknologi keamanan akan digunakan untuk melindungi data kegiatan dan acara kampus dari akses yang tidak sah.
3.2 Perancangan Sistem
1. Dokumentasi Kebutuhan
Dokumen Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan User Kebutuhan Fungsional
Pengguna dapat melakukan autentikasi
Sistem harus menampilkan daftar akun Sistem harus menyimpan akun baru Sistem dapat menyimpan data login user
Sistem dapat menghapus / melogout akun user
Kebutuhan User Kebutuhan Fungsional
Pengguna dapat melihat informasi event dan mendaftar sebagai panitia
serta panitia dapat mengelola event
Sistem harus menampilkan daftar event Sistem harus menyimpan daftar panitia beserta divisinya
Sistem dapat menambahkan panitia baru Sistem dapat menghapus panitia
Sistem harus dapat menambahkan / menghapus event
Sistem harus dapat menambahkan / menghapus peserta acara
Sistem harus menampilkan izin peminja
Kebutuhan non fungsional
- Aplikasi memiliki keamanan yang tinggi untuk melindungi data pengguna
- Aplikasi manajemen event harus kompatibel dengan berbagai perangkat dan sistem operasi agar dapat digunakan oleh berbagai pengguna.
- Aplikasi manajemen event harus tersedia setiap saat agar dapat digunakan kapan saja
Perbedaan kebutuhan fungsional dan non fungsional
Kebutuhan fungsional dan non fungsional adalah dua jenis kebutuhan yang harus dipertimbangkan dalam pengembangan sistem atau produk. Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang terkait dengan fungsionalitas sistem atau produk, sedangkan kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan yang tidak terkait dengan fungsionalitas sistem atau produk.
Kebutuhan fungsional biasanya lebih tinggi prioritasnya daripada kebutuhan non fungsional. Hal ini karena kebutuhan fungsional menentukan apa yang harus dilakukan oleh sistem atau produk. Jika kebutuhan fungsional tidak terpenuhi, maka sistem atau produk tidak dapat berfungsi dengan baik.
Kebutuhan non fungsional juga penting untuk dipertimbangkan dalam pengembangan sistem atau produk. Kebutuhan non fungsional dapat mempengaruhi bagaimana sistem atau produk harus dilakukan. Misalnya, jika kebutuhan keamanan tidak terpenuhi, maka sistem atau produk dapat rentan terhadap serangan.
Penggunan UML dalam Dokumentasi 2. Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Admin
b. Use Case Diagram Organisasi
c. Use Case Diagram User
3. Validasi Kebutuhan
Fitur untuk mengajukan event
Panitia event harus dapat mengajukan event dengan mengisi formulir pengajuan event. Formulir pengajuan event harus mencakup informasi tentang jenis event, tanggal, waktu, tempat, anggaran, dan tujuan event.
Validasi
Panitia event dapat diminta untuk mengisi formulir pengajuan event dan memberikan umpan balik tentang fitur tersebut. Umpan balik tersebut dapat digunakan untuk memperbaiki fitur tersebut, misalnya dengan menambahkan informasi yang diperlukan atau mempermudah pengisian formulir.
Keamanan
Aplikasi manajemen event harus memiliki keamanan yang tinggi untuk melindungi data pengguna, seperti data peserta event, data panitia event, dan data keuangan.
Validasi
Ahli keamanan dapat diminta untuk mengaudit aplikasi untuk mengidentifikasi potensi kerentanan keamanan. Kerentanan keamanan yang teridentifikasi dapat diperbaiki sebelum aplikasi dirilis.
4. Manajemen Perubahan Kebutuhan
Manajemen perubahan kebutuhan penting untuk memastikan bahwa perubahan kebutuhan dikelola dengan baik dan tidak berdampak negatif terhadap pengembangan aplikasi. Manajemen perubahan kebutuhan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan aplikasi yang memenuhi kebutuhan pengguna dan tujuan bisnis.
Proses yang terstruktur untuk mengelola perubahan kebutuhan penting untuk memastikan bahwa perubahan kebutuhan dikelola secara efektif. Proses manajemen perubahan kebutuhan dalam aplikasi event manajemen dapat dibagi menjadi beberapa langkah, yaitu:
1. Identifikasi perubahan kebutuhan 2. Analisis perubahan kebutuhan 3. Otorisasi perubahan kebutuhan 4. Implementasi perubahan kebutuhan 5. Pengujian perubahan kebutuhan
Perubahan dapat berdampak positif terhadap proyek jika perubahan tersebut dapat meningkatkan kualitas, kinerja, atau efisiensi proyek. Misalnya, perubahan persyaratan dapat meningkatkan kepuasan pengguna, perubahan teknologi dapat meningkatkan kinerja proyek, dan perubahan lingkungan dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek.
5. Diagram Konteks
6. Data Flow Diagram
a. Analisa
1. Studi Kasus
Kegagalan Proyek Aplikasi Manajemen Event
-Pertanyaan Penelitian
Apa penyebab kegagalan proyek aplikasi manajemen event?
-
Unit Analisis
Proyek aplikasi manajemen event yang gagal
-Pengumpulan Data
Data dikumpulkan melalui wawancara dengan para pemangku kepentingan proyek, observasi terhadap proyek, dan analisis dokumen proyek.
-
Analisis Data
Analisis data menunjukkan bahwa kegagalan proyek aplikasi manajemen event disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu:
Kegagalan dalam mengidentifikasi kebutuhan pengguna
Panitia event tidak melakukan identifikasi kebutuhan pengguna yang tepat.
Akibatnya, aplikasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Kegagalan dalam mengelola perubahan
Panitia event tidak memiliki proses manajemen perubahan yang efektif.
Akibatnya, perubahan yang terjadi selama pengembangan aplikasi tidak dikelola dengan baik dan berdampak negatif terhadap proyek.
Kegagalan dalam mengelola risiko
Panitia event tidak melakukan identifikasi dan pengelolaan risiko yang memadai. Akibatnya, risiko-risiko yang ada tidak dikelola dengan baik dan berdampak negatif terhadap proyek.
Kesimpulan
Kegagalan proyek aplikasi manajemen event dapat dihindari jika panitia event melakukan identifikasi kebutuhan pengguna yang tepat, mengelola perubahan secara efektif, dan mengelola risiko secara memadai.
2. Kesimpulan
Sistem informasi aplikasi manajemen event di kampus merupakan sistem yang dapat membantu proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi event di kampus. Sistem ini dapat membantu panitia event dalam mengelola data dan informasi event, sehingga event dapat berjalan dengan lancar dan sukses.
Berdasarkan hasil penelitian, sistem informasi aplikasi manajemen event di kampus memiliki beberapa manfaat, yaitu:
-
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan event
-Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan event
-Meningkatkan kepuasan pengguna
Untuk mewujudkan manfaat-manfaat tersebut, sistem informasi aplikasi manajemen event di kampus harus memenuhi beberapa persyaratan, yaitu:
-
Kebutuhan pengguna
-
Fitur yang lengkap dan mudah digunakan
-Kualitas aplikasi yang tinggi
3. Daftar Pustaka
https://j-ptiik.ub.ac.id/index.php/j-ptiik/article/view/492
http://jim.teknokrat.ac.id/index.php/sisteminformasi/article/viewFile/128/122 https://e-journal.rosma.ac.id/index.php/interkom/article/view/74
