SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DAN INVENTARIS BARANG PADA KANTOR KEUANGAN DAERAH KECAMATAN HULU SUNGAI SELATAN

(1)

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DAN INVENTARIS BARANG PADA KANTOR KEUANGAN DAERAH KECAMATAN HULU

SUNGAI SELATAN

Mariatul Qiftiah¹ , Muharir² , Fathur Rahman³

1Teknik Informatika,55201, Falkultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, NPM : 17630498 1Teknik Informatika,55201,Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan

Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, NIDN : 11 170194 01 1Teknik Informatika,55201, Falkultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, NIDN : 00 040777 01

Email : [email protected] / No. HP : 0811 5564 597

ABSTRAK

Untuk Penelitian ini Menyajikan Sistem Pengelolaan Pengarsipan Surat dan Manajemen Inventaris Barang dimana keduanya menyatu dalam sebuah system informasi pengarsipan dan Inventaris barang. Pertama penelitian ini dilakukan untuk mengetahui cara pengarsipan atau penyimpanan data surat masuk dan keluar yang sedang dijalankan d kantor BAKEUDA Kecamatan Hulu Sungai Selatan. Sedangkan dengan manajemen Penelitian ini dilakukan agar dapat merancang dan membangun sebuah penelitian ini dilakukan system inventaris dan penyimpanan data-data pada kantor badan keuangan daerah, yang dapat membantu proses perencanaan dalam pencatatan barang masuk maupun keluar, mutase, sampai dengan akhir pelaporan. Penilitian ini menjadi penilitian deskriptif dan menjadikan penilitian kualitatif sebagai pendekatan untuk mendapatkan informasi dari beberapa informan seperti Kepala Bidang dan Pegawai sebagaimana yang sedang menangani surat dan inventaris. Beberapa teknik yang akan digunakan adalah observasi, dokomentasi, wawancara, dan penyajian data, dan mengambil beberapa kesimpulan. Untuk hasil dari penlitian ini adalah menunjukkan bahwa sebuah pengelolaan surat yang dilakukan di kantor BAKEUDA Kecamatan Hulu Sungai Selatan belum terleksana dengan optimal yaitu : 1) Penggunaan beberapa peralatan pengelolaan data cukup banyak dengan kata lain kurang optimal nya 2) Untuk menemukan sebuah arsip pun tidak terlihat sebagaimana optimalnya dalam menemukannya 3) Sebuah perwatan arsip belum terleksana dengan dan tidak ada tindakan khusus dalam merawat arsip yang disimpan 4) Kesadaran bagi pegawai pun terlihat sangat kurang dalam memperhatikan pengelolaan pengarsipan. Sistem yang akan diajukan adalah Sistem Pengarsipan dan Inventaris BAKEUDA Kecamatan Hulu Sungai Selatan.

Kata kunci : Pengelolaan, Badan Keuangan Daerah (bakeuda), Penelitian

(2)

ABSTRACK

For this study, it presents a Mail Filing Management System and Inventory Management of Goods where both are integrated in an archiving information system and inventory of goods. First, this research was conducted to find out how to archive or store incoming and outgoing mail data that is being carried out at the BAKEUDA office, Hulu Sungai Selatan District. Meanwhile, with management, this research was carried out in order to design and build a research. An inventory system and data storage at the regional financial agency office were carried out, which can assist the planning process in recording incoming and outgoing goods, mutations, until the end of reporting. This research will be made using descriptive research with a qualitative approach, for that the informants in this study are the Head of the Division and Informants - Supporting informants are employees who handle letters. Some of the techniques that will be used are observation, documentation, interviews, and data presentation, and draw some conclusions. The results of this research show that a letter management carried out at the BAKEUDA office, Hulu Sungai Selatan sub-district has not been carried out optimally, namely: 1) The use of several data management tools is quite a lot, in other words, it is not optimal 2) To find an archive is not visible. as optimal in finding it 3) An archive maintenance has not been carried out with and there is no special action in maintaining the archives stored 4) Awareness for employees also looks very lacking in paying attention to archiving management. The system that will be proposed is the Archiving and Inventory System of Goods at the Regional Finance Agency Office of Hulu Sungai Selatan District.

Keywords :Management, Regional Finance Agency, Research

PENDAHULUAN

Aplikasi merupakan sebuah program perangkat lunak atau system yang dirancang serta dikembangkan yang akan berguna dalam membantu pekerjaan ataupun aktivitas lain yang akan dilakukan oleh penguna atau pegawai yang berada di sebuah perusahaan maupun instansi/dinas. Perkembangan teknologi dan informasi yang terjadi pada abad ini membawa lompatan besar di segala linik kehidupan manusia. Sebuah aplikasi yang akan sangat berguna untuk sebuah instansi atau perusahaan adalah aplikasi pengelolaan data dan penyimpanan data dan sangat dipermudah dalam pekerjaan yang akan dilakukan oleh para pegawai.

Manajemen inventaris dan Pengarsipan adalah salah satu sistem yang bisa diangkat menjadi sebuah sistem yang bisa di manfaatkan untuk sebuah aplikasi yang bisa berperan penting untuk kelangsungan sebuah pekerjaan perusahaan dan instansi.

Inventaris kata lain dari stok atau persedian barang yang dimiliki perusahaan dan instansi/kantor yang dijadikan sebuah kegiatan dan usaha agar mendapatkan data yang diperlukan dan sekaligus dikelola. Inventari atau penyimpanan data sangat berperan penting dalam sebuah instansi kantor yang akan digunakan untuk menjalankan operasional kantor atau sebuah instansi dengan aman dan mudah. Beberapa dari itu pula menempatkan dengan adanya perlengkapan yang dapat mengganggu dan menghambatnya jalan roda perekonomian instansi, yang biasanya terdapat berbagai macam perlengkapan inventaris kantor. Sebab dari itu akan lebih baiknya sebuah program pat ditempatkan dalam sebuah instansi yang dapat membantu berjalan pekerjaan data inventaris kantor atau penyimpanan data dengan mudah dan tanpa banyaknya peralatan yang diperlukan. Data dan informasi dari kegiatan instansi diperlukan yang salah satunya sebuah arsip. Arsip merupakan sebuah proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen dengan bentuk sebuah catatan dansehingga

(3)

bisa disimpan dan diatur dengan baik sedemikian rupa agar dapat suatu hari jika ingin diperlukan dapat ditemukan dengan mudah. Pengarsipan sebuah penunjang kelancaran dalam kegiatan disuatu instansi.

Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara dengan pihak staff kantor/pegawai yang bekerja dikantor Badan Kantor Keuangan Daerah (BAKEUDA), teruntuk sistem pengarsipan surat masuk dan keluar masih menggunakan cara manual dan pengelolaan masih menggunakan buku besar, menulis atau mencatat dan penyimpanannya pun masih dengan menumpuk surat – surat dengan map yang tersedia.

Sebuah perubahan system di instansi atau perusahaan adalah upaya untuk mengembangkan sebuah tata kelola pemerintahaan dengan sedikit langkah baik untuk memudahkan pekerjaan dengan melaksanakan implementasi system informasi di kantor bakeuda kecamatan hulu sungai selatan, dengan menciptakannya kecepatan tata laksana penugasan dan ketertipan dalam sebuah pertukaran informasi data diunit kerja khususnya di lingkungan BAKEUDA Kecamatan Hulu Sungai Selatan.

METODE

1. Rancangan Model Sistem

Membuat sebuah system program adalah merancang atau mendesain system dengan baik dengan berbagai langkah-langkah dan beberapa unsur yang menggambarkan suatu secara umum adalah masukan (input), pengeolaan (processing), keluaran (output) dengan ini dapat digambarkan dengan model system.

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Terhadap Sistem Lama

Berdasarkan uraian diatas adalah bahwa penulis ingin menyimpulkan pengarsipan di kantor badan keuangan daerah masih dikatakan manual, sehingga dapat menimbulkan beberapa masalah muncul yaitu:a

Belum efektifnya penyimpanan surat masuk dan keluar sehingga dapat menimbulkan kehilangan data tidak terduga.

1. Sulitnya pencarian arsip masuk dan keluar, karena belum menggunakan sistem yang mendukung atau masih menyimpan dalam map saja.

(4)

Gambar 1 Flowchart Analisis Sistem Berjalan Arsip Surat Masuk

Gambar 2 Flowchat Analisis Berjalan Arsip Surat Keluar B. Usulan Sistem Baru

Sebenarnya untuk mempermudah dan teresfiensinya dalam pekerjaan diusulkannya sebuah sistem baru yang dapat memudahkan tugas dalam pengelolaan dan pengarsipan surat masuk dan keluar

C. Analisis Kebutuhan Sistem

(5)

Sebelum melakukan perancangan sistem maka penulis melakukan sebuah wawancara kepada responden terlebih dahulu, agar dapat dilakukan dengan baik serta tidak membuat kesalahan saat perancangan dilakukan oleh pengguna.

Kebutuhan untuk perancangan perangkat lunak ini adalah:

 Bahasa pemrograman yang akan dipakai adalah Php Framework Laravel memiliki dua tools yang diandalkan dan mempunyai berbabagai fitur yang tidak semua framework sediakan.

 Dan Database yang akan di pakai adalah Mysql

Kebutuhan untuk pengembangan perangkat lunak adalah sebagai berikut:

 Perangkat harus dapat membaca data kunci pada saat beberapa proses yang akan terjadi seperti pencarian, pemasukan, perubahan, dan pengahapusan data.

 Perangkat lunak pun dibuat dengan tampilan-tampilan yang tidak asing bagi pemakai/pengguna

 Perangkat lunak dapat dengan pasti menyimpan data yang dinput oleh operator ke dalam sebuah penyimpanan data baik internal maupun data eksternal.

 Adapun proses dalam perangkat lunak yang bisa diperbaharui semua data yang sudah disimpan dalam basis data.

 Menampilakan sebuah informasi surat data surat yang akan di lakukan di dalam sebuah program berjalan

 Menampilkan sebuah informasi data surat dengan lengkap

 Menampilkan sebuah informasi data pegawai D. Rancangan Unified Modeling Language (UML)

Use Case

Diagram use case salah satu model system yang dapat digunakan untuk merancang system yang cocok digunakan untuk aplikasi kali ini, Use case diagram sendiri salah satu dari jenis model uml yang digambarkan hubungan interaksi antara system dan actor, atau use case dideskripsikan sebagai interaksi sipengguna dan sistemnya.

Gambar 4 Use case Diagram

(6)

Gambar 3 Use Case Diagram Pegawai Relasi Tabel

Relasi merupakan sebuah relasi atau hubungan antara table-tabel yang lain pada database, pada sebuah database table dihubungkan oleh melalui foreign key pada table pertama dengan primary key table kedua

Gambar 5 Relasi Tabel

(7)

Rancangan Tabel

1. Rancnagan Activies

Tabel 1 Activities

No Nama Type

Width Ket

1 Id BigInt

20

2 Sector_Id BigInt

20

3 Name Varchar

255

4 Created_at Timestamp

5 Uptade_at Timestamp

2. Rancangan Dispointions

Tabel 2 Dispointions

No Nama Type Width Ket

1 Id BigInt

20 2 Incoming_mail_id BigInt

20

3 Employee_id BigInt

20

4 To Varchar

255

6 Update_at Timestamp

3. Rancangan Employes

Tabel 3 Employes

1 Id BigInt

20

2 User_id BigInt

20

3 Nik Varchar

255

4 Nip Varchar

255

5 Rank_id BigInt

20

6 Status Int

11

(8)

8 Update_at Timestamp

4. Rancangan Failed Jobs

Tabel 4 Failed Jobs

1 Id BigInt

20

2 uuid Varchar

255

3 Connection Text

4 Queue Text

5 Playload Longtext

6 Expection Longtext

7 Falsed_at Timestamp

5. Rancangan Incoming Mails

Tabel 7 Incoming Mails

1 Id Bigint

20

2 Employee_Id Bigint

20

3 No_Agenda Varchar

255

4 Letter_type Varchar

255

5 Sent_date date

6 date_recieved date

7 letter_number Varchar

255

8 sender Varchar

255

9 about text

10 file_document text

11 status int

11

12 created_at timestamp

(9)

13 updated_at timestamp

6. Rancangan Migrations

Tabel 6 Migrations

1 Id Int

10

2 Migration varchar

255

3 batch int

11

7. Rancangan Out Going Mails

Tabel 7 Out Going Mails

1 Id bigint

20

2 Employee_id bigint

20

3 No_agenda varchar

255

4 letter_type varchar

255

5 Sent_date date

6 letter_number varchar

255

7 sender varchar

255

8 about text

9 file_document text

11 update_at timestamp

8. Rancangan Password Reset

Tabel 8 Password Reset

1 email varchar

255

2 token vatchar

255

(10)

9. Rancangan Akses Token

Tabel 9 Akses Token

1 Id bigint

20

2 Tokenable_type varchar

255

3 tokenable_id bigint

20

4 Nama varchar

255

5 token varchar

255

6 abilities text

7 last_used_at timestamp

10. Rancangan Ranks

Tabel 10 Ranks

1 id bigint

20

2 name varchar

255

11. Rancangan Sectors

Tabel 11 Sectors

1 id BigInt

20

2 employee_id BigInt

20

3 Nama Varchar

255

(11)

4 created_at Timestamp

5 updated_at Timestamp

12. Rancangan Sessions

Tabel 12 Sessions

1 Id Varchar

255

2 User_Id bigint

20

3 Ip_address varchar

45

4 user_agent text

5 payload text

6 last_activity int

11

13. Rancangan Standar Prices

Tabel 13 Standar Prices

1 Id bigint

20

2 name varchar

255

3 Spesification text

4 unit_id bigint

20

5 price varchar

255

6 Information text

7 image text

8 crerated_at timestamp

14. Rancangan Sub Activies

Tabel 14 Sub Activies

(12)

1 Id bigint

20

2 activity_id bigint

20

3 name varchar

255

4 status varchar

255

5 payu varchar

255

15. Rancangan Sub Activies Details

Tabel 16 Rancangan Sub Activies Details

1 id bigint

20 2 sub_activity_id bigint

20 3 standard_price_id bigint

20

4 coefficient varchar

255

16. Rancangan Units

Tabel 16 Rancangan Units

1 id bigint

20

2 name bigint

20

17. Rancangan Users

Tabel 17 Rancangan Users

(13)

1 Id bigint

20

2 name varchar

255

3 email varchar

255 4 email_verified_at timestamp

5 password varchar

255 6 two_factor_secret text

7 two_factor_recovery_codes text

8 remember_token varchar

255

9 current_team_id bigint

20

10 role

enum admin,

pegawai 11 profile_photo_path varchar

2048

Tampilan Antarmuka Sistem

Berikut tampilan dari antarmuka masukan sistem yang terdapat pada implementasi sistem informasi pengarsipan surat dan inventaris barang pada kantor badan keuangan daerah kecamatan hulu sungai selatan berbasis web :

1. Tampilan Login

Gambar 6 Tampilan Login

(14)

2. Tampilan Beranda

Gambar 7 Tampilan Beranda 3. Tampilan Menu Master Data Satuan

Gambar 8 Tampilan Menu Master Data Satuan

(15)

4. Tampilan Menu Master Data Jabatan

Gambar 8 Tampilan Menu Master Data Jabatan 5. Tampilan Menu Master Data Kategori

Gambar 9 Tampilan Kategori

(16)

6. Tampilan Menu Master Data Karyawan

Gambar 10 Tampilan Karyawan 7. Tampilan Menu Standar Harga

Gambar 11 Tampilan Menu Standar Harga

(17)

8. Tampilan Menu Kegiatan

Gambar 12 Tampilan Kegiatan Bidang 9. Tampilan Menu Bidang

Gambar 13 Tampilan Menu Bidang

(18)

10. Tampilan Menu Sub Kegiatan

Gambar 14 Tampilan Sub Kegiatan 11. Tampilan Menu Surat Masuk

Gambar 15 Tampilan Surat Masuk

(19)

12. Tampilan Menu Disposisi

Gambar 16 Tampilan Disposisi Surat Masuk 13. Tampilan Menu Surat Keluar

Gambar 17 Tampilan Surat keluar Tampilan Antarmuka Keluaran Sistem

Berikut tampilan dari antarmuka keluaran/laporan sistem yang terdapat pada implementasi sistem informasi pengarsipan surat dan inventaris barang pada kantor badan keuangan daerah kecamatan hulu sungai selatan.

(20)

1.

Laporan Surat Masuk

Gambar 18 Tampilan laporan surat masuk

2.

Laporan Surat Keluar

Gambar 19 Tampilan laporan surat keluar

(21)

3.

Laporan Disposisi Kepegawaian

Gambar 20 Tampilan disposisi kepegawaian

4.

Laporan Kegiatan Tahunan

Gambar 21 Tampilan laporan kegiatan

(22)

5.

Laporan Jumlah Pagu Persub Kegiatan

Gambar 22 Tampilan laporan pagu persub kegiatan

6.

Laporan Inventaris Barang Dari Sub Kegiatan

Gambar 23 Tampilan laporan inventaris dari sub kegiatan

(23)

7.

Laporan Harga Barang Tahun Ini

Gambar 24 Tampilan laporan harga barang tahunan

8.

Laporan Barang Terbanyak Di Minta

Gambar 25 Tampilan Laporan barang terbanyak diminta

(24)

9.

Laporan Grafik

Gambar 26 Tampilan laporan Garfik

PENUTUP

Kesimpulan

Setelah melalui seluruh tahapan perencanaan dan implementasi sistem informasi pengarsipan dan inventaris barang pada kantor badan keuangan daerah berbasis web

1. Aplikasi di rancang untuk membantu, memudahkan pegawai kantor dalam mengukur kinerja komputer pada kantor badan keuangan daerah kecamatan hulu sungai selatan (BAKEUDA)

2. Aplikasi ini memiliki fitur Smsgateway agar dengan memudahkan saat ada pemberitahuan tentang disposisi surat agar lebih mudah memberi tanggapan cepat dan instruksi.

3. Dan untuk fitur di aplikasi ini pun terdapat tanda tangan digital seperti Qr Code sebagai tanda tangan digital.

4. Petugas badan keuangan daerah dapat menefisiensi pengerjaan administrasi yang dilakukan secara terkomputerisasi

5. Sistem informasi pengarsipan surat dan inventaris barang kantor dapat mengaarsipkan surat data dengan baik dan aman karena tersimpan dalam database.

6. Sistem informasi pengarsipan surat dan inventaris barang dapat mendata barang kantorm dan pengadaan barang dengan tertata dengan aman.

SARAN

Sistem

Tampilan user Interface bisa lebih ditingkatkan

(25)

1. Sistem Inventory dapat dikembangkan lagi lebih baik dan seiring bertumbuhnya kebutuhan yang berkembang dimasa mendatang serta untuk mencapai tahap dimana sistem inventory ini menjadi lebih baik lagi.

REFERENSI

Wikipedia, 2020, Pengertian Sistem Informasi web

https://en.m.wikipedia.org/wiki/Web_information_system 30 Maret 2021 Yuniasih dan Bambang Irawan.(2018).Analisis Manajemen Kearsipan Di Kantor

Kecamatan Jagakarsa Kota Administrasi Jakarta Selatan Muhammad Robith Adani, 2020 pengertian Waterfall

https://www.sekawanmedia.co.id/metode-waterfall/ diakses pada 30 Maret 2021 Wikipedia, 2020. “HTML”

https://id.wikipedia.org/wiki/HTML diakses pada 6 januari 2021

Pahlevi.O,Mulyani.A,Khoir.M, (2018). Sistem Informasi Barang Menggunakan Metode Object Oriented Di Pt.Livaza Teknologi Indonesia Jakarta.Jurnal Prosisko.Volume 5 nomor 1 tahun 2018, halaman 2406-7733

Ina Maryani, Ahmad Ishaq, Dennis Slamet Mulyadi. Sistem Informasi Pemesanan Minuman Berbasis Client server Pada Kampung Dahar Purwokerto

Wikipedia.2020.“Bootstraps https://id.wikipedia.org/wiki/Bootstrap_(kerangka_kerja) diakses pada 31 Maret 2021

Wikipedia, 2020. “Xampp”

https://id.wikipedia.org/wiki/XAMPP diakses pada 6 januari 2021

Wikipedia,2020.“Visual Stodio Code”

https://translate.google.com/translate?u=https://en.wikipedia.org/wiki/Vi sual_Studio_Code&hl=id&sl=en&tl=id&client=srp&prev=search diakses pada Maret 2021

Anaktik.com, 2020. “Pengertian Diagram Konteks, contoh, manfaatnya dan cara membuatnya”

https://translate.google.com/translate?u=https://en.wikipedia.org/wiki/Visual_St udio_Code&hl=id&sl=en&tl=id&client=srp&prev=search diakses pada 31 Maret 2021

Skripsi Inventaris, 2019 “Skripsi Inventaris Barang”

http://lib.unnes.ac.id/35715/1/5302414010_Optimized.pdf diakses pada 13 - Agustus – 2021

Skripsi Inventaris, 2019 “Skripsi Inventaris Barang”

https://digilibadmin.unismuh.ac.id/upload/11646-Full_Text.pdf diakses pada 13 - Agustus – 2021

Yodho Yodhanto. (2018). Panduan mudah belajar framework Laravel. Jakarta, Pt elex media komputindo.

(26)

Hardiansyah & Sigit Soryono. Panduan Praktis Membuat Android dengan Android Stodio.

Pt Lawba Techno Indonesia.

Joko Pramono. (2017). Otomatisasi Tata Kelola sarana & Prasarana. Yogyakarta. Andi