SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR YANG TERKOMPUTERISASI
PADA
BAGIAN ADMINISTRASI KANTOR SATUAN POLISI PAMONG PRAJA KOTA PANGKALPINANG
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Oleh :
NIM NAMA
1. 1122300016 ARISYA PURNAMA 2. 1122300015 CHELY MELSYANDI P 3. 1122300051 DESY YULASTRI
Nomor KKP : 001/KKP/SAL/HM/JAN/2014
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA STMIK ATMA LUHUR
PANGKALPINANG
SEMESTER GASAL
TA. 2013/2014
Kata Pengantar
Alhamdulillah, Segala puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan segala karunia yang telah dilimpahkan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada Bagian Admisitrasi Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang.
Laporan ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat yang harus ditempuh untuk menyelesaikan Jenjang Diploma Tiga (D3) Program Studi Manajemen Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Atma Luhur.
Pada kesempatan ini penulis mengambil topik Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) adalah Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar yang Terkomputerisasi.
Dalam proses penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, penulis banyak mendapatkan bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak dan tentunya menambah pengalaman. Untuk itu penulis mengucapkan rasa hormat dan terimakasih banyak kepada :
1. Allah SWT beserta Nabi besar Muhammad SAW, yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.
2. Kedua Orangtua tercinta, yang tidak henti-hentinya mendoakan dan memberikan dorongan baik moril maupun material dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
3. Bapak Dr. Moedjiono, M.Sc selaku Ketua STMIK ATMA LUHUR
4. Ibu Hilyah Magdalena, M.Kom selaku dosen pembimbing kami yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan pengarahan kepada kami.
5. Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang Abdullany,SH yang telah mengizinkan penulis untuk meriset di tempat kerja.
6. Kepala Bagian Administrasi beserta stafnya yang telah membantu memberikan bimbingan.
7. Teman-teman seperjuangan di Sekolah tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Atma Luhur dalam kegiatan pembekalan ilmu dan masa depan.
Dan untuk teman kami Fajri Adha yang telah banyak membantu kami dalam penulisan KKP ini.
8. Semua pihak yang telah membantu penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini serta teman-temanku yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa Laporan Kuliah Kerja Praktek ini mempunyai banyak kekurangan, karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, sehingga berguna sebagai bahan masukan guna meningkatkan mutu dari Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
Akhir kata penulis berharap semoga laporan ini berguna bagi para pembaca pada umumnya dan teman-teman mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Atma Luhur.
Pangkalpinang, Januari 2014
Penulis
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar IV-1 : Activity Diagram Proses Pendataan Instansi ... 12
Gambar IV-2 : Activity Diagram Proses Pendataan Bagian ... 13
Gambar IV-3 : Activity Diagram Proses Pendataan Pegawai Negeri Sipil ... 14
Gambar IV-4 : Activity Diagram Proses Peneriamaan Surat Masuk ... 15
Gambar IV-5 : Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Surat Masuk ... 15
Gambar IV-6 : Activity Diagram Proses Rekap Surat Keluar ... 16
Gambar IV-7 : Activity Diagram Proses Laporan Surat Keluar ... 16
Gambar IV-8 : Use Case Diagram ... 22
Gambar IV-9 : Entity Relationship Diagram (ERD) ... 26
Gambar IV-10 : Transformasi ERD ke LRS ... 27
Gambar IV-11 : Logical Record Structure (LRS) ... 38
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman LAMPIRAN A : Dokumen Keluaran Sistem Berjalan
Lampiran A-1 : Laporan Surat Masuk ... 37
Lampiran A-2 : Rekap Surat Keluar ... 38
Lampiran A-3 : Laporan Surat Keluar ... 39
LAMPIRAN B : Dokumen Masukan Sistem Berjalan Lampiran B-1 : Surat Masuk ... 40
Lampiran B-2 : Data Bagian ... 41
Lampiran B-3 : Data Pegawai Negeri Sipil ( PNS ) ... 42
Lampiran B-4 : Data Instansi... 43
LAMPIRAN C : Surat Lampiran Keterangan Riset Lampiran C-1 : Lampiran Riset Kantor Satpol PP ... 44
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel IV.9.1 : Tabel Instansi ... 29
Tabel IV.9.2 : Tabel Surat Masuk (SM) ... 29
Tabel IV.9.3 : Tabel Disposisi ... 29
Tabel IV.9.4 : Tabel Bagian ... 29
Tabel IV.9.5 : Tabel Surat Tugas ... 29
Tabel IV.9.6 : Tabel Serah ... 30
Tabel IV.9.7 : Tabel Pegawai Negri Sipil (PNS) ... 30
DAFTAR SIMBOL
1. Activity Diagram
a. Start Point Menggambarkan awal dari sebuah kegiatan
b. Activities Menggambarkan proses bisnis
c. Association Menggambarkan hubungan antara obyek
yang saling membutuhkan.
d. Decision Menggambarkan kondisi dari sebuah
aktifitas yang bernilai benar atau salah
e. Swimlane ` Menggambarkan sebuah cara untuk
mengelompokkan activity
f. End Point Menggambarkan akhir dari sebuah kegiatan
dalam activity diagram Swimlane
2. Usecase Diagram
a. Actor Menggambarkan orang atau sistem yang
menyediakan atau menerima informasi dari sistem
b. Use Case Menggambarkan proses sistem (kebutuhan
sistem dari sudut pandang user)
c. Association Aktif Menggambarkan bagaimana aktor terlibat didalam use case
3. ERD (Entity Relationship Diagram)
a. Entity Menggambarkan himpunan orang, tempat,
obyek, dan sebagainya yang berperan
didalam sebagai sistem
b. Relasi Menggambarkan hubungan yang ada
diantara himpunan entitas
c. Garis Penghubung menggambarkan hubungan antara entitas dengan relationship ataupun sebaliknya dari relationship ke entitas
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ... i
Daftar Gambar ... iii
Daftar Lampiran ... iv
Daftar Tabel ... v
Daftar Simbol ... vi
Daftar Isi... viii
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang ... 1
2. Masalah ... 1
3. Tujuan Penulisan ... 2
4. Ruang Lingkup/Batasan Masalah ... 2
5. Metode Penelitian ... 3
6. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II ORGANISASI 1. Sejarah Singkat Bagian Administaris SATPOL PP ... 7
2. Visi dan Misi ... 7
3. Unit Kegiatan Bagian Administrasi ... 8
BAB III INFRASTRUKTUR 1. Pengertian dan Klasifikasi Hardware ... 9
2. Pengertian dan Klasifikasi Software ... 10
BAB IV STUDY KASUS 1. Proses Bisnis ... 12
a. Activity Diagram ... 12
a) Proses Pendataan Instansi ... 12
b) Proses Pendataan Bagian ... 13
c) Proses Pendataan Pegawai negeri Sipil (PNS) ... 13
d) Proses Penerimaan Surat Masuk ... 14
e) Proses Pembuatan Laporan Surat masuk ... 15
f) Proses Pembuatan Rekap Surat Keluar ... 16
g) Proses Pembuatan Laporan Surat Keluar ... 16
2. Analisa Sistem Dokumen Berjalan ... 17
a. Analisa Keluaran ... 17
b. Analisa Masukan ... 18
3. Identifikasi Kebutuhan ... 20
4. Sistem Usulan ... 22
a. Use Case Diagram ... 22
b. Deskripsi Use Case ... 23
5. Rancangan Basis Data ... 26
a. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 26
b. Transformasi ERD ke LRS ... 27
c. Logical Record Structure (LRS) ... 28
d. Tabel ... 29
e. Spesifikasi Basis Data ... 30
BAB V PENUTUP 1. Kesimpulan ... 34
2. Saran ... 34
Daftar Pustaka ... 36 Lampiran A Keluaran Sistem Berjalan
Lampiran B Masukan Sistem Berjalan
Lampiran C Lembar Berita Acara Dengan Dosen Pembimbing Lampiran C Lembar Berita Acara Kunjungan ke Instansi
