SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI
Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar sub sistem. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral).
Dokumenentasi (documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem penggendalian. Arti popular pengdokumentasian sistem meliputi diagram, bagan alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi.
Tedapat tiga alat dokumentasi yang umum yaitu diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis. Alat dokumentasi sangat penting dalam beberapa level yaitu:
1) Mampu membaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja.
2) Mampu mengevaluasi sistem sehingga dapat mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan dari pengendalian internal dan merekomendasi peningkatan.
3) Mampu mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara sistem bekeria baik yang sudah ada maupun yang baru diajukan.
A. Diagram Arus Data (DAD – Data Flow Diagram)
Diagram Arus data adalah penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi. meliputi sumber/tujuan, arus data, process transformasi. dan penyimpanan data. Diagram ini memiliki empat elemen dasar yaitu mempresentasikan sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Berikut beberapa simbol yang mewakili diagram arus data:
Sub pembagian DAD
DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks (context diagram) karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output.
B. Bagan Alir (Flowchart)
Bagan alir (Flowchart) adalah teknis analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan air memiliki simbol standar. Simbol bagan alir dibagi menjadi 4 bagian yaitu:
1) Simbol Input/output, menunjukkan input ke atau ouput dari sistem.
2) Simbol pemrosesan, menunjukkan proses pengolahan data baik secara elektronik atau dengan manual.
3) Simbol penyimpanan.
4) Simbol arus dan lain-lain, menunjukkan arus data, dimana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.
Jenis-jenis bagan Alir
Bagan alir dokumen (document flowchart) dikembangkan untuk menunjukkan arus dokumen dan informasi antar departemen atau area pertanggungjawaban. Jenis khusus bagan alir, yang disebut bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart) digunakan untuk menjelaskan menganalisis dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi sistem, seperti arus komunikasi yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak dibutuhkan pada arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan.
Bagan alir sistem (system flowchart) menggambarkan hubungan hubungan antar input, pemrosesan, dan output sistem informasi
Bagan alir program (program flowchart) mengilustrasikan urutan operasi logis yang digunakan oleh komputer dalam melakukan program.
