Sistem Unit Kegiatan Mahasiswa Berbasis Web di Universitas Widya Kartika
Rohani Solika1*, Alexandra Graciene Michaeline D2, Michael Lee3, Indra Budi Trisno4
1-4 Universitas Widya Kartika
Jl. Sutorejo Prima Utara II No. 1, Kalisari, Kec. Mulyorejo, Kota Surabaya, Jawa Timur 60113 Corresponding author‘s email: [email protected]1 , [email protected]2,
Abstrak - Dalam era digital, pengelolaan informasi di Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di Universitas Widya Kartika belum terorganisir dengan baik. Untuk mengatasi hal ini, perlu dikembangkan sistem informasi yang menggabungkan fungsi pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan pemberian informasi.
Survei dilakukan kepada pengurus UKM sebagai langkah awal untuk memahami kebutuhan dan harapan mahasiswa terkait pengelolaan informasi di UKM. Hasil survei menjadi dasar untuk merancang sistem informasi yang efektif. Desain sistem mencakup Use Case Diagram dengan tiga aktor: user/mahasiswa, admin/pengurus UKM, dan super admin. Class Diagram menggambarkan hubungan antar class seperti user, admin, super admin, rekap absensi, surat peminjaman, dan lainnya. Penerapan sistem melibatkan halaman login, register, dan fitur-fitur untuk setiap aktor. Survey sebelum sistem menunjukkan kesulitan mahasiswa dalam mengakses informasi, terutama melalui grup WA, dan lupa jadwal kegiatan UKM. Setelah implementasi sistem, mahasiswa melihat peningkatan signifikan dalam mengingat jadwal dan mengakses informasi. Pengurus UKM juga melaporkan peningkatan efisiensi dalam manajemen kegiatan, peminjaman ruangan, dan komunikasi antar UKM. Kesimpulan ini menunjukkan kompleksitas interaksi dan ketergantungan antar peran dalam sistem, dari survei menunjukkan bahwa sistem informasi ini berhasil meningkatkan efektivitas pengelolaan UKM dan memenuhi kebutuhan mahasiswa terlihat dari hasil survey sebelum dan sudah. Pengembangan sistem dapat menjadi solusi dalam mengatasi tantangan pengelolaan informasi di lingkungan ormawa.
Kata kunci: Sistem Informasi, Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Universitas Widya Kartika, Survei, Implementasi Sistem.
Abstract - In the digital era, information management in the Student Activity Unit (UKM) at Universitas Widya Kartika is not well-organized. To address this, the development of an information system that combines functions of collection, management, storage, and dissemination of information is necessary. A survey was conducted with UKM administrators as an initial step to understand the needs and expectations of students regarding information management in UKM. The survey results serve as the basis for designing an effective information system. The system design includes a Use Case Diagram with three actors:
user/student, admin/UKM administrator, and super admin. The Class Diagram illustrates the relationships between classes such as user, admin, super admin, attendance summary, loan request, and others. The system implementation involves login pages, registration, and features for each actor. The pre-system survey revealed difficulties for students in accessing information, especially through WhatsApp groups, and forgetting UKM activity schedules. After the system implementation, students reported a significant improvement in remembering schedules and accessing information. UKM administrators also noted increased efficiency in managing activities, room reservations, and communication among UKMs. This conclusion highlights the complexity of interactions and dependencies between roles in the system. The survey results indicate that the information system successfully enhances the effectiveness of UKM management and meets the needs of students, as evidenced by the pre- and post-system surveys. The development of this system can serve as a solution to address information management challenges within the student organization.
Keywords : Information System, Student Activity Unit (UKM), Universitas Widya Kartika, Survey, System Implementation.
1. Pendahuluan
Dalam era digital saat ini, informasi memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, termasuk di lingkungan perguruan tinggi seperti Universitas Widya Kartika. Informasi menjadi kunci untuk mengikuti perkembangan terbaru, berpartisipasi dalam berbagai kegiatan, dan menjalani kehidupan
Submitted Date : 18 Desember 2023 Accepted Date : 20 Desember 2023
mahasiswa dengan efektif.
Namun, seringkali pengelolaan informasi di Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di Universitas Widya Kartika belum terorganisir dengan baik dan sistematis. Ini mencakup informasi mengenai kegiatan UKM, data anggota dan aspek administrasi lainnya. Akibatnya, mahasiswa, terutama mahasiswa baru yang tertarik untuk bergabung dengan UKM tertentu, seringkali mengalami hambatan dalam mengakses informasi yang diperlukan.
Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan pengembangan sistem informasi yang dapat digunakan sebagai wadah untuk memproses pengelolaan informasi di dalam UKM. Sistem informasi ini akan menjadi suatu entitas yang menggabungkan berbagai fungsi untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan memberikan informasi. Hal ini bertujuan untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi kegiatan, pengendalian proses, analisis masalah, dan visualisasi data dalam konteks organisasi UKM.
Sebagai langkah awal dalam pengembangan sistem informasi ini, kami akan mengadakan survei kepada pengurus UKM. Survei ini akan membantu kami memahami lebih dalam mengenai kebutuhan dan harapan mahasiswa terkait dengan pengelolaan informasi di Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) serta bagaimana mereka ingin sistem informasi ini dapat memberikan manfaat maksimal. Pendapat dari mahasiswa dalam survei ini sangat berharga dan akan menjadi landasan utama dalam perancangan sistem informasi yang lebih baik.
Dengan adanya sistem informasi ini, mahasiswa dapat dengan mudah mengakses dan memanfaatkan informasi yang tersedia. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan UKM serta memberikan mahasiswa akses yang lebih baik ke data dan informasi yang mereka butuhkan untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan UKM. Setelah sistem ini dibuat kami akan membuat survei yang dimana kita dapat mengetahui seberapa optimalnya sebelum dan sesudah sistem ini dibuat. Sistem informasi adalah gabungan yang terstruktur dari individu-individu, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya yang secara terkoordinasi menghimpun, mengolah, dan menyebarkan informasi di dalam suatu entitas organisasi[1].
2. Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem
Komponen yang terdiri lebih dari satu kemudian saling berhubungan yang mendapatkan suatu tujuan yang pada umumnya sistem terbagi dalam sistem yang kecil lalu mendukung sistem yang besar[2].
2.2. Website
Website merupakan informasi data teks, gambar, animasi, suara, video dan lain lainnya yang tergabung dalam kumpulan beberapa halaman. Website sendiri bisa bersifat statis dan dinamis[3].
2.3. PHP
PHP adalah bahasa pemrograman pelengkap HTML memungkinkan membuatan aplikasi dinamis dengan adanya pengolahan data dan pemrosesan data[4]
2.4. CSS
CSS merupakan bahasa pemrograman yang digunakan sebagai desain untuk web seperti warna, layout, font, gambar dan lain lainnya[5].
2.5. Universitas Widya Kartika
Universitas Widya Kartika didirikan tanggal 14 Agustus 1986. Widya Kartika mempunyai arti bintang penerang dalam kehidupan. Saat ini Universitas Widya Kartika mempunyai 3 fakultas yaitu fakultas ekonomi, sastra dan pendidikan bahasa, teknik.
2.6. Use Case
Use case diagram merupakan diagram yang terdapat penjelasan hubungan antara use case dan aktor. Use case juga menjelaskan mengenai kebutuhan dari aktor. Dalam penjelasannya use case menggunakan beberapa simbol[6].
2.7. Visual Studio Code
Visual Studio Code adalah sebuah tools editor yang dikembangkan oleh Microsoft. Pengolahannya dapat disesuaikan oleh penggunanya, dapat merubah tema, pintasan keyboard, preferensi dan menambahkan atau merubah bahasa pemrogramannya[7].
2.8. Class Diagram
Class diagram merupakan penjelasan setiap kelas yang terdapat dalam sebuah model desain dari suatu sistem yang antar kelasnya terhubung[8].
2.9. Algoritma sorting
Algoritma sorting merupakan proses untuk mengurutkan data yang sudah disusun secara acak melalui proses tersebut kemudian disusun secara teratur menurut aturan tertentu[9].
3. Metode Penelitian
Gambar 1. Metode Penelitian
Dalam langkah awal penelitian dilakukan survei ke beberapa ketua ukm untuk mengetahui apa saja yang diperlukan ketika akan membuat sistem ini. Setelah survei maka langkah selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan berdasarkan survei yang telah dilakukan. Lalu, membuat survei untuk mengetahui keluhan mahasiswa dan juga keluhan terhadap ukm. Setelah mengetahui keluhan-keluhan yang ada lalu membuat desain sistem yang mencakup apa saja yang akan dibuat di sistem ini dan juga mengelola bagaimana jalannya sistem baik dari super admin, admin dan juga user. Dalam tahap selanjutnya adalah perancangan yang dimana tahap ini merancang sistem dari awal hingga akhir berdasarkan analisis desain sistem yang sebelumnya sudah dikerjakan. Lalu langkah selanjutnya adalah pengujian sistem yang tujuannya adalah untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat telah berjalan dengan baik. Setelah itu, maka dilakukan form survei yang bertujuan untuk mengetahui seberapa efektif sistem yang sudah dibuat.
4. Hasil dan Pembahasan
Dalam bab ini dimasukkan hasil-hasil penelitian baik berupa tabel atau gambar. Untuk setiap tabel dan gambar diberikan penjelasan yang jelas sehingga pembaca dapat memahami isi dari hasil penelitian.
4.1. Hasil Perancangan Desain Sistem a. Use Case Diagram
Gambar 2. Use Case Diagram
admin. Untuk aktor pertama yaitu user dapat mendaftar UKM dan panitia serta melihat postingan yang telah diupload oleh admin UKM. Lalu untuk aktor kedua yaitu admin memiliki beberapa tugas yaitu melakukan rekap dana, melakukan absensi, membuat dan mengirimkan surat izin peminjaman, mengelola setiap kegiatan, melakukan diskusi di dalam dorum, membuat postingan yang serta membuka open recruitment untuk panitia. Aktor terakhir adalah superadmin yang memiliki 2 tugas yaitu memantau setiap kegiatan dari setiap UKM dan juga menerima surat menyurat dari admin UKM.
b. Class Diagram
Gambar 3. Class User, Admin, Super Admin, Rekap Absensi Dan Surat Peminjaman
Berdasarkan gambar diatas terdapat 5 class yaitu user, admin, super admin, surat peminjaman, rekap absensi yang memiliki atribut yang berbeda-beda.
Gambar 4. Class Rekap Dana, Absen Dan Forum Diskusi
Berdasarkan gambar diatas terdapat beberapa class yaitu rekap dana, absen, forum diskusi yang memiliki atribut yang berbeda-beda.
Gambar 5. Class Open Recruitment UKM, Open Recruitment Panitia, Kritik Dan Saran Serta Post.
Berdasarkan gambar diatas terdapat beberapa class yaitu open recruitment UKM, open recruitment panitia, kritik dan saran serta post yang memiliki atribut yang berbeda-beda.
Gambar 6. Class Diagram
Berdasarkan class diagram diatas terdapat 10 class yaitu user, admin, super admin, kritik dan saran, open recruitment UKM, open recruitment panitia, surat peminjaman, absen, rekap dana, forum diskusi. Setiap class memiliki atribut yang berbeda. Pada class user terhubung dengan open recruitment panitia, open recruitment UKM dan dapat melihat post dari admin UKM. Sedangkan untuk class admin UKM dapat melakukan forum diskusi, absen, rekap dana, membuka open recruitment UKM dan panitia, mengirim surat peminjaman kepada super admin serta mengupload post. Lalu untuk class super admin tugasnya adalah memantau semua kegiatan UKM dan juga menerima surat peminjaman dari admin
c. Hasil Penerapan Sistem
Gambar 7. Halaman Login
Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk login oleh 3 user yaitu user, admin dan super admin.
Gambar 8. Halaman Register
Halaman ini digunakan bagi user yang ingin mendaftar akun bagi pengguna baru
Gambar 9. Halaman Super Admin
Dalam halaman super admin berikut ini terdapat daftar UKM mana saja yang mengajukan surat.
Gambar 10. Halaman Admin
Berikut ini adalah halaman home dari admin yang setiap kegiatan akan terdapat dalam halaman berikut ini. Selain itu terdapat beberapa menu lainnya yaitu home, fitur dan juga logout.
Gambar 11. Halaman Timeline
dimana semua kegiatan dari semua aktor admin akan terlihat disini.Berikut ini adalah halaman timeline admin dimana semua kegiatan dari UKM dapat dilihat disini.
Gambar 12. Halaman Fitur Admin
Halaman ini berisi semua fitur yang terdapat pada user admin yang terdiri dari open recruitment, kritik dan saran, forum diskusi, open panitia dan surat peminjaman ruang.
Gambar 13. Halaman Open Recruitment UKM User
Berikut ini adalah halaman open recruitment UKM dimana user dapat melakukan pendaftaran UKM yang dituju. Berikut ini adalah survey yang dilakukan kepada mahasiswa dan juga pengurus UKM untuk mengetahui seberapa efektif sistem ini.
Dalam gambar diatas dapat dilihat bahwa ada mahasiswa yang merasa sulit untuk mengakses informasi dikarenakan informasi tersebut hanya diumumkan melalui grup WA.. Selain itu dalam survey selanjutnya ada mahasiswa yang terkadang lupa dengan jadwal kegiatan UKM.
Gambar 15. Survey Sebelum Sistem Oleh Mahasiswa
Dalam gambar diatas dapat dilihat bahwa sebanyak 37,5% mahasiswa yang lupa dengan jadwal interview panitia dikarenakan banyaknya kegiatan dan juga kurang reminder. Selain itu di survey selanjutnya terdapat saran untuk membuat website agar mudah untuk mengakses informasi mengenai UKM.
Gambar 16. Survey Setelah Sistem Oleh Mahasiswa
Dalam survey yang pertama dapat dilihat bahwa sistem ini membantu dalam mengingat jadwal UKM dan dalam bagian kedua survey mahasiswa memberikan pernyataan bahwa informasi sangat mudah diakses dan membantu dalam mengetahui informasi terkait kegiatan UKM.
Gambar 17. Survey Setelah Sistem Oleh Mahasiswa
Dalam survey ini mahasiswa memberikan saran terkait dengan tampilan dan juga fitur-fitur yang terdapat dalam sistem ini.
Gambar 18. Survey Sebelum Sistem Oleh Pengurus UKM
Dalam survey ini pengurus UKM memberikan pernyataan bahwa pernah terjadi perselisihan akibat bentrok jadwal dengan UKM lain terkait dengan peminjaman ruangan.
Gambar 19. Survey Sebelum Sistem Oleh Pengurus UKM
Dalam survey berikut ini pengurus UKM memberikan pernyataan bahwa ketika dalam berkomunikasi dengan pengurus UKM lainnya terkadang tidak tahu siapa pengurus UKM yang kaan dituju dan jarang memiliki kendala dalam menyebarkan poster untuk kegiatan mendatang.
Gambar 20. Survey Sebelum Sistem Oleh Pengurus UKM
Pengurus UKM memberikan saran terkait dengan sistem yang saat ini berjalan di Universitas Widya Kartika yaitu untuk memberikan sistem terkait dengan tracking surat peminjaman untuk melihat progress surat tersebut.
Gambar 21. Survey Setelah Sistem Oleh Pengurus UKM
Dalam survey diatas pengurus UKM memberikan pernyataan bahwa sistem ini sangat membantu dalam pelaksanaan kegiatan UKM karena mempunyai fitur yang dibutuhkan contohnya seperti mengirim surat, memberikan saran dan juga rekap absensi.
Gambar 22. Survey Setelah Sistem Oleh Pengurus UKM
terkait peminjaman ruangan dikarenakan dapat melihat jadwal yang tersedia dan juga membantu dalam penyebaran poster.
5. Kesimpulan
Dapat disimpulkan bahwa fokus penelitian kami terletak pada Organisasi Mahasiswa (Ormawa) di Universitas Widya Kartika. Hubungan saling antara admin dan superadmin terlihat dalam konteks surat peminjaman, sementara antara admin dan user, terutama terkait dengan kegiatan seperti kegiatan UKM, open panitia, dan sebagainya. Dengan adanya website ini memiliki dampak positif dalam manajemen UKM serta meningkatkan efisiensi terlihat dari hasil survey sebelum dan sesudah sistem. Sistem ini juga membantu pengurus UKM dalam mengelola UKM masing-masing. Kesimpulan ini menunjukkan kompleksitas interaksi dan ketergantungan antar peran dalam sistem, yang menjadi pokok perhatian dalam pengembangan dan perbaikan proses manajemen informasi di lingkungan Ormawa.
Daftar Pustaka
[1] I. Sadewa and K. Siahaan, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Berbasis Web Pada Universitas Batanghari,” J. Manaj. Sist. Inf., vol. 2, no. 1, pp. 135–146,
2016,[Online]. Available:http://ejournal.stikom-
db.ac.id/index.php/manajemensisteminformasi/article/download/516/385
[2] M. Hazimah and M. Rizki, “Perancangan Sistem Informasi Administrasi Rawat Jalan Pada Klinik Insan Permata Berbasis Web,” ADI Bisnis Digit. Interdisiplin J., vol. 1, no. 2 Desember, pp. 71–80, 2020, doi:
10.34306/abdi.v1i2.220.
[3] D. Maharani, F. Helmiah, and N. Rahmadani, “Penyuluhan Manfaat Menggunakan Internet dan Website Pada Masa Pandemi Covid-19,” Abdiformatika J. Pengabdi. Masy. Inform., vol. 1, no. 1, pp. 1–7, 2021, doi: 10.25008/abdiformatika.v1i1.130.
[4] R. Hermiati, Asnawati, and I. Kanedi, “Pembuatan E-Commerce Pada Raja Komputer Menggunakan Bahasa,” J. Media Infotama, vol. 17, no. 1, pp. 54–66, 2021, [Online]. Available:
https://jurnal.unived.ac.id/index.php/jmi/article/view/1317
[5] I. P. Sari, A. Jannah, A. M. Meuraxa, A. Syahfitri, and R. Omar, “Perancangan Sistem Informasi Penginputan Database Mahasiswa Berbasis Web,” Hello World J. Ilmu Komput., vol. 1, no. 2, pp. 106–
110, 2022, doi: 10.56211/helloworld.v1i2.57.
[6] E. Maiyana and T. Mengkasrinal, “Pengembangan Sistem Informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah Berbasis Web dan Mobile Android,” Pros. SISFOTEK 2017, vol. 1, no. 1, pp. 7–16, 2017.
[7] Agustini and W. J. Kurniawan, “Sistem E-Learning Do’a dan Iqro’ dalam Peningkatan Proses Pembelajaran pada TK Amal Ikhlas,” J. Mhs. Apl. Teknol. Komput. dan Inf., vol. 1, no. 3, pp. 154–159,
2019, [Online]. Available:
http://www.ejournal.pelitaindonesia.ac.id/JMApTeKsi/index.php/JOM/article/view/526
[8] S. Saifulloh, R. Pamungkas, T. D. Saputro, and F. R. Al-ayyubi, “Perancangan Prototype Pengelolaan Arsip Surat di Dinas Lingkungan Hidup Kota Madiun,” J. Altifani Penelit. dan Pengabdi. Kpd. Masy., vol. 1, no. 1, pp. 35–42, 2021, doi: 10.25008/altifani.v1i1.119.
[9] Y. A. Sandria, M. R. A. Nurhayoto, L. Ramadhani, R. S. Harefa, and A. Syahputra, “Penerapan Algoritma Selection Sort untuk Melakukan Pengurutan Data dalam Bahasa Pemrograman PHP,” Hello World J. Ilmu Komput., vol. 1, no. 4, pp. 190–194, 2022, doi: 10.56211/helloworld.v1i4.187.
[10] Y. Yanti, Z. Zainal, G. Maghfirah, A. Alfina, and T. Hidayat, “Sistem Informasi Pembuatan Surat Izin Berbasis WEB (Information System for Making Permit Letters Based on WEB),” J. Nas. Komputasi dan Teknol. Inf., vol. 6, no. 3, pp. 418–426, 2023.
[11] M. Munawir, “Pengembangan Potensi Desa Nusa Sebagai Kawasan Destinasi Wisata Terpadu Berbasis Mobile Android,” CIRCUIT J. Ilm. Pendidik. Tek. Elektro, vol. 7, no. 1, pp. 76–83, 2023.
[12] B. Uddin, A. P. Zahara, D. O. Waruwu, F. Imania, and S. N. Kholifah, “Aplikasi Sistem Antrian Layanan Teller Pada BANK BRI KC Tanjung Duren Jakarta Barat,” J. Nas. Komputasi dan Teknol.
Inf., vol. 6, no. 4, pp. 512–520, 2023.
[13] L. M. Listari and U. Chotijah, “Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis Website (Studi Kasus SMP Muhammadiyah 8 Benjeng),” J. Nas. Komputasi dan Teknol. Inf., vol. 6, no. 3, 2023.
[14] K. Gibran and I. Rusdi, “Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMK Bina Warga 1 Bogor,” J. Nas. Komputasi dan Teknol. Inf., vol. 6, no. 5, pp. 664–673, 2023.
