SISTEM INFORMASI UNIT KEGIATAN MAHASISWA BERBASIS WEB
(STUDI KASUS : POLITEKNIK TELKOM)
Ginanti Nistantya1, R. A. Paramita Mayadewi, S.Kom., M.T.2, Falahah, S.T., M.T.3
1,2,3
Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom Bandung
1
[email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRAK
Politeknik Telkom mempunyai sarana yang bernama Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam menampung minat dan bakat mahasiswa. Sarana tersebut ada untuk memfasilitasi segala kegiatan seperti olah raga, hobi, sosial budaya dan lain sebagainya.Saat ini sistem yang berjalan masih manual bukan berbasis web. Mahasiswa mendapatkan informasi dari selebaran yang ditempel di majalah dinding kampus. Dan untuk menjadi anggota dari sebuah unit kegiatan mahasiswa maka mahasiswa harus mengambil formulir yang disediakan di majalah dinding untuk diisi kemudian mengembalikan formulir tersebut ke majalah dinding. Formulir yang sudah terkumpul oleh pihak UKM datanya belum disimpan dengan menggunakan database hanya menggunakan Microsoft Excel. Oleh karena itu, Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa (Studi Kasus: Politeknik Telkom) dapat membantu penyebaran informasi dan pengelolaan data UKM. Sistem ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML, PHP, Javascript, CSS, JQuery dan database MySQL. Metode pengembangan sistem menggunakan SDLC dengan model waterfall.
Kata Kunci: unit kegiatan mahasiswa, sistem informasi, berita, anggota ukm
ABSTRACT
Polytechnic Telkom has facilities named Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) in accommodating the interests and talents of students.The medium are there to facilitate all activities such as sports, hobbies, social, cultural and other.The ingredients are there to facilitate all activities such as sports, hobbies, social, cultural and other. systems running currently still manual not web-based.Students get the information from the postings on campus bulletin board.And to become a member of a unit of student activity, students should take the form provided in the bulletin board to be filled and then return the form to the bulletin board. The collected form by UKM have not been saved by using database but only using Microsoft Excel. Therefore, the Student Activity Information Systems Unit (A Case Study: Polytechnic Telkom) can help spread information and data management of UKM.The system is created using HTML, PHP, Javascript, CSS, JQuery programming language and MySQL database.System development method use SDLC with the waterfall model.
Keywords: student activity units, information systems, news, members ukm
1. Pendahuluan
Politeknik Telkom mempunyai sarana yang bernama Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam menampung minat dan bakat mahasiswa. Sarana tersebut ada untuk memfasilitasi segala kegiatan seperti olah raga, hobi, sosial budaya dan lain sebagainya. UKM juga dapat digunakan untuk menjalin sosialisasi antar mahasiswa Politeknik Telkom.
Kelancaran informasi yang ada saat ini, penyebaran informasi seputar kegiatan UKM masih sangat tradisional, baik berupa penempelan selebaran di majalah dinding kampus, lewat sms dan telepon atau pun hanya dari mulut ke mulut. Untuk mendaftar menjadi anggota UKM juga harus mengambil formulir pendaftaran terlebih dahulu di majalah dinding kampus kemudian mengembalikannya lagi setelah diisi. Hal ini dirasa kurang mengikuti perkembangan jaman, dan juga kurang efektif, sehingga perlu adanya restrukturisasi pada sistem yang sedang berjalan tersebut.
Untuk melancarkan penyebaran informasi dan pendaftaran anggota, maka akan dibangun sebuah sistem informasi yang menampilkan informasi kegiatan-kegiatan UKM berikut dengan registrasi online untuk menjadi anggota UKM dan untuk mengikuti lomba dan event yang diadakan oleh suatu UKM. Sistem ini juga dibuat dengan tujuan agar masyarakat umum dapat mengetahui UKM apa saja yang ada di Politeknik Telkom dan prestasi apa saja yang telah diraih. Dalam sistem ini akan diberikan hak akses kepada admin setiap UKM agar dapat meng-update data dan informasi terbaru dari UKM. Dalam sistem yang akan dibangun akan diberikan fasilitas untuk menampilkan perkembangan tahunan anggota UKM dan prestasi apa saja yang telah diraih dalam bentuk grafik atau tabel.
2. Tinjauan Pustaka
Sistem Informasi merupakan satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. [1]
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para
anggota-anggotanya. lembaga ini merupakan partner
organisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti Senat Mahasiswa dan Badan Eksekutif Mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi, jurusan, maupun universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sob-ordinan dari Badan Eksekutif maupun Senat Mahasiswa. [2]
Sistem ini dibangun dengan model pengembangan perangkat lunak yaitu waterfall model. Waterfall adalah paradigma yang biasanya digunakan untuk sistem yang telah terdefinisi dengan baik, mulai dari spesifikasi kebutuhan, proses, detail masukan, maupun kebutuhan keluarannya. [3]
Perancangan sistem ini menggunakan ER Diagram untuk perancangan basisdata dan DFD untuk perancangan aliran datanya. Penjelasn istilah-istilah tersebut akan diuraikan di bawah ini.
Diagram E-R merupakan suatu model
perancangan basisdata di mana kelompok-kelompok data dan relasi antar kelompok data tersebut
diwujudkan dalam bentuk diagram. Model
perancangan basis data ini juga merupakan
representasi nyata dari sebuah perancangan. [4] Selanjutnya yaitu DFD. Diagram aliran data adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. Selain itu, diagram ini juga dapat menggambarkan aliran data antar proses yang saling berhubungan serta penyimpannya, sekaligus menggambarkan bagaimana suatu informasi menjadi data bagi proses selanjutnya. [3]
Dalam pengembangan sistem ini menggunakan
bahasa pemrograman PHP sedangkan untuk
basisdatanya menggunakan mySQL. Pengertian dari istilah-istilah tersebut akan dijelaskan dibawah ini.
PHP (singkatan rekursif dari HyperText
Preprocessor). PHP dikenal sebagai bahasa scripting
yang menyatu dengan taq-taq HTML dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis. Selain itu php didukung oleh banyak web server dan database. Sintaks dan perintah dari PHP dijalankan di sisi server dan akan menghasilkan halaman HTML. Alurnya,
client merequest halaman sesuai URL ke web server . Server akan mencari dan mengirimkan hasil dari
pencarian dan mengirim respon ke client dalam bentuk halaman web HTML yang akan ditampilkan di
browser client. [5]
MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis
sehingga setiap orang bebas menggunakan MySQL.
MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan
dengan database server lainnya dalam hal query data.
Kecepatan query yang dilakukan MySQL bisa sampai sepuluh kali lebih cepat. [6]
3. Analisis Kebutuhan dan Perancangan 3.1 Gambaran Umum Sistem
Saat ini sistem yang berjalan masih manual bukan berbasis web. Mahasiswa mendapatkan informasi dari selebaran yang ditempel di majalah dinding kampus. Dan untuk menjadi anggota dari sebuah unit kegiatan mahasiswa maka mahasiswa harus mengambil formulir yang disediakan di majalah dinding untuk diisi kemudian mengembalikan formulir tersebut ke majalah dinding. Formulir yg sudah terkumpul oleh pihak UKM datanya belum disimpan dengan
menggunakan database hanya menggunakan
Microsoft Excel. mulai Melihat informasi UKM Mengambil formulir pendaftaran Mengisi formulir pendaftaran Mahasiswa Mading
Pendaftaran Anggota UKM
UKM Ada tes masuk? tidak Formulir Pendaftaran Formulir pendaftaran yang telah diisi ya Formulir Pendaftaran Mencatat data anggota baru di microsoft excel Selesai Hasil tes masuk
Formulir pendaftaran yang
telah diisi
Hasil tes masuk
Data Anggota UKM
Gambar 3.1 Flowmap Sistem Berjalan
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Dengan melihat berbagai kekurangan pada sistem lama maka akan dibuat sebuah Website UKM Politeknik Telkom yang diharapkan dapat mengurangi kekurangan pada sistem lama. Akan diberikan hak akses kepada setiap admin UKM agar dapat meng-update data dan informasi terbaru tentang UKM. Adapun fungsionalitas yang terdapat dalam website ini diantaranya :
1. Menyediakan fasilitas pengelolaan data anggota baru.
2. Menyediakan fasilitas pengelolaan data kegiatan UKM yang berupa lomba dan event tertentu yang diadakan oleh UKM.
3. Menyediakan fasilitas pengelolaan data UKM. 4. Menampilkan informasi tentang kegiatan yang
akan dilaksanakan oleh UKM Politeknik Telkom dalam waktu dekat.
5. Menyediakan menu registrasi online calon anggota baru dan event.
6. Menyediakan fasilitas akses foto kegiatan. 7. Menampilkan grafik perkembangan anggota
UKM Politeknik Telkom dari tahun ke tahun dan daftar prestasi yang telah diraih dalam bentuk tabel.
8. Menyediakan fasilitas notifikasi registrasi calon anggota maupun event via email.
9. Menyediakan fasilitas komunikasi via pesan. Semua user dapat menginputkan pesan tanpa harus registrasi terlebih dahulu.
10. Menyediakan menu Polling untuk user yang mengunjungi website ini.
3.3 Kebutuhan Perangkat Keras
Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini :
1. Procesor Intel Core 2 Duo 2. RAM 1.5 GB
3. Hard disk 80 GB
3.4 Kebutuhan Perangkat Lunak
Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini :
1. Windows 7 Ultimate, sebagai sistem operasi 2. Adobe Dreamweaver CS5, digunakan untuk
pengkodean
3. Xampp-win32-1.7.0 digunakan untuk aplikasi
server website
4. MySQL, sebagai database server
5. Adobe Photoshop CS5, digunakan untuk pengeditan gambar.
6. Microsoft Office Visio 2007, digunakan untuk membuat perancangan basisdata dan aliran data.
3.5 Perancangan Antarmuka
Header
Menu
List UKM Isi
login
Footer
pesan
polling
Gambar 3.2 Perancangan Tampilan Halaman Utama
Header
Menu dan isi
Gambar 3.3 Perancangan Tampilan Halaman Admin
3.6 Perancangan Basis Data
le v e l e v e n t u k m m e n g ik u ti u s e ra c c o u n ts p e s a n me mb uat m e n g e lo la m e n g e lo la m e m b u a t m e m ili ki me n guru s m e n g u ru s m e n g ik u ti u n d a n g a n m e n g ir im n 1 n n n n m n n 1 1 1 1 1 1 1 1 m e m p u n y a i 1 p re s ta s i # id le v e ln a m e # id L e v e l_ id u s e rn a m e p a s s w o rd e m a il la s tl o g in # id ta h u n m a h a s is w a p re s ta s i k e g ia ta n # id n a m a u k m n a m a p e n d e k p e m b im b in g k e tu a id _ k a te g o ri id _ u s e r a c c o u n ts # id n a m a p e s a n T a n g g a l_ k ir im id _ u s e r a c c o u n ts # id s u b je c t k e g ia ta n te m p a t w a k tu ja m U s e r_ id id _ u k m # id n a m a e v e n t te m p a t w a k tu ja m g a m b a r U s e r_ id Id _ u k m m a h a s is w a m n # id n im n a m a p ro d i je n k e l tm p tl a h ir T g l_ la h ir a g a m a te lp a la m a t e m a il fo to s ta tu s # id id _ e v e n t id _ m a h a s is w a p o lli n g n # id Id _ u k m T g l_ d ib u a t p e rt a n y a a n p il3 p il4 p il1 p il2 b e ri ta n # id ju d u l is i g a m b a r T g l_ in p u t U s e r_ id id _ u k m k a te g o ri # id k a te g o ri # id tg l_ m a s u k s ta tu s id _ u k m id _ m a h a s is w a jw b 1 jw b 4 jw b 3 jw b 2 Gambar 3.4 ER Diagram
Sistem informasi ini terdiri dari tiga belas tabel. Tabel mahasiswa berelasi dengan Tabel ukm dengan kardinalitas many to many sehingga terbentuk Tabel anggotaukm dari relasi tersebut. Sedangkan Tabel mahasiswa juga berelasi dengan Tabel event dengan kardinalitas many to many sehingga menghasilkan Tabel pesertaevent dari relasi tersebut.
3.7 Desain Sistem 1 .0 P e n g e lo la a n D a ta In te rn a l a n g g o ta u k m b e ri ta e v e n t p re s ta s i u n d a n g a n p e s e rt a e v e n t A d m in U K M u s e ra c c o u n ts A d m in u ta m a 3 .0 R e g is tr a s i A n g g o ta U K M A n g g o ta 2 .0 P e n g e lo la a n D a ta U K M u k m p e s a n K o n fi rm a s i d t_ a n g g o ta , d t_ p e s e rt a d t_ p e s a n d t_ a n g g o ta , d t_ b e ri ta , d t_ e v e n t, d t_ p e s e rt a , d t_ u n d a n g a n d t_ a d m in , d t_ u k m , d t_ p e s a n , d t_ p re s ta s i, d t_ p o lli n g , h a s il p o lli n g d t_ a d m in d t_ U K M d t_ a n g g o ta d t_ b e ri ta d t_ e v e n t d t_ u n d a n g a n k o n fi rm a s i 5 .0 K e lo la A c c o u n t U s e rn a m e , p a s s w o rd , N e w p a s s w o rd U s e rn a m e , p a s s w o rd , N e w p a s s w o rd U s e rn a m e , p a s s w o rd , N e w p a s s w o rd K o n fi rm a s i K o n fi rm a s i d t_ p re s ta s i 4 .0 R e g is tr a s i P e s e rt a E v e n t V e ri fi k a s i a n g g o ta V e ri fi k a s i a n g g o ta k o n fi rm a s i k a te g o ri d t_ U K M u s e rl e v e l d t_ a d m in m a h a s is w a d t_ p e s e rt a d t_ a n g g o ta Ko n fi rm a s i d t_ a n g g o ta d t_ p e s e rt a p o lli n g d t_ p o lli n g d t_ p o lli n g H a s il p o lli n g U s e rn a m e , p a s s w o rd , N e w p a s s w o rd d t_ a d m in d t_ a d m in , d t_ u k m , d t_ p e s a n , d t_ p re s ta s i, d t_ p o lli n g , h a s il p o lli n g d t_ p o lli n g d t_ p e s a n d t_ U K M d t_ p re s ta s i d t_ a n g g o ta , d t_ b e ri ta , d t_ e v e n t, d t_ p e s e rt a , d t_ u n d a n g a n d t_ b e ri ta d t_ e v e n t d t_ u n d a n g a n d t_ p e s e rt a k o n fi rm a s i
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 1
Pada sistem informasi ini terdapat tiga user yaitu admin utama, admin ukm dan user umum. Admin utama mengelola data admin ukm dan prestasi sedangkan admin ukm dapat mengelola data dari tiap-tiap ukm. Untuk user umum sendiri hanya dapat melihat informasi-informasi yang ditampilkan pada halaman utama sistem informasi ini.
4. Implementasi
Hasil implementasi dari Proyek Akhir ini yaitu Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa yang berbentuk website dengan dua admin yaitu admin utama dan admin ukm.
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama
Halaman ini merupakan halaman utama dari sistem informasi ini yang berupa kolom login untuk admin utama dan admin ukm, kolom chatbox bagi user umum untuk menginputkan pesan singkat serta menu utama yang berisi informasi seputar ukm yang dapat diakses langsung oleh user umum.
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Admin UKM
Halaman ini merupakan tampilan halaman utama admin ukm yang berisi menu-menu untuk mengelola informasi ukm yang bersangkutan.
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Admin Utama
Berikut adalah tampilan halaman utama dari admin utama yang dapat melakukan pengeloaan data admin ukm dan data prestasi.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari proyek akhir ini adalah bahwa Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa di Politeknik Telkom telah dapat:
1. Menyediakan sistem informasi yang dapat digunakan sebagai media publikasi informasi kegiatan-kegiatan UKM di Politeknik Telkom secara online kepada masyarakat umum dan menyediakan fasilitas registrasi online kepada mahasiswa Politeknik Telkom.
2. Menyediakan sebuah basis data yang menampung serta mengelola data-data internal UKM di Politeknik Telkom berupa data anggota dan data kegiatan.
3. Menyediakan sebuah sistem yang dapat
menyajikan data perkembangan anggota UKM Politeknik Telkom dari tahun ke tahun dalam bentuk grafik atau tabel.
4. Menyediakan sebuah sistem yang dapat
menampilkan daftar prestasi yang telah diraih oleh UKM Politeknik Telkom dalam bentuk grafik atau tabel.
5.2 Saran
Saran bagi pengembangan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa di Politeknik Telkom antara lain:
1. Menanggulangi ancaman terhadap data dengan
meningkatkan faktor keamanan.
2. Menyedikan fasilitas komunikasi via forum.
3. Menambahkan SMS Gateway untuk
mempermudah penyebaran informasi.
6. Daftar Pustaka
[1] Widayati et al., Sistem Infomasi Manajemen. Bandung: Politeknik Telkom, 2009. [2] Para Kontributor Wikipedia. (2011, April)
Unit Kegiatan Mahasiswa. [Online]. http://id.wikipedia.org/w/index.php? title=Unit_Kegiatan_Mahasiswa&oldid=4252396
[3] Roger S Pressman, Software Engineering:
A Practioner's Approach. Third Edition.: MacGraw-Hill International
Editions, 1992.
[4] Ir Fathansyah, Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Bandung: Informatika, 1999.
[5] M Farid Aziz, Pemrograman PHP4. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2001.
[6] Didik Dwi Prasetyo, Administrasi Database Server MySQL. Bandung: Elex Media Komputindo, 2002.
[7] Huda. (2006, Agustus) ecturer.eepis-its.edu. [Online]. http://lecturer.eepis-its.edu/~huda/Dokumen/WEB/moduljavascript.pdf
[8] Wardana , Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2010.
[9] Abdul Kadir, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: CV Andi, 2008.
—.Pemrograman Web Mencangkup HTML, CSS, Javascript & PHP. Yogyakarta: CV Andi, 2003
[10] Nugroho , Eddy Prasetyo, Komala Ratnasari, Kurnia Nur Ramadhani, and Budi Laksono Putro, Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom, 2009.
