http://www.free-powerpoint-templates-design.com
Penyelenggaraan Rapat dan Pembuatan Notula
Deadjeng Windari
XII OTKP 2
Agenda Materi
Mengidentifikasi unsur penyelenggaraan rapat, jenis-jenis rapat, syarat penyelenggaraan rapat, tata tertib rapat, keistimewaan yang dimiliki notulis.
01
Menjelaskan tipe peserta rapat, tahap perencanaan rapat, cara menyiapkan surat undangan peserta rapat, pembuatan surat undangan rapat, pengaturan ruang rapat.
02
Menjelaskan langkah-langkah menyusun anggaran rapat, teknik memimpin rapat, teknik dalam rapat, cara membuat laporan rapat.
03
Menjelaskan isi dan fungsi notula rapat, cara menetapkan agenda rapat, langkah-langkah membuat notula rapat dan menyiapkan peralatan dan perlengkapan rapat.
04
Adanya unsur-unsur rapat seperti : a. Pimpinan
b. Notulen c. Moderator d. Peserta rapat
e. Masalah yang dibahas
Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain : a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu : - Penentuan tujuan rapat dan acara rapat. - Akomodasi. - Penentuan tempat.
- Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun. - Konsumsi. - Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
- Suasana rapat berlangsung terbuka. - Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
- Para peserta rapat berpartisipasi aktif. - Adanya notulen.
- Adanya kendali dari ketua rapat - Acara rapat.
- Hindarkan debat kusir. - Media rapat.
- Bahasa harus komunikatif. - Waktu.
- Hindarkan monopoli ketika berbicara.
Unsur penyelenggaraan rapat dan
Syarat penyelenggaraan rapat
Berikut jenis-jenis rapat (meeting) yang perlu ketahui : 1. Rapat Menurut Tujuannya :
a. Rapat Penjelasan
Rapat yang membahas mengenai penjelasan kepada semua anggota.
b. Rapat Pemecahan
Rapat yang akan membahas guna mencari solusi pemecahan dari suatu masalah.
c. Rapat Perundingan
Rapat yang tujuannya untuk menghindari adanya suatu perselisihan antara seluruh karyawan.
2. Rapat Menurut Sifatnya : a. Rapat Resmi
Rapat yang akan membahas masalah-masalah yang sangat penting dan biasanya akan mengikuti peraturan yang sudah ditetapkan untuk melancarkan jalannya rapat.
b. Rapat Tidak Resmi
Rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal atau rapat yang tidak memerlukan persiapan yang khusus. Biasanya rapat ini akan membahas hal-hal yang terjadi secara tiba-tiba.
c. Rapat Terbuka
Rapat yang bisa diikuti oleh seluruh anggota dan rapat ini tidak membahas sesuatu permasalahan yang bersifat tidak rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat yang hanya diikuti oleh beberapa anggota saja dan rapat ini membahas sesuatu yang bersifat rahasia.
3. Rapat Menurut Jangka Waktunya : a. Rapat Mingguan
Rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya akan membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat Bulanan
Rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya akan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
Jenis-jenis rapat
Berikut jenis-jenis rapat (meeting) yang perlu ketahui : c. Rapat Semesteran
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali dan biasanya akan membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan akan membahas program-program yang nantinya akan dijalani untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat Tahunan
Rapat yang diadakan setiap satu tahun sekali dan biasanya akan membahas progres yang terjadi selama satu tahun terakhir.
4. Rapat Menurut Frekuensinya : a. Rapat Rutin
Rapat yang sudah ditentukan pelaksanaannya.
b. Rapat Insidentil
Rapat yang tidak terjadwalkan sebelumnya dan biasanya rapat ini akan membahas masalah yang bersifat penting yang harus segera diselesaikan secara bersama-sama.
5. Rapat Menurut Hubungan Dalam Organisasi : a. Rapat Vertikal
Rapat yang diikuti oleh pimpinan dan anggota guna memberikan informasi tentang berbagai peraturan dan kebijakan pimpinan atau dalam hal untuk mengambil keputusan.
b. Rapat Horizontal
Rapat yang hanya diikuti oleh karyawan yang memiliki jabatan yang sama. Biasanya rapat ini dilakukan untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama guna menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan menghindari ketidak tanggung jawaban dari masing-masing karwayan dalam melaksanakan pekrjaan.
6. Menurut Pelaksanaannya : a. Rapat Kerja Terpimpin
Rapat yang dimana pimpinan memegang peran utama dalam hal pengambilan keputusan. Biasanya rapat ini dilakukan dalam rangka memberikan penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlansung dengan serentak dan bersamaan.
b. Rapat Kerja Terbuka
Rapat yang dimana pimpinan tidak memegang peran utama dalam rapat dan memberikan kesempatan bagi para anggota untuk mengeluarkan saran- saran positif. Rapat ini bertujuan untuk mendapatkan sumbangan saran dari seluruh anggota.
Jenis-jenis rapat
Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut : 1) Tipe pemberi informasi
2) Tipe pemberi semangat 3) Tipe inisiatif
4) Tipe pemersatu 5) Tipe penyerang 6) Tipe perantara 7) Tipe pendengar
Persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut : A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat B. Menentukan peserta rapat
C. Membuat undangan rapat D. Membuat daftar hadir rapat E. Mempersiapkan bahan rapat
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat G. Mempersiapkan ruang rapat
H. Akomodasi/penginapan I. Transportasi
J. Konsumsi K. Kesehatan
L. Pengecekan persiapan terakhir
Tipe peserta rapat dan
Tahap perencanaan rapat
Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Berikut pembuatan surat undangan : 1. Kop Surat
2. Tanggal Pembuatan surat 3. Nomer Surat
4. Hal/Perihal (undangan) 5. Lampiran
6. Alamat tujuan 7. Salam pembuka 8. Isi Surat
9. Salam penutup 10. Pengirim
11. Tembusan 12. Inisial
Surat Harus dibubuhi stample basah organisasi/instansi/pemerintah.
Cara menyiapkan surat undangan pe-
serta rapat dan Pembuatan surat un-
dangan rapat
Pengaturan ruang rapat dan Peralatan & Perlengkapan rapat
Se tti ng s Ad d T
ex t
Eq ui m en t &
Su pp lie s Ad
d T ex t
Berikut adalah hal-hal yang harus
dipersiapkan untuk menciptakan pengaturan ruang rapat yang baik.
a. Pengaturan Tempat Duduk b. Ventilasi Udara
c. Cahaya penerangan
Ada beberapa perlengkapan yang dapat mendukung berjalannya sebuah rapat, di antaranya adalah sebagai berikut :
a. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
b. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
c. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
d. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
f. Block note dengan bolpointnya.
g. Name tag untuk peserta.
h. Komputer atau laptop.
Langkah- langkah
menyusun
anggaran rapat dan Tata tertib rapat
Tahap-Tahap Penyusunan Anggaran a. Penentuan pedoman anggaran rapat.
b. Persiapan anggaran rapat.
c. Penentuan anggaran.
d. Pelaksanaan anggaran.
Tata Tertib Rapat
a. Tepat waktu dalam memulai rapat.
b. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
c. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
d. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
e. Perlu memberikan persetujuan.
f. Punya keahlian atau informasi yang diperlukan.
Cara memimpin rapat yang baik dan efektif seperti ini:
1. Umumkan Jadwal Rapat
2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak” Cepat 3. Serius
4. Percaya Diri
Teknik memimpin rapat dan Teknik dalam rapat
Teknik dalam rapat yaitu :
1. Kapan perlu mengadakan rapat.
2. Bagaimana mempersiapkan rapat.
3. Menyelenggarakan rapat yang efektif.
4. Bagikan risalah rapat secepatnya.
5. Bagaimana mencatat hasil rapat.
6. Menentukan jam rapat.
7. Menentukan lokasi dari rapat.
8. Membuat undangan rapat.
9. Menjalankan rapat.
10.Tindak lanjut rapat.
11.Bagaimana memastikan keputusan dilaksanakan.
Cara membuat laporan rapat dan Isi & fungsi notula rapat
Co nt en t &
fu nc tio n Ad d T
ex t
M ak e a
re po rt Ad
d T ex t
Pada umumnya ada beberapa struktur yang selalu ada dalam setiap minutes of meeting atau notulen rapat, di antaranya:
1. Tanggal, waktu dan lokasi rapat berlangsung 2. Nama peserta rapat baik yang hadir ataupun
tidak hadir 3. Agenda rapat
4. Keputusan atau hasil rapat
5. Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta
6. Tenggat waktu atas penyelesaian action plan 7. Peristiwa atau diskusi lain yang layak
didokumentasikan untuk tinjauan di masa mendatang
8. Follow up meeting yang akan datang fungsi dari notulen rapat berikut ini.
9. Panduan
10. Sebagai pengingat 11. Sebagai referensi
12. Menawarkan perlindungan hukum Cara membuat notulen rapat yang efektif
berikut ini:
1. Lakukan persiapan
2. Catat siapa saja yang hadir
3. Tuliskan poin-poin penting selama rapat 4. Bedakan antara fakta dan opini
5. Buat langkah-langkah selanjutnya secara rinci
6. Lakukan pengecekan terakhir kali 7. Kirimkan segera
Keistimewaan yang dimiliki notulis
Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam
menyusun notula.
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman
dan kesimpulan rapat.
Cara menetapkan agenda rapat yang efektif : 1. Identifikasi tujuan rapat.
2. Meminta saran dari anggota tim.
3. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan dalam tiap sesi rapat.
4. Mengidentifikasi pemimpin di tiap topik rapat.
5. Akhiri pertemuan dengan ulasan.
Cara menetapkan agenda rapat dan Langkah-langkah membuat notula rapat
Beberapa tips dan cara membuat notulen rapat yang efektif berikut ini:
1. Lakukan persiapan
2. Catat siapa saja yang hadir
3. Tuliskan poin-poin penting selama rapat 4. Bedakan antara fakta dan opini
5. Buat langkah-langkah selanjutnya secara rinci 6. Lakukan pengecekan terakhir kali
7. Kirimkan segera
