I. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
Menurut Kepmenkes Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit. Struktur organisasi minimal di Instalasi Farmasi Rumah Sakit yaitu:
1. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit 2. Administrasi Farmasi
3. Pengelolaan perbekalan farmasi 4. Pelayanan farmasi klinik
5. Manajemen mutu
Struktur Organisasi
Depo Rawat Jalan
Depo IGD Depo ICU Depo PICU
Depo NICU
Tata Hubungan Kerja
Instalasi Farmasi RSUD Tingkat II Batilicin merupakan instalasi dibawah Wadir Medik, Penunjang dan Keperawatan. Instalasi Farmasi dipimpin oleh Apoteker yang membawahi Apoteker sebagai pengelola perbekalan farmasi, Apoteker sebagai kendali mutu pelayanan farmasi dan Apoteker klinik sebagai pemberi layanan farmasi klinik, tenaga teksis Kefarmasian yang membantu apoteker dalam melakukan pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan farmasi klinik, serta tenaga administrasi dengan Tata Hubungan Kerja sebagai berikut :
a. Tata hubungan kerja internal
1) Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada Direktur
2) Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi Penunjang Medik
3) Kepala Instalasi Farmasi mengawasi dan mengendalikan mekanisme kerja Apoteker dan TTK sebagai pelaksana teknis pelayanan kefarmasian.
4) Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan unit kerja lain di lingkungan Rumah Sakit .
5) Kepala Unit bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi Farmasi
6) Kepala Unit mengawasi dan mengendalikan mekanisme kerja penanggung jawab setiap bagian
7) Koordinator Pelayanan bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi Farmasi 8) Koordinator Pelayanan bertanggung jawab kepada Kepala Unit.
9) Koordinator Pelayanan bagian melakukan koordinasi dengan Koordinator Pelayanan lain
II. URAIAN TUGAS JABATAN INSTALASI FARMASI 1. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
a. Tanggung Jawab
1) Bertanggungjawab terhadap keakuratan, kebenaran dan ketepatan dalam pelayanan farmasi
2) Bertanggungjawab terhadap ketertiban, kejelasan dan kebenaran tata kerja di Instalasi Farmasi
3) Bertanggungjawab atas sepenuhnya layanan farmasi
4) Bertanggungjawab terhadap keakuratan, kebenaran, ketepatan laporan berkala dan laporan khusus di Instalasi farmasi
b. Uraian Tugas Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
1) Mempelajari program kerja RSUD Tingkat II Batulicin Kalimantan Selatan, kebijaksanaan Direktur, rencana kerja di lingkungan Wadir Umum dan Keuangan, Wadir Medik dan Keperawatan, dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku bagi Instalasi Farmasi sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas.
2) Menyusun rencana kerja instalasi melalui evaluasi rencana dan hasil kerja tahun yang lalu, proyeksi kegiatan yang akan datang, dan arahan dari atasan agar pelaksanaan kegiatan instalasi terlaksana dengan efektif dan efisien.
3) Mengkoordinir penyusunan tatakerja di lingkungan Instalasi yang meliputi cara pelaksanaan tugas, pendistribusian tugas, penentuan target kerja, serta bimbingan dalam pencapaian target kerja instalasi.
4) Bertanggung jawab dalam koordinasi penggunaan fasilitas kerja di lingkungan instalasi agar terjalin kerjasama untuk meningkatkan mutu pelayanan instalasi.
5) Mengawasi dan mengendalikan mekanisme kerja bawahan dan memberi arahan cara penyelesaian masalah kepada bawahan.
6) Memotivasi bawahan dengan memberi penghargaan baik secara formal maupun secara informal untuk meningkatkan semangat kerja bawahan.
7) Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya di lingkungan RSUD Tingkat II Batulicin Kalimantan Selatan untuk menunjang kelancaran pelayanan Farmasi dan pelayanan RSUD.
8) Mengkoordinir penyusunan usulan anggaran instalasi, usulan kebutuhan ketenagaan instalasi dan usulan sarana yang diperlukan instalasi.
9) Mengkoordinir pelaporan berkala dan laporan khusus untuk disampaikan kepada Kasi Pelayanan medik dari setiap kegiatan Instalasi Farmasi.
10) Menyampaikan usulan pemecahan masalah yang berkaitan dengan kegiatan Instalasi Farmasi kepada Kasi Penunjang Medik sebagai masukan dalam pemecahan masalah yang timbul.
11) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka memperlancar pelaksanaan kegiatan di Instalasi Farmasi
2. PenanggungJawab Administrasi Farmasi
Tanggung Jawab : Menjaga kelancaran , ketepatan administrasi di Instalasi Farmasi a. Uraian Tugas Penanggung jawab Administrasi
1) Membuat laporan pemakaian obat generik dari resep yang masuk ke Instalasi Farmasi
2) Membuat laporan pendapatan dari pelayanan resep
3) Membuat laporan stok perbekalan farmasi tiap bulan untuk dilaporkan ke Direktur.
4) Membuat laporan tentang jumlah resep yang masuk ke Instalasi Farmasi 5) Menyiapkan sarana kerja untuk para petugas farmasi lainnya.
6) Membina hubungan kerja sama yang baik dengan sesama staf farmasi dan unit kerja lain di rumah sakit.
7) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Instalasi Farmasi.
8) Membuat laporan penjualan, laporan obat kadaluwarsa 9) Membuat surat dan penyimpanan arsip
10) Mencatat barang-barang inventaris (penyediaan alat tulis kantor) 11) Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan
3. Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Tanggung Jawab : Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien di Instalasi Farmasi
a. Uraian Tugas Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan Farmasi
1) Memberi masukan terhadap program kerja instalasi farmasi, terutama dalam hal pengelolaan perbekalan farmasi
2) Membuat perencanaan pengadaan Perbekalan Farmasi 3) Mengatur sistem penyimpanan perbekalan farmasi
4) Mengatur system distribusi perbekalan farmasi baik untuk di unit dan depo farmasi.
5) Memimpin, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi
6) Membuat, memperbaiki, mengembangkan dan menjalankan protap pengelolaan perbekalan farmasi sesuai dengan perkembangan ilmu kefarmasian.
7) Melaksanakan pengawasan, pembinaan, bimbingan dan evaluasi terhadap staf di gudang farmasi dalam rangka pengembangan mutu pelayanan farmasi.
8) Melaksanakan pengendalian, pengawasan dan pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit.
9) Membina hubungan kerja yang baik dengan unit kerja yang ada di instalasi farmasi dan di lingkungan rumah sakit.
10) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Instalasi Farmasi
Unit Produksi
Tanggungjawab : Menjamin ketersediaan produksi obat untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.
a. Uraian Tugas
1) Membuat sediaan farmasi dengan formula khusus 2) Membuat produk nutrisi parenteral
3) Membuat sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil Unit Distribusi
Tanggung Jawab : Menjaga kelancaran dan ketepatan waktu pelayanan obat dan alat kesehatan, penjagaan mutu pelayanan, penjagaan kualitas dan kuantitas obat dan alat kesehatan.
a. Uraian Tugas
1) Melakukan koordinasi dan pengawasan pelayanan farmasi bagi pasien rawat jalan dan rawat inap
2) Melakukan koordinasi dan pengawasan kuantitas dan mutu obat disetiap unit distribusi
3) Melakukan koordinasi pembuatan laporan bulanan tentang pemakaian obat dan evaluasinya di unit distribusi
Unit Penyimpanan
Tanggungjawab : Menjaga ketepatan dan keamanan penyimpanan diperbekalan farmasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
a. Uraian Tugas
1) Mengkoordinasi penyusunan perbekalan farmasi yang akan dibeli atau dipesan sesuai dengan keperluan di unit distribusi
2) Mengkoordinasi penyimopanan persediaan obat di unit penyimpanan
3) Mengkoordinasi pembuatan laporan kondisi persediaan obat di unit penyimpanan 4. Kepala Unit Pelayanan Farmasi Farmasi Klinik
Tanggungjawab : Menjamin penggunaan obat dan alat kesehatan sesuai dengan indikasi, efektif, dan aman untuk pasien melalui kerjasama dengan tenaga kesehatan profesional terkait di Rumah Sakit
a. Uraian Tugas Kepala Unit Pelayanan Farmasi Klinik:
1) Memberi masukan terhadap program kerja instalasi farmasi
2) Membuat perencanaan pengembangan dan perbaikan pelayanan farmasi di depo farmasi
3) Mengatur sistem dan alur pelayanan farmasi di depo farmasi
4) Memimpin, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan kefarmasiaan di depo farmasi
5) Membuat, memperbaiki, mengembangkan dan menjalankan protap sesuai dengan perkembangan ilmu kefarmasian.
6) Melaksanakan pengawasan, pembinaan, bimbingan dan evaluasi terhadap staf di depo farmasi dalam rangka pengembangan mutu pelayanan farmasi.
7) Melaksanakan pengendalian, pengawasan dan pengelolaan pelayanan farmasi di depo farmasi .
8) Membina hubungan kerja yang baik dengan unit kerja yang ada di lingkungan rumah sakit.
9) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Instalasi Farmasi b. Pelayanan Farmasi Klinik di IFRS
1) Pengkajian dan pelayanan Resep 2) Penelusuran riwayat penggunaan Obat 3) Rekonsiliasi Obat
4) Pelayanan Informasi Obat (PIO) 5) Konseling
6) Visite
7) Pemantauan Terapi Obat (PTO)
8) Monitoring Efek Samping Obat (MESO) 9) Evaluasi Penggunaan Obat (EPO)
10) Dispensing sediaan steril (IV admix, TPN) 11) Pemantauan Kadar Obat dalam Darah (PKOD).
5. Kepala Unit Manajemen Mutu Farmasi
Tanggungjawab: mengawasi mutu produk dan pelayanan farmasi sesuai dengan standar pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit yang sudah ditetapkan
a. Uraian Tugas Kepala Instalasi Manajemen Mutu Farmasi
1) Melakukan penilaian kualitas pelayan farmasi yang sedang berjalan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan
2) Menyusun rencana dan program dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan di Instalasi Farmasi
3) Mengembangkan kualitas SDM melaui program diklat serta seminar kefarmasian.
6. Koordinator rawat jalan
Koordinator rawat jalan bertugas dalam : 1) Mengerjakan resep dokter
2) Mengganti obat sesuai standarisasi RSUD Batulicin 3) Mengkonfirmasikan kejelasan resep kepada dokter.
4) Menolak resep yang meragukan.
5) Membuat defekta perbekalan farmasi ke unit gudang farmasi.
6) Menerima perbekalan farmasi dari unit gudang farmasi.
7) Meneliti kesesuaian pesanan mengenai jenis, jumlah, bentuk, tanggal kadaluarsa.
8) Mencatat perbekalan farmasi yang diterima ke dalam kartu stok.
9) Menyimpan di tempat perbekalan farmasi.
10) Menyiapkan perbekalan farmasi sesuai dengan resep
11) Memberi etiket dan label serta bila perlu membuat copy resep dan kwitansi.
7. Koordinator rawat inap
Koordinator rawat inap bertugas dalam : 1) Mengerjakan resep dokter
2) Mengganti obat sesuai standarisasi RSUD Batulicin 3) Mengkonfirmasikan kejelasan resep kepada dokter.
4) Menolak resep yang meragukan.
5) Membuat defekta perbekalan farmasi ke unit gudang farmasi.
6) Menerima perbekalan farmasi dari unit gudang farmasi.
7) Meneliti kesesuaian pesanan mengenai jenis, jumlah, bentuk, tanggal kadaluarsa.
8) Mencatat perbekalan farmasi yang diterima ke dalam kartu stok.
9) Menyimpan di tempat perbekalan farmasi.
10) Menyiapkan perbekalan farmasi sesuai dengan resep
11) Memberi etiket dan label serta bila perlu membuat copy resep dan kwitansi.
8. Pelaksana Farmasi
Pelaksana farmasi bertugas dalam : 1) Mengerjakan resep dokter
2) Mengkonfirmasikan kejelasan resep kepada dokter, dan kesesuaian penggunaan obat dengan standar pengobatan perusahaan mitra.
3) Menolak resep yang meragukan.
4) Membuat defekta perbekalan farmasi ke unit gudang farmasi.
5) Menerima perbekalan farmasi dari unit gudang farmasi.
6) Menerima perbekalan farmasi dari distributor.
7) Meneliti kesesuaian pesanan mengenai jenis, jumlah, bentuk,tanggal kadaluarsa.
8) Melayanai permintaan perbekalan farmasi ke unit-unit.
9) Mencatat perbekalan farmasi yang diterima dan keluar ke dalam kartu stok.
10) Menyimpan di tempat perbekalan farmasi.
11) Menyiapkan perbekalan farmasi sesuai dengan resep.
12) Memberi etiket dan label serta bila perlu membuat copy resep dan kwitansi.
III. Analisa Kebutuhan Tenaga Jenis ketenagaan
a. Untuk pekerjaan kefarmasian dibutuhkan tenaga:
1) Apoteker 2) Sarjana Farmasi
3) Asisten Apoteker (AMF, SMF)
b. Untuk pekerjaan administrasi dibutuhkan tebaga
1) Operator komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian 2) Tenaga Administrasi
c. Pembantu pelaksana 1) Juru racik 2) Kurir Beban Kerja
Dalam perhitungan beban kerja perlu diperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh pada kegiatan yang dilakukan yaitu:
1) Kapasitas tempat tidur dan BOR 2) Jumlah resep perhari
3) Idealnya 30 tempat tidur = 1 Apoteker ( untuk pelayanan kefarmasian) Jika jumlah tempat tidur 200 bed maka dibutuhkan 7 Apoteker.
Pendidikan
Untuk menghasilkan suatu pelayanan yang baik, dalam penentuan kebutuhan tenaga harus dipertimbangkan:
1) Kualifikasi pendidikan disesuaikan dengan jenis pelayanan/tugas fungsi 2) Penambahan pengetahuan disesuaikan dengan tanggungjawab
3) Peningkatan keterampilan disesuaikan dengan tugas
Waktu Pelayanan
Pelayanan 3 shift (24 Jam) Jenis Pelayanan
1) Pelayana IGD (Instalasi Gawat Darurat) 2) Pelayana Rawat Inap intensif
3) Pelayanan rawat inap 4) Pelayanan rawat jalan
5) Penyimpanan dan pendistribusian
6) Produksi obat
Daftar Pustaka
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72/Menkes/SK/X/2016 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
Pedoman Pengorganisasian Instalasi Farmasi RSUD Al Ihsan Provinsi Jabar.
