Mengelola
surat atau dokumen
Mengelola
surat atau dokumen
Administrasi Umum Administrasi Umum
BAB IV PART 2
BAB IV PART 2
Learning Objectives Learning Objectives
Main Main
Points Points
C. Pengelolaan Surat Masuk C. Pengelolaan Surat Masuk
dan Surat Keluar dan Surat Keluar
D. Prosedur Penataan Surat
D. Prosedur Penataan Surat
Adanya penelitian ketepatan alamat Adanya penelitian ketepatan alamat
si pengirim si pengirim
Adanya penggolongan surat sesuai Adanya penggolongan surat sesuai
dengan urgensi penyelesain
dengan urgensi penyelesain Penandatanganan bukti pengirimanPenandatanganan bukti pengiriman sebagai tanda baha surat telah diterima sebagai tanda baha surat telah diterima Pengumpulan dan perhitungan surat yang
Pengumpulan dan perhitungan surat yang masuk
masuk
Kegiatan: Surat masuk dikumpulkan kemudian dihitung
Kegiatan: Memisahkan antara surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa
Kegiatan: memastikan bahwa alamat pengirim yang tercantum pada surat tersebut benar
Kegiatan: Menandatangani surat yang masuk pada buku ekspedisi pengirim
pROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK pROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK
a. Penerimaan
Merupakan penyeleksian surat yang masuk ke dalam perusahaan. Penyortiran dilakukan menurut golongan jenis surat yang meliputi surat biasa, surat rutin, dan surat rahasia.
Merupakan kegiatan menulis surat yang masuk ke dalam perusahaan. Pencatatan ini dilakukan setelah surat dicatat dan distempel serta telah diperiksa ketepatan jenis maupun jumlah lampiran yang harus diterima.
b. Penyortiran
c. Pencatatan
Yaitu, apabila terdapat surat-surat yang masuk ke dalam perusahaan dan memerlukan proses lebih lanjut untuk diteruskan kepada pihak yang berhak mengelolanya
d. Mengagendakan surat masuk
e. Pengarahan dan Penerusan
Yaitu proses pencatatan masuk ke dalam buku agenda atau buku harian perusahaan. Hal ini berarti setiap surat yang masuk ke dalam perusahaan dicatat dan diberikan nomor agenda surat masuk.
Mendahulukan surat yang sudah Mendahulukan surat yang sudah
bersposisi dalam buku ekspedisi intern bersposisi dalam buku ekspedisi intern
Menyampaikan surat terlebih dahulu dalam Menyampaikan surat terlebih dahulu dalam
buku ekspedisi kepada pihak yang buku ekspedisi kepada pihak yang
bersangkutan bersangkutan
Petugas ekspedisi kemudian Petugas ekspedisi kemudian
mengembalikannya kepada urusan agenda mengembalikannya kepada urusan agenda
untuk dicatat dalam buku pengarahan untuk dicatat dalam buku pengarahan
f. Penyampaian Surat
Dilakukan oleh bagian pengolah dengan menggunakan metode
kearsipan yang berlaku untuk
kantor atau perusahaan tersebut.
g. Penyimpanan arsip surat masuk
Menentukan jenis, ukuran, dan warna
kertas yang akan digunakan untuk
menyusun atau menulis surat
pROSEDUR PENGELOLAAN SURAT keluar pROSEDUR PENGELOLAAN SURAT keluar
a. Persiapan
Membuat ide, fakta, dan informasi yang akurat dan lengkap serta mudah dipahami
Menentukan jenis surat yang standar sesuai
dengan standar
perusahaan yang telah ditetapkan
Menghindari adanya singkatan-singkatan
kata yang tidak
dimengerti atau yang tidak lazim untuk
digunakan
Menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan
sesuai dengan kaidah- kaidah kebahasaan yang
telah ditentukan
c. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh
suatu organisasi sehingga
memudahkan bagian pengetikan untuk membuatnya
Surat yang telah disusun tersebut dimintakan persetujuan dari
pimpinan. Jika draf surat terdapat kesalahan, maka surat tersebut direvisi oleh pimpinan, namun jika
tidak terdapat kesalahan, maka pimpinan membubuhkanparaf pada
blanko isian lembar draf tersebut
d. Persetujuan Draf Surat
d. Mengagendakan Surat
Apabila konsep atau draf surat telah disetujui oleh pimpinan, maka langkah selanjutnya draf atau konsep surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda keluar dan diberikan
kode atau nomor surat
251 21
Des 2013
Kepala Sekolah
Pengumu man
e. Pengetikan Konsep Surat
Pengetik Surat:
Pengetik surat memeriksa sebelum dicetak dengan menggunakan printer sebelum diserahkan kepada pimpinan
Konseptor:
Setelah dilakukan pemeriksaan oleh bagian pengetikan, konsep surat tersebut diserahkan kembali kepada pihak konseptor untuk dilakukan pemeriksaan
Penanggung jawab Surat:
Penanggung jawab harus memeriksa konsep surat tersebut sebelum ditanda tangani Agendaris:
Bagian agendaris harus memeriksa surat terlebih dahulu sebelum konsep surat tersebut dicatat dalam buku agenda
f. Pemeriksaan Konsep
g. Penandatanganan Surat h. Pemberian cap
i. Melipat Surat
k. Pengiriman Surat
Dilakukan secara langsung Dikirim menggunakan pos
j. Penyampulan Surat
k. Penyimpanan Surat
Asas Sentralisasi
pROSEDUR PENataan SURAT pROSEDUR PENataan SURAT
Yaitu asa penyelenggaraan kearsipan yang dipusatkan
dalam suatu bagian organisasi unit kerja
tersendri
Yaitu asas
penyelenggaraan kearsipan yang
memadukan kelebihan asas sentralisasi dan
desentralisasi Asas Desentralisasi
Yaitu asas penyelenggaraan kearsipan yang tidak
dipusatkan pada suatu unit tertentu tetapi dilakukan
unit atau bagian secara sendiri-sendiri
Asas Gabungan
Asas Penataan
Surat
Sistem Penyimpanan Dokumen
Sistem abjad (Alfabetic filing system)
Sistem penyimpanan berdasrkan abjad, yaitu A sampai dengan Z Sistem Masalah (Subject filing system)
Sistem penyimpanan berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen Sistem wilayah (Geographic filing system)
Sistem penyimpanan berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman pada daerah atau kota Sistem tanggal (Cronological filing system)
Sistem penyimpnan berdasarkanurutan waktu dari tanggal, bulan, dan tahun Sistem Nomor (Numercik filing system)
Sistem penyimpanan berdasarkan urutan nomor
