1
PEMBUATAN APLIKASI INVENTORY BENGKEL USAHA MOTOR DI PADANG
Muhammad Nur, Nurmi, Thomson Mary
Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat [email protected]
ABSTRACT
Has been done research on Motor Service Workshop to know the system used in processing sales transactions. Where at this time Bengkel Usaha Motor Service still use manual way in inventory management. Manually managing inventory has several problems in its management. The main problem lies in the effectiveness and effectiveness of data management. Problems that occur in the efficiency of data management, among others, less efficient use of time to manage inventory management, this happens because it takes quite a long time to record again each note, in recording this note occasionally the problem that is the loss of a memorandum of purchase or sale. Based on this it is necessary to create an inventory system that is easy to use by the user and does not take a lot of time in processing its use. Inventory system to be created using object-based programming using java programming language and MySql Database Management System and using iReport to create reports. In accordance with the title created, the design and manufacture of inventory systems designed to assist the workshop in the management of data, goods, Service data, customer data, supplier data, purchase data, sales data, and reports.
Keywords: Inventory System, Java Programming, MySQL
PENDAHULUAN
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini dirasa sangat pesat sekali baik instansi swasta, maupun pemerintahan dan hal ini berpengaruh terhadap aspek pekerjaan. Penerapan TI pada perusahaan sangat mempengaruhi hal pengambilan keputusan, penyebaran informasi, dan peningkatan efektifitas pekerjaan. Pengaruh TI pada perusahaan seperti bengkel sudah banyak menggunakan teknologi informasi untuk sistem informasi yang didesain khusus dalam menangani berbagai lingkup inventory. Bengkel Usaha motor Service
bergerak di bidang jasa perbaikan dan penjualan berbagai suku cadang sepeda motor, memiki sistem inventory.
Bengkel Usaha Motor Service dalam pengelolaan persediaan suku cadang mengolah data secara manual sehingga menimbulkan kendala dalam kinerja perusahaan. Sistem ini digunakan untuk melakukan pencatatan ulang pada buku pencatatan barang yang digunakan bengkel tersebut pada setiap nota barang baik untuk pembelian persediaan barang maupun untuk penjualan.
Pengelolaan inventory dengan cara manual kurang efisien dan efektif.
2 Masalah keefisenan yang terjadi dalam pengelolaan data antara lain kurang efisiennya penggunaan waktu untuk mengolah pengelolaan inventory, hal ini karena dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencatat kembali setiap nota, dalam pencatatan kembali nota ini terkadang juga terjadi masalah hilangnya nota pembelian atau penjualan. Untuk mempermudah menangani pengelolaan inventory ini dibutuhkan sistem informasi inventory yang dapat membantu keamanan dalam pengolahan data, menghemat waktu, pembelian barang, penjualan barang dan persediaan barang dapat lebih efisien dengan menggunakan sistem inventory ini. Pembelian barang menangani hal- hal yang berhubungan dengan persediaan barang. Sedangkan sistem penjualan barang menangani hal-hal yang berhubungan dengan transaksi penjualan barang.
Berdasarkan kebutuhan-kebutuhan di atas maka dirancang suatu sistem yang dapat membantu bengkel tersebut dalam pengelolaan inventory dengan judul “Pembuatan Aplikasi Inventory Bengkel Usaha Motor Service Padang.”
Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pengelolaan data inventory. Sistem merupakan suatu himpunan komponen
atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran.
Menurut Gordon B. Davis (Dalam Bukunya Manajemen Information System/SIM) yaitu sistem dapat bersifat abstrak dan fisik. Sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung sistem fisik adalah serangkaian unsur yang saling bekerja sama untuk tujuan tertentu (Nurmi, 2016).
Menurut (Nurmi, 2016), “Sistem informasi merupakan sekumpulan prosedur yang terorganisir dan tersusun secara sistematis dan logis, serta terintegrasi, sehingga pada saat dijalankan akan menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi user”.
Menurut (Huda, 2011) Perusahaan memiliki inventory (persediaan) dengan tujuan untuk menjaga kelancaran usahanya. Bagi perusahaan, persediaan barang dagangan memungkinkan untuk memenuhi permintaan pembeli atau penjual. Di satu sisi persediaan memungkinkan perusahaan untuk memenuhi permintaan yang mendadak, akan tetapi di sisi lain persediaan yang tinggi menyebabkan perusahaan memerlukan modal kerja yang makin besar pula. Untuk itu dibutuhkan pengelolaan terhadap persediaan. Tujuan
3 pengelolaan inventory ini adalah turnover (perputaran) dari inventory, yaitu turnover secepat mungkin tanpa kehilangan sales sebagai akibat kehabisan inventory.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah metode SDLC mempunyai 4 tahap dalam pembentukan sistem informasi yaitu perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi.
a. Perencanaan
Tahap mengumpulkan data dengan mengamati/ memonitor lingkungan, menentukanmasalah,menyimpulkan kelemahan, dan keunggulan sistem yang sedang diamati, kemudian memberikan gambaran sementara untuk pemecahan dengan membuat perencanaan secara global dan memberikan tujuan system.
b. Analisis
Menguraikan suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen (tahapan analisis;
Identify, Understand, Analyze, Report) dengan maksud untuk mengidetifikasikan dan mengevaluasi permaslahan- permasalahan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
c. Perancangan
Membuat perancangan dan terinci berdasarkan laporan hasil analisis, dengan membuat beberapa model pilihan dan memilih model pilihan terbaik dari beberapa model terbaik yang hasil perancangan ini dapat ditingkatkan kedalam kode program.
d. Implementasi
Tahap ini merupakan menerapkan dan mengevaluasi serta memikirkan keberlanjutan untuk dapat menjawab kebutuhan sistem sepanjang sistem digunakan oleh user, untuk mencapai hal tersebut maka sistem perlu dirawat dan dipelihara untuk keberlanjutan sistem.
Analisis Sistem
a. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan keadaan di lapangan, diperoleh gambaran secara singkat tentang keadaan sistem dan beberapa kelemahan yang ada, terutama dari segi aktivitas dan efisiensi sistem yang digunakan. Dari sistem yang ada dapat digambarkan bahwa Bengkel Usaha Motor Service dalam pengelolaan persediaan suku cadang mengolah data secara manual sehingga menimbulkan kendala dalam kinerja perusahaan.
Sistem ini digunakan untuk melakukan
4 pencatatan ulang pada buku pencatatan barang yang digunakan bengkel tersebut pada setiap nota barang baik untuk pembelian persediaan barang maupun untuk penjualan sehingga kurang efisien dan efektif.
Gambar 1. ASI Lama : Sistem Pengolahan Data Bengkel Usaha Motor Service di Padang
b. Analisis Sistem Informasi yang Diusulkan
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada Bengkel Usaha Motor Service dan analis sistem yang sedang berjalan seperti yang diuraikan pada analisis yang sedang berjalan dari beberapa masalah yang ditemukan dalam pengelolaan data bengkel, maka diusulkan pembuatan aplikasi inventory bengkel usaha motor padang. Untuk mempermudah menangani pengelolaan inventory ini dibutuhkan sistem
informasi inventory yang dapat membantu keamanan dalam pengolahan data, menghemat waktu, pembelian barang, penjualan barang dan persediaan barang dapat lebih efisien dengan menggunakan sistem inventory ini.
Pembelian barang menangani hal-hal yang berhubungan dengan persediaan barang. Sedangkan sistem penjualan barang menangani hal-hal yang berhubungan dengan transaksi penjualan barang. Dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pengelolaan data inventory. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada aliran sistem informasi yang diusulkan di bawah ini :
5 Gambar 2. ASI Baru : Sistem Pengolahan
Data Bengkel Usaha Motor Servicedi Padang HASIL DAN PEMBAHASAN
Merupakan suatu hasil program yang sudah jadi dan siap untuk di operasikan.
1. Perancangan Sistem
a. Hierarchy Plus Input Process Output(HIPO)
Gambar 3. HIPO: Pembuatan Aplikasi Inventory Bengkel Usaha Motor Service di Padang
b. Data Flow Diagram(DFD)
Gambar 4.Context Diagram: Pembuatan Aplikasi Inventory Bengkel Usaha Motor Service di Padang
Gambar 5. DFD: Pembuatan Aplikasi Inventory Bengkel Usaha Motor Service di Padang c. Entity Relaionship Diagram
(ERD)
Gambar 6. ERD: Pembuatan Aplikasi Inventory Bengkel Usaha Motor Service di Padang
6 2. Proses Input
Proses input merupakan memasukkan data ke program aplikasi melalui form entri data yang berinteraksi dengan pengguna aplikasi. Program aplikasi ini mempunyai proses input sebanyak delapan form entri data yaitu entri data admin, entri data barang, entri data jasa, entri data kategori barang, entri data pelanggan, entri data pemasok, entri data pembelian, dan entri data penjualan.
a. Entri Data Admin
Untuk memasukan data admin maka admin harus melakukan tambah data.
Data tersebut akan tersimpan ke sistem berupa kduser, username, tanggal masuk dan password. Data ini akan disimpan pada form entri data admin dengan memilih tombol tambah yang ada pada form entri data admin. Setelah menekan tombol tambah maka secara otomatis data admin tersebut akan langsung muncul ke dalam tabel pada form entri data admin, maka admin tersebut dapat login ke program aplikasi dengan memasukkan username dan password yang telah ditambahkan. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada gambar yang ada di bawah ini:
Gambar 7. Entri Data Admin b. Entri Data Barang
Proses memasukkan data barang ke sistem berupa data kode barang, nama barang, kategori, harga jual, harga beli, stok dan tanggal masuk. Data ini disimpan pada form entri data barang dengan memilih tombol tambah yang ada pada form. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tampilan gambar berikut:
Gambar 8. Entri Data Barang
7 c. Entri Data Jasa
Melakukan entri data jasa ke sistem berupa kode jasa, nama jasa, harga, tanggal masuk. Data ini disimpan pada form entri data jasa dengan memilih tombol tambah. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tampilan gambar berikut:
Gambar 9. Entri Data Jasa d. Entri Data Kategori Barang
Melakukan entri data kategori barang ke sistem berupa kode kategori, tanggal masuk, dan nama kategori. Data ini disimpan pada form entri data kategori barang dengan memilih tombol tambah yang ada pada form. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tampilan gambar berikut:
Gambar 10. Entri Data Kategori Barang
e. Entri Data Pelanggan
Proses memasukkan data pelanggan ke sistem berupa data kode pelanggan, nama pelanggan, telepon, alamat, dan tanggal masuk. Data ini disimpan pada form entri data pelanggan dengan memilih tombol tambah yang ada pada form ini. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tampilan gambar berikut:
Gambar 11. Entri Data Pelanggan f. Entri Data Pemasok
Untuk memasukan data pemasok ke sistem berupa kode pemasok, nama pemasok, telepon, alamat, perusahaan, dan tanggal. Data ini akan disimpan pada form entri data pemasok dengan memilih tombol tambah yang ada pada form ini.
Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada gambar yang ada di bawah ini:
Gambar 12. Entri Data Pemasok
8 g. Entri Data Pembelian
Proses memasukan data pembelian ke sistem berupa no beli, tanggal beli, kode barang, nama barang, stok, jumlah, harga, total, kode pemasok, nama pemasok, bayar, dan kembalian. Data ini akan disimpan pada form entri data pembelian dengan memilih tombol tambah yang ada pada form ini. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada gambar yang ada di bawah ini:
Gambar 13. Entri Data Pembelian h. Entri Data Penjualan
Melakukan entri data penjualan ke sistem berupa no jual, tanggal jual, kode barang, nama barang, stok barang, jumlah barang, harga barang, kode jasa, nama jasa, harga jasa, total, kode pelanggan, nama pelanggan, bayar, dan kembalian.
Data ini akan disimpan pada form entri data penjualan dengan memilih tombol tambah yang ada pada form ini. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada gambar yang ada di bawah ini:
Gambar 14. Entri Data Penjualan i. Proses Pengolahan
Proses pengolahan data yaitu data yang telah dimasukan dan di simpan serta diproses didalam database dengan memilih data pelanggan berdasarkan kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, nomor telpon atau tanggal masuk. Dan untuk menampilkan data penjualan dengan menginput nomor faktur. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat berikut ini :
Gambar 15. Pencarian Data Pelanggan
Gambar 16. Pencarian Data Berdasarkan No. Faktur
9 Gambar 17. Hasil Pencarian Data
Penjualan Berdasarkan No. Faktur
j. Proses Output
Aktivitas output merupakan proses untuk menampilan data yang telah diproses berdasarkan transaksi jual beli antara pelanggan dan admin. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 18. Faktur Penjualan
Gambar 19. Daftar Pelanggan
Gambar 20. Laporan Barang
Gambar 21. Laporan Kategori Barang
Gambar 22. Laporan Jasa
Gambar 23. Laporan Pemasok
10 Gambar 24. Laporan Pembelian
Gambar 25. Laporan Penjualan
KESIMPULAN
1. Dengan memanfaatkan sistem inventory ini proses pengolahan data dapat dilakukan dengan lebih cepat dibandingkan dengan pengolahan data inventory secara manual.
Pengolahan data secara manual membutuhkan waktu untuk pencatatan ulang data-data barang dan transaksi, sedangkan jika menggunakan sistem inventory ini bisa dilakukan penghematan waktu karena data-data barang dan transaksi sudah tersimpan di sistem sehingga tidak diperlukan pencatatan ulang.
2. Melalui sistem inventory ini kita dapat mengetahui stok barang yang tersedia di gudang. Dengan demikian dapat diprediksi barang yang dibutuhkan.
3. Sistem inventory ini dapat mencetak laporan data barang, dan data transaksi sesuai dengan rentang waktu yang ditentukan sehingga mempermudah admin untuk mencetak laporan sesuai dengan kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Huda, Miftakhul. dan Bunafit Komputer.
2011. Aplikasi Inventory Multi Store Plus Management Dengan Java. Elex Media Koputindo : Yogyakarta.
Nurmi. 2016. Buku Teks Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2.
Prodi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat:
Padang.
Nurmi. 2016. Buku Teks Konsep Sistem Informasi. Suka Bina Express:
Padang.
