i
TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENERIMAAN BAHAN BAKU DI MIE MAPAN KARTINI
Oleh :
ANIS MUNIKA WATI NIM : 31130009
PROGRAM STUDI ADMNISTRASI NIAGA POLITEKNIK NSC
SURABAYA
2016
ii
TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENERIMAAN BAHAN BAKU DI MIE MAPAN KARTINI
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya Diploma III Program Studi Administrasi Niaga
Politeknik NSC Surabaya
Oleh :
ANIS MUNIKA WATI NIM : 31130009
PROGRAM STUDI ADMNISTRASI NIAGA POLITEKNIK NSC
SURABAYA
2016
v
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan lancar. Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat akademik di Program Studi Administrasi Niaga Politeknik NSC Surabaya.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun selalu iharapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Selama penyusunan Tugas akhir ini, penulis mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Eko Tjiptojuwono, S.E., M.M. selaku Direktur Politeknik NSC Surabaya.
2. Ibu Riris Yuniarsih, S.St. Par., M.M. selaku Asisten Direktur 1, Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
3. Ibu Nur Aida, S.E., M.SA selaku Asdir 2 bidang Keuangan dan Umum.
4. Bapak M. Saifuddin, S.Pd., M.SM selaku Ketua Program Studi Administrasi Niaga.
5. Ibu Dyah Widowati, S.H., M.M. selaku pembimbing 1.
6. Ibu Siti Mahmudah, S.Sos., M.Si. selaku pembimbing 2 7. Seluruh dosen dan karyawan Politeknik NSC Surabaya.
8. Bapak Moch. Wisnu selaku Manager Mie Mapan Kartini yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian.
vi
9. Kepada kedua orang tua yang selalu memberikan dukungan moril, materiil dan doa yang tiada henti.
10. Kepada teman-teman prodi Administrasi Niaga Angkatan 2013 dan semua sahabat yang telah membantu menyelesaikan laporan ini yang tidak mungkin penulis sebutkan satu-persatu.
Akhir kata, penulis sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pengembangan wawasan para pembaca.
Surabaya, 23 Agustus 2016
Penulis
vii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN
Saya,Anis Munika Wati (3113009) menyatakan bahwa:
1. Tugas Akhir saya ini adalah asli dan benar-benar hasil karya saya sendiri, bukan hasil karya orang lain dengan mengatasnamakan saya, serta bukan merupakan hasil peniruan atau penjiplakan (plagiarism) dari hasil karya orang lain. Tugas Akhir ini belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademik baik di Politeknik NSC, maupun di perguruan tinggi lainnya.
2. Dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar kepustakaan.
3. Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya, dan apabila dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena karya tulis ini, serta sanksi-sanksi lainnya sesuai dengan norma dan peraturan yang berlaku di Politeknik NSC Surabaya.
Surabaya, 23 Agustus 2016 Yang membuat pernyataan
Anis Munika Wati 31130009
viii DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ... i
HALAMAN JUDUL ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
KATA PENGANTAR ... v
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
ABSTRAKSI ... xii
ABSTRACT ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Prosedur ... 4
1. Pengertian Prosedur ... 4
2. Karateristik Prosedur ... 5
3. Manfaat Prosedur ... 5
ix
B. Penerimaan Barang ... 6
C. Bahan Baku ... 7
1. Pengertian ... 7
2. Jenis-jenis Bahan Baku ... 8
D. Prosedur Penerimaan Bahan Baku ... 8
1. Pembelian ... 8
2. Pemakaian ... 14
3. Penyimpanan ... 17
BAB III PEMBAHASAN A. Tinjauan Umum ... 18
1. Awal Terbentuknya Restoran Mie Mapan Kartini ... 18
2. Visi dan Misi Perusahaan ... 19
3. Struktur Organisasi ... 21
4. Bidang Usaha ... 23
B. Pembahasan ... 23
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 28
B. Saran ... 28
DAFTAR PUSTAKA ... 30 LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Prosedur Pembelian ... 9
Gambar 2.2 Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang ... 16
Gambar 3.1 Restoran Mie Mapan Kartini ... 20
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Mie Mapan Kartini ... 21
Gambar 3.3 Flow Chart Prosedur Penerimaan Bahan Baku... 24
xi LAMPIRAN
Lampiran 1 Kartu Bimbingan
xii ABSTRAKSI
Tujuan penelitian ini adalah untuk menambah wawasan tentang prosedur penerimaan bahan baku di Restoran Mie Mapan Kartini. Objek yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian adalah restoran Mie Mapan Kartini, penelitian dilakukan dengan pengamatan langsung dalam proses penerimaan bahan baku mulai dari pembelian, pemakaian, penyimpanan serta dokumen yang terkait dan dokumentasi studi kepustakaan.
Hasil penelitian ini, menunjukkan bahwa posedur penerimaan di Restoran Mie Mapan Kartini berjalan cukup baik, namun masih ada beberapa hambatan yang terjadi seperti keterlambatan pengiriman barang dan kuranganya pengawasan terhadap persediaan barang. Dokumen-dokumen yang digunakan sudah sesuai dengan pendapat Mulyadi yaitu dokumen permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian, bukti kas keluar, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
Kata kunci: Bahan Baku, Prosedur Penerimaan, Dokumen.
xiii ABSTRACT
The purpose of this research is to increase knowledge about the procedure receipt of raw materials in Mie Mapan Kartini Restaurant. Objects that are used in the conduct of research is well established Noodle restaurant Kartini , research carried out by direct observation in the process of receiving raw materials from the purchase, use, storage and related documents and documentation of the study of literature.
The results of this study indicate that posedur reception at the Mie Mapan Kartini Restaurant went pretty well, but there are still some barriers that occur as late delivery of goods and the lack of supervision of the inventory. The documents that are used are in accordance with the opinion of Mulyadi which documents the purchase request, the letter requests for quotation, purchase order letter, reports the receipt of goods, the letter changes to purchase orders, proof of cash-out, evidence of demand and expenditures warehouse.
Keyword: Raw Materials, The Admission Procedure, Documents.
1 BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring perkembangan zaman dan semakin canggihnya teknologi informasi dan komunkasi diiringi juga dengan pesatnya usaha bidang perdagangan, dalam hal ini usaha perdagangan yang banyak diminati masyarakat adalah bisnis kuliner. Bisnis ini dianggap menjanjikan karena makanan dan minuman adalah kebutuhan pokok manusia. Selain itu bisnis kuliner merupakan industri pendukung hotel, mall dan infrastruktur jalan.
Ketua Asosiasi Kafe dan Restoran Indonesia (APKRINDO) cabang Jawa Timur mengatakan bahwa setiap tahun rata-rata jumlah restoran dan cafe di Jawa Timur tumbuh banyak wisata baru yang mendukung munculnya usaha kuliner baru. Dalam menjalankan bisnis restoran harus ada fungsi kontrol antara lain kontrol makanan dan minuman, kontrol mutu pelayanan dan biaya produksi, kontrol kualitas kerja sumber daya manusia. Hal yang paling penting dan perlu mendapat perhatian dari pengelola restoran adalah persediaan bahan baku, persediaan barang yang cukup namun tetap dengan melakukan perhitungan atau prediksi akan jumlah pengunjung yang datang ke restoran, sehingga persediaan bahan baku tidak sampai menumpuk. Dan juga tidak sedikit sehingga sampai mengalami kekurangan bila ada pemesanan.
Dalam hal ini bagian administrasi restoran harus bisa memberikan perkiraan
2
jumlah persediaan yang diperlukan. Dalam Tugas Akhir ini penulis tertarik untuk mengambil judul “Prosedur Penerimaan Bahan Baku Pada Restoran Mie Mapan Kartini”. Penerimaan bahan baku yang dimaksud dimulai dari pemesanan barang, pengiriman barang, perhitungan barang, penyimpanan barang dan penggunaan barang.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas, maka penulis dapat merumuskan masalah yang akan diteliti adalah “Bagaimana prosedur penerimaan bahan baku pada Restoran Mie Mapan Kartini Surabaya?”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur penerimaan bahan baku pada Restoran Mie Mapan Kartini. Sedangkan hasil penelitian ini diharapkan:
1. Bagi Penulis
Untuk menambah wawasan yang lebih luas tentang prosedur penerimaan bahan baku pada restoran.
2. Bagi Perusahaan
Memberikan informasi yang berguna sebagai sumbangan pikiran dan sebagai bahan pertimbangan dalam mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan.
3
3. Bagi Politeknik NSC
Dapat menambah perbendaharaan perpustakaan Politeknik NSC, dan dapat dijadikan referensi mahasiswa yang tertarik dalam penelitian ini serta dapat menambah wawasan bagi mahasiswa NSC.
4 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Prosedur
1. Pengertian Prosedur
Dalam melakukan suatu kegiatan, organisasi memerlukan suatu acuan untuk mengatur dan mengontrol semua aktivitas yang terjadi pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu, setiap perusahaan baik swasta maupun pemerintah hendaknya memiliki prosedur dasar pelaksanaan kerja untuk menunjang kelancaran operasional perusahaan. Dengan adanya prosedur yang memadai maka pengendalian dan tujuan yang akan dicapai dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan baik.
a. Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5).
b. Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan bersama sama (Susanto, 2007:264).
c. Prosedur meupakan suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sedang terjadi (Baridwan, 2009:30).
5
d. Prosedur (procedure) adalah urut-urutan seri tugas yang saling berkaitan dan dibentuk guna menjamin pelaksanaan kerja yang seragam (Nafarin, 2009:9).
Berdasarkan definisi dari beberapa ahli mengenai prosedur, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urutan kegiatan atau aktivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.
2. Karakteristik Prosedur
Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur (Ardiyos, 2008:466):
a. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.
b. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
c. Prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
d. Prosedur menunjukkan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab.
e. Prosedur menunjukkan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.
3. Manfaat Prosedur
Suatu prosedur dapat memberikan beberapa manfaat (Ardiyos, 2008:487) a. Lebih memudahkan dalam langkah-langkah kegiatan yang akan
dilakukan.
6
b. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang perlunya saja.
c. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
d. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisisen.
e. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing- masing.
B. Penerimaan Barang
Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, principal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.
Aktivitas penerimaan barang terdiri dari 3 poin penting:
1. Fisik barang yang diterima
Bentuk fisik barang yang diterima harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedan proses dan hasil yang akan dicapai.
2. Dokumentasi
Barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
7
3. Cara penanganan barang
Kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tersebut diterima.
Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
C. Bahan Baku 1. Pengertian
Dalam suatu industri pasti ada suatu proses produksi untuk menghasilkan suatu barang. Sebelum barang jadi itu ada, diperlukan bahan baku dalam proses pembuatannya, sehingga semua perusahaan industri akan mempunyai persediaan bahan baku dalam jumlah yang berbeda.
Adapun pengertian bahan baku menurut beberapa ahli sebagai berikut:
a. Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh (Mulyadi, 2005:275).
b. Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian besar produk jadi, bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau hasil pengolahan sendiri (Kholmi, 2003:29).
c. Bahan baku adalah bahan utama dari suatu produk atau barang (Prawirosentono, 2001:61).
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa bahan baku merupakan bahan yang utama di dalam melakukan proses produksi sampai menjadi barang jadi. Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk proses produksi.
8
2. Jenis-Jenis Bahan Baku
Ada tiga bentuk utama dari persediaan perusahaan (Syamsudin, 2000:281) a. Persediaan Bahan Mentah
Bahan mentah adalah bahan yang dibeli oleh perusahaan untuk diproses menjadi barang setengah jadi dan akhirnya barang jadi atau produk akhir atau produk akhir dari perusahaan.
b. Persediaan Barang dalam Proses
Bersediaan barang dalam proses terdiri dari keseluruhan barang- barang yang digunakan dalam proses produksi tetapi masih membutuhkan proses lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap untuk dijual.
c. Persediaan Barang Jadi
Persediaan barang jadi adalah persediaan barang-barang yang telah selesai diproses oleh perusahaan tetapi masih belum terjual.
D. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Dalam prosedur penerimaan bahan baku meliputi 3 tahap. Tahapan- tahapan tersebut seperti dijelaskan di bawah ini:
1. Pembelian
Pembelian adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa yang dilakukan perusahaan selama periode tertentu. Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi.
Bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, impot atau pengolahan sendiri (Mulyadi, 2000:295).
9
Dengan adanya suatu prosedur, perusahaan dapat mengawasi suatu proses kegiatan khususnya pembelian tanpa ada penyelewengan .
Permintaan penawaran harga (2)
Permintaan Pembelian (1)
Penawaran harga (3)
Penyimpanan Barang (6) Oder Pembelian (4)
Penerimaan Barang dari Pemasok(5)
Penerimaan Faktur dari Pemasok (8)
Laporan Penerimaan Barang (7)
Sumber : Mulyadi (2001:105)
Gambar 2.1 Prosedur Pembelian
Keterangan gambar :
1. Permintaan pembelian: Pada prosedur ini fungsi gudang akan mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Fungsi Gudang
Fungsi Pembelian
Fungsi Penerimaan
Fungsi Akuntansi
Pemasok
10
2. Permintaan penawaran harga: fungsi pembelian akan mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lainnya.
3. Penawaran harga: Para pemasok akan mengirimkan informasi mengenai harga abarang ataupun syarat pembelian yang lainnya kepada fungsi pembelian.
4. Order pembelian: Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada kepada pemasok yang dipilih serta memberitahukan kepada unit-unit yang lainnya dalam perusahaan.
5. Penerimaan barang dari pemasok: Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterma dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang.
6. Penyimpanan barang: Fungsi gudang akan menyimpan barang yang telah dikirim oleh pemasok.
7. Fungsi akuntansi: Fungsi penerimaan akan menyerahkan laporan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi selain itu fungsi akuntansi akan mendapatkan faktur dari pemasok untuk proses lebih lanjut.
a. Fungsi-Fungsi yang Terkait
Sistem akuntansi pembelian memiliki prosedur-prosedur pembelian yang digunakan perusahaan untuk memeprlancar pengadaan bahan baku. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku (Mulyadi, 2001:299).
11
1) Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pemebelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang- barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti
12
kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian (Mulyadi, 2001:308) 1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
13
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Surat perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagiakan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok ada yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remaittance advice).
14
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan (Mulyadi, 2001:308) 1) Register Bukti Kas Keluar (Vouche Register)
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2) Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3) Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4) Kartu persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
2. Pemakaian
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan
15
suku cadang yang dipakai dalam kegiaatan produksi dan kegiatan nonproduksi (Mulyadi, 2001:574).
Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern.Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga poko persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan kedalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum.
16
Bagian produksi Bagian Gudang Bagian Gudang Bagian Kartu Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Persediaan
Sumber: Mulyadi (2001:437) BPPBG : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
Gambar 2.2 Prosedur Permintaan dan pengeluaran Barang Gudang Mulai
Membuat BPPBG
3 2 BPPBG 1
3
BPPBG 2
N
1
1
3 2 BPPBG 1
Menyerahk an barang
Mengisi kuantitas barang yang
diserahkan
2 3 BPPBG 1
Kartu
Gudang 2 3
2
BPPBG 1
Mengisi Harga pokok pada BPPGBG
BPPBG 1
Kartu Prsediaan
4
4
5 BPPBG 1
5
Kartu Harga Pokok Produk
BPPBG 1
Jurnal Pemakaian
Bahan Baku N
Selesai
17
3. Penyimpanan
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan (Mulyadi, 2001:165). Fungsi penyimpanan harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi. Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahn dan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Misalnya fungsi peyimpanan digabungkan di tangan seseorang yang yang memiliki fungsi akuntansi, maka penggabungan kedua fungsi ini akan mengakibatkan orang tersebut menduduki posisi yang incompatible, karena fungsi akuntansi memiliki kesempatan untuk melakukan kesalahan atau ketidakberesan dengan cara mengubah catatan akuntansi untuk menutpi kecurangan yang dilakukannya atas aktiva perusahaan yang disimpannya, tanpa dapat dicegah atau dideteksi segera oleh unsur pengendalian intern yang lain.
18 BAB III
PEMBAHASA\N
A. Tinjauan Umum
1. Awal Terbentuknya Restoran Mie Mapan Kartini
Pada awalnya usaha ini dilakukan hanya untuk mengisi waktu kosong. Dirintis dengan berjualan mie menggunakan tenda-tenda di daerah Tambak Bayan, Pacuan Kuda dan Pasar Atom Surabaya. Setelah beberapa lama dan mie mulai dikenal banyak konsumen, maka pada tahun 1992 keluarga ini mencoba berjualan di rumah dengan memanfaatkan garasi mobil. Banyak orang menyebutnya dengan mie gereja karena letaknya di belakang gereja. Seiring berjalannya waktu usaha mie ini terus berkembang dan akhirnya mendapat sebutan mie mapan karena berada di perumahan Rungkut Mapan. Cabang pertamanya berada di Rungkut Mapan Tengah I/FB-11. Tahun 2005 Mie Mapan membuka cabang yang kedua di Baratajaya tepatnya Baratajaya XIX/51 dan cabang ketiga di Tropodo beralamatkan di Ruko Sentro Tropodo A1. Setelah pembukaan cabang kedua nama Mie Mapan di-branding sehingga muncul nama Warung Mapan untuk Barata dan Tropodo dengan menambah produk penyetan. Pada Maret tahun 2012 membuka cabang keempat yaitu Warung Mapan Darmo di daerah Darmo Indah Timur R-17. Cabang kelima dibuka
19
di Jalan Raya Wiyung 102 pada 5 Oktober 2013, cabang keenam diberi nama Kedai Mapan di Jalan Bromo No.14 dan cabang ketujuh adalah Mie Mapan Kartini.
Mie Mapan Kartini dibuka pada tanggal 12 Mei 2015 di Jalan R.A Kartini No. 16B Surabaya. Dengan adanya berbagai cabang maka diberi nama kesatuan yaitu Mapan Group dan sampai saat ini sudah generasi kedua. Konsep untuk Mie Mapan, Warung Mapan dan Kedai Mapan berbeda. Mie Mapan konsepnya untuk keluarga, Warung Mapan konsepnya untuk profesional muda dan perkantoran, dan Kedai Mapan untuk anak remaja.
Mie Mapan Katini adalah cabang ke tujuh Mie Mapan yang dibuka tanggal 12 Mei 2015 di Jalan R.A Kartinim No. 16B Surabaya. Kali ini Mapan Group hadir dengan nuansa baru bukan lagi depot tetapi restoran.
Lokasi ini dipilih karena berada di tengah kota Surabaya. Respon konsumen cukup baik. Banyak customer datang untuk mencoba cabang baru karena sudah mengenal cabang sebelumnya, namun ada juga yang benar benar perama kali datang di Mie Mapan.
2. Visi dan Misi Perusahaan a. Visi
Restoran mie keluarga nomor 1 di Indonesia
20
b. Misi
1) Mie Mapan adalah sebuah tim yang berkomitmen untuk melayani setiap orang melalui jasa pelayanan makanan
2) Kami menjalankan nilai-nilai budaya dalam berkerja untuk memastikan setiap orang yang berhubungan dengan kami akan memperoleh kepuasan
3) Kami akan selalu memberikan pelayanan yang terbaik pada setiap orang
4) Kami menyediakan makanan yang lezat, berkualitas, tempat yang nyaman dengan pelayanan yang penuh keramahan dan poerhatian.
Sumber : Mie Mapan Kartini (2016)
Gambar 3.1 Restoran Mie Mapan Kartini
21
3. Struktur Organisasi
Mie Mapan Kartini mempunyai struktur organisasi yang mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing hanya dengan satu tujuan yaitu kepuasan pelanggan.
OPERASIONAL MANAGER
SUPERVISOR
CAPTAIN ADMIN CAPTAIN
FLOOR LOGISTIK KITCHEN
KASIR MIE
WAITER/S PENYETAN
BARTENDER GORENGAN
DELIVERY
Sumber : Mie Mapan Kartini (2016)
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Mie Mapan Kartini
22
Job Description
a. Manager, bertugas melakukan inovasi-inovasi untuk meningkatkan pendapatan.
b. Supervisor
1) Mengarahkan dan mengendalikan bawahannya agar dapat mencapai tujuan utama.
2) Bertanggung jawab untuk menjaga standart produk.
3) Memiliki wewenang untuk mendisiplinkan karyawan sesuai peraturan yang berlaku.
c. Captain Floor, bertugas mengawasi bawahannya dan melaporkan hasil kerjanya kepada Supervisor, dan membawahi :
1) Kasir : Bertanggung jawab atas pendapatan . 2) Waiter/s : Bertanggung jawab atas konsumen.
3) Bartender : Bertanggung jawab menjaga kualitas minuman.
4) Delivery : Bertanggung jawab atas produk yang dikirim sampai tujuan dalam keadaan baik.
d. Admin Logistic
Bertanggung jawab atas stock barang gudang dan penginputan data pembelian dan penjualan.
23
e. Captain Kitchen
Mengawasi bawahannya dan melaporkan hasil kerjanya kepada SPV, dan membawahi :
1) Bagian Mie: Bertanggung jawab atas kualitas rasa mie
2) Bagian Penyetan: Bertanggung jawab atas kualitas rasa penyetan 3) Bagian Gorengan (siomay goreng, bakwan goreng dan pangsit
goreng): Bertanggung jawab atas kualitas rasa gorengan
4. Bidang Usaha
Mie Mapan Kartini adalah usaha yang bergerak dalam bidang kuliner menjual menu aneka mie dan penyetan sejak 4 bulan yang lalu.
Berbagai rasa disajikan sesuai dengan lidah Indonesia dan harga yang terjangkau. Mie Mapan juga melayani pesan antar menu regular maupun Mapan Box yang cocok untuk acara meeting, arisan, gathering dan sebagainya. Selain menu yng disajikan di restoran Mapan hadir dengan produk Froozen yang bisa dinikmati di rumah tanpa harus datang ke Mie Mapan.
B. Pembahasan
Prosedur penerimaan bahan baku pada restoran Mie Mapan Kartini Surabaya adalah seperti flow chart dibawah ini :
24
Sumber : Mie Mapan Kartini (2016)
Gambar 3.3 Flow chart Prosedur Penerimaan Bahan Baku di Mie Mapan Katini
1. Prosedur pembelian pada restoran Mie Mapan Kartini a. Megirim pesanan pembelian
Pesanan pembelian dikirimkan ke pemasok sehari sebelum barang dikirim. Pesanan dikirim melalui fax dengan kuantitas yang diperkirakan mencukupi sampai kedatangan barang berikutnya, karena pengiriman barang dilakukan sesuai jadwal yang telah disetujui.
b. Konfimasi
Konfirmasi dilakukan setelah pengiriman pesanan pembelian untuk memastikan pesanan sudah diterima dan barang yang dipesan ready stock.
Pembelian (1) Pemakaian (2) Penyimpanan (3)
Konfirmasi (b)
Mengirim pesanan pembelian
via fax (a)
Barang datang
(c)
Menulis form pengambilan
barang Mengambil
barang
Barang basah
Barang kering
25
c. Barang datang
Saat barang datang barang diterima oleh captain kitchen kemudian menyamakan antara surat pengiriman barang (SPB) dengan barang yang dikirim. Setelah pengecekan barang selesai SPB disalin di lembar penerimaan barang dan untuk selanjutnya diserahkan kepada bagian pembayaran.
2. Pemakaian Barang
Barang yang akan dipakai diambil dari gudang oleh captain kithen dan captain floor. Pada saat pengambilan barang harus mengisi form pengeluaran barang yang selanjutnya akan digunakan untuk mencatat pengurangan persediaan barang di gudang.
3. Penyimpanan
Setelah barang diterima, barang disimpan di gudang masing-masing antara barang basah dan barang kering. Barang yang dikeluarkan dari gudang didasarkan pada metode FIFO (First In First Out) artinya barang yang datang paling awal digunakan terlebih dahulu, sehingga pada saat peyimpanan barang-barang yang paling lama diletakkan di bagian paling atas agar mudah dalam pengambilan saat akan digunakan.
Dalam prosedur penerimaan barang di Restoran Mie Mapan Kartini, secara garis besar sudah mengikuti langkah langkah sesuai pendapat Mulyadi (2001) sebagai berikut:
26
1. Prosedur pembelian meliputi:
a. Permintaan pembelian b. Permintan penawaran harga c. Penawaran harga
d. Order pembelian
e. Penerimaan barang dari pemasok f. Penyimpanan barang
g. Fungsi akuntansi 2. Pemakaian
Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern.
Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern.
Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum.
3. Penyimpanan
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi penyimpanan harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi. Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang.
27
Masalah yang dihadapi penulis di Restoran Mie Mapan Kartini yaitu ketika persediaan barang real di gudang tidak sesuai dengan data persediaan dan seringnya keterlambatan pengiriman barang sehingga sering terjadi sold out menu. Berdasarkan permasalahan yang terdapat di restoran Mie Mapan Kartini maka penulis dapat memberi masukan:
1. Adanya keterlambatan pengiriman barang, agar hal tersebut tidak terjadi maka harus selalu menjaga komunikasi dengan supplier yang selama ini dirasa kurang harmonis agar kerjasama dapat menguntungkan kedua pihak.
2. Adanya selisih antara real stock persediaan barang di gudang dengan data persediaan, agar hal tersebut tidak terjadi maka kontrol terhadap pemakaian barang mulai dari pengambilan barang di gudang hingga pemakaian barang harus ditingkatkan dengan menunjuk seseorang yang diberi tanggung jawab penuh atas pengawasan gudang dan pencatatan persediaan.
28
BAB 1V PENUTUP
A. Kasimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan mengenai prosedur penerimaan bahan baku di restoran Mie Mapan Kartini, maka penulis dapat memberikan kesimpulan bahwa prosedur penerimaan barang di restoran Mie Mapan Kartini sudah cukup baik sesuai rosedur penerimaan barang menurut Mulyadi (2001). Dimana prosedur penerimaan bahan baku di restoran Mie Mapan kartini dari pembelian yang meliputi permintaan pembelian, permintaan penawaran harga, penawaran harga, order pembelian, penerimaan barang dari pemasok, penyimpanan barang, fungsi akuntansi kemudian berlanjut ke pemakaian barang dengan mengisi form pengambilan barang saat pengmbilan barang dan kemudian penyimpanan yang memisahkan antara fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi unuk menghindari kecurangan atau penyelewengan kerja.
B. Saran
Berdasarkan permasalahan yang terdapat di restoran Mie Mapan Kartini maka penulis dapat menyarankan:
1. Adanya keterlambatan pengiriman barang, agar hal tersebut tidak terjadi maka harus selalu menjaga komunikasi dengan supplier yang selama ini
29
dirasa kurang harmonis agar kerjasama dapat menguntungkan kedua pihak.
2. Adanya selisih antara real stock persediaan barang di gudang dengan data persediaan, agar hal tersebut tidak terjadi maka kontrol terhadap pemakaian barang mulai dari pengambilan barang di gudang hingga pemakaian barang harus ditingkatkan dengan menunjuk seseorang yang diberi tanggung jawab penuh atas pengawasan gudang dan pencatatan persediaan.
30
DAFTAR PUSTAKA
Ardiyos. 2008. Kamus Besar akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima.
Baridwan, Zaki. 2009. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima. Yogyakarta: YKPN.
Kholmi, Masiyal. 2003. Akuntansi Biaya. Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE.
Mulyadi. 2000. Akuntansi Biaya. Edisi Kelima. Yogyakarta: Aditya Media.
Mulyadi. 2005. Akuntansi Biaya. Edisi Kelima. Yogyakarta: UPPAMP YKPN Universitas Gajah Mada.
Mulyadi. 2001. Sistem akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
Nafarin, M. 2009. Penganggaran Perusahaan. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
Prawirosentono, Suyadi. 2001. Manajemen Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Susanto, Azhar. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya.
Syamsudin, Lukman. 2000. Manajemen Keuangan Perusahaan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
