Writing Business Messages
A. Dalam menulis pesan bisnis yang peka terhadap kebutuhan audiens, terdapat empat aspek yang perlu kita identifikasikan:
- The “YOU” Attitude:dimana pada bagian ini kita harus dapat berbicara dan menulis dengan mempertimbangkan keinginan, minat, harapan, dan preferensi audiens, bukan hanya fokus pada keinginan kita sendiri. Ini juga sangatlah penting karena dengan adanya hal tersebut kita dapat menunjukkan bahwa kita memperhatikan kebutuh audiens kita.
Contoh:
“Tuesday is the only day that we can promise quick response to purchase order requests; we are swamped the rest of the week.”
“We Offer MP3 players with 50, 75, or 100 gigabytes of storage capacity.”
Lebih baik kita menulisnya seperti ini
“If you need a quick response, please submit your purchase order requests on Tuesday.”
“You can choose an MP3 player with 50, 75, or 100 gigabytes of storage.
Tetapi, sikap “YOU” ini dalam komunikasi lebih dari sekedar menggunakan kata ganti tertentu. Ini juga mecerminkan minat yang tulus pada pembaca dan kepedulian terhadap kebutuhan mereka.
Penggunaan kata “YOU” sebanyak 25 kali dalam satu halaman tidak menjamin komunikasi yang efektif jika tidak disertai dengan pemahaman dan perhatian terhadap audiens yang sebenarnya. Dalam berkomunikasi, penting untuk berusaha memahami sudut pandang pembaca, dan juga berpikir seperti mereka. Namun, perlu diingat bahwa ada situasi dimana sebaiknya kita menghindari penggunaan kata
“YOU”, terutama jika itu bisa terdengar terlalu berwibawa atau menuduh.
Contoh:
“You failed to deliver the customer’s order on time.”
“You must correct all five copies by noon.”
Lebih baik jika menulisnya seperti ini
“The customer didn’t receive the order on time.”
“All five copies must be corrected by noon.”
- Etika yang baik: Etika yang baik tidak hanya mencerminkan rasa hormat kita terhadap audiens, tetapi juga menciptakan lingkungan atau komunikasi yang lebih sukses dengan menghindari reaksi emosional yang negatif
Contoh:
“Once again you’ve managed to bring down the entire website through your incompetent programming.”
“You’ve been sitting on our order for two weeks, and we need it now!”
Lebih baik kita menulisnya seperti ini
“Let’s review the last website update to explore ways to improve the process”
“Our production schedules depend on timely delivery of parts and supplies, but we have not yet received the order you promised to deliver two weeks ago. Please respond today with a firm delivery commitment.”
Tetapi tentunya dalam berkomunikasi, tingkat diplomasi yang diperlukan dapat bervariasi tergantung pada situasi. Jika kita memiliki pemahaman yang baik tentang audiens kita, kita bisa memilih pendekatan yang kurang formal. Namun, saat berkomunikasi dengan individu yang memiliki pangkat lebih tinggi atau dengan pihak di luar organisasi kita, seringkali diperlukan tingkat kesopanan yang lebih tinggi.
- Menyampaikan Berita Negatif dengan Positif:Komunikator yang peka memahami perbedaan antara menyampaikan berita negatif dan bersikap negatif. Mereka tidak menyembunyikan berita negatif, tetapi mereka mencari cara untuk menekankan aspek positifnya dari berita negatif tersebut.
Contohnya:
“It is impossible to repair your laptop today.”
“We wasted $300,000 advertising in that magazine.”
Lebih baik kita menulisnya seperti ini
“Your computer can be ready by Tuesday. Would you like a loaner until then?”
“Our $300,000 advertising investment did not pay off. Let’s analyse the experience and apply the insights to future campaigns.”
- Bahasa yang Bebas dari Bias: Peka terhadap bahasa juga berarti menghindari penggunaan bahasa yang bias, dimana hal tersebut dapat mengkategorikan atau menstigmatisasi orang secara tidak adil berdasarkan faktor seperti gender, ras, etnis, usia, atau disabilitas.
Contohnya:
B. Membangun kredibilitas dan memproyeksikan citra perusahaan adalah aspek yang sangat penting dalam membangun hubungan yang kuat dengan audiens Anda.
- Dasar Hubungan:Komunikasi yang sukses, baik dalam satu pertemuan atau selama jangka waktu yang lebih panjang, bergantung pada hubungan positif antara pengirim pesan dan penerima. Kredibilitas Anda sebagai pengirim pesan memainkan peran sentral dalam membangun hubungan ini.
- Kepercayaan: Kepercayaan adalah elemen kunci dalam hubungan. Audiens Anda akan merespons pesan Anda berdasarkan tingkat kepercayaan mereka pada Anda.
Kredibilitas adalah ukuran seberapa dapat diandalkan Anda sebagai sumber informasi dan ide. Semakin tinggi kredibilitas Anda, semakin besar kepercayaan yang Anda timbulkan pada orang lain.
- Efisiensi Komunikasi: Ketika Anda telah membangun kredibilitas dengan audiens Anda, komunikasi menjadi lebih efisien. Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu dan energi meyakinkan orang lain bahwa Anda adalah sumber yang dapat dipercaya.
Ini memungkinkan fokus lebih besar pada pesan inti yang ingin Anda sampaikan.
- Peran Perusahaan:Saat Anda berkomunikasi dengan audiens eksternal, Anda bukan hanya mewakili diri sendiri, tetapi juga perusahaan Anda. Oleh karena itu, citra yang Anda proyeksikan saat berkomunikasi sangat penting dalam membantu perusahaan membangun dan memelihara hubungan positif dengan semua pemangku kepentingannya.
Dalam rangka membangun kredibilitas dan proyeksi citra yang baik, konsistensi dalam perilaku, transparansi, integritas, dan kemampuan untuk memenuhi janji-janji yang dibuat menjadi faktor-faktor kunci. Ini akan membantu memperkuat hubungan Anda dengan audiens dan mendukung tujuan jangka panjang perusahaan Anda.
C. Explain how to achieve a tone that is conversational but businesslike, explain the value of using plain language, and define active voice and passive voice.
Untuk mencapai nada percakapan namun tetap bersifat bisnis, Anda perlu menghindari bahasa usang dan sombong, menghindari berkhotbah atau menyombongkan diri, menjaga keseimbangan dalam keintiman (agar tidak berbagi informasi pribadi atau menjadi terlalu santai), dan berhati-hati dalam penggunaan humor. Ini penting karena membantu Anda menjaga komunikasi yang profesional sambil tetap terasa akrab dan dapat dihubungkan dengan audiens.
Bahasa sederhana adalah cara untuk menyampaikan informasi dengan gaya yang langsung dan tanpa hiasan, sehingga audiens Anda dapat dengan mudah memahami pesan Anda. Dengan menulis dan berbicara secara sederhana, Anda menunjukkan sikap "Anda" dan menghormati audiens Anda.
Dalam kalimat aktif, subjek melakukan tindakan dan objek menerima tindakan. Ini menciptakan kalimat yang lebih langsung dan jelas. Contoh kalimat aktif adalah "Tim kami menyelesaikan proyek tersebut." Dalam kalimat pasif, subjek menerima tindakan dan objek menjadi lebih menonjol. Contoh kalimat pasif adalah "Proyek tersebut selesai oleh tim kami." Kalimat pasif sering digunakan untuk menekankan objek atau ketika penulis tidak ingin mengungkapkan subjeknya. Namun, kalimat aktif cenderung lebih jelas dan lebih langsung dalam komunikasi bisnis.
D. Cara memilih kata-kata yang benar dan efektif
Periksa Tata Bahasa dan Panduan Penggunaan: Pastikan kata-kata yang Anda pilih sesuai dengan tata bahasa dan panduan penggunaan yang berlaku. Perhatikan struktur kalimat dan tata cara penggunaan kata-kata.
Hindari Konotasi Negatif: Pilih kata-kata yang memiliki konotasi positif atau netral. Hindari kata-kata yang dapat memiliki konotasi negatif yang tidak disengaja, karena ini dapat menyinggung audiens Anda.
Jelas dan Spesifik: Pilih kata-kata yang komunikatif, jelas, dan spesifik. Hindari kata-kata yang ambigu atau dapat menimbulkan kebingungan.
Dinamis dan Kuat: Gunakan kata-kata yang dinamis dan kuat untuk memperkuat pesan Anda.
Kata-kata yang kuat dapat meningkatkan dampak komunikasi Anda.
Hindari Kata Klise: Berhati-hatilah dengan kata-kata klise yang sering digunakan dan seringkali kehilangan makna. Cobalah mencari kata-kata yang lebih segar dan relevan.
Jaga Kata Kunci: Jika Anda menggunakan kata kunci atau frasa kunci, pastikan mereka relevan dengan konteks dan audiens Anda. Ini dapat meningkatkan pemahaman dan pencarian online.
Gunakan Jargon dengan Bijaksana: Jika Anda perlu menggunakan jargon atau istilah teknis, pastikan audiens Anda akan memahaminya. Jangan asumsikan bahwa semua orang mengerti istilah tersebut.
E. Definisikan empat jenis kalimat, dan jelaskan bagaimana gaya kalimat mempengaruhi penekanan dalam sebuah pesan.
Kalimat Sederhana:Ini adalah kalimat yang terdiri dari satu klausa pokok. Contohnya: "Dia pergi ke toko."
Kalimat Majemuk: Kalimat ini memiliki dua klausa utama yang mengungkapkan gagasan independen namun terkait yang sama pentingnya. Contohnya: "Dia pergi ke toko, dan saya menunggunya di rumah."
Kalimat Kompleks:Kalimat kompleks terdiri dari satu klausa utama dan satu klausa bawahan yang kurang penting. Contohnya: "Ketika dia pergi ke toko, saya menunggunya di rumah."
Kalimat Kompleks Majemuk: Kalimat ini memiliki dua klausa utama, dan paling sedikit satu di antaranya memuat klausa bawahan. Contohnya: "Ketika dia pergi ke toko, saya menunggu di rumah, dan saya memasak makan malam."
F. Definisi tiga elemen kunci sebuah paragraf, dan lima cara untuk mengembangkan kesatuan, paragraf yang koheren.
Tiga Elemen Kunci Sebuah paragraf
- Kalimat Topik: Ini adalah kalimat pertama yang mengidentifikasi subjek atau topik utama dari paragraf tersebut.
- Kalimat Pendukung: Ini adalah kalimat-sentences yang mengembangkan topik dan memberikan contoh atau bukti yang mendukungnya.
- Kata dan Frasa Peralihan: Ini adalah kata atau frasa yang digunakan untuk membantu pembaca menghubungkan pemikiran antara kalimat dalam paragraf.
Lima Cara untuk Mengembangkan Kesatuan
- Ilustrasi: Memberikan contoh konkret atau ilustrasi yang mendukung topik paragraf. Ini membantu pembaca memahami dengan lebih baik apa yang Anda maksud.
- Perbandingan atau Kontras: Menunjukkan persamaan atau perbedaan antara berbagai elemen yang terkait dengan topik. Ini dapat membantu merinci informasi dan membuat paragraf lebih kaya.
- Sebab dan Akibat: Menyajikan alasan atau penyebab suatu kejadian atau fenomena, dan kemudian menjelaskan akibat atau dampaknya. Ini membantu membentuk pemahaman yang lebih mendalam tentang topik.
- Klasifikasi: Membagi topik menjadi beberapa kategori atau subtopik yang terkait. Ini membantu merangkum informasi dengan lebih teratur.
- Masalah dan Pemecahannya: Menunjukkan adanya masalah atau tantangan, dan kemudian memberikan solusi atau cara mengatasi masalah tersebut. Ini membantu membahas aspek praktis dari topik.
G. Lima teknik menulis pesan yang efektif untuk pembaca seluler.
Organisasi Linier:Gunakan organisasi yang linier dalam pesan Anda, sehingga pembaca tidak perlu melompat-lompat di layar untuk menemukan elemen penting dari pesan. Letakkan informasi secara terstruktur dan logis.
Prioritaskan Informasi:Letakkan informasi yang paling penting dan relevan terlebih dahulu dalam pesan Anda. Pembaca seluler cenderung membaca dengan cepat, jadi pastikan mereka segera mendapatkan pesan inti.
Singkat dan Terfokus: Gunakan kata-kata yang singkat dan terfokus. Hindari kata-kata berlebihan atau kalimat yang panjang. Pesan yang singkat lebih mudah dipahami dan diproses oleh pembaca seluler.
Gunakan Baris dan Judul Subjek Pendek: Judul subjek dan baris yang pendek dan jelas memudahkan pembaca seluler untuk memahami topik pesan Anda dengan cepat. Gunakan kata-kata kunci yang menggambarkan isi pesan secara singkat.
Paragraf Pendek:Gunakan paragraf yang pendek untuk memecah teks menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dibaca. Pembaca seluler cenderung malas membaca teks yang padat, jadi paragraf yang pendek dan terfokus lebih efektif.
