Situasi yang terjadi, Humas PT Pos Indonesia melakukan upaya secara cepat dan bertahap dalam upaya mengubah opini masyarakat. Humas PT Pos Indonesia berusaha mengikuti kemajuan teknologi melalui bidang pemberian layanan, sehingga Humas PT Pos Indonesia berusaha mengikuti perkembangan informasi. Dalam penelitian ini ditemukan bahwa humas PT Pos Indonesia bersama dengan kebijakan perusahaan fokus pada menjalin komunikasi dengan pihak eksternal.
Humas PT Pos Indonesia dalam pelaksanaan komunikasi bertujuan bagaimana perusahaan dapat menjaga dan mengembangkan citra baik perusahaan di mata masyarakat luas. Pendapat apa yang PT Pos Indonesia ingin kita sampaikan kepada media dan media menyampaikannya kepada masyarakat luas. Proses komunikasi ini dilakukan dengan tujuan utama untuk menghasilkan opini baik dari masyarakat luas yang diinginkan PT Pos Indonesia melalui media massa.
Komunikasi informal inilah yang paling ditekankan oleh humas PT Pos Indonesia. Proses komunikasi, pernah dijelaskan, menekankan bahwa media massa merupakan perantara komunikasi PT Pos Indonesia kepada masyarakat luas.
Pembahasan
Pola Komunikasi Informal
Uraian penjelasan FP Dukungan Eksternal yaitu Riyan Hardiyana yang mengatakan bahwa komunikasi yang santai dan dapat dilakukan dimana saja akan lebih efektif dan juga dapat membangun kekompakan yang lebih besar dibandingkan komunikasi lainnya, oleh karena itu komunikasi informal dalam lingkungan Pendekatan terhadap publik pers semakin sering ditekankan oleh humas untuk publik eksternal. Komunikasi informal mempunyai prioritas utama bagi kerja humas PT Pos Indonesia dalam menjalin hubungan baik dengan pers. Komunikasi diawali dengan pendekatan yang dilakukan oleh humas PT Pos Indonesia, pendekatan ini dilakukan agar tidak terjadi kecanggungan di antara kedua pihak, sehingga komunikasi lebih mudah dilakukan.
Oleh karena itu, untuk menghilangkan kesenjangan dan perbedaan latar belakang yang menghambat komunikasi kedua belah pihak, baik dari humas ke publik pers atau sebaliknya dari publik pers ke humas, maka komunikasi informal menjadi salah satu rencana yang dapat membangun kedekatan keduanya karena perbedaan latar belakang, agama dan suku serta budaya dapat dikurangi. Kesenjangan yang tercipta dari perbedaan tersebut menjadi langkah awal humas PT Pos Indonesia untuk menata dan membentuk langkah yang dapat mendekatkan kedua belah pihak dalam komunikasi informal. Langkah inilah yang menjadi cara humas menunjukkan keterbukaan dalam membangun hubungan baik kedua pihak, apapun medianya. Pers yang menjadi sasaran humas PT Pos Indonesia khususnya adalah media cetak atau surat kabar dan majalah, namun tidak menutup kemungkinan televisi dan media lainnya, karena kedekatan yang dilakukan terbuka bagi semua pihak untuk media apapun. sehingga Anda menghubungi media secara pribadi.
Langkah pertama, Pak. Riyan Hardiyana mengadakan pertemuan kecil dengan manajer humas untuk memberikan laporan kegiatan apa saja yang akan dilakukan. Langkah kedua, setelah persetujuan dan rencana kegiatan, adalah menghubungi pers untuk mengikuti kegiatan yang akan dilakukan bersama humas PT Pos Indonesia. Kegiatan futsal ini rutin dilakukan setiap hari rabu oleh humas PT Pos Indonesia khusus laki-laki untuk kegiatan internal, namun terkadang merupakan kegiatan yang sering dilakukan bersama pers.
Kegiatan informal ini gencar dilakukan oleh humas PT Pos Indonesia sebagai strategi meredam pemberitaan buruk tentang PT Pos Indonesia. Kegiatan komunikasi informal mendekatkan hubungan antara humas dan pers sehingga memudahkan dalam memastikan apakah terjadi berita buruk tentang PT Pos Indonesia. Oleh karena itu, pendekatan yang dilakukan humas PT Pos Indonesia dalam proses komunikasi informal ini lebih kepada jurnalis.
Jurnalis adalah orang-orang yang rutin melakukan kegiatan jurnalistik 74 Humas PT Pos Indonesia mendekati jurnalis karena sumber informasi di media massa adalah jurnalis yang mencari berita sebagai sumber informasi. Komunikasi yang dilakukan humas PT Pos Indonesia untuk menjalin hubungan baik dengan masyarakat pers adalah melalui kegiatan bersama yang bersifat informal dimana kegiatan informal tersebut mengedepankan kekompakan yang lebih erat dan tidak memandang struktur organisasi yang bersifat membatasi sehingga banyak pihak yang mendapatkan manfaat dari komunikasi informal yang terjalin. . sehingga menunjukkan bahwa pola komunikasi yang dibentuk oleh humas PT Pos Indonesia adalah melalui kegiatan informal yang membentuk pola komunikasi informal. Kedekatan komunikasi yang dilakukan oleh humas PT Pos Indonesia sangat baik dimana komunikasi yang mereka lakukan lebih pada komunikasi yang dapat mendekatkan kedua belah pihak dengan lebih santai dan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Pola Komunikasi Formal
Ketika dua orang atau lebih telah menjalin hubungan sosial, maka sistem komunikasi yang mereka gunakan akan menentukan apakah sistem tersebut dapat memperkuat atau memperlunak hubungan, mengurangi atau meningkatkan ketegangan, dan meningkatkan atau menurunkan kepercayaan.79. Komunikasi dilakukan sesuai dengan rantai komando atau garis koordinasi sesuai dengan organisasi pers masing-masing, meskipun secara umum tidak ada perbedaan komunikasi kepada pers masing-masing media. Komunikasi yang dilakukan pun tidak berbeda, hanya terdapat perbedaan kecil saja; penyampaian komunikasi memerlukan komunikasi yang lebih lancar, seperti istilah lainnya, dari perusahaan ke perusahaan dan dari pemerintah ke pemerintah.
Business to business ibarat hubungan antara pengiklan dan pembeli iklan, komunikasi yang berlangsung lebih mudah dan tidak sulit. Cara komunikasi Government to Government yang berbeda memerlukan komunikasi yang lebih lancar dalam penyampaiannya, artinya harus lebih banyak melakukan lobi komunikasi dan perkenalan terlebih dahulu. 81 Komunikasi yang dilakukan humas PT Pos Indonesia kepada pers atau media juga jangan lupa bagaimana komunikasi itu memandang jalur koordinasi atau rantai komando harus dilakukan secara berkala yaitu melalui selalu surat resmi kepada bagian yang seharusnya membawahi organisasi atas kegiatan apapun yang dianggap penting oleh PT Pos Indonesia dan menimbulkan citra yang baik serta dapat menimbulkan opini bagi PT. Pos Indonesia. Komunikasi dilakukan dengan langkah awal mengundang pers secara resmi dengan mengirimkan surat dan email. Dalam undangan tersebut, pers meminta kedatangan pers untuk mengikuti rangkaian kegiatan yang dilakukan PT Pos Indonesia agar pers dapat berpartisipasi. Secara formal, kita sering mengajak pers untuk ikut serta dalam rangkaian kegiatan yang dilaksanakan oleh PT Pos Indonesia, dengan cara mengirimkan surat-surat resmi yang disampaikan oleh pengelola humas kepada masing-masing badan pers media tersebut atau juga email, surat atau pengiriman surat secara elektronik yang dalam bentuk surat elektronik. ini juga merupakan surat resmi yang mengundang pers untuk datang 82.
Kami sering menghadiri kegiatan yang selalu mereka lakukan karena PT Pos Indonesia sering mengundang kami secara resmi untuk menghadiri setiap acara yang mereka adakan. Acara-acara yang kami hadiri juga banyak menghasilkan berita-berita yang bisa kami publikasikan, banyak sekali kegiatan-kegiatan PT Pos Indonesia yang bermanfaat dan juga launching produk-produk barunya sehingga kami sebagai insan pers yang sangat membutuhkan berita setiap hari merasakan manfaatnya melalui undangan rutin kami untuk hadir. Kegiatan PT Post Indonesia, banyak acara yang kami hadiri juga antara lain acara peluncuran prangko khusus Konferensi Asia Afrika (KAA) 2015 yang baru saja diadakan, acara press release dan masih banyak lagi kegiatan lainnya yang rutin kami hadiri.83. Konferensi pers FFPPI (Festival Film Pendek Pasca Indonesia) yang diadakan pada hari Rabu, 20 Mei 2015 tentang peluncuran acara baru yang diluncurkan oleh PT Pos Indonesia.
Konferensi pers yang rutin diadakan oleh para humas, dalam kegiatan ini menyampaikan kepada wartawan informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang belakangan ini terjadi di dalam perusahaan. Kegiatan yang dilaksanakan oleh PT Pos Indonesia ini dilaksanakan di penghujung tahun, pada tahun ini diadakan press tour di Malang dimana kepada pers akan diperlihatkan gedung bersejarah Pos Indonesia yang bertujuan untuk menunjukkan bagaimana PT Pos Indonesia melestarikan sejarah dan orisinalitasnya. gedung Pos Indonesia dalam rangka mendekatkan diri dengan pers, lebih terkoneksi dan menyajikan sejarah PT Pos Indonesia. Special event, yaitu acara khusus sebagai kegiatan kehumasan yang penting dan menyenangkan untuk dihadiri banyak orang.
Hasil dari komunikasi yang dilakukan oleh humas PT Pos Indonesia adalah adanya kedekatan yang akan memudahkan humas PT Pos Indonesia untuk menghasilkan berita-berita yang positif bagi PT Pos Indonesia. Hasil yang ingin diperoleh PT Pos Indonesia dari kami adalah terjalinnya komunikasi yang baik untuk mendukung kami dalam memperbaiki dan meningkatkan citra kami yang sempat pudar. 85. Oleh karena itu, seorang Humas suatu perusahaan harus menjalin hubungan baik dan menjalin komunikasi yang baik dengan pers, karena mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan baik dengan pemberitaan negatif maupun positif.
Hambatan Komunikasi
Hambatan komunikasi yang dirasakan oleh humas PT Pos Indonesia terlihat dari pemaparan yang dijelaskan oleh Pak Riyan. Jika hambatan komunikasi yang dirasakan saat ini lebih sedikit dibandingkan pada masa saya menjabat, mungkin hambatan komunikasi yang paling umum adalah komunikasi yang terlewat.86. Kendala yang muncul adalah kurangnya komunikasi yang dilakukan oleh kedua belah pihak dimana ada hal yang tidak tersampaikan sehingga ada hal yang menjadi kendala dan komunikasi yang dihasilkan menjadi tidak maksimal bahkan tidak baik bagi salah satu pihak bahkan seluruh pihak. Dalam jangka panjang hal ini akan merugikan kedua belah pihak.
Kendala yang muncul belakangan ini, seperti yang dirasakan oleh humas PT Pos Indonesia, adalah kurangnya komunikasi yang baik antara PT Pos Indonesia dengan media. Kita sering menjumpai pemberitaan tentang PT Pos Indonesia yang dianggap tidak baik atau berdampak buruk bagi PT Pos Indonesia. Pos Indonesia sudah mapan dan digunakan untuk memperjelas terlebih dahulu nilai berita baik atau buruk. 87.
Bisa jadi kendala tersebut ada jika ada pemberitaan negatif tentang PT Pos Indonesia yang harus kita klarifikasi terlebih dahulu sehingga sulit ditemui, namun jika melalui media sosial komunikasinya terbatas.88. Kendalanya adalah kurangnya komunikasi yang baik antara kedua pihak, seperti perbedaan sosial antara kedua pihak, perbedaan kepentingan antara staf humas PT Pos Indonesia dengan jurnalis, sehingga menimbulkan hambatan yang berujung pada komunikasi yang hanya membebani salah satu pihak.
